Registrierung von Registrierkassen Praktische Umsetzung, Möglichkeiten für steuerliche Vertreter

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1 67 Registrierung von Registrierkassen Praktische Umsetzung, Möglichkeiten für steuerliche Vertreter 131b BAO, 132a Abs 8 BAO, 323 Abs 45 BAO jeweils idf BGBl I 2016/77, Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) idf BGBl II 2016/210, Handbuch Registrierkassen in FinanzOnline (Download auf Homepage des BMF), Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht vom Pkt ff (idf als Erlass bezeichnet), uvm 1. Was man vorbereitend dazu wissen sollte 3 Monate mehr Zeit für Umsetzung - Inkrafttreten mit Die Änderungen der RKSV durch das BGBl II 2016/210 sind in erster Linie technischer und begrifflicher Natur und haben für die Praxis des Anwenders wenig Bedeutung. Praktisch relevant ist die Verschiebung des Inkrafttretens der Vollanwendung der RKSV von auf Was muss überhaupt registriert werden? Zwei Komponenten des Kassensystems müssen unabhängig voneinander registriert werden: Die Signatur- und Siegelerstellungseinheit Die Registrierkasse selbst, inkl abschließendem Belegcheck Dies ist offenbar deshalb getrennt notwendig, da diese auch unabhängig voneinander verwendet werden können. Beispielsweise können laut Erlass mehrere Signatur- und Siegelerstellungseinheiten abwechselnd für eine Kasse verwendet werden. Wann muss die Registrierung erfolgen? Für Inbetriebnahmen bis zum genügt es, wenn die Registrierung in FinanzOnline und die Startbelegprüfung vor dem erfolgen. Für Zeiträume ab dem muss die Registrierung gem 6 Abs 3 RKSV binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Signatur- und Siegelerstellungseinheit bzw Registrierkasse erfolgen. Die Prüfung des Startbelegs gem 6 Abs 4 RKSV unmittelbar darauf (lt Erlass binnen einer weiteren Woche, vgl Pkt ). 2. Vorbereitungsschritt: Erwerb Zertifikat samt Signatur- und Siegelerstellungseinheit In einem Vorbereitungsschritt muss bei bestehender Registrierkassenpflicht bis ein eigenes Zertifikat für Registrierkassen bei einem Vertrauensdiensteanbieter (derzeit A-Trust oder GlobalTrust) erworben werden. Dieses kann entweder auf einer Signaturkarte oder auf einem hardwarebasierten Sicherheitsmodul (HSM) gespeichert werden. 3. Die optimale Registrierungsmethode herausfinden - um welche Kasse handelt es sich? Für die Übermittlung der Registrierungsdaten über FinanzOnline stehen a) das sogenannte Datenstromverfahren mittels Webservice oder File-Upload und b) das Dialogverfahren (das ist die klassische FinanzOnline-Eingabemaske) via Internetbrowser zur Verfügung. c) Für Unternehmer, die über keinen Internetanschluss bzw kein Smartphone verfügen und auch keinen Steuerberater beauftragt haben, kann die Registrierung mittels Formular RK 1 erfolgen. Tipp: Damit die in der Folge beschriebenen Funktionen in FinanzOnline auch aufgerufen werden können, muss dem jeweiligen Kanzleimitarbeiter (Benutzer) die entsprechende Berechtigung für den Bereich Registrierkassen ( Abfragen bzw Einbringen ) in der Benutzerverwaltung erteilt werden.

2 68 Arten von Kassen Internetfähige Kasse Kassensoftware kann direkt mit FinanzOnline kommunizieren Kasse ohne Internetverbindung kann aber XML-Datei erstellen Kasse ohne Internetverbindung kann auch keine XML-Datei erstellen Kasse kann keine XML-Datei erstellen und kein FinanzOnline Zugang und keine steuerliche Vertretung Ideale Übermittlungsmethode in FinanzOnline Unterstützung durch Wirtschaftstreuhänder (WT) Registrierkassen- Webservice (Methode I) via eigenem Zugang zu FinanzOnline; dieser hat mit dem herkömmlichen Zugang zu FinanzOnline nichts zu tun Anlage des Zugangs für den Klienten (Alternativ dazu auch File Upload bzw Dialogverfahren s.u.) File Upload (Methode II) via herkömmlichem FinanzOnline-Zugang Übermittlung der XML-Datei für den Klienten und ggf auch Belegcheck (Alternativ dazu auch Dialogverfahren siehe unten) Dialogverfahren (Methode III) via herkömmlichem FinanzOnline-Zugang Durchführung der einzelnen Registrierungsschritte für den Klienten und ggf auch Belegcheck Ersatzverfahren mittels Formular RK1 Keine möglich Was passiert dabei? Vollautomatische Übermittlung der folgenden Registrierungsschritte durch die Kassensoftware: Überprüfung Startbeleg Überprüfung Jahresbeleg Belegcheck via App notwendig: Nein Kasse erstellt XML-Datei Übertragung auf Computer Upload in FinanzOnline Halbautomatische Übermittlung (File Upload) folgender Schritte: Belegcheck via App notwendig: Ja Manuelle Eingabemaske in FinanzOnline Belegcheck via App notwendig: Ja Info-Center des Finanzamts führt die einzelnen Registrierungsschritte durch Belegcheck via App: Durch Finanzamt 4. Wie kann der Wirtschaftstreuhänder seine Klienten unterstützen? Methode I: Registrierkassen-Webservice Wenn beispielsweise ein Klient eine moderne internetfähige Kasse (zb PC-Kasse) erwirbt, kann sein Wirtschaftstreuhänder die Anlage eines Benutzers für das Registrierkassen-Webservice für ihn übernehmen und ihm die Benutzerdaten zur Verwendung in seinem Kassensystem zukommen lassen. Praktisch: Es ist dafür nicht notwendig, dass der Klient bereits einen eigenen FinanzOnline- Zugang besitzt. Der vom Wirtschaftstreuhänder angelegte FinanzOnline-Zugang kann jedoch nur für die Funktion Registrierkassen-Webservice und nicht für andere Funktionen in FinanzOnline genutzt werden.

3 69 Wie legt der Wirtschaftstreuhänder einen Benutzer für Registrierkassen-Webservice an? 1 Menü Eingaben / Registrierkassen Eingabe der Finanzamts- und Steuernummer des Klienten 2 Übersichtsseite Registrierkassen Klick auf Menüpunkt Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice 3 Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice In der Eingabemaske vergibt man eine Benutzer-Identifikation und einen PIN. Beides als beliebige selbst zu wählende Begriffe mit 8 bis 12 Stellen, mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer (keine Umlaute und Sonderzeichen). Klick auf die Schaltfläche Anlegen Fertig!

4 70 Tipp: Wenn sich der Unternehmer selbst als Benutzer für das Webservice anlegen möchte, muss er bereits FinanzOnline-User sein und kann dies dort über die Benutzerverwaltung" tun. Methode II: File Upload Es besteht auch für den Wirtschaftstreuhänder die Möglichkeit, die Übermittlung einer XML- Datei, die von der Registrierkasse eines Klienten erstellt wurde, via FinanzOnline an die Finanzverwaltung vorzunehmen. Das kann zb dann sinnvoll sein, wenn die Kasse des Klienten über keinen Internetanschluss verfügt und der Klient keinen eigenen FinanzOnline-Zugang hat. Dies ist unter dem Menüpunkt Eingaben/Übermittlung unter Auswahl des Begriffs Registrierkassen möglich. Das Protokoll mit dem Übermittlungsergebnis wird in die Databox gestellt. Methode III: Dialogverfahren Die klassische Benutzeroberfläche von FinanzOnline, welche über den Internet-Browser aufgerufen und bedient wird, bezeichnet das BMF als Dialogverfahren. Die Registrierung der beiden Komponenten Signatur- und Siegelerstellungseinheit und Registrierkassa erfolgt so: Registrierung einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit Menü Eingaben / Registrierkassen Eingabe der Finanzamts- und Steuernummer des Klienten Auswahl Menüpunkt Registrierung einer Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit Signaturkarte Eigenes Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) Hardware-Sicherheitsmodul eines Dienstleisters hexadezimal dezimal AT1 A-Trust AT2 Globaltrust In der Eingabemaske muss die Art der Sicherheitseinrichtung, der Name des Vertrauensdiensteanbieters und die Seriennummer samt deren Format eingegeben werden. Klick auf die Schaltfläche Registrieren Fertig! Registrierung einer Registrierkasse Menü Eingaben / Registrierkassen Eingabe der Finanzamts- und Steuernummer des Klienten Auswahl Menüpunkt Registrierung Registrierkasse In der Eingabemaske sind zwei Pflichteingaben vorzunehmen Kassenidentifikationsnummer: Vom Unternehmer vergebene Nummer, zb 1. Diese darf im Unternehmen nur einmal vorkommen und identifiziert die Kasse eindeutig Benutzerschlüssel AES-256: Dieser hat 44 Zeichen Tipp: am besten vom Kassenhersteller elektronisch beziehen und in das Feld hineinkopieren Zwei weitere Eingaben sind optional: Bemerkung: kann zur leichteren Wiedererkennung eingegeben werden, zb Gastgarten Prüfwert für Benutzerschlüssel: Kann zur Überprüfung eingegeben werden um Eingabefehler zu vermeiden Klick auf die Schaltfläche Registrieren Fertig!

5 71 Nicht vergessen: Nach der Registrierung Belegprüfung mittels App BMF Belegcheck! Mit Hilfe der App kann festgestellt werden, ob die Inbetriebnahme und Registrierung der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Der maschinenlesbare Code (QR Code) auf dem Startbeleg muss via Smartphone oder Tablet eingescannt werden. Die Belegcheck-App überprüft so die Gültigkeit der Belege der Registrierkasse. Das Prüfergebnis wird unmittelbar angezeigt. Vor der ersten Anwendung muss die App durch Eingabe eines Authentifizierungscodes freigeschaltet werden. Dies stellt sicher, dass nur jener Unternehmer, der den Beleg ausgestellt hat, die Prüfung vornehmen kann. Anforderung Authentifizierungscode: In FinanzOnline im Menü Registrierkassen/Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege. Die BMF Belegcheck-App zur Prüfung des Startbeleges steht derzeit im itunes-store und im Google Play Store zum Gratis-Download zur Verfügung. Vorgehensweise bei der Belegprüfung in der App: Beleg scannen Anmeldung Prüfergebnis oder Was tun, wenn s nicht klappt? Für den Fall, dass die Belegprüfung ein negatives Ergebnis ergibt, muss so rasch wie möglich die Fehlerursache gesucht werden. Hierfür steht ua ein Prüftool auf der BMF-Homepage zur Verfügung; vgl auch Erlass Punkt Die Registrierkasse muss bis zur Klärung weiterbetrieben werden und am Beleg der Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen angebracht werden, sa Arbeitsbuch Oberlaa Alternativen zur App Entweder direkt über die Kassensoftware oder durch Übermittlung beispielsweise durch die Kanzleisoftware eines Wirtschaftstreuhänders. Bei Vorliegen der Voraussetzungen (kein Internetzugang, kein Wirtschaftstreuhänder) kann auch das Ersatzverfahren mittels Formular angewendet werden.