Sage Lohn XL. ELStAM

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1 Sage Lohn XL ELStAM

2 Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main Sitz: Frankfurt am Main Amtsgericht Registergericht: Frankfurt am Main, HRB Geschäftsführer: Rainer Downar, Mark Parry Haben Sie eine Frage zum Produkt? Support: Hotline: +49 (0) Faxline: +49 (0) Hotline: Montag Donnerstag von 08:00 bis 17:00 Uhr, Freitag von 08:00 bis 15:00 Uhr Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Hotline grundsätzlich keine Auskünfte zu steuer- oder SVrechtlichen Problematiken geben kann. Hierfür stehen Ihnen Ihre Krankenkassen bzw. Ihr Steuerberater sicher gerne zur Verfügung. Kennen Sie unser Kundenportal? Alle Kunden haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich mit einem Kennwort in den exklusiven Kundenbereich einzuloggen. Hier können Sie wichtige Neuerungen und Informationen zu unseren Produkten lesen bzw. herunterladen. Außerdem sehen Sie z. B. den aktuellen Stand Ihrer Anfragen. Sie können einen Zugang per an oder telefonisch über unsere Hotline beantragen. Stand: November 2015 HAFTUNGSAUSSCHLUSS Trotz kontinuierlicher Bemühungen von Sage, die Informationen in diesem Dokument so vollständig und aktuell wie möglich zu halten, kann Sage nicht für die Richtigkeit und/oder Vollständigkeit und/oder spezifische Anwendbarkeit der veröffentlichten und/oder angefragten Informationen in diesem Dokument garantieren. Sage haftet für keinerlei direkte, indirekte, zufällige, spezielle Schäden, Folgeschäden, Verluste oder für aus der Nutzung dieses Dokuments entstehende Geschäftsstörungen. Die auszugsweise Verwendung von Informationen aus diesem Dokument erfolgt jederzeit und vollständig auf Risiko des Verwenders. Ohne die vorherige schriftliche Genehmigung der Sage GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in jeglicher Form kopiert, veröffentlicht und/oder weitergeleitet werden, sei es elektronisch, gedruckt, als Fotokopie, auf Mikrofilm oder jedweder anderen Art und Weise. Sage GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Alle hier genannten Marken und Markenzeichen stehen den jeweiligen Schutzrechtsinhabern zu. Sage Lohn XL Seite 2 von 9

3 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einleitung Allgemein Datenübermittlung Registrierung Erforderliche Stammdaten ELStAM in Sage Lohn XL Vorbereitung ELStAM Arbeitsverhältnis prüfen und kennzeichnen Arbeitsverhältnis von der Meldung ausschließen Abweichendes Geburtsdatum eingeben An- und Abmeldungen An- und Abmeldungen erzeugen Übergabeprotokoll Rückmeldungen Rückmeldungen prüfen Rückmeldungen in den Sage Lohn XL importieren Dokumentation der abgerechneten ELStAM- Meldungen ELStAM im MeldeCenter Registerkarte Versand Registerkarte Datenabholung Registerkarte Quittieren Registerkarte Historie Registerkarte Änderungsliste 9 Sage Lohn XL Seite 3 von 9

4 1.0 Einleitung 1.1 Allgemein Am 1. Januar 2013 trat das neue ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) in Kraft. Es ersetzt die bisherige Lohnsteuerkarte auf Papier. Arbeitgeber müssen bei der Umstellung eine Reihe von Kriterien beachten. Bislang war der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber eine gültige Lohnsteuerkarte auszuhändigen. Künftig wird der Arbeitgeber die ELStAM-Daten elektronisch abholen. Dies ist jedoch nur mit der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers möglich. Die Arbeitgeber müssen ihre Software und ihre betrieblichen Abläufe an das neue elektronische Verfahren anpassen. Um den Arbeitgebern und der Verwaltung einen schrittweisen Einstieg in das neue Verfahren zu ermöglichen, wird ein Einführungszeitraum geschaffen. Der Arbeitgeber muss danach spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum die ELStAM abrufen und anwenden. 1.2 Datenübermittlung Der Arbeitgeber wird in dem neuen Verfahren verpflichtet, bei Beginn eines Dienstverhältnisses die Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) durch Datenfernübertragung anzufragen und die danach bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale abzurufen und diese in das Lohnkonto für den Arbeitnehmer zu übernehmen. Diese Lohnsteuerabzugsmerkmale sind für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs des Arbeitnehmers so lange anzuwenden, bis das BZSt dem Arbeitgeber geänderte Lohnsteuerabzugsmerkmale zum Abruf bereitstellt und die Bereitstellung mitteilt. Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist eine Verwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mehr möglich. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis zum Zweck des Abrufs der Lohnsteuerabzugsmerkmale seine Identifikationsnummer sowie den Tag seiner Geburt mitzuteilen. Sage Lohn XL Seite 4 von 9

5 1.3 Registrierung Zum Abruf der ELStAM muss sich der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung über das ElsterOnline-Portal registrieren und das für die Authentifizierung erforderliche elektronische Zertifikat einmalig im ElsterOnline-Portal ( beantragen. Ohne Authentifizierung ist sowohl eine Anmeldung der Arbeitnehmer als auch ein Abruf der ELStAM nicht möglich 1.4 Erforderliche Stammdaten Für die erfolgreiche An- bzw. Abmeldung des Arbeitnehmers werden folgende Daten gemeldet. Identifikationsnummer Tag der Geburt Tag des Beginns der Beschäftigung Merkmal Hauptarbeitgeber > Nebenarbeitgeber Sage Lohn XL Seite 5 von 9

6 2.0 ELStAM in Sage Lohn XL 2.1 Vorbereitung ELStAM Arbeitsverhältnis prüfen und kennzeichnen Wenn ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen eintritt, so prüfen Sie, ob es sich hierbei um ein Haupt.- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Wenn es sich um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt, markieren Sie das Feld Kein Hauptarbeitgeber unter Personal > Steuer-/SV-Daten > Steuer-/SV-Daten Gliederungspunkt Steuer Arbeitsverhältnis von der Meldung ausschließen Beim Meldelauf für ELStAM wird programmseitig pro Mandant überprüft, ob eine Identifikationsnummer bei zwei aktiven Hauptarbeitsverhältnissen (z.b. Versorgungsbezieher) hinterlegt ist. Da steuerrechtlich unter einer Steuernummer nur ein aktives Hauptarbeitsverhältnis zulässig ist, kann ein Arbeitsverhältnis von der Meldung ausgeschlossen werden. Markieren Sie hierfür das Feld Ausschluss ELSTAM unter Personal > Steuer-/ SV- Daten > Steuer-/SV-Daten Gliederungspunkt Sonderfälle Steuer Abweichendes Geburtsdatum eingeben Abweichend zum Feld Geburtsdatum unter Personal > Angaben Mitarbeiter > Angaben Mitarbeiter kann im Feld Melde-Geburtsdatum unter Personal > Steuer-/SV-Daten > Steuer-/SV-Daten Gliederungspunkt Sonderfälle Steuer ein abweichendes Geburtsdatum, ohne Auswirkungen auf SV-melderechtlich relevanten Daten und ohne Prüfung auf ein gültiges Datum, eingegeben werden. 2.2 An- und Abmeldungen An- und Abmeldungen erzeugen Die ELStAM-Meldungen erzeugen Sie unter Monat > Lohnsteuer > ELStAM > Dateien für ELStAM. Den ELStAM-Importprotokoll können Sie auch rückwirkend über Monat > Lohnsteuer > ELStAM > Importierte Rückmeldungen aufrufen. Sage Lohn XL Seite 6 von 9

7 2.2.2 Übergabeprotokoll Bei der Erstellung der An- und Abmeldungen wird ein Übergabeprotokoll erzeugt. Das Programm prüft, ob in dem Mandanten, in dem der Aufruf ausgeführt wird, Personalnummern mit gleicher Identifikationsnummer vorhanden sind. Wenn mehrere aktive Personalnummern mit gleicher Identifikationsnummer vorhanden sind, werden diese auf der ersten Seite des Übergabeprotokolls (Fehlerprotokoll) aufgelistet. Diese Mitarbeiter können durch Markierung des Feldes Ausschluss ELStAM unter Personal > Steuer-/SV Daten > Steuer-/SV Daten Gliederungspunkt Steuer von der gesamten Datenübertragung ausgeschlossen werden. Das Feld Ausschluss ELStAM wird vom Programm automatisch markiert, wenn ein Mitarbeiter sich für den Datenabruf hat sperren lassen. Auf der zweiten Seite des Übergabeprotokolls werden die Mitarbeiter aufgeführt, die an das MeldeCenter zum Melden an die ELStAM-Datenbank übergeben werden. 2.3 Rückmeldungen Rückmeldungen prüfen Sie können die Rückmeldungen vor dem Import aus dem MeldeCenter prüfen, indem Sie beim Datenimport die Option Vorschau anzeigen wählen unter Monat > Abrechnung vorbereiten > Rückmeldungen importieren Rückmeldungen in den Sage Lohn XL importieren Nach erfolgreichem Quittieren der Rückmeldungen im MeldeCenter müssen die Daten in den Sage Lohn XL unter Monat > Abrechnung vorbereiten > Rückmeldungen importieren importiert werden: Nach erfolgreichem Import werden die Daten in die Steuer-/SV-Daten in einem neuen Datensatz gespeichert. Um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten, kontrollieren Sie, ob bei den Mitarbeitern, bei denen Kinderfreibeträge zurückgemeldet wurden, im Feld Elterneigenschaft unter Personal > Steuer/SV Daten > Steuer/SV Daten eine Auswahl getroffen wurde. Ist bei einem Mitarbeiter keine Kinder als Elterneigenschaft hinterlegt, wählen Sie ELSTAM und speichern diese Auswahl. Sage Lohn XL Seite 7 von 9

8 2.3.3 Dokumentation der abgerechneten ELStAM-Meldungen Im Jahreslohnkonto Teil 2 finden Sie eine Auflistung der abgerechneten ELStAM- Datensätze. Hier werden nun die abgerechneten Daten, zurückgemeldete Fehler und eventuell erfolgte manuelle Eingriffe dokumentiert. Das Jahreslohnkonto kann entweder für den selektierten Mitarbeiter über die Schaltfläche Jahreslohnkonto unter Personal > Personaldaten > Mitarbeiter-Profil oder über Jahr > Jahreslohnkonten > Jahreslohnkonten aufgerufen werden. Sage Lohn XL Seite 8 von 9

9 3.0 ELStAM im MeldeCenter 3.1 Registerkarte Versand Die zu meldenden Daten werden im MeldeCenter im Menüpunkt ELStAM > Versand angezeigt. 1. Zum Versenden markieren Sie das gewünschte Datenpaket. 2. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden. 3.2 Registerkarte Datenabholung Die abzuholenden Daten werden im MeldeCenter im Menüpunkt ELStAM > Datenabholung angezeigt. 1. Um die Datenabholung durchzuführen, markieren Sie das Datenpaket. 2. Starten die Datenabholung über die Schaltfläche Datenabholung. 3.3 Registerkarte Quittieren Die Datenabholung muss quittiert werden, damit die Daten nicht doppelt abgeholt werden. 1. Um die Datenabholung zu quittieren, markieren Sie das Datenpaket. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Quittieren. 3.4 Registerkarte Historie In der Historie werden die abgeholten Datenpakete angezeigt. 3.5 Registerkarte Änderungsliste In den Änderungslisten werden Änderungen in den Steuerabzugsmerkmalen von der Finanzverwaltung automatisch monatlich bereitgestellt. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungsliste, um die Datenpakete abzuholen. 2. Nach erfolgreicher Abholung bestätigen Sie den Erhalt über die Schaltfläche Quittieren. Sage Lohn XL Seite 9 von 9