So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung

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1 So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung Software WISO Unternehmer Suite / WISO Lohn & Gehalt / Unternehmer Suite Professional und Mittelstand Thema Lohnfortzahlung / Erstattung Version/Datum V Wie können die Werte für eine Lohnfortzahlung / Erstattung ermittelt werden? Um die Werte für die Lohnfortzahlung nach 10 LFZG in einem Abrechnungszeitraum ermitteln zu können, sind in unterschiedlichen Bereichen der Software Hinterlegungen vorzunehmen. Da die Lohnfortzahlung / Erstattung viele Bereiche betrifft und bei Gehaltsempfängern anders als bei Stundenlohnempfängern vorzugehen ist, dient das folgende Inhaltsverzeichnis als Navigationshilfe. Inhalt 1. Einstellungen in den Stammdaten des Mitarbeiters Einstellungen in der jeweiligen Einzugsstelle Einstellungen in den Lohnarten Einstellungen in der Lohnart Gehalt Einstellungen in den Lohnarten Stundenlohn und Fortzahlung Lohn bei Krankheit Bruttolohnerfassung Ein Mitarbeiter ist mehrmals in einem Monat krank Druck und Versand des Erstattungsantrages Ende der Lohnfortzahlung Erforderliche Eintragung bei Stundenlohnempfängern Erforderliche Eintragung bei Gehaltsempfängern Einstellungen in den Stammdaten des Mitarbeiters Zunächst ist die Entsprechende Fehlzeit bei dem betroffenen Mitarbeiter zu hinterlegen. Wechseln Sie dazu bitte in den Bereich Personal > Überblick / Stammdaten > Mitarbeiter und öffnen den betroffenen Mitarbeiter per Doppelklick. 1 S e i t e

2 Wechseln Sie innerhalb des Mitarbeiters in den Bereich Lohn- Abrechungsdaten > Fehlzeiten. Wählen Sie den Reiter Fehlzeiten (Bearbeitung) und klicken auf Neu. Es wird folgendes Fenster geöffnet. Dieses befüllen Sie bitte mit allen relevanten Informationen. Alle mit einer Ziffer markierten Felder sind Pflichtfelder. Sofern der Mitarbeiter am ersten Tag der Krankmeldung noch teilweise gearbeitet, setzen Sie bitte an entsprechender Stelle einen Haken. Klicken Sie anschließend auf Speichern & schließen. Verlassen Sie bitte ebenfalls den Mitarbeiterdatensatz über den links oben in der Ecke. 2 S e i t e

3 Die Fehlzeiten von sind vom Arbeitgeber zu erfassen, damit bei Teilentgeltzahlungszeiträumen die Beschäftigungszeit ermittelt wird und dadurch die Sozialversicherungstage zur Ermittlung der Beitragsbemessungsgrenzen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung errechnet werden können. Aus den erfassten Daten müssen die Kalenderdaten und die Art der Fehlzeit ersichtlich sein. Um die Sicherheit des Abrechnungsverfahrens wesentlich zu erhöhen, ist die Steuerung über einen Fehlzeitenschlüssel vorzunehmen. Die Bewertung der Fehlzeitenarten mit ihren Auswirkungen auf die Ermittlung der Sozialversicherungstage, die Dauer der Mitgliedschaft und die Abgabe der Meldungen wird damit maschinell durchgeführt. Hinweis: Die Aufzeichnung der Fehlzeiten ist sehr sorgfältig vorzunehmen, da diese unter Umständen zur Kürzung der Sozialversicherungstage führen können. Bestimmte Fehlzeiten haben direkte Auswirkung auf die Lohnberechnung Beispiele: Fehlzeit 10.1 Entgeltfortzahlung nach U1 Unterliegt der Arbeitnehmer z.b. der Umlagepflicht nach U1 und U2 und ist für diesen Arbeitnehmer für einen Zeitraum die Fehlzeit 10.1 Entgeltzahlung nach U1 eingetragen dann wird in den Vorgaben der Abrechnung im Abschnitt Tage für Lohnfortzahlung die Anzahl der Tage im Feld U1 Tage ausgewiesen. Der Erstattungsbetrag wird berechnet, wenn zusätzlich in der Lohnart, welche die Basis für die Berechnung des Erstattungsbetrages darstellt, die Option Berücksichtigung für Lohnfortzahlung aktiviert ist. Hierzu erhalten Sie weiter unten die entsprechenden Informationen zur Hinterlegung. 3 S e i t e

4 Fehlzeit 10.4 Erstattung während des Beschäftigungsverbotes (nur für weibliche Arbeitnehmer) Zusätzlich zur Hinterlegung dieser Fehlzeit muss bei der betreffenden Einzugsstelle der Erstattungssatz für Beschäftigungsverbote eingetragen werden. Wechseln Sie dazu in den Bereich Personal > Überblick / Stammdaten > Einzugstellen und öffnen die betroffene Einzugsstelle per Doppelklick. Wechseln Sie dann auf den Reiter Umlagesätze und prüfen die markierten Daten. Hinweis: Je nach Art der Fehlzeit ist aufgrund sozialversicherungsrechtlicher Kriterien die Abgabe einer SV-Meldung notwendig. Diese SV-Meldung wird durch die Hinterlegung der Fehlzeit durch das Programm automatisch generiert. Z.B. 4.3 Krankheit/Kur nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Übergangsgeld: kürzt SV-Tage, +1 voller Kalendermonat dann Abmeldung 2. Einstellungen in der jeweiligen Einzugsstelle Um die relevanten Einstellungen in den Einzugsstellen zu hinterlegen, wechseln Sie bitte in den Bereich Personal > Überblick / Stammdaten > Einzugstellen und öffnen die entsprechende Einzugsstelle mit Doppelklick. Wechseln Sie dann zunächst auf den Reiter Umlagesätze. Stellen Sie bitte sicher, dass die im eingerahmten Bereich hinterlegbaren Felder alle mit Daten befüllt sind. Achtung: Bei den hier dargestellten Werten handelt es sich um Bespieldaten! Sofern Ihnen die Werte der entsprechenden Einzugsstelle nicht bekannt sind, besteht die Möglichkeit die Daten über Beiträge holen von einem Zentralserver abzurufen. Beachten Sie bitte hier, dass es sich um die Standardwerte der Einzugsstelle handelt. Sofern Sie alternative Werte verwenden möchten (die meisten Krankenkassen bieten unterschiedliche Umlagesätze an), tragen Sie diese bitte manuell ein. 4 S e i t e

5 Wechseln Sie bitte auf den Reiter Bank/LFZ/Fibu. Wählen Sie an dieser Stelle bitte im Bereich Lohnfortahlung (ab 2013), ob Sie die Art der Rückerstattung als Gutschrift oder Überweisung erhalten möchten. Überweisung: Der Erstattungsbetrag wird von der Einzugsstelle überwiesen. Geben Sie dann den gewünschten Verwendungszweck an. Gutschrift: Der Erstattungsbetrag wird auf dem Beitragskonto gut geschrieben. Es erfolgt eine Verrechnung mit dem nächsten Beitragsnachweis. Beachten Sie bitte, dass die Verrechnung intern bei der Einzugsstelle erfolgt. Die Software weist das Guthaben nicht aus. 3. Einstellungen in den Lohnarten Hier ist zu unterscheiden, ob es sich bei dem Mitarbeiter um einen Gehalts- oder Stundenlohnempfänger handelt. Grundsätzlich ist es zunächst erforderlich, dass Sie die Lohnarten anpassen. Sofern Sie die Lohnarten nicht sehen, orientieren Sie sich bitte an folgendem Screenshot. 5 S e i t e

6 3.1. Einstellungen in der Lohnart Gehalt Nachfolgend wird erläutert, wie Sie die Lohnart 100 Gehalt anpassen, damit ein Erstattungsantrag durch die Software generiert wird. Öffnen Sie zunächst die entsprechende Lohnart per Doppelklick und passen diese entsprechend der folgenden Darstellung an. Nachdem Sie auf Ändern geklickt haben, erfolgt eine Abfrage. Bestätigen Sie diese unbedingt mit OK. 6 S e i t e

7 Nach Anpassung der Lohnart, speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf Die erforderlichen Anpassungen sind getroffen und die Software erstellt Ihnen einen Erstattungsantrag. Wie dieser gedruckt wird, erfahren Sie in Kapitel Einstellungen in den Lohnarten Stundenlohn und Fortzahlung Lohn bei Krankheit Öffnen Sie zunächst die entsprechende Lohnart per Doppelklick und passen diese entsprechend der folgenden Darstellung an. Nachdem Sie auf Ändern geklickt haben, erfolgt eine Abfrage. Bestätigen Sie diese unbedingt mit OK. Nachdem Sie die Lohnart entsprechend angepasst haben, speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf. Sofern keine Änderung erforderlich war, Schließen Sie die Lohnart wieder. Öffnen Sie anschließend die Lohnart mit der Bezeichnung Fortzahlung Lohn bei Krankheit und passen auch hier die Einstellungen entsprechend der folgenden Darstellung an. 7 S e i t e

8 Auch diese Lohnart verlassen Sie nach Änderung der Daten über die Schaltfläche 4. Bruttolohnerfassung Sind alle Eintragungen in den Stammdaten vorgenommen, rechnen Sie den Gehaltsempfänger in gewohnter Art und Weise ab. Bei Gehaltsempfängern wird die Anzahl der Tage für Lohnfortzahlung, sowie der Erstattungsbetrag automatisch ermittelt. Bezüglich eines Stundenlohnempfängers verfahren Sie bitte wie folgt. Wechseln Sie in den Bereich Personal > Erfassung und wählen den betroffenen Mitarbeiter aus. Öffnen Sie im Anschluss den Monat, in welchem der Mitarbeiter fehlt, mit einem Doppelklick. Innerhalb der Abrechnung des entsprechenden Monats, tragen Sie, wie unten Beispielhaft dargestellt, die reguläre Lohnart Stundenlohn ein. Tragen Sie dann die tatsächlich gearbeiteten Stunden Ihres Mitarbeiters ein. Damit die Lohnfortzahlung berücksichtigt wird, tragen Sie zusätzlich die Lohnart Fortzahlung Lohn bei Krankheit ein. Beachten Sie hierbei bitte, dass Sie die Stunden eintragen, in denen der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat. 8 S e i t e

9 Um das Ergebnis zu kontrollieren, klicken Sie bitte auf den Reiter Lohnkonto und scrollen nach unten. Sofern Sie diesen Reiter nicht direkt angezeigt bekommen, klicken Sie mit den kleinen Peiltasten immer weiter nach rechts. Achtung: Ist ein Mitarbeiter mehr als ein Mal in einem Monat krank sind folgende Hinweise unbedingt zu beachten. 5. Ein Mitarbeiter ist mehrmals in einem Monat krank Beispiel: Der Mitarbeiter ist im Monat Juni 2015 einmal vom bis und dann erneut vom bis krank. Es ist in diesem Fall zunächst erforderlich, dass Sie die entsprechenden Fehlzeiten in den Lohn- Abrechnungsdaten des Mitarbeiters eintragen. Gehen Sie hierzu wie oben beschrieben vor. Um diese Zeiträume korrekt abzugrenzen, ist es erforderlich weitere Abrechnungsvorgaben einzugeben. Öffnen Sie zunächst den Datensatz des Mitarbeiters mit einem Doppelklick und gehen wie in folgender Darstellung aufgezeigt vor. 9 S e i t e

10 Nachdem Sie die Daten eingetragen haben, speichern Sie den Datensatz des Mitarbeiters wie gewohnt über Die Abgrenzung über die Abrechnungsvorgabe hat die Auswirkung, dass Sie im Bereich Personal > Erfassung den entsprechenden Monat (wie unten im Auszug zu sehen) mehrfach dargestellt bekommen. Es ist erforderlich, dass Sie die Stundenlöhne oder das Gehalt, sinnvoll und den Zeiträumen entsprechend, auf die beiden Abrechnungszeiträume verteilen. Achten Sie auch hier bitte bei Stundenlohnempfängern auf die Verwendung von jeweils zwei Lohnarten. 6. Druck und Versand des Erstattungsantrages Um den Erstattungsantrag zu drucken wechseln Sie in den Bereich Personal > Übergeben / Auswerten > Auswerten & Übertragen > Beitragsabrechnung. Wählen Sie den Reiter Erstattungsantrag und wählen dann das Layout (Erstattungsantrag U1) und starten den Druck über Bildschirm oder Drucken. 10 S e i t e

11 Um den Versand auszuführen, klicken Sie bitte bei Ziffer 4 in der oberen Darstellung auf Übertragen und folgen dem Assistenten zum Versand der Daten im Bereich der Sozialversicherung. 7. Ende der Lohnfortzahlung Ist Ihr Mitarbeiter länger als 42 Tage wegen derselben Krankheit am Stück krank, ist es erforderlich, dass Sie eine neue Fehlzeit hinterlegen. Sie haben hierbei die Wahl zwischen den Fehlzeiten 4.1 bis 4.4 damit die Software eine Sozialversicherungsmeldung mit dem Meldegrund 51 Unterbrechungsmeldung erstellen kann. Wechseln Sie bitte in den Bereich Personal > Überblick / Stammdaten > Mitarbeiter und öffnen den betroffenen Mitarbeiter per Doppelklick. Wechseln Sie dann auf Lohn- Abrechnungsdaten > Fehlzeiten und klicken auf Neu. In folgender Darstellung, sehen Sie eine Bespielhafte Darstellung einer Nachfolgefehlzeit. Tragen Sie als Von Datum bitte den Kalendertag nach Ende der Lohnfortzahlung ein. Als Bis Datum tragen Sie bitte den derzeit bekannten finalen Tag der Krankmeldung ein. 11 S e i t e

12 Nachdem Sie die Fehlzeit gespeichert haben, speichern sie wie gewohnt den Mitarbeiterdatensatz über Wechseln Sie in den Bereich Personal > Erfassung und öffnen den entsprechenden Lohnmonat. In diesem Fall Juli Beachten Sie unbedingt ebenfalls die folgenden Punkte (7.1 und 7.2). 12 S e i t e

13 Um das Ergebnis zu kontrollieren, klicken Sie bitte auf den Reiter Lohnkonto und scrollen nach unten. Sofern Sie diesen Reiter nicht direkt angezeigt bekommen, klicken Sie mit den kleinen Pfeiltasten immer weiter nach rechts. 7.1 Erforderliche Eintragung bei Stundenlohnempfängern Damit die Lohnfortzahlung weiterhin berücksichtigt wird, tragen Sie die Lohnart Fortzahlung Lohn bei Krankheit ein. Beachten Sie hierbei bitte, dass Sie die Stunden eintragen, in denen der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat. Da der Mitarbeiter in unserem Beispiel im Juli 2015 vollständig krank ist, tragen Sie bei Stundenlohnempfängern keinen Stundenlohn ein. 7.2 Erforderliche Eintragung bei Gehaltsempfängern Bei Gehaltsempfängern ist es erforderlich, dass Sie das Gehalt entsprechend um die nicht gearbeiteten Tage kürzen. 13 S e i t e