für Kirchgemeinden und Pfarreien Edi Wigger, Synodalverwalter, römisch-katholische Landeskirche Luzern

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1 Archivkurs für Leitung: Heidi Blaser, lic.phil., kirchlicher Archivdienst, Staatsarchiv Luzern Mitwirkende: Edi Wigger, Synodalverwalter, römisch-katholische Landeskirche Luzern Trudi Bättig, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen, römisch-katholische Landeskirche Luzern

2 Archiv als Gedächtnis Archivkurs für 16. Juni 2014 Heidi Blaser, lic. phil. Wissenschaftliche Archivarin Programm 2 1. Begrüssung durch Edi Wigger, Synodalverwalter 2. Einführung Staatsarchiv Luzern 3. Begriffe, Rechtsgrundlage Ablage, Zwischenarchiv, Archiv 4. Laufende Registratur 5. Was ist ein Archiv? Grundlagen Pause 6. Archivierung: Grundlagen 7. Ordnen, Verzeichnen 8. Magazinraum: Betreuung, Benutzung Einführung zum Staatsarchiv Luzern 3 > Das Staatsarchiv widerspiegelt die lange Entwicklung der Geschichte Luzerns seit den Anfängen. > Das älteste Dokument, der so genannte Traditionsrodel, ist um 1150 entstanden. > Hauptaufgaben des Staatsarchivs: Sicherung, Erschliessung, Forschung Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 1

3 Staatsarchiv Luzern 4 Verschiedene Archivräume im Laufe der Zeit: > Wasserturm > 1495 Rathausturm > 1696 angrenzendes Haus an der Furrengasse (Folie 5) > 1812 ehemaliges Theatergebäude über der Sakristei der Jesuitenkirche > 1840er Jahre: neue Räume im Rund unter dem Grossratssaal > Altes Jesuitengymnasium und die benachbarten Häuser (Folien 6-8) > 1993/94 Neubau an der Schützen- und Bruchstrasse (Folien 9-10) Archiv 1696/98 neue Kanzlei 5 Vor dem Umbau 1941/42 6 Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 2

4 Bahnhofstrasse: Magazin (Akten) im 2. OG nach dem Umbau 1941/42 7 Marianischer Saal, bis Neubau des Staatsarchiv 1993/94 9 Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 3

5 Magazin im neuen Staatsarchiv 10 Staatsarchiv Luzern 11 Gliederung der Bestände: > Historische Bestände: Verwaltungsschriftgut 13. Jh. bis 1798 > Moderne Staatliche Bestände: Kantonale Verwaltung und Gerichte seit 1798 > Nichtstaatliche Bestände: Archive privater Personen und Institutionen > Bestände der Stadt Luzern > Archive der im 19. Jh. aufgehobenen Klöster > Sammlungen: ohne eindeutige Herkunft wie Pläne, Karten, Mikrofilme, Fotos, Siegel usw. Ziele für die Archive der 12 > Übersicht über Ablage und Archiv > Grundsätze der Archivierung > Fachliches Grundverständnis, Begriffe > Checkliste für die Umsetzung Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 4

6 Rechtsgrundlage 13 >Kirchgemeinde: Kantonales Recht - Gemeindegesetz vom , SRL Nr Archivgesetz vom , SRL Nr Kirchgemeindegesetz vom , 5 >Pfarrei: Kirchliches Recht - Codex juris canonici (491, 535, 1053f.) Kirchgemeinde 14 > Rechtspflichten: - Aktenablage nach Registraturplan - Archivierung nach Archivplan - Beachten der Aufbewahrungsfristen > Zuständigkeit: Kirchenrat > Aufsicht: Synodalverwalter fachlich Staatsarchiv Pfarrei 15 > Rechtspflichten: - Führen eines Archivs - zweckmässig eingerichteter Raum - Ordnung nach Archivplan (Registratur) - Erstellen eines Archivverzeichnisses > Zuständigkeit: Pfarrer / GemeindeleiterIn > Aufsicht: Dekan (Bischof) Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 5

7 Verantwortung gemäss Führungshandbuch: 16 > Oberaufsicht: Kirchenratspräsident > Verantwortung für die Übergabe der Dokumente: Aktuar in Zusammenarbeit mit der archivverantwortlichen Person Wie werden Dokumente archivkonform abgelegt (Teil 1) 17 > Planung: Erstellen eines Registraturplans und eines Archivplans Wie werden Dokumente archivkonform abgelegt (Teil 2) 18 > Lebenszyklus der Unterlagen - werden laufend gebraucht - werden ab und zu gebraucht - werden nicht mehr gebraucht > Organisation der Archivierung - Ablage / Registratur - Zwischenarchiv - Endarchiv Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 6

8 Registraturplan (Teil 1) 19 > Vorlage: Muster-Registraturplan > Ablageplan erstellen - Kapitel - Unterkapitel > Aktenablage gemäss erstelltem Registraturplan organisieren Muster-Registraturplan (Seite 1) 20 Muster-Registraturplan (Seite 2) 21 Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 7

9 Registraturplan Wolhusen S Muster-Registraturplan (Seite 11) 23 Muster-Registraturplan (Seite 19) 24 Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 8

10 Registraturplan (Teil 2) 25 > Die Ablage im Zwischenarchiv wird geschlossen - Die Unterlagen werden archiviert - Registraturplan überprüfen > Vom Zwischenarchiv ins Endarchiv: Die Unterlagen werden - vollständig archiviert - in Auswahl archiviert - vollständig kassiert Was ist ein Archiv? 26 > Gebäude, Raum, Magazin > Institution > Kein geschützter Begriff Archiv der Seelen-Bruderschaft in Luzern Errichtet Anno Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 9

11 Archiv der Seelen-Bruderschaft: Inhalt 28 Der Nutzen eines Archivs 29 > Sicherung der rechtlichen Situation > Gedächtnis einer Institution Was wird archiviert (Grundsätze) 30 > Administrative Aspekte > Rechtliche Aspekte > Historische Aspekte Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 10

12 Was wird archiviert (Details) 31 Kirchgemeinde und Pfarrei: Wirkungsfeld > Alle Archivalien aus der Zeit vor 1900 > Organisation > Verwaltungstätigkeit > Dokumentationen Rechtliche Vorgaben > Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Was wird nicht archiviert! 32 > Dokumente nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist > Organisationsfremde Unterlagen und Druckschriften > Einladungen, Begleitschreiben, Drucksachen, Prospekte, Mehrfachexemplare 33 Pause Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 11

13 Sortierraum im Staatsarchiv 34 Anforderungen für die Langzeitarchivierung (Teil 1) 35 > Materialien: - Papier - Metalle - Kunststoffe - Klebstoffe Anforderungen für die Langzeitarchivierung (Teil 2) 36 > Datenträger: - Digitale Speichermedien EDV, Disketten, CD-Rom, DVD - Magnetbänder Tonbänder, Tonbandkassetten, Videos - Zelluloid Filme, Dias, Fotos Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 12

14 Archivierung (Teil 1) Archivordnung 37 > Ältere Archivordnung vorhanden > Kein Archivplan vorhanden > Registraturplan vorhanden Ablage der Pfarrei und Kirchgemeinde 38 Ablage der Pfarrei und Kirchgemeinde 39 Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 13

15 Archivierung (Teil 2) Ordnung des Archivgutes 40 > Bände, Urkunden und Akten - Nach Inhalt bzw. Provenienz (Herkunft) - Chronologisch > Geistliche Vereinsarchive Archivierung (Teil 3) Erstellen von Archivdossiers 41 > Archivmäppchen > Reihenfolge der Dokumente > Metall und Kunststoff entfernen > Provisorische Signatur Sortierraum im Staatsarchiv 42 Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 14

16 Mäppchen falten thematisch/chronologisch sortiert Archivierung (Teil 4) Archivverzeichnis 45 > Rubriken > Einträge > Provisorische Signatur > Kontrolle > Definitive Signatur > Abschluss des Archivs Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 15

17 Beispiel Archivverzeichnis 46 Anforderungen an den Magazinraum 47 Klima und Sicherheit: > Eigener Magazinraum > Externer Magazinraum > Tresor: Für die Archivierung nicht geeignet! > Bau und Einrichtung von Archivräumen Rollgestelle im Pfarrarchiv 48 Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 16

18 Schrank im Pfarrarchiv 49 Rollgestelle im Staatsarchiv 50 Bände im Staatsarchiv 51 Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 17

19 Archivverantwortliche Person 52 > Fordert die Ablieferung der Unterlagen > Betreuung des Archivs > Führt Benutzungsrichtlinien ein und sorgt für deren Einhaltung > Schutzfristen müssen eingehalten werden > Verantwortung für den Magazinraum Wie werden Dokumente im Archiv eingesehen 53 > Der Datenschutz muss eingehalten werden > Kontrolle der Aktenbenützung: - Herausgabe nur durch die archivverantwortliche Person - Platzhalter an Stelle des Dokuments - Keine Ausleihe privat nach Hause > Akten, die in der Verwaltung oder im Sekretariat benötigt werden: - Ausleihsystem mit Fristen 54 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Landeskirche Staatsarchiv Luzern, Heidi Blaser 18

20 Muster-Registraturplan (Seite 1) 20

21 Muster-Registraturplan (Seite 2) 21

22 Registraturplan Wolhusen S. 2 22

23 Muster-Registraturplan (Seite 11) 23

24 Muster-Registraturplan (Seite 19) 24

25 Beispiel Archivverzeichnis 46