Geringfügig Beschäftigte

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1 Geringfügig Beschäftigte Anwender-Dokumentation Stand: Telefon Hotline Personalwesen 04261/ Rechnungswesen 04261/ Branchen-Service 04261/ Mobilität & KDW Service 04261/ Fax 04261/

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. Geringfügig Beschäftigte Seite 2 / 8

3 Inhaltsverzeichnis 1. Geringfügig Beschäftigte Gleitzone Kurzfristig Beschäftigte Stammdaten-Schlüsselungen Firmen-Stammdaten Personal-Stammdaten Lohnarten-Stammdaten Krankenkassen-Stammdaten Mehrfachbeschäftigung Jahreslohnkonto... 7 Geringfügig Beschäftigte Seite 3 / 8

4 1 Geringfügig Beschäftigte 1. Geringfügig Beschäftigte Zum 01.April 2003 wurde die Arbeitsentgeltgrenze für die Versicherungsfreiheit von geringfügig entlohnten Beschäftigungen von 325,- auf 400,- erhöht und die Zusammenrechnung von geringfügig entlohnten Beschäftigungen mit nicht geringfügigen Beschäftigungen neu geregelt. Jetzt bleibt generell eine geringfügig entlohnte Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigung versicherungsfrei. Darüber hinaus wird bei kurzfristigen Beschäftigungen (Begrenzung auf zwei Monate oder 50 Arbeitstage) nicht mehr auf das Zeitjahr, sondern auf das Kalenderjahr abgestellt. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen sind wie bisher stets mit anderen geringfügig entlohnten Beschäftigungen zusammenzurechnen, mit der Folge, dass Versicherungspflicht eintritt, wenn das regelmäßige Arbeitseinkommen 400,- übersteigt. Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt, bleibt stets versicherungsfrei. Weitere geringfügige Beschäftigungen sind mit der versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung zusammenzurechnen, was zur Versicherungspflicht der weiteren geringfügig entlohnten Beschäftigungen führt. Nur in der Arbeitslosenversicherung sind die weiteren geringfügigen Beschäftigungen frei. Dies gilt entsprechend für geringfügig entlohnte Beschäftigungen, die neben einem Vorruhestandsgeldbezug ausgeübt werden. Unterliegt die Hauptbeschäftigung nicht der Versicherungspflicht (z.b. Beamte oder wegen Überschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze), findet eine Zusammenrechnung nicht statt. Hat dieser Mitarbeiter nur eine geringfügige Beschäftigung nebenbei, so bleibt diese versicherungsfrei und es werden für diese die Pauschalbeiträge abgeführt. Hat er weitere geringfügige Nebenbeschäftigungen, sind diese zusammenzurechnen und werden pflichtig in der RV und AV (ausgenommen die Beamten) bei Überschreitung von 400,-. Die Pauschalbeiträge wären dann nicht mehr fällig. Nach wie vor sind vom Arbeitgeber für geringfügig entlohnte Beschäftigungen Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung (in v.h.) und zur Rentenversicherung (in v.h.) des Arbeitsentgelts zu zahlen. Außerdem hat der Arbeitgeber eine einheitliche Pauschsteuer von 2 v.h. zu zahlen. Einzugsstelle für die Pauschalbeträge zur Kranken- und Rentenversicherung ist seit dem 01.April 2003 die Bundesknappschaft. Sie nimmt auch die Meldungen für alle geringfügig Beschäftigten entgegen und zieht die einheitliche Pauschsteuer von 2 v.h. ein. Darüber hinaus ist die Bundesknappschaft in den vorgenannten Fällen auch für die Durchführung der Lohnfortzahlungsversicherung (U1 und U2) zuständig. 1.1 Gleitzone Völlig neu war die Einführung der so genannten Gleitzone im Bereich des Niedriglohnsektors. Hier wird bei Arbeitnehmern mit Arbeitsentgelten zwischen 400,01 und 800,- die hälftige Beitragstragung aufgegeben und ein linear ansteigender Arbeitnehmeranteil eingeführt. Während der Arbeitgeber bei Arbeitsentgelten im Bereich der Geringfügig Beschäftigte Seite 4 / 8

5 1 Geringfügig Beschäftigte Gleitzone seinen Beitragsanteil aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt zu zahlen hat, wird der Arbeitnehmer nur mit einem von ca. 4 v.h. bei 400,01 auf den vollen von ca. 21 v.h. bei 800,- - linear ansteigenden Beitragsanteil belastet. 1.2 Kurzfristig Beschäftigte Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn diese für eine Zeitdauer ausgeübt wird, die im Laufe eines Kalenderjahres (nicht mehr im Laufe eines Zeitjahres) seit ihrem Beginn auf nicht mehr als zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage begrenzt ist. Eine Zusammenrechnung mit einer geringfügigen Beschäftigung findet grundsätzlich nicht statt. 1.3 Stammdaten-Schlüsselungen Firmen-Stammdaten In das Programm Firmen-Stammdaten gelangen Sie über Stammdaten, Normallohn Teil I. In der Auswahl Geringfügig Beschäftigte werden Ihnen die aktuellen Gültigkeiten (für 01/2011 mit den Sätzen: KV 13,00 %, RV 15,00 %, Pauschsteuer 2,00 %, Geringfügigkeitsgrenze 400,00 Euro und die Mindest-RV-Pflicht 155,00 Euro) zur Verfügung gestellt. Im Feld EINGABEN OK? können Sie über die Funktion [Wer trägt Pauschsteuer?] hinterlegen, ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer die Pauschsteuer trägt Personal-Stammdaten In das Programm Personal-Stammdaten gelangen Sie über Stammdaten, Normallohn Teil I. Die Feststellung, ob ein Mitarbeiter Geringfügig beschäftigt ist, erfolgt anhand des Personengruppenschlüssels 109. Wenn der Personengruppenschlüssel 109 hinterlegt wird und in der Auswahl Steuerdaten keine Lohnsteuerklasse hinterlegt ist, gibt es eine zusätzliche Abfrage in der Auswahl SV Sonstige Daten PAUSCHSTEUER BERECHNEN?. Diese wird mit JA voreingestellt vorgeschlagen und kann von Ihnen bei Bedarf umgeschlüsselt werden. Danach folgt die Abfrage WER TRÄGT PAUSCHSTEUER? Die Voreinstellung ist Kennzeichen 0 =Lt. Firmen- Stammdaten. Sie können diese Abfrage mit folgenden Kennzeichen schlüsseln: 1 = Arbeitgeber oder 2 = Arbeitnehmer. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass eine Abwälzung der einheitlichen Pauschsteuer nur erfolgen darf, wenn diese Vereinbarung durch einen Tarifvertrag im Arbeitsvertrag schriftlich mit dem Arbeitnehmer im Innenverhältnis vereinbart wurde. Geringfügig Beschäftigte Seite 5 / 8

6 1 Geringfügig Beschäftigte Ist bei Mitarbeitern der Personengruppenschlüssel 101 hinterlegt, so gibt es in der Auswahl SV-sonstige Daten die Abfrage GLEITZONEN-REGELUNG?, welche mit NEIN voreingestellt ist. Wird diese Abfrage mit JA beantwortet, so folgt VERZICHT AUF RV- GLEITZONE AB:. Dort hinterlegen Sie bitte das Datum, ab wann der Mitarbeiter auf die Reduzierung seines RV-Beitrages verzichtet Lohnarten-Stammdaten In das Programm Lohnarten-Stammdaten gelangen Sie über Stammdaten, Normallohn Teil I. Im Bereich der 9000-Lohnarten sind drei Lohnarten für die Abrechnung von Geringfügig Beschäftigten vorgesehen. Bitte ergänzen Sie diese um Ihre betriebsspezifischen Schlüsselungen Arbeitgeberanteil SV Geringfügig Beschäftigte 9809 Einheitliche Pauschsteuer 2% 9810 Pauschsteuer Abzug Die vorgenannten Lohnarten werden automatisch bei der LOHN/GEHALTSABRECHNUNG berücksichtigt, wenn es sich um Mitarbeiter mit der Personengruppe 109 handelt und die einheitliche Pauschsteuer abgeführt werden soll. Die Lohnarten 9808 und 9809 ermöglichen Ihnen durch die Zuordnung Ihrer speziellen FIBU- KONTEN in den Lohnarten eine getrennte Integration in die PDS-FIBU Krankenkassen-Stammdaten In das Programm Krankenkassen-Stammdaten gelangen Sie über Stammdaten, Normallohn Teil I. Wie oben beschrieben muss für gerigfügig Beschäftigte die Krankenkasse mit der Kassenart Knappschaft und der Betriebsnummer der KK: angelegt werden. Diese Krankenkasse muss bei allen Arbeitnehmern mit PGS 109 und 110 hinterlegt werden. Die Betriebsnummer ist nur gültig für normal Beschäftigte (also nicht Personengruppenschlüssel 109 und 110) Mehrfachbeschäftigung In das Programm Mehrfachbeschäftigung gelangen Sie über Erfassung/Abschlag, Erfassung. Im Programm Mehrfachbeschäftigung können Sie für Ihre Mitarbeiter die Entgelte der anderen Arbeitgeber erfassen. Es erfolgt dann eine interne Zusammenrechnung der Beträge für eine korrekte Verbeitragung. Geringfügig Beschäftigte Seite 6 / 8

7 1 Geringfügig Beschäftigte Nachdem die Betriebsnummer des Arbeitgebers hinterlegt wurde, tragen Sie das Kennzeichen der Beschäftigung im betreffenden Monat ein, den Beitragsgruppenschlüssel dieser Beschäftigung, SV-Tage, SV-und SV-Einmal-Entgelt. Mit Hilfe der Funktion [Aus Vormonat] werden die Werte aus dem Vormonat in das Feld übernommen. Bestätigen Sie die gemachte Eingabe mit der Funktion [Bis Jahresende], so wird dieser Wert bis zum Jahresende automatisch vorgetragen. Aufgrund des Feldes BESCHÄFTIGUNG erkennt das Programm, welche Beschäftigung bei mehr als einer geringfügigen Beschäftigung für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei ist. Hinweis Die Berechnung der Mehrfachbeschäftigung erfolgt generell über dieses Programm, nicht nur bei Mehrfachbeschäftigung im Minijob-/Gleitzonenbereich! Jahreslohnkonto In das Programm Jahreslohnkonto gelangen Sie über Abschluss, Jahreslohnkonto. Im Programm Jahreslohnkonto haben Sie die Möglichkeit nach DRUCK MEHRFACHBESCHÄFTIGUNGEN? zu selektieren. Geringfügig Beschäftigte Seite 7 / 8

8 Index Index 9000-Lohnarten...6 Arbeitslosenversicherung...4 Beitragsanteil...5 Bundesknappschaft...4 Gleitzone...5 Hauptbeschäftigung...4 Krankenversicherung...4 kurzfristige Beschäftigungen...4 Mehrfachbeschäftigung...7 Niedriglohnsektor... 5 Pauschalbeiträge... 4 Pauschsteuer... 4 Rentenversicherung... 4 U U Versicherungspflicht... 4 Verzicht auf RV-Gleitzone... 6 Zusammenrechnung... 4 Geringfügig Beschäftigte Seite 8 / 8