Steuerungs- und Prozessoptimierung in der Überlieferungsbildung des Hessischen Landesarchivs

Transkript

1 Hessische Staatskanzlei Steuerungs- und Prozessoptimierung in der Überlieferungsbildung des Hessischen Landesarchivs Dr. Eva Rödel, HLA

2 Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen

3 Notwendigkeit eines Bewertungsmanagements Schaffung des Hessischen Landesarchivs 2013 Workshops zur Schaffung einer Agenda 2014 Defizite auf dem Gebiet der Überlieferungsbildung und Behördenbetreuung

4 Überlieferungsbildung ist ein komplexer Prozess, der strategisch gesteuert werden muss, um die zu bearbeitenden Mengen bewältigen zu können. 4

5 Eröffnungsbilanz Überlieferungsbildung Ergebnis: Archivische Betreuung aller wichtigen und größeren Stellen Aber: sehr viele Stellen noch ohne jeglichen Kontakt! Wir brauchen eine Prozessoptimierung im Überlieferungsbildungsprozess! 5

6 Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen

7 Kataster Überlieferungsbildung aktive, planvolle und priorisierte Betreuung der anbietungspflichtigen Stellen Dokumentations- und Steuerungsfunktion Festlegung eines Turnus 7

8 Kataster Überlieferungsbildung 8

9 9

10 Kataster Überlieferungsbildung 10

11 Bewertungs-/Beratungsturnus jährlich alle zwei Jahre alle fünf Jahre reaktiv/nach Bedarf Perpetuierung und Intensivierung der Behördenkontakte. 11

12 Kataster Überlieferungsbildung 12

13 Nicht-staatliche Unterlagen Ausweitung des Katasters auf Vereine, Verbände, Nachlasser etc. Aufnahme aktiver Schriftgutproduzenten Aktive Betreuung nach Turnus Aufnahme in das Kataster bis Januar

14 Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen

15 Ziel: Erarbeitung von Bewertungsmodellen für alle Ressorts Clusterung der Behörden Priorisierung anhand vorgegebener Kriterien Binnencluster Priorisierung

16 Projektmanagement Arbeitsgruppen Festlegung eines genau definierten Projektziels gemäß Binnenclusterung Festlegung der AG-Mitglieder Festlegung zeitlicher Rahmen (Meilensteinplan) Controlling durch Landesarchiv Eigene Zeiterfassung

17 Evaluation des Masterplans Evaluation 2018 Neue Modelle Evaluation bestehender Modelle Fachverfahren Evaluation des Projektmanagements

18 Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen

19 Standardisierungen, Synergieeffekte Standardisierter Bewertungsvermerk Vereinheitlichung der Struktur der Bewertungsmodelle Musteranschreiben Behördenkontakte Workflow für die Bewertung von Fachverfahren Dokumentation pauschaler Vernichtungsgenehmigungen Checklisten für nichtstaatliche Unterlagen, Anbietung Nutzung von Synergieeffekten u.a. 19

20 Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen

21 Evaluation personeller Ressourcen und organisatorischer Strukturen Durchführung durch einen externen Dienstleister Ziel: Untersuchung der Organisation / Strukturen auf dem Gebiet der Überlieferungsbildung und Behördenberatung Untersuchung der personellen Ressourcen Mittel- und langfristige Personalbedarfsberechnung Beginn: Januar 2018