Registrierung von Registrierkassen ab

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1 - 1 - Registrierung von Registrierkassen ab Mit muss jede in Betrieb stehende Kasse einen technischen Manipulationsschutz aufweisen. Das heißt, es wird dann nicht mehr möglich sein, einmal eingegebene Umsätze zu löschen oder nachträglich zu verändern. Bisher gilt für Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten, dass sie zwar eine Kasse benutzen müssen, nicht aber, dass diese auch garantiert manipulationssicher ist. Das Ganze beruht auf einer Software, die einen eingegebenen Barumsatz mit dem vorherigen verkettet, sodass ein Fehlender bei Betriebsprüfungen sofort erkannt wird. Den Beginn der Aufzeichnungen markiert die Anmeldung der Kasse über Finanz online. Was muss registriert werden? Zwei Komponenten des Kassensystems müssen unabhängig voneinander registriert werden: Die Signatur- und Siegelerstellungseinheit Die Registrierkasse selbst, inkl. abschließendem Belegcheck Dies ist getrennt notwendig, da diese auch unabhängig voneinander verwendet werden können. Beispielsweise können laut Erlass mehrere Signatur- und Siegelerstellungseinheiten abwechselnd für eine Kasse verwendet werden. Wann muss die Registrierung erfolgen? Für Inbetriebnahmen bis zum genügt es, wenn die Registrierung in FinanzOnline und die Startbelegprüfung vor dem erfolgen. Für Zeiträume ab dem muss die Registrierung gem 6 Abs 3 RKSV binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Signatur- und Siegelerstellungseinheit bzw Registrierkasse erfolgen. Schritt 1: Erwerb Zertifikat samt Signatur- und Siegelerstellungseinheit In einem ersten Schritt muss bei bestehender Registrierkassenpflicht bis ein eigenes Zertifikat für Registrierkassen bei einem Vertrauensdienstanbieter (derzeit A- Trust PrimeSign oder GlobalTrust erworben werden. Dieses kann entweder auf einer Signaturkarte oder auf einem hardwarebasierten Sicherheitsmodul (HSM) gespeichert werden.

2 - 2 - Schritt 2: Die optimale Registrierungsmethode herausfinden um welche Kasse handelt es sich? Für die Übermittlung der Registrierungsdaten über FinanzOnline stehen a) das sogenannte Datenstromverfahren mittels Webservice oder File-Upload und b) das Dialogverfahren (das ist die klassische FinanzOnline-Eingabemaske) via Internetbrowser zur Verfügung. c) Für Unternehmer, die über keinen Internetanschluss bzw kein Smartphone verfügen und auch keinen Steuerberater beauftragt haben, kann die Registrierung mittels Formular RK 1 erfolgen. Arten von Kassen Internetfähige Kasse Kassensoftware kann direkt mit FinanzOnline kommunizieren Ideale Übermittlungsmethode in FinanzOnline Unterstützung durch REP Registrierkassen- Webservice (Methode l) via eigenem Zugang zu FinanzOnline; dieser hat mit dem herkömmlichen Zugang zu FinanzOnline nichts zu tun Anlage des Zugangs (Alternativ dazu auch File Up-load bzw Dialogverfahren s.u.) Was passiert dabei? Vollautomatische Übermittlung der folgenden Registrierungsschritte durch die Kassensoftware: Überprüfung Startbeleg Überprüfung Jahresbeleg Belegcheck via App notwendig: Nein Kasse ohne Internetverbindung kann aber XML-Datei erstellen Kasse ohne Internetverbindung kann auch keine XML-Datei erstellen Kasse kann keine XML-Datei erstellen und kein FinanzOnline Zugang und keine steuerliche Vertretung File Upload (Methode ll) via herkömmlichem FinanzOnline-Zugang Übermittlung der XML-Datei und ggf auch Belegcheck (Alternativ dazu auch Dialogverfahren siehe unten) Dialogverfahren (Methode lll) via herkömmlichem FinanzOnline-Zugang Durchführung der einzelnen Registrierungsschritte und ggf auch Belegcheck Ersatzverfahren mittels Formular RK1 Keine Unterstützung durch REP Kasse erstellt XML-Datei -> Übertragung auf Computer REP-> Upload in FinanzOnline Halbautomatische Übermittlung (File Upload) folgender Schritte: Belegcheck via App notwendig: Ja Manuelle Eingabemaske in FinanzOnline Belegcheck via App notwendig: Ja Info-Center des Finanzamts führt die einzelnen Registrierungsschritte durch Belegcheck via App: Durch Finanzamt

3 Was macht REP? Methode l: Registrierkassen-Webservice moderne internetfähige Kasse (z.b. PC-Kasse): Anlage eines Benutzers für das Registrierkassen-Webservice Methode ll: File Upload Es besteht die Möglichkeit, die Übermittlung einer XML-Datei, die von der Registrierkasse erstellt wurde, via FinanzOnline an die Finanzverwaltung vorzunehmen. Das kann z.b. dann sinnvoll sein, wenn die Kasse des Klienten über keinen Internetanschluss verfügt und der Klient keinen eigenen FinanzOnline-Zugang hat. Auf FinanzOnline ist dies unter dem Menüpunkt Eingaben/Übermittlung unter Auswahl des Begriffs Registrierkassen möglich. Das Protokoll mit dem Übermittlungsergebnis wird in die Databox gestellt. Methode lll: Dialogverfahren Die klassische Benutzeroberfläche von FinanzOnline, welche über den Internet-Browser aufgerufen und bedient wird, bezeichnet das BMF als Dialogverfahren. Nach der Registrierung Belegprüfung mittels App BMF Belegcheck! Mit Hilfe der App kann festgestellt werden, ob die Inbetriebnahme und Registrierung der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Der maschinenlesbare Code (QR Code) auf dem Startbeleg muss via Smartphone oder Tablet eingescannt werden. Die Belegcheck-App überprüft so die Gültigkeit der Belege der Registrierkasse. Das Prüfergebnis wird unmittelbar angezeigt. Vor der ersten Anwendung muss die App durch Eingabe eines Authentifizierungscodes freigeschaltet werden. Dies stellt sicher, dass nur jener Unternehmer, der den Beleg ausgestellt hat, die Prüfung vornehmen kann. Anforderung Authentifizierungscode: In FinanzOnline im Menü Registrierkassen/Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege. Die BMF Belegcheck- App zur Prüfung des Startbeleges steht derzeit im itunes-store und im Google Play Store zumgratis Download zur Verfügung.

4 - 4 - Für den Fall, dass die Belegprüfung ein negatives Ergebnis ergibt, muss so rasch wie möglich die Fehlerursache gesucht werden. Hierfür steht ua ein Prüftool auf der BMF-Homepage zur Verfügung Die Registrierkasse muss bis zur Klärung weiterbetrieben werden und am Beleg der Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen angebracht werden, Alternativen zur App Entweder direkt über die Kassensoftware oder durch Übermittlung durch REP. Bei Vorliegen der Voraussetzungen (kein Internetzugang, kein Wirtschaftreuhänder) kann auch das Ersatzverfahren mittels Formular angewendet werden. ACHTUNG: Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler) und im Datenerfassungsprotokoll (als Barumsatz mit Betrag Null und elektronischer Signatur, Monatsbeleg) zu speichern. Am Jahresende muss dieser auch geprüft werden (Meldung an FinanzOnline). Der Jahresbeleg (Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält) ist auszudrucken, zu prüfen und aufzubewahren, Prämie Wer im Zeitraum zwischen und eine elektronische Registrierkasse anschafft oder ein bestehendes System umrüstet, kann nicht nur die Kosten dafür sofort als Betriebsausgabe absetzen, sondern hat auch Anspruch auf eine Registrierkassenprämie. Die Prämie bezieht sich auf jede einzelne Erfassungseinheit (Registrierkasse, Eingabestation eines Kassensystems), der eine Signaturerstellungseinheit zugeordnet werden kann. Die Prämie beträgt 200 Euro pro Erfassungseinheit. Bei elektronischen Kassensystemen, die über mehrere Eingabestationen verfügen, stehen zumindest 200 Euro pro Kassensystem, maximal aber 30 Euro pro Eingabestation zu. Beispiel: Bei einem Kassensystem mit bis zu sechs Eingabeeinheiten stehen 200 Euro zu. Ab sieben Eingabestationen bemisst sich die Prämie nach der Zahl der Eingabestationen (7 x 30 Euro = 210 Euro Prämie)

5 - 5 - Die Prämie ist mit einem eigenen Formular (E 108c) in einer Gesamtsumme je betroffenem Jahr (2015, 2016, 2017) zu beantragen. Der Prämienantrag kann unabhängig von der Abgabe der Steuererklärungen gestellt werden. Die Prämie ist steuerfrei und führt zu keiner Aufwandskürzung. Eine doppelte Berücksichtigung für Erfassungseinheiten, für die bereits anlässlich der Anschaffung eine Prämie beansprucht wurde, ist im Fall nachträglicher Umrüstungskosten ausgeschlossen. Die volle Prämie steht im Fall der Anschaffung unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten zu. Auch Teilkomponenten begründen einen Prämienanspruch. Damit steht die Prämie auch für die Anschaffung einer App für ein schon vorhandenes Smartphone / Laptop zur Nutzung der Registrierkassenfunktion oder für den Kauf eines Kartenlesegerätes oder Belegdruckers zu. Da nur die Anschaffung für den eigenen Betrieb einen Prämienanspruch begründet, muss das angeschaffte Wirtschaftsgut auch tatsächlich im Betrieb zum Einsatz kommen. Registrierkassen ohne sinnvolle Eigennutzung im Betrieb oder zum Zweck der Weiterveräußerung sind nicht begünstigt. Für die Prämie ist der Anschaffungszeitpunkt maßgebend, d.h. jener Zeitpunkt, in dem die wirtschaftliche Verfügungsmacht erlangt wurde. Auch wenn die Kosten für die angeschafften Wirtschaftsgüter zur Gänze im laufenden Aufwand erfasst wurden, stehen sie zur Deckung eines investitionsbedingten Gewinnfreibetrages zur Verfügung.