Wie behält man den Überblick?

Transkript

1 Wie behält man den Überblick? Ganz klar, ohne ein Ordnungssystem ist das nicht zu schaffen. Aber, wo fängt man an und vor allem wie? Dieser Ratgeber zeigt, wie einfach es gehen kann, der Flut an Unterlagen Herr zu werden. Mit Hilfe der verständlichen Anleitung und den vielen Vorlagen schaffen Sie Schritt für Schritt ein Ordnungssystem, mit dem Sie Ihren privaten Papierkram schnell sortieren, sinnvoll gliedern und so übersichtlich ablegen, dass Sie alles bei Bedarf schnell zur Hand haben. Sie organisieren mit System Ihre Papier-Ablage und bringen Ordnung in Ihre privaten Ordner. Das Ordnungssystem wurde speziell für die in einem Privathaushalt anfallenden Unterlagen entwickelt. Mit den vielen Vorlagen von der beiliegenden CD-ROM bringen Sie hiermit ganz einfach und schnell Struktur in Ihre Unterlagen. Mit diesem Ordnungsystem schaffen Sie: ein klar strukturiertes Ablagesystem, in dem jede Unterlage einen eindeutigen Ablageplatz erhält! ein Ordnungssystem, in dem sich jeder sofort mühelos zurechtfinden kann! ein System, mit dem die Papiere schnell abgelegt und im Nu wiedergefunden werden können! ein System, dessen Ordnungsstruktur einfach in den Computer übernommen werden kann! ein durchgängiges System vom Hängeregister über Ordner und elektronischer Speicherung im Computer bis zur Entsorgung oder dauerhaften Aufbewahrung! ein System, mit dem man einfach jederzeit die Unterlagen im Griff hat! 11

2 eindeutig ablegen schnell wiederfinden 14

3 Wie lange sollen welche Unterlagen aufbewahrt werden? Ab wann beginnt die Frist? Die Aufbewahrungszeit beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Die Aufbewahrungszeit beginnt also erst am 01. Januar des Folgejahres und läuft dann entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungszeit. Z.B.: Für ein Dokument, das man am erhalten hat, beginnt die Frist erst am ! Soll es dann 3 Jahre aufbewahrt werden, kann man es nach dem entsorgen. ( ). erhalten aufbewahren 3 Jahre entsorgen

4 ORDNER 5: Wohnung Registerdeckblatt / Inhaltsverzeichnis 1 Telefon Festnetz / Notruf-Telefon 2 Handy 3 4 Internet-Provider Online-Dienste Rundfunkbeitrag Kabel-TV / Pay-TV 5 Strom 6 Heizung ( Gaslieferant ) 7 Nebenkosten 8 Mietvertrag 9 Einwohnermeldeamt An-/Ummeldungen ORDNER 5 10 Umzugs-Checkliste Sonstiges 53

5 Was gehört wo hinein? 1 Registerblatt Telefon, Notruf-Telefon Was gehört hinein? Rechnungen Ummeldungen, Kündigung Vertragsänderungen Vertragsunterlagen 2 Handy Rechnungen Ummeldungen, Kündigung Vertragsänderungen Vertragsunterlagen 3 Internet-Provider Online-Dienste (Webseite, etc. ) Rechnungen Vertragsänderungen, Kündigung Vertragsunterlagen 4 Rundfunkbeitrag Kabel-TV / Pay-TV Rechnungen Vertragsänderungen, Kündigung Vertragsunterlagen 5 Strom Rechnungen Vertragsänderungen, Kündigung Liefervertrag Strom 54

6 Was gehört wo hinein? Registerblatt Was gehört hinein? 6 Heizung ( Gaslieferant ) Rechnungen Vertragsänderungen, Kündigung Liefervertrag Gas 7 Nebenkosten Nebenkostenabrechnungen 8 Mietvertrag Mietvertrags-Änderungen Mietvertrag Wohnung Mietvertrag Garage Übergabeprotokoll Kündigung 9 Einwohnermeldeamt Anmeldungen neuer Wohnsitz Abmeldungen Wohnsitz Ummeldungen Wohnsitz 10 Umzugs-Checkliste, Sonstiges Umzugs-Checkliste, Sonstiges 55

7 Liste der Unterlagen A Z mit Ablage- und Fundort Verzeichnis Wo werden welche Unterlagen abgelegt und wo kann man sie wiederfinden? 103

8 Unterlagen A - Z Ordner Titel Registerblatt Hausgeldzahlungen / ETW ETW - Verwaltung Kontoübersicht-Hausgeld Hausrat, Liste Versicherungen Hausrat-Versicherung Hausrat-Vers., Antragsunterlagen Versicherungen Hausrat-Versicherung Hausrat-Vers., Versicherungsschein Versicherungen Hausrat-Versicherung Heiratsurkunde Dokumente/Urkunden Heiratsurkunde Heizöl, Rechnung / eigenes Haus Haus - Nebenkosten Heizung Herzschrittmacher-Ausweis, Kopie Gesundheit Gesundheits-Ausweise Hufschmied Tiere Tierpflege I Impfausweis Gesundheit Gesundheits-Ausweise Impfausweis, Kind Kinder Impfausweis, Vorsorgeausweis Impfausweis, Tiere Tiere Tierarzt Integrationskurs Dokumente/Urkunden Integrationskurs Internet Kündigung / eigenes Haus Haus - Nebenkosten Internet-Provider Internet Kündigung / Wohnung Wohnung Internet-Provider Internet, Vertrag / eigenes Haus Haus - Nebenkosten Internet-Provider Internet, Vertrag / Wohnung Wohnung Internet-Provider J Jahresbericht, Lebensversicherung Vorsorge / Sparen Kapital-Lebensversicherung K Kabel-TV / Pay-TV, Kündigung / Haus Haus - Nebenkosten Kabel-TV / Pay-TV Kabel-TV / Pay-TV, Kündigung / Whg. Wohnung Kabel-TV / Pay-TV Kabel-TV / Pay-TV, Vertrag / Haus Haus - Nebenkosten Kabel-TV / Pay-TV Kabel-TV / Pay-TV, Verträge / Whg. Wohnung Kabel-TV / Pay-TV Kapital-Lebensvers., Antragsunterlagen Vorsorge / Sparen Kapital-Lebensversicherung Kapital-Lebensvers.,Vers.-schein Vorsorge / Sparen Kapital-Lebensversicherung Kaufvertrag, Auto Auto/Fahrzeuge Kauf / Finanzierung Kaufvertrag / ETW ETW - Finanzierung/Kauf Kaufvertrag, Notar Kaufvertrag, Fahrzeug Auto/Fahrzeuge Kauf / Finanzierung Kaufvertrag / Haus Haus - Finanzierung/Kauf Kaufvertrag, Notar Kaufvertrag, Tiere Tiere Tier-Kaufvertrag 109

9 Verzeichnisstruktur für den PC Für die Unterlagen, die Sie in elektronischer Form vorliegen haben, erstellen Sie in Ihrem PC die folgende Verzeichnisstruktur oder Sie kopieren sie einfach von der beiliegenden CD-R auf Ihren Rechner. Die Verzeichnisstruktur enthält die Ordner 1 bis 21 mit den entsprechenden Unterordnern. Die einzelnen Ordner-Dateien sind dabei genauso untergliedert wie die Kategorien der Aktenordner. Die elektronische Ordnungsstruktur stimmt also genau mit der Ihrer Aktenordner überein. Sie können alle Arten von Unterlagen, egal ob sie in elektronischer oder in Papierform vorliegen, gleichermaßen eindeutig zuordnen, ablegen bzw. abspeichern und natürlich ebenso wiederfinden. Name (Kategorie) des Aktenordners = Name der Ordner-Datei im PC Wohnung Name der Registerkategorie = Name des Unterordners im PC Wohnung Strom Strom 95

10 102 21) Haus / Instandhaltung 1. Reparaturen 2. Haus- und Grundstückspflege 3. Gebäude-Versicherung 4. Gebäude-Haftpflichtversicherung 5. Angebote Handwerker 6. Sonstiges

11 Etiketten, Einsteckschilder, Register fix und fertig beschriftet! Hängeregister-Schildchen Ordnerrücken-Etiketten und Einsteckschilder Register mit fertigem Inhaltsverzeichnis und Registerblättern mit Hinweisen 124

12 Unterlagen einfach fix sortieren und ablegen Hiermit sind Ihre Ordner ganz schnell angelegt, denn das zeitraubende Beschriften der Ordner und Register entfällt. Alles ist zum sofortigen Gebrauch bereits fix und fertig bedruckt; jedes Registerblätter sogar mit einer genauen Auflistung, was dort abgelegt werden kann. Fertig beschriftete Hängeregister-Schildchen Mit den fertig beschrifteten Schildchen haben Sie Ruck Zuck die Hängeregister-Mappen angelegt. Für jede Hauptkategorie gibt es das passende Schildchen plus weitere nützliche Schildchen. Fertig beschriftete Ordnerrücken Schilder Einfach die fertig beschrifteten Ordnerrücken-Etiketten aufkleben ( oder die Ordner-Einsteckschilder einschieben ) und das entsprechende Register einlegen - schon ist Ihr Ordner zur Aufnahme der Unterlagen vorbereitet. Fertig beschriftete Register Das fertig beschriftete Registerdeckblatt gibt Ihnen Auskunft über den Inhalt des Ordners. Zusätzlich finden Sie auf jedem Registerblatt eine Liste über die Unterlagen, die Sie dort abheften können. So ist alles Ruckzuck einsortiert. Die AnnyOffice Produkte können Sie im Internet bestellen bei: - und beim Tielcke Verlag. 125