FAQ zur Unfallversicherung

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1 Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Seite 1 von 8

2 Inhaltsverzeichnis 1.1 Importdatei prüft alle Arbeitnehmer Import wird automatisch für alle Mandanten durchgeführt Zusammenfassung der Dateien Meldecenter meldet Versand als erfolgreich, trotzdem wurde der Versand nicht durchgeführt es wird eine Fehlermeldung ausgegeben, die nur den Hinweis OK enthält Stunden im UV-Journal nicht korrekt Abweichende Gefahrtarifstelle/ Abweichende Unfallversicherung BAU BG Import nicht möglich / Lohnnachweis wird nicht erstellt Lohnnachweis wird nicht erzeugt Accent-Zeichen in der Firmenbezeichnung Fehlerhinweis auf ungültige Datensatzlänge bei der Erstellung des Datensatzes Stammdaten für die Unfallversicherung werden zentral gepflegt (gelinkte Relation) 8 Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Seite 2 von 8

3 Importdatei prüft alle Arbeitnehmer Zum aktuellen Zeitpunkt werden alle vorhandenen Datensätze (Stammdaten und Personaldaten) beim Import daraufhin geprüft, ob eine gültige Gefahrtarifstelle hinterlegt wurde. Mit der Jahreswechselversion werden nur noch für das gemeldete Jahr relevante Datensätze abgeprüft. Arbeitnehmer, die bereits vor 2016 ausgeschieden sind, müssen nicht mehr korrigiert werden. Die Stammdaten, die der Unfallversicherungsträger zurück meldet, beinhalten die für das Unternehmen zulässigen Gefahrtarifstellen mit ihrer jeweiligen Gültigkeit. Nach dem Import der zulässigen Stammdaten der UV können nur noch die Gefahrtarifstellen ausgewählt werden, die von der UV zurück gemeldet wurden. Eine erneute Stammdatenabfrage ist nicht möglich, wenn die Verarbeitung erfolgreich war. Werden Änderungen in den Stammdaten des Unfallversicherungsträgers vorgenommen, werden bei erneuter Erstellung der Stammdatenabfrage ein Storno und eine Neumeldung generiert. Haben Sie die Angaben anhand des Fehlerprotokolls korrigiert, können Sie falls nötig - die gespeicherten UV-Werte über einen Verarbeitungsaufruf korrigieren: Tragen Sie unter Menü >Datenaufbereitung > Verarbeitungsaufrufe im Reiter Verarbeitungsaufruf folgendes ein: Bezeichnung: Korrektur UV-Werte Aufruf: lo_rep Anschließend werden diese Angaben gespeichert. Nun wechseln Sie in den Reiter Verarbeitung ausführen, selektieren die Personalnummer wählen über die Lupe den gespeicherten Verarbeitungsaufruf aus und klicken auf Verarbeitung ausführen. In den Feldern bei Selektion nach Zeitraum wird der Zeitraum eingetragen, für den die UV-Werte korrigiert werden sollen. Vor der Erstellung des elektronischen Lohnnachweises sollte das UV-Journal kontrolliert werden. Beachten Sie bei der Prüfung, dass das UV-Brutto im UV-Journal gekappt auf den jeweiligen Höchst-Jahresarbeitsverdienst dargestellt wird. Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Seite 3 von 8

4 Import wird automatisch für alle Mandanten durchgeführt Beim Import der Rückmeldungen werden aus Gründen der Verfahrenssicherheit automatisch alle zur Verfügung stehenden Rückmeldedateien importiert incl. der Protokollausgabe für die verschiedenen Mandanten. D.h. dass ein Wechsel in den Mandanten, für den Meldedateien vorhanden sind, nicht erforderlich ist, weil alle Importe mit einem Aufruf durchgeführt werden. Sollen die Import- und Prüfprotokolle für einzelne Mandanten erneut ausgegeben werden, ist dies im betreffenden Mandanten über den Ausgabebereich Rückmeldungen importieren bei den Ausgabeoptionen durch die entsprechende Auswahl im Feld Verarbeitungsart möglich. Beachten Sie, dass die Unfallversicherung auch von sich aus Stammdaten an die Arbeitgeber schickt. Dies geschieht in den Fällen, in denen sich z.b. bei der Gültigkeit der Gefahrtarifstellen Änderungen ergeben. Daher sollten das Abholen der Rückmeldungen der Unfallversicherung im Meldecenter in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Stehen danach im Meldecenter neue UV-Stammdaten bereit, muss der Import erneut durchgeführt werden. Zusammenfassung der Dateien (Hinweis im Meldecenter: Betriebsnummer Versender passt nicht zum Zertifikat oder Beim UV-Meldeverfahren werden die Datensätze direkt im Meldecenter bereitgestellt oder Stammdatenabfrage wird nicht erzeugt Die Angaben für die Zusammenfassung der Dateien für das elektronische Meldeverfahren mit der UV erfolgt im Arbeitsbereich von Stamm > Sozialversicherung > Grundlagen DEÜV im Feld von Unfallversicherungsmeldungen > Zusammenfassender Mandant. Diese Information muss zwingend vor der Erstellung der jeweiligen Datensätze in den einzelnen Mandanten hinterlegt werden. Wurden bereits Datensätze ohne die Information zum Zusammenfassen erzeugt, muss in dem/in den betroffenen Mandanten nach der Korrektur der Daten in den Grundlagen DEÜV der Aufruf für das UV-Meldeverfahren erneut durchgeführt werden. Anschließend muss in dem Mandanten, der als Zusammenfasser auftritt, die Datei erneut erzeugt werden. Im Meldecenter bleiben die Einzeldateien, die ohne Zusammenfassungsmerkmale erzeugt wurden, stehen. Ein Löschen ist nicht möglich. Kontrollieren Sie vor dem Versand der Meldedatei für die UV im zusammenfassenden Mandanten den Inhalt der Datei auf Vollständigkeit. Hierfür klicken Sie auf den Dateinamen in der Übersicht. Die Datei muss die Datensätze für alle Mandanten, die in die Zusammenfassung einbezogen werden sollen, enthalten. Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Seite 4 von 8

5 Wichtiger Hinweis: Die Mandanten, die in eine Zusammenfassung der Meldedateien einbezogen werden sollen, müssen zum Zeitpunkt der Zusammenfassung im gleichen Abrechnungsmonat stehen, wie der zusammenfassende Mandant. Meldecenter meldet Versand als erfolgreich, trotzdem wurde der Versand nicht durchgeführt es wird eine Fehlermeldung ausgegeben, die nur den Hinweis OK enthält. Prüfen Sie, ob Sie die aktuelle Dakota Version 6.4 Build 10 installiert haben. Führen Sie nach der Installation in Dakota ein Stammdatenupdate und eine Zertifikatssicherung durch. Überprüfen Sie nach dem Stammdatenupdate in Dakota unter Stammdaten -> Annahmestellen anzeigen ob die Datenannahmestelle Deutsche gesetzliche Unfallversicherung vorhanden ist, da es aktuell aufgrund des sehr hohen Anfrageaufkommens bei Dakota zu Problemen bei den ITSG-Servern kommen kann. Dies führt dazu, dass die Abfragen ohne Fehlerhinweis z.t. nicht korrekt ausgeführt werden. Wiederholen Sie die beschriebene Vorgehensweise auch, wenn diese Punkte bereits erfolgt sind. Stunden im UV-Journal nicht korrekt Hier finden Sie die Dokumentation zur Anlage der Unfallversicherung. Wie Sie dieser Dokumentation entnehmen können, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Stunden für die Meldungen an die Unfallversicherungsträger zu berücksichtigen. Grundlage hierfür ist das Feld Feste Stunden im Arbeitsbereich von Personal > Personaldaten > Stellenbeschreibung. Abhängig von diesem Eintrag werden die Stunden aus der Abrechnung ermittelt und monatlich gespeichert. Prüfen Sie bei Abweichungen vom erwarteten Ergebnis diesen Eintrag und die Einträge zur Unfallversicherungen in den Lohnarten. Zu beachten ist, dass sowohl die produktiven Stunden als auch die UV-Entgelt im UV- Journal auf die jeweilige Höchstgrenze gekappt dargestellt werden. Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Seite 5 von 8

6 Wichtiger Hinweis zu den Stunden: Liegt der Erstellung des elektronischen Lohnnachweises der Beitragsmaßstab 2 oder 3 (Stamm > Sozialversicherung > Unfallversicherung> Feld Beitragsmaßstab ) zugrunde, darf der Vollarbeiterrichtwert nicht mehr als Berechnungsgrundlage für die Stunden verwendet werden. Überprüfen Sie Ihre Eingaben diesbezüglich. Abweichende Gefahrtarifstelle / Abweichende Unfallversicherung Sollen bei den Mitarbeitern die Beträge und Stunden, die an die UV gemeldet werden, auf verschiedene Gefahrtarifstellen aufgeteilt werden, ist dies durch die Verwendung von Kostenstellen möglich. Beachten Sie hierzu die Dokumentation Unfallversicherung. Bitte beachten Sie hierbei jedoch, dass die Korrektur der UV-Werte über eine Rückrechnung nicht möglich ist, wenn die Gefahrtarifstelle über die Kostenstelle verteilt wurde. Die Zuordnungen eines abweichenden Unfallversicherungsträgers ist nur dann erforderlich, wenn für den betreffenden Arbeitnehmer tatsächlich zwei verschiedene Unfallversicherungsträger zuständig sind. BAU BG Import nicht möglich / Lohnnachweis wird nicht erstellt Die Mitgliedsnummer ist das zentrale Kriterium zur Zuordnung der zurückgemeldeten Stammdaten und bei der Erstellung des elektronischen Lohnnachweises. Sie muss für den Meldevorgang (von der Erstellung der Abfrage der Stammdaten (DSAS) über den Import der zurück gemeldeten Stammdaten (DSSD) bis zur Abgabe des Lohnnachweises (DSLN)) gleich sein. Aktuell tritt das Problem auf, dass die Unfallversicherungsträger die in der Abfrage der Stammdaten übermittelte Mitgliedsnummer selbständig konvertieren (aktuelles Beispiel: Mit der Stammdatenabfrage wird die Mitgliedsnummer "MM123" verschickt, daraufhin enthalten die Stammdaten, die von der UV an den Arbeitgeber zurück geschickt wird, die Mitgliedsnummer "MM 123"). Wenn die Mitgliedsnummer in den Stammdaten im Sage Lohn XL abgeändert wird, um den Import der Stammdaten durchführen zu können, führt diese Änderung im Anschluss jedoch dazu, dass der elektronische Lohnnachweis nicht durchgeführt werden kann, weil die aktuelle Mitgliedsnummer nicht mehr der Mitgliedsnummer in der Stammdatenabfrage entspricht. Daher sollte die ursprünglich versendete Stammdatenabfrage nach der Korrektur der Mitgliedsnummer erneut erstellt werden. Die geänderte Mitgliedsnummer wird dann als Auslöser für eine Stornierung der Stammdatenabfrage erkannt. Neben der Stornierung Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Seite 6 von 8

7 wird dann eine neue Stammdatenabfrage mit der geänderten Mitgliedsnummer erzeugt und kann an die Unfallversicherungsträger versendet werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Versand der Stammdatenabfrage im Meldecenter erfolgreich quittiert wurde. Lohnnachweis wird nicht erzeugt In den Fällen, in denen bei der Erstellung des elektronischen Lohnnachweises der Fehlerhinweis Es wurden ungültige Gefahrtarifstellen verwendet ausgegeben wird, muss zunächst das UV-Journal für das betreffende Meldejahr kontrolliert werden. Werden auf dem UV-Journal Gefahrtarifstellen ausgewiesen, die nicht mehr zulässig sind? Ursache: Nach dem Import der UV-Stammdaten wurden die auf dem Prüfprotokoll ausgewiesenen unzulässigen Gefahrtarifstellen für das Meldejahr nicht korrigiert. Werden auf dem UV-Journal Mitarbeiter ausgewiesen, bei denen gar keine Gefahrtarifstelle ausgewiesen wird? Ursache: Der Mitarbeiter soll bei der Meldung an die UV nicht berücksichtigt werden (Kennzeichen Keine Meldung an die UV ), trotzdem wurde im Arbeitsbereich von Personal > Personaldaten > Stellenbeschreibung eine UV zugewiesen. Nach der Korrektur der fehlerhaften Angaben in den Personaldaten müssen folgende Arbeitsschritte durchgeführt werden: Tragen Sie unter Menü > Datenaufbereitung > Verarbeitungsaufrufe im Reiter Verarbeitungsaufruf folgendes ein: Bezeichnung: Korrektur UV-Werte Aufruf: lo_rep Anschließend werden diese Angaben gespeichert. Nun wechseln Sie in den Reiter Verarbeitung ausführen, selektieren die Personalnummer, wählen über die Lupe den gespeicherten Verarbeitungsaufruf aus und klicken auf Verarbeitung ausführen. In den Feldern bei Selektion nach Zeitraum wird der Zeitraum eingetragen, für den die UV-Werte korrigiert werden sollen. Anschließend kann die Erstellung des elektronischen Lohnnachweises erneut durchgeführt werden. Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Seite 7 von 8

8 Accent-Zeichen in der Firmenbezeichnung Fehlerhinweis auf ungültige Datensatzlänge bei der Erstellung des Datensatzes Falls in der Firmenbezeichnung ein Accent-Zeichen enthalten ist, führt dies zu einer Abweisung des Datensatzes im elektronischen Meldeverfahren mit der Unfallversicherung. Stammdaten für die Unfallversicherung werden zentral gepflegt (gelinkte Relation) Die Stammdatendatei für die Unfallversicherungen sollte möglichst nur Unfallversicherungen enthalten, die in dem jeweiligen Mandanten verwendet werden. Es ist nicht sinnvoll, den Unfallversicherungsstamm zentral in einem Mandanten zu pflegen und von allen anderen fremden Mandanten dort zuzugreifen. Sollte die Stammdatendatei der Unfallversicherungen (LBg) verknüpft = gelinkt sein, muss geprüft werden, ob diese Verknüpfung getrennt werden kann. Sage Lohn XL FAQ zur Unfallversicherung Seite 8 von 8