Elektronische U1/ U2-Erstattungsanträge (AAG-Verfahren)

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1 Elektronische U1/ U2-Erstattungsanträge (AAG-Verfahren) 1. Allgemeine Information Der Arbeitgeber ist verpflichtet U1 sowie U2 Erstattungsanträge elektronisch zu übermitteln. Das lizenzpflichtige Modul AAG-Verfahren wurde seitens der ITSG zertifiziert und ist integriert. Für das neue Modul wurde mit neuen Meldegründen innerhalb der Unterbrechungen sowie Programmfunktionen (Button <AAG Erstattung>) aufgenommen. Der Arbeitgeber sollte z.b. mit einem Steuerberater bzw. seinen Krankenkassen klären, ob er zur Abführung der U1-Umlage verpflichtet ist. Sollte der Arbeitgeber zur Abführung der U1- Beiträge verpflichtet sein, ist die entsprechend Einstellung im Firmenstamm vorzunehmen. Durch Zahlung der U1- Umlage kann die Abgabe der U1- Erstattungsanträge für die vorgesehenen Unterbrechungen erfolgen. Abb. 1. Feld Umlagepflicht im Firmenstamm Der Erstattungssatz z.b. der U1 ist pro Krankenkasse im Krankenkassenstamm Karteikarte B Beitragssätze festzulegen. Gemäß angegeben Erstattungssatz pro Krankenkasse ergibt sich der Erstattungssatz bei Entgeltfortzahlung. Seite 1 von 14

2 Abb. 2. Erstattungssatz Lohnfortzahlung im Krankenkassenstamm Entsprechend ist pro Krankenkasse im Krankenkassenstamm Karteikarte B Beitragssätze der Erstattungssatz für die Lohnfortzahlung U2 im Feld Erstattung Lfzg. % U2 zu definieren. Dieser liegt i.d.r. bei 100 Prozent. Aufgrund der Abführung der Umlage U2 ist die Erstattung für den Mutterschutz seitens der Krankenkasse gegeben. 2. Erstellung und Versand von Erstattungsanträgen Auslöser für die Möglichkeit der Erfassung eines Erstattungsantrags ist generell die Eingabe einer Unterbrechung mit einem dafür vorgesehen Meldegrund. Der Aufruf der Überbrechungen erfolgt über den Lohnassistenten Karteikarte 1 Personal. Klicken Sie nun auf den gewünschten Arbeitnehmer und dann auf den Button <Unterbrechungen>. Abb. 3. Aufruf Unterbrechungen Seite 2 von 14

3 Wird für einen Erstattungsantrag vorgesehene Unterbrechungsart in der Spalte UA eingegeben, erfolgt die Freigabe des Buttons <AAG Erstattung>. Abb. 4. Button <AAG Erstattung> für die Erfassung von Erstattungsanträgen Seite 3 von 14

4 Darf eine Unterbrechungsart nicht die Einreichung eines Erstattungsantrags auslösen bzw. zulassen, bleibt der Button <AAG Erstattung> deaktiviert. Abb. 5. Button <AAG Erstattung> deaktiviert Achtung: Innerhalb der SV-Unterbrechungen müssen zumindest die Spalten Von sowie UA gefüllt werden. Ist das Endedatum einer Unterbrechung noch nicht bekannt, darf KEIN Datum in der Spalte Bis eingegeben werden. BüroWare generiert je nach Sachverhalt automatisch entweder eine Zwischenabrechnung oder eine Endabrechnung. Seite 4 von 14

5 Beispiel: Wird ein Erstattungsantrag z.b. ab erstellt (Lohnanwender befindet sich im Lohnzeitraum ) und das Endedatum liegt im nächsten Lohnzeitraum, also in diesem Beispiel im Monat 10/2011, wird eine Zwischenabrechnung im Monat 09/2011 und eine Endabrechnung im Monat 10/2011 erstellt. 2.2 Erstattungsanträge U1 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall Ein Erstattungsantrag U1 ist beispielsweise im Krankheitsfall eines Arbeitnehmers bzw. Auszubildenden, für welchen er eine Entgeltfortzahlung erhalten hat, zu erstellen. Durch Eingabe folgender Meldegründe in den Unterbrechungen kann der Erstattungsantrag U1 erstellt werden bzw. wird der Button <AAG Erstattung> freigegeben: 40 Entgeltfortzahlung 49 Krankheit/ Kur inklusive der Entgeltfortzahlung ( 23c SGB IV) Beispiel: Beim Arbeitnehmer 1350 tritt am der Krankheitsfall ein. Dies wird in den Unterbrechungen z.b. mit dem Unterbrechungsgrund 40 angegeben. Nach Erfassung ist die Zeile zu speichern. Stellen Sie sich nun auf diese Unterbrechung. Es wird der Button <AAG-Erstattung> freigegeben: Seite 5 von 14

6 Abb. 6. Erfassung einer Entgeltfortzahlung Durch Klick auf den Button <AAG Erstattung> gelangen Sie in den Erstattungsantrag. BüroWARE ermittelt automatisch die bekannten Werte und weist diese aus. Die Abrechnungsart wird in unserem Beispiel mit Zwischenabrechnung gekennzeichnet, Seite 6 von 14

7 da derzeit noch kein Unterbrechungsende der Entgeltfortzahlung eingegeben wurde. Abb. 7. Erstattungsantrag Karteikarte Allgemein Im Bereich Bankverbindung müssen nun lediglich die Angaben eingegeben werden. Innerhalb der Karteikarte Erstattung bei Arbeitsunfähigkeit erhält der Anwender aufgrund der in den Lohndaten vorhandenen Angaben einen Vorschlag. In der Regelt muss nun lediglich das Feld Ursache der Arbeitsunfähigkeit mit der zutreffenden Angabe gefüllt werden. Seite 7 von 14

8 Abb. 8. Erstattungsantrag Karteikarte Erstattung bei Arbeitsunfähigkeit Prüfen Sie nun die angegebenen Einträge: Abb. 9. Prüfung Erstattungsantrag bei Arbeitsunfähigkeit Bei unserem Beispiel sind keine Fehler aufgetreten. Erfolgt der Hinweis auf einen Fehler, erhalten Sie die genaue Fehlerbeschreibung in der Karteikarte Prüfprotokoll. Seite 8 von 14

9 Abb. 10. Erstattungsantrag bei Arbeitsunfähigkeit Karteikarte Prüfprotokoll Liegt ein fehlerfreies Prüfprotokoll vor, kann der Datensatz durch Klick auf den Button <Senden/Drucken> direkt übermittelt und gedruckt werden. 2.3 Erstattungsanträge U2 Entgeltfortzahlung für den Mutterschutz Ein Erstattungsantrag U2 ist im Rahmen des Mutterschutzes zu erstellen. Durch Eingabe u.g. Meldegrund in den Unterbrechungen kann der Erstattungsantrag U2 erstellt werden bzw. wird der Button <AAG Erstattung> freigegeben: 89 Beschäftigungsverbot (individuell) 90 Beschäftigungsverbot (generell) Wird in den Unterbrechungen der Meldegrund 89 bzw. 90 angegeben, erfolgt die Freigabe des Buttons <AAG-Erstattung>. Beispiel: Die Arbeitnehmerin befindet sich in Mutterschutz. Dies wird in den Unterbrechungen z.b. mit dem Meldegrund 90 angegeben. Nach Erfassung der Unterbrechung ist die Zeile zu speichern. Stellen Sie sich nun auf diese Unterbrechung. Es wird der Button <AAG-Erstattung freigegeben: Seite 9 von 14

10 Abb. 11. Erfassung eines Beschäftigungsverbot Durch Klick auf den Button <AAG-Erstattung> gelangen Sie ein den Erstattungsantrag. BüroWARE ermittelt automatisch die bekannten Werte und weist diese aus. Die Unterbrechungsart wird in unserem Beispiel mit Endabrechnung gekennzeichnet, da bereits das Unterbrechungsende eingetragen ist. Seite 10 von 14

11 Abb. 12. Erstattungsantrag bei Beschäftigungsverbot Im Bereich Bankverbindung müssen nun lediglich die Angaben eingegeben werden. Innerhalb der Karteikarte Erstattung bei Beschäftigungsverbot erhält der Anwender aufgrund der in den Lohndaten vorhandenen Angaben einen Vorschlag. In der Regel muss nun lediglich das Feld Art des Beschäftigungsverbotes mit der zutreffenden Angabe gefüllt werden. Seite 11 von 14

12 Abb. 13. Erstattungsantrag Karteikarte Erstattung bei Beschäftigungsverbot Prüfen Sie nun die angegebenen Einträge: Abb. 14. Prüfung Erstattungsantrag bei Beschäftigungsverbot Die Warnmeldungen können der Karteikarte Prüfprotokoll entnommen werden. Der Druck sowie Versand kann entsprechend Erstattungsantrag U1 vorgenommen werden. Seite 12 von 14

13 3. Übersicht über eingereichte Erstattungsanträge Eine Übersicht über bereits erfasst Anträge erhalten Sie im Lohnassistenten Karteikarte 1 Personal Button <AAG>: Abb. 15. Aufruf erfasster AAG- Erstattungsanträge Abb. 16. Übersicht Erstattungsanträge pro Arbeitnehmer Wählen Sie den gewünschten Erstattungsantrag aus und klicken Sie auf <Erfassen/Ändern>. Sie gelangen in den ursprünglichen Erstattungsantrag. Es ist beispielsweise ersichtlich, mit welcher Dateifolgenummer bzw. wann der Seite 13 von 14

14 Erstattungsantrag versendet wurde. Abb. 17. Gedruckter bzw. versendeter Erstattungsantrag bei Arbeitsunfähigkeit Seite 14 von 14