Sage Lohn XL. 23c Beitragsrechtliche Behandlung von AG- Leistungen während des Bezugs von EEL

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1 Sage Lohn XL 23c Beitragsrechtliche Behandlung von AG- Leistungen während des Bezugs von EEL

2 Impressum Sage GmbH Franklinstr Frankfurt am Main Sitz: Frankfurt am Main Amtsgericht Registergericht: Frankfurt am Main, HRB Geschäftsführer: Rainer Downar, Mark Parry Haben Sie eine Frage zum Produkt? Support: Hotline: +49 (0) Faxline: +49 (0) Hotline: Montag Donnerstag von 08:00 bis 17:00 Uhr, Freitag von 08:00 bis 15:00 Uhr Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Hotline grundsätzlich keine Auskünfte zu steuer- oder SVrechtlichen Problematiken geben kann. Hierfür stehen Ihnen Ihre Krankenkassen bzw. Ihr Steuerberater sicher gerne zur Verfügung. Kennen Sie unser Kundenportal? Alle Kunden haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich mit einem Kennwort in den exklusiven Kundenbereich einzuloggen. Hier können Sie wichtige Neuerungen und Informationen zu unseren Produkten lesen bzw. herunterladen. Außerdem sehen Sie z. B. den aktuellen Stand Ihrer Anfragen. Sie können einen Zugang per an oder telefonisch über unsere Hotline beantragen. Stand: Dezember 2017 HAFTUNGSAUSSCHLUSS Trotz kontinuierlicher Bemühungen von Sage, die Informationen in diesem Dokument so vollständig und aktuell wie möglich zu halten, kann Sage nicht für die Richtigkeit und/oder Vollständigkeit und/oder spezifische Anwendbarkeit der veröffentlichten und/oder angefragten Informationen in diesem Dokument garantieren. Sage haftet für keinerlei direkte, indirekte, zufällige, spezielle Schäden, Folgeschäden, Verluste oder für aus der Nutzung dieses Dokuments entstehende Geschäftsstörungen. Die auszugsweise Verwendung von Informationen aus diesem Dokument erfolgt jederzeit und vollständig auf Risiko des Verwenders. Ohne die vorherige schriftliche Genehmigung der Sage GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in jeglicher Form kopiert, veröffentlicht und/oder weitergeleitet werden, sei es elektronisch, gedruckt, als Fotokopie, auf Mikrofilm oder jedweder anderen Art und Weise. Sage GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Alle hier genannten Marken und Markenzeichen stehen den jeweiligen Schutzrechtsinhabern zu. Sage Lohn XL Seite 2 von 20

3 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einleitung Unterbrechungsgründe Arbeitgeberleistungen Ermittlung der beitragspflichtigen Einnahme Umsetzung SV-Unterbrechungen Lohnarten Beispiele Voller Ausfall im Monat Januar Darstellung der abgerechneten Werte im Jahreslohnkonto Ermittlung SV-Freibetrag Ermittlung beitragspflichtige AG-Leistungen Ermittlung SV-Brutto Teilmonat Januar Ermittlung SV-Freibetrag Ermittlung anteiliger Freibetrag bei Teilmonaten Ermittlung anteilige AG-Leistung bei Teilmonaten Ermittlung beitragspflichtige AG-Leistungen SV-Unterbrechung ab mit weitergezahlten AG-Leistungen mit Krankengeldzuschuss Ermittlung SV-Freibetrag Ermittlung beitragspflichtige AG-Leistungen Ermittlung SV-Brutto Beurteilung Bagatell-Grenze von 50 Euro Ermittlung AG-Zuschuss bei FKV/PKV SV-Unterbrechung ab bei freiwillig Versichertem (Beispiel mit Korrektur Vergleichsnetto) SV-Unterbrechung bis bei freiwillig Versichertem (Beispiel mit Korrektur Vergleichsnetto) Anforderung der Höhe der beitragspflichtigen Einnahme 20 Sage Lohn XL Seite 3 von 20

4 1.0 Einleitung Mit der Einführung des 23c SGB IV hat der Gesetzgeber die Vorschrift getroffen, dass die während einer SV-Unterbrechung weitergezahlten Leistungen des Arbeitgebers unter bestimmten Voraussetzung in die Verbeitragung einbezogen werden müssen. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden diese AG-Leistungen nicht verbeitragt. Nach 23c SGB VI gelten laufende arbeitgeberseitige Leistungen, die für die Zeit des Bezugs von bestimmten Entgeltersatzleistungen erzielt werden, nicht als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, wenn die Einnahmen zusammen mit den genannten Sozialleistungen das Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro übersteigen. Durch die Gleichbehandlung der Pflicht-, Freiwillig- und Privat-Kranken- und Pflegeversicherten gilt auch für privat Kranken- und Pflegeversicherte die Beitragsfreiheit für laufende arbeitgeberseitige Leistungen während des Sozialleistungs-Bezugs, wenn diese das Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro übersteigen. Die mögliche Beitragsfreiheit nach 23c SGB IV setzt den Sozialleistungs-Bezug voraus. Ist z.b. ein privat Krankenversicherter ohne Krankentagegeld versichert, sind alle laufenden arbeitgeberseitigen Leistungen in der Zeit der Erkrankung ohne Anspruch auf Entgeltfortzahlung beitragspflichtig. Zur versicherungsrechtlichen Beurteilung, ob für einen Sozialleistungs-Fall Beitragspflicht besteht, wird ein fiktiver Vollmonat mit 30 SV-Tagen mit diesem Sozialleistungsbezug angenommen unabhängig von der realen Dauer. 1.1 Unterbrechungsgründe Von der Regelung nach 23c SGB IV sind nicht alle SV-Unterbrechungsarten betroffen. Es handelt sich vielmehr um die Unterbrechungen wegen Bezugs von Krankengeld Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes Krankentagegeld Versorgungskrankengeld Verletztengeld Übergangsgeld Mutterschaftsgeld Erziehungsgeld oder Elternzeit Sage Lohn XL Seite 4 von 20

5 1.2 Arbeitgeberleistungen Zu den typischen Arbeitgeberleistungen, die während diesen SV-Unterbrechungen weitergezahlt werden zählen Zuschüsse zum Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld Zuschüsse zum Krankentagegeld bei PKV-Versicherten Sachbezüge wie Mieten, private Nutzung von Firmen-PKW, freie Kost Firmen- und Belegschaftsrabatte Vermögenswirksame Leistungen Kontoführungsgebühren Zinsersparnisse aus verbilligten Arbeitgeberdarlehen Telefonzuschüsse 1.3 Ermittlung der beitragspflichtigen Einnahme Die Träger der Sozialversicherung sind verpflichtet, dem Arbeitgeber die Brutto- und Netto-Sozialleistungen mitzuteilen, wobei es dafür keine Form- und Fristvorschriften gibt. Des Weiteren ist zu beachten, dass die Anwendung des 23c SGB IV nur erfolgen darf, wenn zum Zeitpunkt der Abrechnung die Netto- Sozialleistung in Art und Höhe bekannt ist. Gegebenenfalls muss mittels Rückrechnung eine nachträgliche Anwendung des 23c SGB IV erfolgen. In allen Fällen ist dies in den Entgeltunterlagen (= Jahreslohnkonto und Lohntasche) zu dokumentieren. Wie wird für die Beurteilung vorgegangen? Durch eine Vorermittlung mit Vollmonatswerten (1) Laufendes beitragspflichtiges Nettoarbeitsentgelt (letzter Monat mit 30 SV-Tagen vor Beginn des Bezugs der Sozialleistung) - (2) Zuschuss fähige Gesamtbeiträge freiw./priv. KV/PV + (3) Arbeitgeberzuschuss freiw./priv. KV/PV = (4) Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt - (5) Netto-Sozialleistung = (6) Möglicher SV-Freibetrag (wenn negativ = 0,00 ) (7) Laufende beitragspflichtigen Arbeitgeberleistungen - (6) Möglicher SV-Freibetrag = (8) Beitragspflichtige Einnahme (wenn größer 50,00 ) Sage Lohn XL Seite 5 von 20

6 (1) Laufendes beitragspflichtiges Nettoarbeitsentgelt Für die Ermittlung des Nettoarbeitsentgeltes gelten die Erläuterungen zur bundeseinheitlichen "Entgeltbescheinigung zur Berechnung Krankengeld". Alternativ kann auch der Betrag verwendet werden, der arbeitsrechtlich für solche Zeiten zu bezuschussen ist. Ebenfalls zulässig ist es, das laufende Nettoarbeitsentgelt zu verwenden, das im Falle der Beschäftigung angefallen wäre. (5) Netto-Sozialleistung Die gesetzlichen Sozialleistungsträger sind verpflichtet, dem Arbeitgeber die Sozialleistungen mitzuteilen, wenn der Arbeitgeber angezeigt hat, dass er Leistungen während des Sozialleistungsbezuges weiter gewährt. Werden Tagessätze mitgeteilt, muss hier das Dreißig fache verwendet werden. Elterngeld während der Elternzeit fällt unter die Netto-Sozialleistung. Ist die Sozialleistung dem Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Abrechnung noch nicht bekannt, kann er zunächst ohne Anwendung des 23c abrechnen und später eine Rückrechnung durchführen. (6) Möglicher SV-Freibetrag Die Ermittlung des SV-Freibetrages muss nur erfolgen, wenn die Sozialleistung vorliegt. Beim Bezug von Mutterschaftsgeld gilt der mögliche SV-Freibetrag durch den gesetzlichen Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld als aufgebraucht (selbst wenn der AG-Zuschuss seinem Wesen nach kein beitragspflichtiges Entgelt darstellt). Bei Mutterschutz muss als SV-Freibetrag daher immer von 0 ausgegangen werden. (7) Laufende Arbeitgeberleistungen Es müssen die Bruttobeträge der laufenden Arbeitgeberleistungen zusammengerechnet werden, die in einem vollen Abrechnungsmonat beitragspflichtig wären. (8) Beitragspflichtige Einnahme Eine beitragspflichtige Einnahme fällt nur an, wenn ein positives Ergebnis von mindestens 50,01 Euro ermittelt wird. Das laufende, beitragspflichtige Entgelt ergibt sich aus der Saldierung der laufenden Arbeitgeberleistung mit dem SV-Freibetrag. Liegt eine Netto-Sozialleistung vor, wird 23c angewendet. Dabei ist abhängig von der beitragspflichtigen Einnahme zu unterscheiden: Abrechnung mit Sozialleistungs-Zeiten aber ohne beitragspflichtige Einnahme (= Vorermittlung ergab keine beitragspflichtige Einnahme) Die Sozialleistungszeit ist nicht mit SV-Tagen zu belegen Arbeitgeberzuschüsse zur Sozialleistung werden beitragsfrei abgerechnet in die Abrechnung wird der Freibetrag nicht einbezogen ggf. müssen Unterbrechungsmeldungen erstellt werden Sage Lohn XL Seite 6 von 20

7 Abrechnung mit Sozialleistungs-Zeiten mit beitragspflichtiger Einnahme (= Vorermittlung ergab eine beitragspflichtige Einnahme) Die Sozialleistungszeit muss mit SV-Tagen belegt werden Arbeitgeberzuschüsse zur Sozialleistung werden beitragspflichtig abgerechnet in die Abrechnung wird der Freibetrag eingezogen; in Monate mit anteiliger Sozialleistung anteilig es dürfen keine Unterbrechungsmeldungen erfolgen Sage Lohn XL Seite 7 von 20

8 2.0 Umsetzung 2.1 SV-Unterbrechungen Grundlage für die Berechnung ist die Eingabe einer SV-Unterbrechung unter Personal / Abwesenheiten / SV-Unterbrechungen Wenn das Feld <Sozialleistungen> gefüllt wird, wird beim Speichern des Datensatzes das Vergleichs-Netto vom Programm ermittelt (aus der letzten Abrechnung mit 30 SV- Tagen) und in den Datensatz eingetragen. Auch der SV-Freibetrag wird vom Programm ermittelt und in den Datensatz eingetragen. Die Sozialleistung wird dem Arbeitgeber vom Träger der Sozialleistungen (Krankenkassen, etc.) mitgeteilt und muss als voller Monatswert hier eingetragen werden. Liegen zum Zeitpunkt der Abrechnung noch keine Angaben über die Höhe der Sozialleistung vor, findet zunächst eine Abrechnung ohne diese Werte statt, was später über eine generelle Rückrechnung korrigiert wird. Um Korrekturen am Vergleichsnetto vornehmen zu können, steht das Feld <Korrektur Vergleichs-Netto> zur Verfügung. Werden hier Eingaben vorgenommen (auch hier muss immer der volle Monatswert vorgegeben werden), wird nicht mehr mit dem vom Programm automatisch ermittelten Vergleichsnetto gearbeitet, sondern mit dem Eintrag im Feld "Korrektur Vergleichs-Netto." Im Feld <SV-Freibetrag> wird automatisch der ermittelte mögliche Freibetrag dargestellt, der sich aus der Differenz zwischen Sozialleistung und dem Vergleichsnetto ergibt. Alle Werte in dieser Maske sind Monatswerte. Wichtiger Hinweis: Für privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer muss der Unterbrechungsgrund 4 "Bezug von Krankengeld" erfasst werden, wenn der Mitarbeiter eine private Versicherung mit Krankentagegeld abgeschlossen hat (siehe das Kennzeichen in den Steuer-/SV-Daten beim Mitarbeiter). Wurde eine PKV ohne Krankentagegeld abgeschlossen, dann ist bei diesen Mitarbeitern der Unterbrechungsgrund 2 KN kr nach EFZG bei priv KV auszuwählen. In diesen Fällen müssen alle weitergezahlten AG-Leistungen komplett verbeitragt werden. Sage Lohn XL Seite 8 von 20

9 2.2 Lohnarten Die Lohnarten, die als Arbeitgeberleistung während der SV-Unterbrechung weitergezahlt werden müssen im Arbeitsbereich Sonstiges gekennzeichnet werden. Eintrag Weiterzahlung gekürzt anteilig zur Ausfallzeit Erkläärung Dieser Eintrag wird gesetzt für Lohnarten, die sowohl für die Ausfallzeit, als auch bei gekürzten Teilmonaten für die Anwesenheitszeit bezahlt werden, z.b. Firmen-PKW, Kontoführung, etc.. Dieser Eintrag wird bei den Lohnarten gesetzt, die ausschließlich für die Ausfallzeit gewährt werden, z.b. ein Zuschuss zum Krankengeld oder Krankentagegeld Weitergezahlte Lohnarten müssen grundsätzlich steuer- und sv-pflichtig definiert sein. Ausnahme: Lohnarten, die in Teilmonaten steuer- und sv-frei abgerechnet worden wären, wenn keine 23c-Beurteilung stattgefunden hätte (z.b. Krankentagegeldzuschuss) müssen in der Lohnartendefinition steuer- und sv-frei angelegt werden. (Ansonsten würden diese nicht sv-frei bleiben, wenn die Vorermittlung keine beitragspflichtigen Leistungen erbracht hätte). Erkannt und bei der Abrechnung von 23c korrekt behandelt werden diese durch das LA-Kennzeichen Anteilig gekürzt zur Ausfallzeit. Sage Lohn XL Seite 9 von 20

10 3.0 Beispiele 3.1 Voller Ausfall im Monat Januar Darstellung der abgerechneten Werte im Jahreslohnkonto Hier werden immer die monatlichen Werte dargestellt: Spalte Lohnarten Vergleichsnetto Sozialleistung SV-Freibetrag AG-Leistung Beitragspflichtige Brutto-Einnahme Einnahme Netto Erkläärung In dieser Spalte werden alle weitergezahlten Lohnarten (durch einen Bindestrich getrennt) aufgelistet, die bei dem Mitarbeiter abgerechnet wurden Nettoentgelt aus dem letzten abgerechneten vollen Monat Wird von der Krankenkasse mitgeteilt (Höhe des Krankengeld, etc.) Differenz zwischen Sozialleistung und Vergleichsnetto Auf den Monatswert hochgerechnete Arbeitgeberleistung Brutto-AG-Leistung SV-Freibetrag Brutto Einnahme AN-Anteile zur SV Sage Lohn XL Seite 10 von 20

11 3.1.2 Ermittlung SV-Freibetrag Vergleichsnetto Sozialleistung = SV-Freibetrag (Monatswert) 2661, = 803, Ermittlung beitragspflichtige AG-Leistungen AG-Leistungen SV-Freibetrag ,31 = 96, Ermittlung SV-Brutto Alle Entgelte SV-Freibetrag ,31 = 96,69 Sage Lohn XL Seite 11 von 20

12 3.2 Teilmonat Januar Ermittlung SV-Freibetrag Vergleichsnetto Sozialleistung = SV-Freibetrag (Monatswert) = 803, Ermittlung anteiliger Freibetrag bei Teilmonaten Voller Freibetrag x Ausfalltage / ,31 x 17 = 455,21 / 30 (anteiliger Freibetrag für 17 Unterbrechungstage) Sage Lohn XL Seite 12 von 20

13 3.2.3 Ermittlung anteilige AG-Leistung bei Teilmonaten Alle AG-Leistungen x Ausfalltage / x 17 = 510 / 30 (anteilige AG-Leistung für 17 Unterbrechungstage) Ermittlung beitragspflichtige AG-Leistungen Anteilige AG-Leistungen Anteiliger SV-Freibetrag ,21 = 54,79 Die in der Spalte 23c dargestellten Werte sind davon -Werte, wenn noch echte Werte vorhanden sind (z.b. bei der Abrechnung von Teilmonaten mit anteiligem Entgelt und weitergezahlten AG-Leistungen) echte -Werte, wenn kein anteiliges Entgelt abgerechnet wurde (voller Monat mit SV- Unterbrechung) Sage Lohn XL Seite 13 von 20

14 3.3 SV-Unterbrechung ab mit weitergezahlten AG-Leistungen mit Krankengeldzuschuss Die Lohnart 16 Krankengeldzuschuss wurde als "anteilig gekürzt zur Ausfallzeit" definiert, weil sie nur für die Ausfallzeit gezahlt wird (also für 17 Ausfalltage ab ) während PKW-Nutzung sowohl für die Ausfallzeit, als auch für Anwesenheitszeit bezahlt werden. Folge: Bei Teilmonaten, werden die LA, die für die Ausfallzeit bezahlt werden, hochgerechnet (auf 30 SV-Tage) Ermittlung SV-Freibetrag Vergleichsnetto Sozialleistung = SV-Freibetrag (Monatswert) 2661, = 803,31 Sage Lohn XL Seite 14 von 20

15 3.3.2 Ermittlung beitragspflichtige AG-Leistungen Monatswerte: LA 16 KG-Zuschuss: 200 : 17 ( = 17 Tage) x 30 = 352,94 LA 213 PKW = 900,00 AG-Leistungen SV-Freibetrag 1252,94 803,31 = 449,63 : 30 x 17 = 254, Ermittlung SV-Brutto Alle Entgelte (anteiliger) SV-Freibetrag 3.4 Beurteilung Bagatell-Grenze von 50 Euro Bagatell-Grenze von 50 Euro bezieht sich auf die beitragspflichtige Einnahme, d. h.: Übersteigt die (bei Teilmonaten volle) Arbeitgeberleistung den SV-Freibetrag um mehr als 50 Euro, dann ist die Bagatellgrenze überschritten und es liegt eine beitragspflichtige Einnahme vor. Sage Lohn XL Seite 15 von 20

16 3.5 Ermittlung AG-Zuschuss bei FKV/PKV Die Zuschuss-Ermittlung zur freiwilligen bzw. privaten Krankenversicherung muss in Zeiten, in denen nach 23c abgerechnet wird, umgestellt werden auf eine AG- Zuschussberechnung vom SV-Brutto. 3.6 SV-Unterbrechung ab bei freiwillig Versichertem (Beispiel mit Korrektur Vergleichsnetto) Sage Lohn XL Seite 16 von 20

17 SV-Freibetrag = Vergleichsnetto - Sozialleistung = 231 Beitragspflichte Einnahme = AG-Leistung SV-Freibetrag = 219 AG Zuschuss zur KV = 7,3% vom SV-Brutto 219 * 7,3% = 15,99 Sage Lohn XL Seite 17 von 20

18 3.7 SV-Unterbrechung bis bei freiwillig Versichertem (Beispiel mit Korrektur Vergleichsnetto) Sage Lohn XL Seite 18 von 20

19 Anteilige Beitragspflichtige Einnahme (Voller Monat : 30 * Ausfalltage) Beitragspflichte Einnahme = AG-Leistung SV-Freibetrag ( voller Monat) = : 30 * 15 = 109,5 AG Zuschuss zur KV = 7,3% vom SV-Brutto 3710,68 * 7,3% = 270,89 Sage Lohn XL Seite 19 von 20

20 4.0 Anforderung der Höhe der beitragspflichtigen Einnahme Die Höhe der beitragspflichtigen Einnahme kann über Auswertung > Arbeitnehmerbescheinigung >EEL elektronisch über das Meldecenter angefordert werden. Sage Lohn XL Seite 20 von 20