SPG-Verein - wichtige Anleitung zum Einstieg -

Transkript

1 Sparkasse Hochsauerland Electronic Banking-Team Am Markt 4, Brilon Telefon 02961/ SPG-Verein - wichtige Anleitung zum Einstieg - Inhaltsverzeichnis 1. Gläubiger-ID beantragen / Vereinbarung Spk 2. Vereinsdaten anlegen / pflegen 3. Abteilungen und Beiträge pflegen 4. Mitglieder erfassen / pflegen 5. Datensicherung Erledigen Sie erst die Punkte bevor Sie Mitglieder erfassen! Tipp: Im Programm ist bereits ein Test- Verein angelegt. Schauen Sie dort doch mal rein. Sie können dort viele Dinge sehen und lernen. Diese Anleitung gibt s hier zum Download: Seite 1 von 9

2 1. Gläubiger-ID beantragen + Vereinbarung mit Sparkasse Um Lastschriften einziehen zu können, ist eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank elektronisch zu beantragen. Das Antragsformular hierzu kann unter dem Link aufgerufen werden. Dort füllen Sie bitte das Formular aus. Die Bundesbank prüft die Daten und sendet Ihnen innerhalb weniger Tage per die Gläubiger-ID für Ihren Verein. Mit der Sparkasse ist eine Vereinbarung zum Einzug von Lastschriften zu schließen. Bitte sprechen Sie Ihren Kundenberater an. Weitere Informationen zur Gläubiger-ID und SEPA können auf der Homepage der Bundesbank unter Zahlungsverkehr nachgelesen werden. Außerdem gibt es Informationen bei der Sparkasse: Seite 2 von 9

3 2. Vereinsdaten anlegen / pflegen Klicken Sie auf Bestand Neu bis sich folgendes Fenster öffnet. In diesem Feld geben Sie das Kennzeichen des Vereines ein. Das Kennzeichen ist beliebig auswählbar. Weiter geht s mit OK. Hier im Reiter tragen Sie den Namen des Vereines und die Adresse ein. Seite 3 von 9

4 Hier im Reiter tragen Sie die Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners ein. Hier im Reiter tragen Sie bitte die Bankverbindung Ihres Vereins ein! WICHTIG!!! Außerdem muss hier die Gläubiger-ID eingetragen werden. Ohne die Gläubiger-ID können Sie keine SEPA-Lastschriften einziehen. Eine Anleitung zum Thema SEPA wurde mit dem Programm installiert. Verfügbar unter START/PROGRAMME/SPG-Verein/Anleitung. Außerdem bekommen Sie die Anleitung hier: Seite 4 von 9

5 Dann klicken Sie bitte Einstellungen Einstellungen(Bestand) bis sich folgendes Fenster öffnet. Die folgenden Werte sollten wie abgebildet eingestellt werden. Haben Sie alle Einstellungen gewählt, klicken Sie auf Speichern. Seite 5 von 9

6 3. Abteilungen/Beiträge pflegen Klicken Sie auf Stammdaten Stammdaten pflegen Abteilungen/ Beiträge pflegen bis sich folgendes Fenster öffnet. Hier werden Ihnen die bereits angelegten Abteilungen angezeigt. Sie müssen mindestens eine Abteilung anlegen. Auch dann, wenn es in Ihrem Verein keine Abteilungen gibt. Wenn Sie eine neue Abteilung hinzufügen wollen, klicken Sie einfach auf Neu. Wollen Sie eine der bereits vorhandenen Abteilungen ändern, klicken Sie einfach auf Ändern. Es öffnet sich dann folgendes Fenster. Seite 6 von 9

7 Tragen Sie nun die gewünschte Bezeichnung der Abteilung ein. Fügen Sie dann die unterschiedlichen Beitragsarten in die dafür vorgesehen Zeilen und Spalten ein. Achtung: Die Überschriften der Spalten geben vor, mit welchem Zahlungsrhythmus eingezogen werden soll. Die meisten Vereine kennen nur jährliche Beitragseinzüge. In dem Fall bitte die restlichen Spalten auf 0,00 setzen. Wie Sie in der Abbildung sehen, ist es auch möglich für verschiedene Mitgliedergruppen unterschiedliche Beiträge zu erfassen. Um die Informationen zu speichern klicken Sie auf Speichern. 4. Mitglieder erfassen / pflegen Jetzt können Sie die ersten Mitglieder erfassen. Klicken Sie auf Mitglieder Änderungsdienst Mitglieder pflegen bis sich folgendes Fenster öffnet. Klicken Sie dann zur Neuanlage auf Neu Änderungen an einem Mitglied starten Sie mit einen Doppelklick auf das zu pflegende Mitglied. Unter dem Reiter 1 sind Adress- und Kommunikationsdaten zu pflegen. Seite 7 von 9

8 Im Reiter 2 wird hinterlegt, wie die Beiträge eingezogen werden. Zahlungsart = SEPA-Lastschrift bedeutet, dass im SEPA-Format eingezogen wird. Dann ist es Pflicht, die unten markierten Felder ebenfalls zu füllen: IBAN und BIC muss Ihnen das Mitglied mitteilen. Als SEPA-Mandatsreferenz vergeben Sie bitte die Mitgliedsnummer (siehe im Feld Mitgl.-Nr. ). In das Feld SEPA-Ausführung als stellen Sie bei einem neuen Mitglied immer Erst- Lastschrift ein. In das Feld vom tragen Sie das Datum ein, zu dem das Mitglied unterschrieben hat. Reiter 2 zeigt weiter an welche Abteilungen das Mitglied nutzt und welche Beiträge zu zahlen sind. Tipp: Halten Sie die Maus über ein Feld. Sind für dieses Feld Erläuterungen vorhanden, werden diese unten links im Fenster angezeigt. Wenn Sie auf den Pfeil ( ) bei ANR klicken, werden Ihnen alle angelegten Abteilungen angezeigt. Sie können dann die Abteilung auswählen. Geben Sie dann noch bei Status ein a für aktiv oder ein p für passiv ein und tragen Sie das Eintrittsdatum in dem daneben liegenden Feld ein. Klicken Sie im Feld Bart (Beitragsart) auf den Pfeil um zu bestimmen welche Beitragsart das Mitglied hat. Unter ZW können Sie die Zahlungsweise des Beitrageinzuges bestimmen. Geben Sie ein m für monatlich, ein v für vierteljährlich, ein h für halbjährlich oder ein j für jährlich ein. Sobald Sie auf Speichern klicken wird der jeweilige Beitrag automatisch in der letzten Spalte Beitrag angezeigt. Seite 8 von 9

9 Erhebung der Beiträge inkl. Einreichung der Lastschriften bei der Sparkasse: Eine Anleitung finden Sie auf Ihrem PC. Klicken Sie in Ihrem Windows auf Start / Alle Programme / SPG-Verein / Anleitung dort finden Sie die Datei 2_Anleitung_Beitragseinzug.pdf Ansonsten gibt es die Anleitung auch hier: 5. Datensicherung Erstellen Sie regelmäßig Datensicherungen. Wählen Sie dazu Extras Datensicherung alle Daten sichern (zip-datei) Legen Sie dann bei Sichern unter fest wohin die Datensicherung geschrieben werden soll. Speichern Sie auf einen Datenträger wie zum Beispiel USB-Stick. Stand: Seite 9 von 9