Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse

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1 Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) wurde im Bundesgesetzblatt, BGBl.Nr. II 410/2015, veröffentlicht. Laut RKSV hat die Registrierung von Registrierkassen über Finanz-Online zu erfolgen. Ab 1. April 2017 ist eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen in Registrierkassen verpflichtend! Zusätzlich sind ab diesem Zeitpunkt verschiedene Meldungen über Finanz-Online, wie das An- und Abmelden der Registrierkasse bzw. der Signatureinheit, die Prüfung der Startbelege und der Jahresbelege, sowie das Melden von Ausfällen und Wiederinstandsetzungen von Registrierkassen und/oder Sicherheitseinrichtungen vorgeschrieben. Im wesentlichen sind folgende Aspekte relevant: Signatureinheit als Manipulationsschutz Interaktion mit Finanz-Online Wir haben versucht, die notwendigen Schritte und Abläufe in der E/A-Registrierkasse so einfach und benutzerfreundlich wie möglich zu implementieren. So werden praktisch alle erforderlichen Schritte automatisch angestoßen, sodass sich der Benutzer im Normalfall nicht extra darum kümmern muss. Wichtig ist, dass der Anwender die notwendigen Aufgaben und Aktionen versteht. Der Gesetzgeber hat ein relativ komplexes System vorgeschrieben, mit dem man sich auseinandersetzen muss. Dies sollten Sie im eigenen Interesse gewissenhaft tun! Wir ersuchen um Ihr Verständnis, dass wir keine Unterstützung zu Finanz-Online, insbesondere zur erstmaligen Registrierung, geben können. Bitte kontaktieren Sie dazu Ihren Steuerberater! Die Inbetriebnahme in wenigen Schritten... Zur Inbetriebnahme der Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung führen Sie folgende Aktionen aus: Stecken Sie die Sicherheitseinrichtung (den Stick) an Ihrem Comuter an. Warten Sie ab bis die notwendigen Treiber installiert sind. Öffnen Sie in MEDSTAR die E/A-Registrierkasse und wählen Sie dort die Menüfolge [Registrierkasse]-[Signaturmanager]. Lesen Sie mehr auf Seite 3. Klicken Sie auf [Testen] um eine Testsignierung durchzuführen. Bei korrekter Ausführung wird eine Zeichenkette (Signatur) angezeigt. Schließen Sie den Signaturmanager und wählen Sie die Menüfolge [Registrierkasse]- [Aufgaben...]-[Startbeleg]. Erstellen Sie einen Startbeleg und drucken Sie diesen aus. Dazu ist eine Verbindung zur Sicherheitseinrichtung erforderlich. Melden Sie dann die Registrierkasse und die Sicherheitseinrichtung in Finanz-Online an. Das entsprechende Fenster sollte automatisch aufgehen. Manuell können Sie die Funktion über [Registrierkasse]-[Aufgaben...]-[FinanzOnline] aufrufen. Nach der Anmeldung müssen Sie noch den Startbeleg prüfen. Dies erfolgt ebenfalls im Finanz-Online-Fenster. Nun ist Ihre Registrierkasse betriebsbereit! Auf den folgenden Seiten finden Sie nähere Informationen und Erläuterungen zu den einzelnen Komponenten und Schritten. Registrierkassensicherheitseinrichtung Seite 1 von 5

2 Signatureinheit als Manipulationsschutz Zweck der Signatureinheit Die Signatureinheit ist eine technische Hardwarekomponente, mit der jede einzelne Buchung in der Registrierkasse elektronisch signiert wird. Sie besteht normalerweise aus einem Kartenleser und einer sogenannten Signaturkarte mit einem darauf gespeicherten persönlichen Zertifikate des Anwenders (Steuerzahlers). Für jede Steuernummer ist ein eigenes Zertifikat erforderlich. Ein Zertifikat kann aber für mehrere Kassen verwendet werden, wenn es demselben Steuerzahler gehört. Technische Ausführungen der Signatureinheit Die Sicherheitseinrichtung kann auf mehrere Arten ausgeführt sein. Kartenleser mit steckbarer Signaturkarte In einen handelsüblichen Kartenleser wird die persönlich ausgestellte Signaturkarte gesteckt. Dabei ist ein Wechseln der Signaturkarte jederzeit möglich. Signatureinheit in Form eines USB-Sticks Eine praktische und kompakte Ausführung dieser Einheit ist in Form eines USB-Sticks, in den die Signaturkarte bereits eingebaut ist. Ein Wechseln der Karte ist bei dieser Variante allerdings nicht möglich. Wir empfehlen diese Ausführung! Andere technische Ausführungen Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass es auch andere Sicherheitseinrichtungen gibt, wie das HSM (Hardwaresicherheitsmodul) oder diverse Online-Lösungen. Diese sind für MEDSTAR-Anwender derzeit nicht relevant, da sie nicht unterstützt werden. Bestellung der Signatureinheit Wir liefern Ihnen auf Bestellung die Signatureinheit mit Signaturkarte und stellen das Zertifikat für Sie aus. Standardmäßig liefern wir immer die USB-Stick-Variante aus. Wenn Sie lieber einen Kartenleser mit wechselbarer Signaturkarte wollen, so geben Sie uns das bekannt. Wir haben eine Kooperation mit der Firma A-Trust, einem der beiden Vertrauensdiensteanbieter in Österreich, vereinbart, sodass wir für unsere Kunden die Signaturzertifikate selbst ausstellen können. Zur Ausstellung Ihres persönlichen Zertifikates benötigen wir entweder Ihre Steuernummer oder Ihre UID (Umsatzsteueridentifikation) sowie Ihre -adresse. Installation der Signatureinheit Stecken Sie die Signatureinheit an Ihrem Rechner in einen freien USB-Slot. Möglicherweise werden dann diverse Treiberkomponenten installiert. Dies erfolgt normalerweise automatisch und kann einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Warten Sie unbedingt so lange, bis dieser Installationsvorgang abgeschlossen ist! Registrierkassensicherheitseinrichtung Seite 2 von 5

3 Anschließend ist in der E/A-Registrierkasse eine entsprechende Konfiguration vorzunehmen. Klicken Sie dazu auf [Registrierkasse] [Signaturmanager]. Lokaler Anschluß Wählen Sie diese Variente, wenn die Signatureinheit auf dem eigenen Rechner gesteckt ist. Netzwerk Wählen Sie diese Variente, wenn die Signatureinheit auf dem fremden Rechner gesteckt ist. Dazu muss unbedingt MEDSTAR auf dem entfernten Rechner laufen. Die IP-Adresse dieses Rechners können Sie über das Auswahlfeld einstellen. Sie können auch den Rechnernamen eingeben, das insbesondere dann erforderlich, wenn Sie DHCP verwenden. Sowohl die IP-Adresse als auch den Rechnernamen können Sie leicht auf dem entfernten Rechner über [?]-[Info über MEDSTAR] abfragen. HSM Hardwaresicherheitsmodul Diese Variante wird derzeit von der E/A-Registrierkasse noch nicht unterstützt! Mit der Option [Testen] können Sie feststellen, ob die Signatureinheit richtig angesprochen wird. Inbetriebnahme der Signatureinheit Die eigentliche Inbetriebnahme der Signatureinheit, auch Siegeleinheit genannt, erfolgt durch die Erstellung eines Startbeleges. Dabei wird das auf der Signaturkarte gespeicherte Zertifikat geprüft und in die Datenbank der E/A-Registrierkasse geladen. Drucken Sie den Startbeleg aus. Nach der Startbelegerstellung ist eine Anmeldung der Registrierkasse und der Signatureinheit in Finanz-Online erforderlich. Dieser Vorgang wird automatisch angestoßen, d.h. es öffnet sich ein spezielles Finanz-Online-Fenster, in dem die Meldung vorgenommen wird. Als letzter Schritt der Inbetriebnahme ist der Startbeleg zu prüfen. Auch dieser Schritt erfolgt im Finanz-Online-Fenster der E/A-Registrierkasse. Signatureinheit im lokalen Netzwerk Wenn Sie eine Sicherheitseinrichtung von mehreren Arbeitsplätzen aus verwenden wollen, wenn also Buchungen in der E/A-Registrierkasse an mehreren Rechnern vorgenommen werden sollen, so ist das selbstverständlich möglich. Wir haben dazu eine spezielle Client-/Serverlösung implementiert. Bei Verbindungsproblemen wenden Sie sich bitte an Ihren Hardwarbetreuer oder an unsere Hotline. MEDSTAR muss unbedingt auf jenem Rechner laufen, an dem die Signatureinheit angesteckt ist! An den anderen Arbeitsplätzen im Signaturmanager die Option Netzwerk zu wählen. Registrierkassensicherheitseinrichtung Seite 3 von 5

4 Interaktion mit Finanz-Online Das Webportal Finanz-Online Finanz-Online ist das Webportal des Finanzministeriums im Internet, über das der Steuerzahler selbst viele Aufgaben erledigen kann. Das Portal ist im Internet unter folgenden Link zu erreichen: Eine Registrierung bzw. Meldung an Finanz-Online können nur Sie persönlich oder Ihr Steuerberater machen. Beispielsweise ist die Inbetriebnahme der Registrierkasse innerhalb einer vorgeschriebenen Zeitspanne zu melden. Falls Sie bisher noch keinen Zugang zu Finanz-Online haben, so müssen Sie sich erstmalig registrieren. Nähere Informationen dazu finden Sie im Internet oder Sie kontaktieren Ihren Steuerberater. Zum Anmelden unter Finanz-Online benötigen Sie in jedem Fall eine Teilnehmer-Identifikation, eine Benutzeridentifikation und einen PIN. Arten der Übermittlung Die Übermittlung in Finanz-Online kann auf folgende Weise durchgeführt werden: Registrierkassen - Übermittlung mittels Webservice Mit dieser Funktion können Registrierungen von Signaturerstellungseinheiten und Registrierkassen, Meldungen zum Status sowie Kassenbelege für eine Belegprüfung mittels Webservice übermittelt werden. Diese Variante ist die bequemste Art und wird in den meisten Fällen zum Einsatz kommen. Voraussetzung für die Übermittlung mittels Webservice (internetfähige Kassa) ist die Anlage eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice in Finanz-Online. Ein Benutzer für das Registrierkassen-Webservice in Finanz-Online kann entweder vom Unternehmen selbst über den Menüpunkt 'Admin/Benutzer-Einzel' oder durch einen von Ihnen bevollmächtigten Wirtschaftstreuhänder (also Ihren Steuerberater) über den Menüpunkt 'Eingaben/Registrierkassen' angelegt werden. Registrierkassen - Übermittlung mittels File Upload Die Übermittlung der Daten erfolgt bei dieser Variante im sogenannten Datenstromverfahren als XML-Datei. Der Aufruf für das Hochladen und die Übermittlung der XML-Dateien in Finanz-Online erfolgt über 'Eingaben/Übermittlungen/Registrierkassen'. Voraussetzung ist der Einstieg als Supervisor oder die Vergabe der Berechtigung 'Registrierkassen' im Bereich 'Übermittlungen' in der Benutzerverwaltung von Finanz-Online. Registrierkassen - Übermittlung im Dialogverfahren Diese Funktion wird nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommen und ermöglicht dem Teilnehmer online die Übermittlung von Registrierungen von Signaturerstellungseinheiten und Registrierkassen, Meldungen zum Status, Kassenbelegen für eine Belegprüfung sowie die Anforderung des für die Belegprüfung mittels BMF Belegcheck App erforderlichen Authentifizierungscodes durchzuführen. Der Aufruf der Funktion erfolgt über 'Eingaben/Registrierkassen'. Voraussetzung ist der Einstieg als Supervisor oder die Vergabe der Berechtigung 'Registrierkassen' in der Benutzerverwaltung. Registrierkassensicherheitseinrichtung Seite 4 von 5

5 Wir unterstützen in unserer Registrierkassensoftware alle verfügbaren Varianten, wie Sie Meldungen machen können. Die einfachste und bequemste Variante ist die direkte Anbindung an Finanz-Online. Dabei werden alle notwendigen Daten und Informationen automatisch und ohne Medienbruch an Finanz-Online übermittelt. Schnell, einfach, unkompliziert... Wir empfehlen allen Anwendern eindringlich diese moderne und bequeme Variante zu verwenden und ersuchen Sie, sich rechtzeitig, am besten sofort, bei Finanz-Online zu registrieren. Meldungen der Registrierkasse Eine Meldung an Finanz-Online ist in folgenden Fällen notwendig: - Anmeldung der Registrierkasse - Anmeldung der Sicherheiteinrichtung - Prüfung des Startbeleges bzw. des Jahresbeleges (=Monatsbeleg für Dezember) - Meldung einer Störung (Ausfall) der Registrierkasse - Meldung einer Störung (Ausfall) der Sicherheitseinrichtung - Meldung der Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse - Meldung der Wiederinbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung - Abmeldung (Außerbetriebnahme) der Sicherheitseinrichtung - Abmeldung (Außerbetriebnahme) der Registrierkasse Weitere Informationen Bei Unklarheiten steht Ihnen Ihr Steuerberater sowie unsere Hotline gerne zur Verfügung. Sie benötigen die MEDSTAR-Programmversion oder höher. Spielen Sie gegebenenfalls ein aktuelles Programmupgrade ein. Für den Inhalt verantwortlich: Dr. Wienzl Informationssysteme GmbH A-1230 Wien, Parttartgasse 34/16a office@wis.at Wien, im Januar 2017 Registrierkassensicherheitseinrichtung Seite 5 von 5