Beschreibung AAG. Lohn & Gehalt Wirkungsvoll Kosten sparen bei der Abrechnung Ihrer Löhne & Gehälter.

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1 Lohn & Gehalt Wirkungsvoll Kosten sparen bei der Abrechnung Ihrer Löhne & Gehälter.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Umsetzung der Erstattungen AAG Allgemeines Methoden der Entgeltkürzung bei Gehälter Formeln zur Berechnung der Erstattung Formeln zur Berechnung bei Teilmonaten Lohnarten Konten Krankenkassendialog Korrekturen Besonderheiten der Eingabefelder Umsetzung der Erstattung U1 - Entgeltfortzahlung Allgemeines Anlegen der Unterbrechung Bei Gehaltsempfänger Bei Stundenlohnempfänger Erklärungen und Besonderheiten bezüglich der Eingabefelder Eingabefelder Berechnungsbeispiel und Darstellung bei Gehaltsempfänger Beispiel Darstellung in der Vorschlagsberechnung Darstellung im Berechnungsschemas Darstellung im Krankheitsdialog Darstellung der Lohnarten auf dem Lohnschein Darstellung der Erstattung in der Meldeliste und im Protokoll U Berechnung und Darstellung bei Stundenlohnempfänger Beispiel Darstellung in der Einzelerfassung Darstellung in der Vorschlagsberechnung Darstellung im Berechnungsschema Darstellung im Krankheitsdialog Darstellung der Lohnart auf dem Lohnschein Darstellung der Erstattung in der Meldeliste und im Protokoll U Umsetzung der Erstattung U2 Beschäftigungsverbot Allgemeines Anlegen der Unterbrechung Erklärungen und Besonderheiten bezüglich der Eingabefelder Eingabefelder Seite 1 von 22

3 3.4 Berechnungsbeispiel und Darstellung Beispiel (Beschäftigungsverbot mit Krankenschein) Darstellung in der Vorschlagsberechnung Darstellung des Berechnungsschemas Darstellung der Lohnart auf dem Lohnschein Darstellung der Erstattung in der Meldeliste und im Protokoll U Besonderheiten Umsetzung der Erstattung U2- Mutterschaft Allgemeines Anlegen der Unterbrechung Erklärungen und Besonderheiten bezüglich der Eingabefelder Eingabefelder Besonderheiten Berechnungsbeispiel und Darstellung Beispiel Besonderheiten Zuschuss Mutterschaftsgeld Seite 2 von 22

4 1 Umsetzung der Erstattungen AAG 1.1 Allgemeines Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen beschäftigen, erhalten von den Krankenkassen einen Erstattungsbetrag für einen Teil der nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz bei Arbeitsunfähigkeit weitergezahlten Löhne und Gehälter (U1). Zudem werden unabhängig vom U1- Verfahren der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und das bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt im vollen Umfang von den jeweiligen Krankenkassen erstattet (U2). Die zugehörigen Meldungen müssen elektronische übermittelt werden. Die automatischen Berechnungen des AAG s über SelectLine Lohn & Gehalt erfolgen ab der Juli Abrechnung Vorrausetzung dafür ist die Nutzung der Version Methoden der Entgeltkürzung E bei Gehälter Formeln zur Berechnung der Erstattung Formel nach Kalendertagemethode: Erstattungsbetrag = Entgelt x fortzuzahlende Kalendertage : tatsächl. Kalendertage Formel nach Dreißigstel Methode: Erstattungsbetrag = Entgelt x fortzuzahlende Kalendertage : 30 Kalendertage Formel nach Arbeitstagemethode: Erstattungsbetrag = Entgelt x fortzuzahlende Arbeitstage : tatsächl. Arbeitstage Formel nach durchschnittliche Arbeitstagemethode: Erstattungsbetrag = Entgelt x fortzuzahlende Arbeitstage : durchschnittl. Arbeitstage Formeln zur Berechnung bei Teilmonaten Formel nach Kalendertagemethode: Teilmonatsentgelt = Entgelt x zu bezahlende Kalendertage : tatsächl. Kalendertage Formel nach Dreißigstel Methode: Teilmonatsentgelt = Entgelt x zu bezahlende Kalendertage : 30 Kalendertage Formel nach Arbeitstagemethode: Teilmonatsentgelt = Entgelt x zu bezahlende Arbeitstage : tatsächliche Arbeitstage Formel nach durchschnittliche Arbeitstagemethode: Teilmonatsentgelt = Entgelt x zu bezahlende Arbeitstage : durchschnittl. Arbeitstage Seite 3 von 22

5 1.3 Lohnarten Für die Berechnung des AAG s werden die unten markierten Felder berücksichtigt. Die Voreinstellungen sind jederzeit editierbar. Wenn eigene Lohnarten verwendet werden sollen, müssen die Voreinstellungen selbst getroffen werden. Das Feld Kürzung Lfz. ist nur bis einschließlich Juni 2011 von Bedeutung, ab Juli 2011 greift es nicht mehr. 1.4 Konten Für die Umlageerstattungen stehen folgende neue Konten zur Verfügung: SKR03 SKR04 Zeiträume vor Juli 2011 werden nach dem alten Prinzip gebucht, das heißt das Konto Verbindlichkeiten soziale Sicherheit wird an Stelle von Forderungen gegenüber KK aus AAG bebucht. Seite 4 von 22

6 Achtung: das neue Konto Umlageerstattung U1/ U2 wird auch für Zeiträume vor Juli 2011 verwendet und muss bei Korrekturen ggf. angepasst werden. Die neuen AAG Konten werden erst ab der Version zum Einsatz kommen. Diese von uns vorgegebenen Konten können ggf. überschrieben werden, so das auch individuelle Kontennutzung möglich ist. 1.5 Krankenkassendialog Im Krankenkassendialog wurden AAG-Daten aufgenommen. Unter anderem sind neue Informationen über die Begrenzung der Umlage und die Art der erstatteten Arbeitgeberanteile enthalten. 1.6 Korrekturen Korrekturen, die eine Änderung der Werte des AAG s zu Folge haben werden automatisch vom Programm erkannt. Bereits versendete Meldesätze werden storniert oder ggf. korrigiert. 1.7 Besonderheiten der Eingabefelder Mit einem Klick auf den Button Vorschlagsberechnung werden Vorbelegungen vom Programm getroffen, die editiert werden können. Es ist wichtig vor jeder Vorschlagsberechnung den Datensatz zu speichern, damit alle Einstellungen und Lohnarten entsprechend beachtet und in die Berechnung einbezogen werden. Felder auf denen der Cursor steht werden erst angezeigt, wenn man das Feld verlassen hat. Grün dargestellte Felder werden zur Vorschlagsberechnung herangezogen, wenn Werte per Hand eingegeben sind. Seite 5 von 22

7 2 Umsetzung der Erstattung U1 - Entgeltfortzahlung 2.1 Allgemeines Grundvoraussetzung zur Erzeugung der Erstattungsmeldungen für die Umlage 1 ist das Kennzeichen U1-pflichtig unter Mandant / Einstellungen / Sozialversicherung. Dieses ist zu setzen, wenn der Arbeitgeber regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt. 2.2 Anlegen der Unterbrechung Bei Gehaltsempfänger Bei dem Anlegen der Unterbrechung ist darauf zu achten unter Stammdaten/ Personal/ Firma im Feld Art des Lohns die richtige Art auszuwählen. Seite 6 von 22

8 Bei Gehaltsempfänger ist die Unterbrechungsart Entgeltfortzahlung unter Stammdaten/ Personal/ Sozialversicherung/ Unterbrechung anzulegen. Es öffnet sich folgender Dialog: Nun sind die leeren Felder zu füllen und die Vorschlagsberechnung anzustoßen. Seite 7 von 22

9 2.2.2 Bei Stundenlohnempfänger Bei dem Anlegen der Unterbrechung ist darauf zu achten unter Stammdaten/ Personal/ Firma im Feld Art des Lohns die richtige Art auszuwählen. Bei Stundenlohnempfänger müssen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden wie üblich mit der Lohnart 2001 erfasst werden und zusätzlich die ausgefallenden Arbeitsstunden mit z.b. der Lohnart Die erfasste Lohnart 2021 wird dann im Unterbrechungsdialog zur Füllung des Feldes Fortgezahltes Brutto ungekürzt verwendet. Anschließend ist eine Unterbrechungsart Entgeltfortzahlung unter Stammdaten/ Personal/ Sozialversicherung/ Unterbrechung anzulegen. Im Unterbrechungsdialog sind nun die leeren Felder zu füllen und die Vorschlagsberechnung anzustoßen. Weitere Lohnfortzahlungslohnarten für die Stundenlohnerfassung sind: 2020 Lohnfortzahlung Unfall 2021 Lohnfortzahlung Krank 2027 Lohnfortzahlung Azubi 2028 Lohnfortzahlung Aushilfe, steuerpflichtig 2029 Lohnfortzahlung Aushilfe, steuerfrei 2030 Lohnfortzahlung Aushilfe, geringf. Entlohnt (20%) AG 2031 Lohnfortzahlung Aushilfe, kurzfr. Entlohnt 25% 2034 Lohnfortzahlung Aushilfe, Abzugssteuer AG 2035 Lohnfortzahlung Aushilfe, Abzugssteuer AN 2072 Lohnfortzahlung Aushilfe, geringf. Entlohnt (20%) AN Seite 8 von 22

10 2.3 Erklärungen und Besonderheiten bezüglich der Eingabefelder Eingabefelder Grund der Arbeitsunfähigkeit : Hier ist zwischen Sonstiges, Schädigung durch Dritte oder Arbeitsunfall/ Berufskrankheit zu wählen. Letzter Arbeitstag : Hier ist der letzte Arbeitstag vor Beginn der Unterbrechung manuell zu erfassen. Wurde am 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet? : Wurde am 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet entsteht ein Bruchtag. Dieser ist von Bedeutung, da er nicht erstattungsfähig ist und somit nicht mit in die Lohnfortzahlung einfließen darf. Stunden : Sofern der Arbeitnehmer am 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet hat, ist hier die Stundenzahl zu erfassen. Art des Lohns : Die Art des Lohns wird aus dem Personaldialog (Stammdaten/ Personal/ Firma/ Art des Lohns) übernommen. Wird die Art des Lohns im Vorschlagsdialog geändert, erfolgt nicht automatisch eine Änderung im Personaldialog. Ausfallart : Die Ausfallart wird, genau wie die Art des Lohns aus dem Personaldialog übernommen. Wird die Ausfallart im Vorschlagsdialog geändert, erfolgt nicht automatisch eine Änderung im Personaldialog. Ausfallzeit : Ist das Unterbrechungsende eingetragen so wird unter Ausfallzeit automatisch die Anzahl der Fehltage ausgegeben. Ist das Unterbrechungsende offen, wird die Anzahl der Fehltag bis zum vollen Monatsende abgebildet. Arbeitszeit Woche/ Tag : Die Arbeitszeit Woche /Tag wird automatisch aus dem Personaldialog (Stammdaten/ Personal/ BG) übernommen. Entgelt : Angezeigt wird das volle Bruttoentgelt des Monats. Fortgezahlt Brutto ungekürzt : Angezeigt wird das ungekürzte, erstattungsfähige Bruttoentgelt. Seite 9 von 22

11 Wird dieser Wert überschrieben geht er so auch in die Lohnabrechnung ein. Fortgezahlt Brutto : Angezeigt wird das für den Unterbrechungszeitraum gekürzte Bruttoentgelt. Beitragsanteil AG : Angezeigt wird der Betrag, den der Arbeitgeber von der Krankenkasse erstattet bekommt. Erstattungsbetrag / Satz : Diese Angaben werden aus der Beitragssatzdatei übernommen Verrechnung : Hier kann ausgewählt werden, ob der Erstattungsbetrag auf den Beitragskonto gutgeschrieben oder auf ein Konto überwiesen werden soll. 2.4 Berechnungsbeispiel und Darstellung bei Gehaltsempfänger Beispiel Unterbrechungszeitraum : Monatliches Brutto : 2000,00 Art der Kürzung : Kalendertage Die Ermittlung der Lohnart 1022 erfolgt automatisch nach der oben genannten Kalendertageformel (2000,00 : 28 x 14 Kalendertage) Darstellung in der Vorschlagsberechnung Seite 10 von 22

12 2.4.3 Darstellung im Berechnungsschemas Das Berechnungsschema ist zu finden unter Stammdaten/ Personal/ Sozialversicherung/ Unterbrechung/ Extras/ Berechnungsschema drucken Darstellung im Krankheitsdialog Die Erfassung der Unterbrechung Entgeltfortzahlung hat zur Folge, dass das Beginn- und Endedatum der Unterbrechung automatisch in den Krankheitsdialog übernommen wird. Seite 11 von 22

13 2.4.5 Darstellung der Lohnarten auf dem Lohnschein Darstellung der Erstattung in der Meldeliste und im Protokoll U1 Die Erstattung erscheint in der Meldeliste erst nach dem Monatswechsel. Seite 12 von 22

14 Das Erstattungsprotokoll zur U1 kann über den Menüpunkt Meldungen/ Erstattung/ Protokoll U1 eingesehen und gedruckt werden Berechnung und Darstellung bei Stundenlohnempfänger Beispiel B Unterbrechung : Stundensatz : 12 /h Soll Arbeitsstd. : 184h Tatsächl. Arbeitsstd. : 144h Fehlstunden : 40h Darstellung in der Einzelerfassung Darstellung in der Vorschlagsberechnung Seite 13 von 22

15 Darstellung im Berechnungsschema Darstellung im Krankheitsdialog Die Erfassung der Unterbrechung Entgeltfortzahlung hat zur Folge, dass das Beginn- und Endedatum der Unterbrechung automatisch in den Krankheitsdialog übernommen wird Darstellung der Lohnart auf dem Lohnschein Seite 14 von 22

16 Darstellung der Erstattung in der Meldeliste und im Protokoll U1 Die Erstattung erscheint in der Meldeliste erst nach dem Monatswechsel. Das Erstattungsprotokoll zur U1 kann über den Menüpunkt Meldungen/ Erstattung/ Protokoll U1 eingesehen und gedruckt werden. 3 Umsetzung der Erstattung U2 Beschäftigungsverbot 3.1 Allgemeines Die Krankenkassen erstatten dem Arbeitgeber 100% des Arbeitsentgeltes und die darauf anfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Einige Krankenkassen erstatten die Arbeitgeberanteile laut Satzung auch pauschal (z.b. BKK Essanelle). 3.2 Anlegen der Unterbrechung Die Unterbrechungsart Beschäftigungsverbot ist unter Stammdaten/ Personal/ Sozialversicherung/ Unterbrechung anzulegen. Man unterscheidet teilweises und vollständiges Beschäftigungsverbot. Die Art des Beschäftigungsverbotes welches gewählt wird ergibt sich aus dem Unterbrechungsgrund. Bei teilweisem Beschäftigungsverbot ist der Unterbrechungsgrund 7- Beschäftigungsverbot ohne Krankenschein ( 11 MuSchG und 1 Abs. 2 Nr. 2 AAG) zu erfassen. Dies liegt vor, wenn Seite 15 von 22

17 die Arbeitsnehmerin weiter arbeiten kann, jedoch bestimmte Tätigkeiten nicht mehr ausführen darf und sich dadurch die Höhe des Entgeltes reduziert. Bei vollständigem Beschäftigungsverbot ist der Unterbrechungsgrund 7- Beschäftigungsverbot ( 11 MuSchG und 1 Abs. 2 Nr. 2 AAG) zu hinterlegen In diesem Fall wird von der Arbeitnehmerin ein Krankenschein vorgelegt. Es wird für die Zeit der Krankschreibung kein Entgelt gezahlt. 3.3 Erklärungen und Besonderheiten bezüglich der Eingabefelder Eingabefelder Art Beschäftigungsverbot : Hier ist zwischen individuelles und generelles Beschäftigungsverbot zu wählen. Letzter Arbeitstag : Hier ist der letzte Arbeitstag vor Beginn der Unterbrechung manuell zu erfassen. Fortgezahltes Brutto : Angezeigt wird das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten 3 Monate vor Beginn des Beschäftigungsverbotes. Seite 16 von 22

18 Wurden vor Beginn des Beschäftigungsverbotes erst 1 bzw. 2 Monatsentgelte abgerechnet werden nur diese in die Durchschnittsberechnung einbezogen. Wurde für die Arbeitnehmerin noch kein Entgelt abgerechnet, so muss der Wert für das Fortgezahlte Brutto manuell eingegeben werden. Gegebenenfalls Beitragsanteil des Arbeitgebers (eventuell pauschaliert) : Angezeigt werden die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, welche die Krankenkasse erstattet. Erstattungsbetrag : Hier wird der zu erstattende Betrag ausgewiesen. Verrechnung : Hier kann ausgewählt werden, ob der Erstattungsbetrag auf den Beitragskonto gutgeschrieben oder es auf ein Konto überwiesen werden soll. 3.4 Berechnungsbeispiel und Darstellung Beispiel (Beschäftigungsverbot mit Krankenschein) Monatslohn : 2000,00 Krankenkasse : DAK Unterbrechungsbeginn : ,00 x 3 Monate = 6000,00 : 3 = 2000,00 Arbeitgeberanteile (gesamt 19,725 %) KV 2000,00 x 7,3 % = 146,00 RV 2000,00 x 9,95 % = 199,00 AV 2000,00 x 1,5 % = 30,00 PV 2000,00 x 0,975 % = 19,50 % Summe Arbeitgeberanteile = 394,50 Erstattungsbetrag gesamt = 2394,50 Seite 17 von 22

19 3.4.2 Darstellung in der Vorschlagsberechnung Darstellung des Berechnungsschemas Seite 18 von 22

20 3.4.4 Darstellung der Lohnart auf dem Lohnschein Darstellung der Erstattung in der Meldeliste und im Protokoll U2 Die Erstattung erscheint in der Meldeliste erst nach dem Monatswechsel. Das Erstattungsprotokoll zur U2 kann über den Menüpunkt Meldungen/ Erstattung/ Protokoll U2 eingesehen und gedruckt werden. 3.5 Besonderheiten Bei Beschäftigungsverbot ohne Krankenschein kann die Höhe des Arbeitsausfalls nicht automatisch ermittelt werden. Das vom Anwender ermittelte fortgezahlte Brutto ist deshalb im Feld Fortgezahltes Brutto selbst zu erfassen. Können die Werte auf Grund von speziellen Besonderheiten (z.b. Tarif- oder Verdiensterhöhungen) vom Programm nicht ermittelt werden ist ebenfalls ein manuelles Überschreiben des Feldes Fortgezahltes Brutto nötig. 4 Umsetzung der Erstattung U2- Mutterschaft 4.1 Allgemeines Gesetzlich versicherte Arbeitnehmerinnen erhalten von den Krankenkassen einen Zuschuss von höchstens 13 kalendertäglich. Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss, wenn das durchschnittliche Kalenderentgelt die 13 überschreitet. Seite 19 von 22

21 4.2 Anlegen der Unterbrechung Das Anlegen zur Erstattung der Umlage 2 für Mutterschaft erfolgt, wie schon länger im Programm enthalten, über die Unterbrechungsgründe Mutterschafsgeld mit Zuschuss AG bzw. Mutterschafsgeld ohne Zuschuss AG. Es öffnet sich folgender Dialog. Seite 20 von 22

22 4.3 Erklärungen und Besonderheiten bezüglich der Eingabefelder Eingabefelder Schutzfrist von/ bis : Sowohl Schutzfristbeginn als auch Schutzfristende werden aus der Unterbrechung übernommen. Art des Lohns : Die Art des Lohns wird aus dem Personaldialog (Stammdaten/ Personal/ Firma/ Art des Lohns) übernommen. Wird die Art des Lohns im Vorschlagsdialog geändert, erfolgt nicht automatisch eine Änderung im Personaldialog. Stundenlohn und Akkordlohn haben Einfluss auf die unterschiedliche Kalendertageberechnung (89-92 Kalendertage). Monatliches Bruttoentgelt/ Nettoarbeitsentgelt : Angezeigt wird das durchschnittliche Monatsentgelt der letzten 3 Monate, nicht das vom Vormonat oder dem aktuellen Monat. Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt : Angezeigt wird das kalendertägliche Arbeitsentgelt, die 13 Zuschuss von der Krankenkasse sind hier noch nicht abgezogen wurden. Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer Beschäftigung : Die Eingabe in diesem Feld führt dazu, dass auch das kalendertägliche Netto anderer Arbeitgeber für die Höhe des Zuschlags mit herangezogen wird. Verrechnung : Hier kann ausgewählt werden ob der Erstattungsbetrag auf den Beitragskonto gutgeschrieben oder es auf ein Konto überwiesen werden soll Besonderheiten Es wird kein Ergebnis bei der Vorschlagsberechnung angezeigt, wenn die Arbeitnehmerin im selben Monat die Schutzfrist beginnt in dem sie auch die Beschäftigung aufgenommen hat. In diesem Fall ist es nötig das die Werte per Hand eingegeben werden. Wurde vor der Schutzfrist schon ein Monat abgerechnet, dann wird bei der Vorschlagsberechnung nur dieser Monat herangezogen. 4.4 Berechnungsbeispiel und Darstellung Beispiel Eine Angestellte mit Steuerklasse III erhält ein monatliches Festgehalt von 2000,00, Entbindungstermin ist der Seite 21 von 22

23 Monat Mai Juni Juli August Brutto 2000, , ,00 Schutzfrist: ab Netto 1547, , ,67 Netto Gesamt 1547,67 x 3 Monate = 4643,01 Kalendertägliches Nettoentgelt Höhe des monatlichen AG- Zuschusses 4643,01 : 90 Kalendertage = 51,59 51,59-13,00 = 38,59 X 17 Kalendertage = 656,03 Nach dem Monatswechsel entsteht eine Meldung mit dem Meldegrund 51. Die Erstattung erscheint in der Meldeliste erst nach dem Monatswechsel. Das Erstattungsprotokoll zur U1 kann über den Menüpunkt Meldungen/ Erstattung/ Protokoll U1 eingesehen und gedruckt werden. 4.5 Besonderheiten Zuschuss Mutterschaftsgeld Die Berechnung des Zuschusses kann nach folgenden Formeln ermittelt werden: Kalendertage, Dreißigstel und Arbeitstage. Können die Werte auf Grund von Besonderheiten nicht korrekt vom Programm ermittelt werden ist ein manuelles Überschreiben der Felder Durchschnittliches Bruttoentgelt, Durchschnittliches Nettoentgelt und Kalendertägliches Nettoentgelt erforderlich. Anschließend ist die Vorschlagsberechnung anzustoßen. Sofern schon eine Unterbrechung mit dem Grund Mutterschaftsgeld mit Zuschuss AG mit der Version für Juli 2011 erfasst wurde, sind folgende Schritte für einen sauberen Übergang nötig: Die Vorschlagsberechnung starten. Das Programm erkennt nun das die Vormonatsdaten für die Berechnung der Erstattung des Mutterschaftsgeldes fehlen. Die fehlenden Felder Art des Lohns, durchschnittliche Bruttoentgelt/ Nettoentgelt und das Kalendertägliche Nettoarbeitsentgelt, die Sie zur Berechnung des Mutterschaftsgeldes herangezogen haben sind manuell zu ergänzen. Nach der manuellen Eingabe ist eine Vorschlagsberechnung auszuführen, welche den monatlichen Zuschuss ermittelt. Dies führt automatisch zur Generierung der Lohnart 1015, welche Sie vermutlich schon über die Einzelerfassung eingegeben haben. Die von ihnen eingegebene Lohnart 1015 ist von Ihnen zu löschen. Wird das Update nach den Abrechnungsmonat Juli aufgespielt wird, sind ebenfalls die oben genannten Schritte durchzuführen. Seite 22 von 22