Änderungen zum Jahreswechsel 2010

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1 Änderungen zum Jahreswechsel 2010 Online Kunden Änderungen zum Jahreswechsel 2010 Wie bereits angekündigt, erhalten Sie nachfolgend die wichtigsten Informationen für die Lohnabrechnung Januar Wie jedes Jahr konnten wir einen Großteil der gesetzlichen Neuerungen für 2010 automatisch in LobuOnline umsetzen, so dass Sie als Kunde damit möglichst wenig belastet sind. Bitte lesen Sie sich die Punkte genau durch. Um Verzögerungen zu vermeiden, teilen Sie uns bitte die benötigten Daten entsprechend mit. I. ELENA Die erforderlichen Daten werden im Rahmen des ELENA-Verfahrens von uns automatisch ab Januar 2010 an die zuständige Stelle übermittelt. Es wird dabei für jeden Mitarbeiter ein ELENA Datensatz gemeldet (Ausnahme sozialversicherungsfreie Mitarbeiter mit dem Personengruppenschlüssel 999). Dieser enthält Grundbausteine, die jeden Monat gemeldet werden müssen und fallbezogene Zusatzbausteine, die nur wenn der entsprechende Fall eintritt, von uns übermittelt werden (z.b. Austritt bei Azubis, Kündigung eines Mitarbeiters, etc.). Um die notwendigen ELENA-Daten für Sie übermitteln zu können, benötigen wir mit der Abrechnung für Januar 2010 folgende Werte: 1 Vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit für alle Mitarbeiter Ab Januar 2009 sollten Sie uns die wöchentliche Arbeitszeit (laut Arbeitsvertrag) Ihrer Mitarbeiter mit angeben. Bei Pauschalkräften ist dafür ein Mittelwert zu bilden. Zum einen ist es möglich für normale Beschäftigte und Minijobbler Standardwerte zu hinterlegen. Als Aushilfen gelten hierbei Mitarbeiter mit dem Personengruppenschlüssel 109. Zum anderen kann auch bei den einzelnen Mitarbeitern die exakte monatliche Arbeitszeit individuell hinterlegt werden. Wird beim Mitarbeiter ein Wert angegeben, wird dieser, statt der im Firmenstamm hinterlegte Standardwert, verwendet. Wird von Ihnen weder im Firmenstamm, noch bei den Mitarbeitern individuell etwas angegeben, werden von a.b.s. bei "normalen" Arbeitnehmern 40 Stunden und bei Aushilfen 8 Stunden gemeldet. Hintergrund: Der Wert monatliche Arbeitszeit muss im Rahmen des ELENA-Verfahrens monatlich gemeldet werden. Stand: Seite - 1-

2 Die Eingabe des Standardwertes im Firmenstamm kann über Bearbeiten => Firma => in der Registerkarte Sozialversicherung vorgenommen werden. Als Aushilfen gelten hierbei Mitarbeiter mit dem Personengruppenschlüssel 109. Wenn Sie hier z.b. bei Wochenarbeitsstunden 35 Stunden eintragen und bei Minijobs 10 Stunden, werden im Rahmen des ELENA Verfahrens für alle Mitarbeiter mit Personengruppe Stunden als wöchentliche Arbeitszeit gemeldet und bei allen anderen Beschäftigten 35 Stunden. Stand: Seite - 2-

3 Um die Arbeitszeit für einzelne Mitarbeiter (hier z.b. für Herrn Gleitzone Michael) individuell zu hinterlegen, wechseln Sie über Bearbeiten => Personal => Stammdaten in die Registerkarte SV2 / ELENA. Hier können Sie dann die Arbeitszeit bei dem betreffenden Mitarbeiter individuell angeben. Wird beim Mitarbeiter ein Wert angegeben, verwendet LobuOnline diesen anstatt den im Firmenstamm hinterlegten Standardwert. In unserem Beispiel werden also für Mitarbeiter Gleitzone Michael 18 Stunden für ELENA gemeldet. Stand: Seite - 3-

4 2 Voraussichtliches Ende der Ausbildung (Azubis = Personengruppenschlüssel 102) Bei allen Auszubildenden muss ab Januar 2010 das Ende der Ausbildung im Personalstamm nachgetragen werden. Liegt uns dieser Wert nicht mit der Abrechnung für 01/2010 vor, kann keine Abrechnung erfolgen. Sie erhalten dazu einen Fehler im Kontrollfenster. Hintergrund: Bei einem Azubi muss dieses Datum monatlich gemeldet werden. Beim Ende der Ausbildung (regulär oder vorzeitig) wird dann das tatsächliche Ende der Ausbildung gemeldet. Dadurch kann das Arbeitsamt ersehen, dass die Ausbildung vorzeitig beendet worden ist und sich auf eventuelle Zahlungen oder Maßnahmen vorbereiten. Sie tragen das voraussichtliche Ende der Ausbildung als Austrittsdatum einfach unter Bearbeiten => Personal => Stammdaten in der Registerkarte SV2 / ELENA ein. Stand: Seite - 4-

5 3 Lohnarten Bei diversen Lohnarten muss im Rahmen des ELENA-Verfahrens gemeldet werden, um welche Art von Bezug es sich hierbei handelt. Hierzu zählen: sonstige Bezüge / Einmalzahlungen steuerfreie Bezüge (Sonntag-, Feiertag-, Nachtzuschläge, Auslöse, etc.) Für jede Lohnart muss eine bestimmte Schlüsselnummer vergeben werden. Wenn der Wert nicht näher angegeben werden kann, ist ein Wert "sonstiges" möglich. In unseren vorgegebenen Lohnartenstamm (Lohnarten 0-199, ) werden wir die entsprechenden Lohnarten bereits richtig für die ELENA- Meldung schlüsseln. Bereits von Ihnen angelegte oder abgeänderte Lohnarten erreichen wir damit aber nicht. Unser Lohnprogramm prüft daher beim Jahreswechsel für o.g. Lohnarten Folgendes ab: a) Stimmt der Text der Lohnart im Firmenstamm mit unserem Standardtext überein? Wenn ja, wird die Lohnart entsprechend dem Standard verschlüsselt. b) Bei bestimmten Texten der Lohnart, z.b. "Weihnachtsgeld", und "Urlaubsgeld" wird automatisch der richtige Schlüssel ausgewählt. Dies funktioniert natürlich nur für a.b.s. Standardtexte. Wenn Sie individuelle Texte verwendet haben, kann das Programm das nicht erkennen. Wenn Sie bei den neu angelegten bzw. abgeänderten Lohnarten keinen Wert angeben, melden wir als Standardwert Sonstiges. Standardlohnarten werden von uns automatisch erkannt. Hintergrund: Das Arbeitsamt hat durch die exakte Meldung der einzelnen Lohnarten einen genauen Überblick, welche Bezüge für die einzelnen Mitarbeiter abgerechnet wurden. Bei den einzelnen Entgeltbescheinigungen müssen diese Bezüge zudem auch separat mit ausgewiesen werden. Sie als Kunde können die Lohnarten mit der ELENA Eigenschaft sonstiges bei Bedarf einfach nachbearbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Stand: Seite - 5-

6 1. Wechseln Sie unter Bearbeiten => Firma in die Registerkarte Lohnarten. 2. Wählen Sie hier Ändern bei der entsprechenden Lohnart an. Stand: Seite - 6-

7 3. Wählen Sie jetzt durch klick auf die ELENA Eigenschaft der Lohnart an. Der Inhalt des Auswahlfeldes wird je nach Lohnartengruppe (sonstiger Bezug, steuerfreier Bezug) unterschiedlich sein. 4. Bestätigen Sie durch Klick auf Übernehmen. Stand: Seite - 7-

8 5. Nun ist die ELENA Eigenschaft der Lohnart festgelegt und Sie können diese unter Eigenschaften ersehen. Wenn Sie sich bei einer Lohnart bezüglich der ELENA-Eigenschaft nicht sicher sind, lassen Sie dort einfach sonstiges stehen. Das ist auch ein gültiger Wert für die Übermittlung. Stand: Seite - 8-

9 II. Mitgliedsnummer BG wird geprüft Ab Januar 2010 muss die Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft auf gültige Werte geprüft werden. Fantasienummern wie "123" oder "999" werden nicht mehr zugelassen. Bitte prüfen Sie vor der Abrechnung Januar 2010 Ihre Mitgliedsnummer unbedingt auf deren Richtigkeit. Ohne die korrekte Nummer kann Januar 2010 nicht abgerechnet werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihre zuständige Berufsgenossenschaft. Hintergrund: Ab Januar 2010 müssen sämtliche DEÜV Meldungen, also auch die Jahresmeldungen 2009, nur noch mit gültiger BG- Mitgliedsnummer elektronisch an die Krankenkassen gemeldet werden. Sie können keine Abrechnung für Januar 2010 mit ungültiger BG-Mitgliedsnummer senden. Es erscheint eine Fehlermeldung in LobuOnline. Um Ihre Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wechseln Sie über Bearbeiten => Firma in die Registerkarte Sozialversicherung. 2. Klicken Sie doppelt auf Ihre Berufsgenossenschaft. Stand: Seite - 9-

10 3. Geben Sie unter Mitgliedsnummer die neue Mitgliedsnummer ein. III. Steuer-ID Eingabe Da voraussichtlich ab 2011 die Steuerdaten über die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) direkt von uns angefragt werden, muss uns diese Nummer bis spätestens zur Dezemberabrechnung 2010 mitgeteilt worden sein. Hintergund: Die Papierlohnsteuerkarten werden im Rahmen des Verwaltungsvereinfachungsverfahrens zum letzten Mal für 2010 ausgestellt. Die Vorbereitung der elektronischen Datenabfrage wurde bereits im Vorjahr getroffen und bereits ab 2009 wurden Steueridentifikationsnummern auf den Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer mit angedruckt. Die Steuer-ID finden Sie rechts oben auf der Steuerkarte Ihrer Mitarbeiter. Bislang war die Eingabe der Steuer-ID freiwillig, wurde aber bereits in LobuOnline auf Korrektheit geprüft. Sie haben auch noch bis Dezember 2010 Zeit, diese Eingabe zu vervollständigen. Um die Steuer-ID zu hinterlegen, gehen Sie bitte wie folgt vor: LobuOnline-Kunden 1. Wechseln Sie über Bearbeiten => Personal => Stammdaten in die Registerkarte Steuer. Stand: Seite - 10-

11 2. Pflegen Sie unter Identifikationsnummer die Steuer-ID ein. Hinweis: Die Eingabe der Steuer-ID ist zunächst freiwillig. Ist diese nicht angegeben, erscheint ab Januar 2010 zunächst nur ein Hinweis in LobuOnline. Im Laufe des Jahres 2010 wird die Eingabe dann aber zur Pflicht und wir werden Sie dann über eine Fehlermeldung darauf aufmerksam machen. Es empfiehlt sich also, die Steuer-ID gleich im Januar 2010 einzutragen. Stand: Seite - 11-

12 IV. Verbesserter Steuerabzug der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung Ab Januar 2010 werden die Beiträge zur Basiskranken- und Pflegeversicherung voll als Sonderausgaben im Rahmen des Lohnsteuerabzuges berücksichtigt. LobuOnline setzt das für alle gesetzlich krankenversicherten Mitarbeiter (Plicht- und freiwillig Versicherte) automatisch um. Das bedeutet, dass die Lohnsteuer für 2010 für Ihre Mitarbeiter in der Regel etwas geringer ausfällt. Bei privat Krankversicherten (KV=8) und Mitarbeitern mit der Personengruppe 999 = sozialversicherungsfrei sind jedoch zusätzliche Angaben von Ihnen erforderlich. 1. Privat krankenversicherte Mitarbeiter (KV=8) Bei privat krankenversicherten Mitarbeitern dürfen nicht die gesamten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers steuerlich berücksichtigt werden, sondern nur die Anteile, die der Basisabsicherung dienen. Geben Sie uns daher bitte den Beitrag für Basisabsicherung an. Diesen können Sie dem Schreiben der privaten Krankenkasse entnehmen, das Ihr Mitarbeiter im Dezember 2009 zugesendet bekommen hat. Tragen Sie diesen Beitrag unter Bearbeiten => Personal => Stammdaten in der Registerkarte Sozialversicherung unter Basisabsicherung ein. Hier beträgt die Basissicherung z.b. 350,00. Stand: Seite - 12-

13 Hinweis: Sie sind als Arbeitgeber nicht verpflichtet, das Schreiben mit dem Basisabsicherungsbetrag von den Mitarbeitern einzufordern. Falls Sie hier nichts eintragen, arbeiten wir automatisch mit dem gesetzlichen Mindestabzugsbetrag. Differenzen in der Lohnsteuer gleichen sich dann mit der Einkommenssteuererklärung Ihres Mitarbeiters aus. 2. Mitarbeiter mit der Personengruppe 999 Hier handelt es sich in der Regel um Gesellschafter Geschäftsführer. Hier ist es entscheidend, ob der Mitarbeiter krankenversichert ist oder nicht. Ist er krankenversichert, so dürfen hier die Mindestpauschale bzw. die Beiträge für die Basisabsicherung steuerlich berücksichtigt werden. Setzen Sie in einem solchen Fall entweder das Häkchen unter Bearbeiten => Personal => Sozialversicherung bei Mindestpauschale Stand: Seite - 13-

14 bzw. tragen Sie hier, sofern vorhanden, den Beitrag für die Basissicherung laut dem Schreiben der privaten Krankenkasse des Geschäftsführers ein. In diesem Beispiel beträgt die Basissicherung 400,00. Ist der Mitarbeiter nicht krankenversichert, machen Sie hier keine Angabe. Es erscheint ein entsprechender Hinweis in LobuOnline. Wie bereits angekündigt, möchten wir nochmals darauf hinweisen, dass unsere Hotline ab Januar 2010 mit 0,50 Euro pro Minute kostenpflichtig ist. Stand: Seite - 14-