Lohnänderungen Lohnänderungen SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 1

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1 Lohnänderungen 2009 SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 1

2 . Inhaltsverzeichnis 1. Überblick über die Lohnänderungen Gefahrentarifstellen UV-Träger Firmenstamm Gefahrentarifstelle Personalstamm Gefahrentarifstelle Lohnartenstamm Gefahrentarifstellen - Bruttolohnerfassung Gefahrentarifstellen Lohnkonto Bildschirm Korrektur von Gefahrentarifstellen Insolvenzgeldumlage Versand der Lohnsteuerbescheinigung Anlage der neuen Zeitkarten im Firmen- sowie Krankenkassenstamm Identifikationsnummer Neue Lohnlizenz Sofortmeldung Berufsständische Versorgungswerke Neue Funktion in der Stammdatenprüfung...21 SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 2

3 1. Überblick über die Lohnänderungen Ab Januar müssen zwingend die Gefahrentarifstellen bei jedem Arbeitnehmer hinterlegt werden, da die Werte mit der SV-Meldung an die Berufsgenossenschaften gemeldet werden! - Die Insolvenzgeldumlage muss monatlich abgeführt werden! Eine Berücksichtigung befindet sich innerhalb Beitragsschätzung sowie bei der Anwendung der vorgezogenen Lohnabrechnung. - Für den Versand der Lohnsteuerbescheinigungen wird nun ein Zertifikat benötigt. - Für Korrekturen im Vorjahr wurde wieder der Korrekturbeitragsnachweis eingeführt. - Die Kilometer können bei der 1% Regelung wieder ab dem 1. Kilometer abgesetzt werden. - Im Firmenstamm sowie Krankenkassenstamm müssen neue Zeitkarten angelegt werden. - Ein Feld für die Identifikationsnummer wurde im Personalstamm integriert. - Beantragung Sie eine neue Lohnlizenz für 2009! - Der erhöhte Beitragssatz entfällt ab dem Jahr Sofortmeldungen werden wieder eingeführt (nur für bestimmte Betriebszweige). - Versorgungswerk - Erweiterung der Stammdatenprüfung SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 3

4 2. Gefahrentarifstellen Die Gefahrentarifstellen müssen zwingend ab Januar 2009 in den Stammdaten eingepflegt werden.!!! Es muss ab dem Jahr 2009 monatlich eine Zuordnung pro Lohnart bzw. Mitarbeiter bezüglich der Gefahrentarifstellen erfolgen! Die Werte werden mit den jeweiligen SV-Meldungen an die Berufsgenossenschaften gemeldet. Wurde eine Gefahrentarifstelle nicht korrekt hinterlegt, muss die Korrektur über das Korrekturmodul erfolgen! 2.1. UV-Träger Firmenstamm Im Firmenstamm steht nun die neue Karteikarte 3 UV zur Verfügung. Tragen Sie an dieser Stelle die für Sie zuständige Berufsgenossenschaft ein. Innerhalb der Felder auf der rechten Seite der Karteikarte kann der Ansprechpartner inkl. der direkten Durchwahl bei der Berufsgenossenschaft hinterlegt werden. Abb. 1 Firmenstamm Karte 3 UV-Träger SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 4

5 Pro Betriebsstätte können ebenfalls bis zu zwei Berufsgenossenschaften hinterlegt werden. Der Aufbau der Maske ist identisch mit der im Firmenstamm. Abb. 2 Betriebsstätten-Stammdaten Karte 3 UV-Träger Im BW Programmpfad müssen die Dateien UVGT.txt sowie UVSD.txt vorhanden sein, damit auf die Auswahltabelle zugegriffen werden kann. Diese Dateien werden regelmäßig automatisch über das Internet aktualisiert. Voraussetzung hierfür ist, dass das Zugriffsrecht 046 UV-/BV-Stammdatei automatisch updaten unter Lohnbuchhaltung -> Allgemeine Einstellungen aktiviert ist. Es ist weiterhin zu empfehlen an dieser Stelle das Zugriffsrecht 042 Internet-Update nur einmal täglich prüfen zu aktivieren. Achten Sie darauf, dass diese nicht von einer Firewall geblockt werden! SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 5

6 2.2. Gefahrentarifstelle Personalstamm Im Personalstamm steht nun die Karteikarte SV II zur Verfügung. Tragen Sie den UV- Träger sowie die jeweiligen Gefahrentarifstellen ein. Die Angaben müssen bei allen Arbeitnehmern eingetragen werden! Abb. 3 Personalstamm Karte SV II Im Feld UV-Träger kann die Auswahltabelle der Berufsgenossenschaften mit F5 geöffnet werden. In der Auswahltabelle werden die Berufsgenossenschaften dargestellt, welche im Firmenstamm vordefiniert wurden. Innerhalb der Karteikarte Entgelt im Personalstamm sollte bei Gehaltsempfängern das Feld Normalstunden gefüllt werden. SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 6

7 Abb. 4 Personalstamm - Normalstunden Werden bei Gehaltsempfängern keine Normalstunden definiert, dann verwendet das Programm für den Stundenvorschlag das vierfache der Stunden pro Woche. Bei Stundenlohnempfängern werden bei der Ermittlung der Stunden die in der Bruttolohnerfassung eingetragenen Stunden berücksichtigt Gefahrentarifstelle Lohnartenstamm Im Lohnartenstamm ist das Feld Gefahrentarifstelle entweder manuell oder das Feld Kennzeichen GTS ist zu füllen. Soll bei einer Lohnart generell die Gefahrentarifstelle 1 aus dem Personalstamm verwendet werden, füllen Sie das Feld Kennzeichen GTS mit 1 GTS1 aus PEStamm. Möchten Sie jeweils manuell in der Bruttolohnerfassung die Gefahrentarifstelle zuordnen füllen Sie dieses Feld mit 0 GTS manuell eingeben. SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 7

8 Abb. 5 Lohnartenstamm Hinterlegung der Gefahrentarifstelle (GTS) 2.4. Gefahrentarifstellen - Bruttolohnerfassung In der Bruttolohnerfassung Positionen werden die Spalten GTS (Gefahrentarifstelle) sowie GSt (Gefahrentarifstunden) dargestellt. Abb. 6 Bruttolohnerfassung Positionen Sollten diese Spalten nicht bei Ihnen angezeigt werden, dann klicken Sie in der Bruttolohnerfassung Positionen auf den Button Zusatzmenü und wählen Sie den Punkt Tabellenwechsel aus. Sind bei den einzelnen Arbeitnehmern die Lohnzeilen als dauerhaft gekennzeichnet, speichern Sie die Zeilen erneut und überprüfen Sie die Felder in der Spalte GTS sowie GSt auf Richtigkeit. Werden mehrer Lohnarten mit Gefahrentarifstellen erfasst, muss die Aufteilung der Gefahrentarifstunden manuell in der Bruttolohnerfassung erfolgen. SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 8

9 2.5. Gefahrentarifstellen Lohnkonto Bildschirm Nach der Nettolohnberechnung werden die Angaben aus der Bruttolohnerfassung in das Lohnkonto Bildschirm übernommen. Die Angaben werden innerhalb der Karteikarte SV II dargestellt. Abb. 7 Gefahrentarifstellen Lohnkonto Bildschirm Es ist zu empfehlen die erfassten Werte monatlich vor dem Monatsabschluss anhand des Lohnkonto Bildschirm zu überprüfen! SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 9

10 2.6. Korrektur von Gefahrentarifstellen Stellt der Lohnsachbearbeiter beispielsweise im Februar 2009 fest, dass bei einzelnen Arbeitnehmern nicht die korrekte Gefahrentarifstelle eingetragen wurde, muss die Korrektur über das Korrekturmodul erfolgen. Gehen Sie hierzu in das Korrekturmodul und legen Sie für die jeweiligen Arbeitnehmer ein Korrekturlohnkonto an. Innerhalb der Positionstabelle stehen nun auch die Spalten GTS sowie GSt zur Verfügung. Die Korrektur ist wie gewohnt vorzunehmen, d.h. die zu korrigierenden Zeilen müssen storniert und anschließend neu erfasst werden. SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 10

11 3. Insolvenzgeldumlage Im Firmenstamm wurde in den Bemessungsgrenzen das neue Feld Insolvenzgeldumlage aufgenommen. Abb. 8 Firmenstamm Insolvenzgeldumlage Die Insolvenzgeldumlage wird ab Januar 2009 in der Beitragsschätzung sowie im Beitragsnachweis innerhalb der Beitragsgruppe 0050 berücksichtigt. Ab Januar 2009 wird für die Ermittlung der Insolvenzgeldumlage das RV- Brutto herangezogen. SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 11

12 4. Versand der Lohnsteuerbescheinigung Ab dem Jahr 2009 können die Lohnsteuerbescheinigungen nur noch mit einem Zertifikat versendet werden. Beachten Sie diesbezüglich bitte unser Rundschreiben vom Eine ausführliche Beschreibung steht auf dem Partner- FTP unter /SoftENGINE/Dokumentationen/Handbücher/Lohnbuchhaltung (Lohnbuchhaltung 2009.pdf sowie LSt-Bescheinigung ab 2009.pdf) bereit! 5. Korrekturbeitragsnachweis Ab dem Jahr 2009 wird der Korrektur-Beitragsnachweis wieder eingeführt. Werden nachträglich noch Korrekturen, die sich auf die SV-Beiträge auswirken, für Zeiten bis einschließlich Dezember 2008 erfasst (Märzklausel, Korrektur des Vorjahres), erfolgt der Ausdruck des Korrekturbeitragsnachweises an den jeweiligen Stellen automatisch. 6. Privat Nutzung PKW 1% Regelung Die gesetzliche Änderung bezüglich der 1%-Methode tritt rückwirkend zum in Kraft. Sie können demnach, sofern gewünscht, ab dem 1. Entfernungskilometer rückwirkend korrigieren. Um bereits abgeschlossene Zeiträume korrigieren zu können ist eine manuelle Korrektur anzulegen. Beachten Sie hierbei die Rückrechnungstiefe die nur bis besteht! Über das Korrekturmodul sind die entsprechenden Lohnpositionen zu stornieren (Minusvorzeichen) und neu zu erfassen. Ab Januar 2009 müssen die Positionen der Lohnarten 50, 500 und 51 aus der Bruttolohnerfassung entfernt und neu erfasst werden, damit die geänderte Berechnungsweise übernommen werden kann!!! SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 12

13 7. Anlage der neuen Zeitkarten im Firmen- sowie Krankenkassenstamm Legen Sie vor Beginn der Lohnabrechnung für Januar 2009 eine neue Zeitkarte gültig ab im Firmenstamm an. Stellen Sie sich innerhalb der Karteikarte B Bemessungsgrenzen auf eine freie Zeile und klicken Sie auf den Button Bemessungsgrenzen anlegen/ändern oder bestätigen Sie diese mit Enter. Nach Erfassung des Zeitraumes und Bestätigung mit Enter werden die einzelnen Felder mit den Werten der Bemessungsgrenzen für 2009 automatisch gefüllt (Lohnversion 2009!!). Beenden Sie die Erfassung über Verlassen/Speichern. Abb. 9 Anlage einer neuen Zeitkarte im Firmenstamm Die aktuellen Bemessungsgrenzen werden wie üblich automatisch gezogen, wenn das Update auf die Lohnversion 2009 durchgeführt wurde! Bitte beachten Sie diesbezüglich unsere Erläuterungen im Rundschreiben. Neue Zeitkarten dürfen generell nicht im voraus angelegt werden, sondern erst dann wenn in der verwendeten Version auch die gesetzlichen Änderungen integriert sind! SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 13

14 Ebenso muss bei allen Krankenkassen eine neue Zeitkarte gültig ab im Krankenkassenstamm angelegt werden. Abb. 10 Anlage Zeitkarte im Krankenkassenstamm SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 14

15 8. Steuer-Identifikationsnummer (TIN) Im Personalstamm kann nun die Steuer-Identifikationsnummer in dem Feld TIN hinterlegt werden. Die Identifikationsnummer finden Sie auf der Lohnsteuer-Karte für das Jahr 2009! Abb. 11 Steuer-Identifikationsnummer (TIN) Die Ausweisung erfolgt innerhalb der LSt-Bescheinigung. SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 15

16 9. Neue Lohnlizenz 2009 Wie jedes Jahr ist für die Lohnbuchhaltung eine neue Lizenz bei unserer Verwaltung per zu beantragen! Wird in der BüroWARE nicht die neue Lohnlizenz 2009 hinterlegt, wird ab dem Monat Februar 2009 keine Lohnsteuer mehr berechnet! 10. Erhöhter Beitragssatz entfällt ab Januar 2009 Ab dem Jahr 2009 entfällt der erhöhte Beitragssatz. In der Karteikarte für die Hinterlegung der Beitragssätze steht somit ab das Feld erhöhter Beitragssatz nicht mehr zur Verfügung. Bei Arbeitnehmern, welche zuvor mit erhöhtem Beitragssatz abgerechnet wurden, muss im Personalstamm der SV-Schlüssel entsprechend geändert werden! Aufgrund der Änderung des SV-Schlüssels wird eine SV-Meldung mit Grund Beitragsgruppenwechsel generiert. Ist im Personalstamm weiterhin der erhöhte Beitragssatz definiert, erfolgt eine Fehlermeldung innerhalb der Stammdatenprüfung! SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 16

17 11. Sofortmeldung Ab sind Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftszweigen verpflichtet eine Sofortmeldung zu erstatten, wenn ein Arbeitnehmer ein Beschäftigungsverhältnis aufnimmt! Diese gilt für folgende Wirtschaftszweige: - Baugewerbe - Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe - Personenbeförderungsgewerbe - Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe - Schaustellergewerbe - Unternehmen der Forstwirtschaft - Gebäudereinigungsgewerbe - Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen - Fleischwirtschaft Die Sofortmeldung wird mit dem Meldegrund 20 generiert. Diese Meldung ersetzt nicht die Anmeldung mit dem Meldegrund 10! SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 17

18 Muss ein Kunde eine Sofortmeldung absetzen, muss im Personalstamm über das PopUp-Menü die Programmnummer Sofortmeldung verschicken/stornieren eingebunden werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Im Personalstamm rufen Sie mit der rechten Maustaste das Pop-Up-Menü auf. Abb. 12 Personalstamm Pop-Up Menü Drücken Sie nun die Tastenkombination Strg+Shift+linke Maustaste, es öffnet das Menücenter. Legen Sie eine neue Zeile mit der Programmnummer Sofortmeldung verschicken/ stornieren wie unten aufgeführt an. Abb. 13 Sofortmeldungen verschicken/ stornieren Die Programmnummer ist nur bei Kunden aus den o.g. Wirtschaftszweigen einzubinden!!! SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 18

19 Tritt zukünftig ein Arbeitnehmer aus den o.g. Wirtschaftszweigen im Unternehmen ein, müssen im Personalstamm die Stammdaten eingepflegt und fehlerfrei gespeichert werden. Der Personalstamm des entsprechenden Arbeitnehmers ist daraufhin erneut aufzurufen. Mit der rechten Maustaste rufen Sie das Pop-Up- Menü auf und klicken auf den Button Sofortmeldung verschicken/ stornieren. Ist innerhalb der Zugriffsrechte unter Lohnbuchhaltung -> Allgemeine Einstellungen das Zugriffsrecht 035 Datenübertragung mit dakota aktiviert, erfolgt nach der Bestätigung der Abfrage der direkte Versand der Sofortmeldung mit dem Meldegrund 20. SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 19

20 12. Berufsständische Versorgungswerke Im Personalstamm stehen innerhalb der Karteikarte SV II neue Felder für die Abbildung der berufsständigen Versorgungseinrichtungen zur Verfügung. Abb. 14 Berufsständische Versorgungseinrichtungen SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 20

21 13. Neue Funktion in der Stammdatenprüfung Innerhalb der Stammdatenprüfung steht nun die neue Karteikarte Protokoll Programmeinstellung zur Verfügung. Hier wird geprüft ob alle Zugriffsrechte für das automatische Meldeverfahren korrekt gesetzt sind. Trifft dies nicht zu werden entsprechende Fehler-/Hinweismeldungen angezeigt, welche unbedingt beachtet und ggf. korrigiert werden müssen. Abb. 15 Protokoll Programmeinstellungen Eine Änderung der Zugriffsrechte an dieser Stelle ist nicht möglich! Die Änderungen müssen im Designer vorgenommen werden! Abb. 16 Hinweis zu Zugriffsrechten Weisen Sie Ihre Anwender darauf hin, dass die Stammdatenprüfung im speziellen im Januar durchgeführt wird und die jeweiligen Punkte geprüft werden! Sollte man beispielsweise bei einer Krankenkasse vergessen haben eine neue Zeitkarte anzulegen, erfolgt der Hinweis im Protokoll Krankenkassenstamm. SoftENGINE GmbH, Dezember 2008 Seite 21