Ressourcen-Management erfolgreich eingeführt und langfristig angewandt

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1 Ressourcen-Management erfolgreich eingeführt und langfristig angewandt Ihre Ansprechpartnerin Eva Granz Senior Consultant Eva Granz / / 1

2 Agenda Warum Ressourcen-Management (RM)? Warum ein Modell für RM? Bekannte Fehler bei der Ressourcenplanung Aufbau des RM-Reifegrad-Modells (RMRM) Einordnung im RMRM Fazit Kontakt Hintergrund des Modells Eva Granz / / 2

3 Ressourcen-Management Warum wird Ressourcen-Management betrieben? An welchen Arbeitspaketen/Tasks arbeiten Ihre Ressourcen im Moment? Wie viel Aufwand wurde letzten Monat durch eine bestimmtes Team in einem selektierten Projekte erzeugt? Warum liegt es, dass viele Ressourcen in Überlast sind? Kann man dies nicht besser nivellieren? Welche der anstehenden Arbeitspakete können Sie noch schieben, welche nicht? Haben Sie genug freie Verfügbarkeiten, um in 3 Monaten neue, strategisch wichtige Projekte annehmen zu können? Wird die Key-Ressource wirklich auf diesem Projekt benötigt, oder könnte Sie auch anderweitig eingesetzt werden? Haben Sie genug Ressourcen mit den entsprechenden benötigten Qualifikationen für kommende Projekte? Eva Granz / / 3

4 Ressourcen-Management Um Projekte erfolgreich durchzuführen Erfolgreiche Projekte Besetzt mit adäquaten Ressourcen Zur Abdeckung des Ressourcenbedarfs Eva Granz / / 4

5 Ressourcen-Management Herausforderungen Projektplanung vs. Ressourcenplanung Detailinformationen Granularität Standardisierung Eva Granz / / 5

6 Ausrichtung Einführung Ressourcen-/ Kapazitätsplanung Warum wird ein Modell benötigt? Passende Ausrichtung der Ressourcen- oder Kapazitätsplanung zu einem früh möglichsten Zeitpunkt Kommunikation Definition einer gemeinsamen Sprache mit fest definierten Begriffen für eine effektive Kommunikation und Diskussion Erwartungshaltung Eindeutige Darlegung Status Quo und welche langfristigen Schritte mit der Bestreben einen bestimmten Reifegrad zu erreichen verbunden sind Software Auswahl einer unterstützenden Software, die basierend auf den aktuellen und zukünftigen Anforderungen herangezogen werden kann Ohne strukturiertes Modell: hohe Ineffizienz und möglicher Abbruch des Einführungs- Projektes Eva Granz / / 6

7 Bekannte Fehler Bei Ressourcen-/ Kapazitätsplanung ohne Modell Inadäquate Detaillierung Fehlende Standardisierung Unterschiedliche Erwartungshaltung Unterschätzter Aufwand Unklare Zieldefinition Creeping Scope Eva Granz / / 7

8 Ressourcen-Management-Reifegrad-Modell Fokus Ressourcenbezogene Informationen Parameter Optimiertes Ressourcen- Management Evaluation Ziel Prozesse Technologie Glossar Eva Granz / / 8

9 Ressourcen-Management-Reifegrad-Modell Evaluierungsansatz des RMRM Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5 Sichtbarkeit der Arbeit Kontrollierte Zuteilung Gesteuerte Kapazität Zuweisung bestimmt durch Projektplan Granulares Management Granularität der Zuweisungen 5 Reifegradebenen, welche eine logische Steigerung der Detaillierung von Ressourcenmanagement abbilden. Projektrollen Ressourcenkosten Ressourcengenehmigung Kapazitätsplanung Steuerung/Kontrolle Unternehmensmehrwert Jede dieser Reifegradebenen wird anhand von 7 gemeinsamen Dimensionen bemessen. Eva Granz / / 9

10 RMRM Für Projekte mit knappen Ressourcen Eva Granz / / 10

11 RMRM Ebenen Definition Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5 Sichtbarkeit der Arbeit Kontrollierte Zuteilung Gesteuerte Kapazität Zuweisung bestimmt durch Projektplan Granulares Management Organisationen sehen wer an was arbeitet; jedoch sind die Ressourcen ohne jegliche Kontrolle oder Überblick zugewiesen Ein formaler Ressourcen- Genehmigungsprozess ist eingeführt; jedoch basieren die Ressourcen- Freigaben nur auf der Ressourcenverfügbarkeit Der Fokus verlagert sich auf Kapazitätsmanagement und die Einführung der Betrachtung von Projektprioritäten benötigt eine strukturiertere Steuerung Der Ressourcengenehmigungsund der Kapazitäts- management- Prozess sind durch den Projektplan auf Phasenebene getrieben Die Details der Aktivitäten im Projektplan treiben die Ressourcenzuweisungen und den Kapazitäts- management- Prozess Eva Granz / / 11

12 RMRM Dimensionen Definition Granularität der Zuweisungen Projektrollen Ressourcenkosten Steuerung/ Kontrolle Ressourcengenehmigung Kapazitätsplanung Unternehmensmehrwert Ebene, auf der Ressource zugewiesen wird; Auslastung als konstanter oder als variabler Wert; Abbildung von nicht-projekt Arbeit Standardisierten und eindeutigen Rollen; ermöglichen Attribute (Kostensätze) zu Gruppen von Ressourcen zuzuteilen Labour-Kosten einer Ressource, durch Zuweisung zu Arbeitspaket; geplante und Ist-Kosten und werden auf Projekt-, Phasen-, oder Aktivitätenebene nachverfolgt Prozess, der Zuweisung einer Ressourcen zu Arbeit genehmigt. Achtung: kritische Dimension des RM, da Auswirkungen auf Steuerungs- und Prozesskomplexität Strategischer Planungsprozess auf Portfolioebene, damit wichtigsten Projekte mit Ressourcen besetzt sind innerhalb der aggregierten Ressourcenkapazität Prozess, welcher Entscheidungen fällt und organisatorische Instanz, welche Geschäftsprozesse für Genehmigungen und Kapazitätsplanung überwacht Key-Unternehmensmehrwert, welchen Unternehmen auf einer bestimmten Reifegradebene generieren können. Eva Granz / / 12

13 RMRM Ebenen Granularität der Zuweisungen Ressourcen werden mit einer festen/konstanten Auslastung über die gesamte Dauer des Projektes zugewiesen. Die Auslastung der Ressourcen kann innerhalb der Dauer des Projektes variieren. Die Auslastung der Ressourcen kann nach Projektphasen (getrieben durch den Terminplan) variieren. Die Auslastung der Ressourcen kann nach individuellen Aktivitäten (getrieben durch den Terminplan) variieren. Eva Granz / / 13

14 RMRM Einstufung in Matrix Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5 Sichtbarkeit der Arbeit Kontrollierte Zuteilung Gesteuerte Kapazität Zuweisung bestimmt durch Projektplan Granulares Management Granularität der Zuweisungen Projektrollen Ressourcenkosten Ressourcengenehmigung Kapazitätsplanung Steuerung/Kontrolle Unternehmensmehrwert Eva Granz / / 14

15 RMRM Ebenen Ebene 3: das RMRM Optimum Für viele Unternehmen bietet die Ebene 3 die beste Ausrichtung und Balance von: Bedarf an Detailinformationen und Genauigkeit Prozessreifegrad Benötigte Technologiebewandtnis Unternehmensmehrwert Eva Granz / / 15

16 Aufzeigen der Granularitäten in den unterschiedlichen Ebenen Bekannte Fehler Beheben mit RMRM Inadäquate Detaillierung Berechnung des Aufwands für benötigte Informationen Grafische Einordnung und Veranschaulichung in Matrix Unterschätzter Aufwand Unklare Zieldefinition Eva Granz / / 16

17 Fazit RMRM Für langfristige und erfolgreiche Ressourcenplanung Festlegung des gewünschten Reifegrades Planung entsprechender Schritte, um Reifegrad zu erreichen Keine Fehlinvestitionen in Projekte, die Grundvoraussetzungen nicht beachtet haben Evaluation der Ist- Situation bevor Ressourcen- Planungs-Projekt angestoßen wird Evaluation mit RMRM Langfristige und erfolgreiche Ressourcenplanung Eva Granz / / 17

18 RMRM bei RMRM Evaluation /ressourcen-management-reifegradmodell Projekt Magazin Artikel Eva Granz / / 18

19 Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen, ist es schwer. Seneca Ihre Ansprechpartnerin: Eva Granz Telefonnummer: +49 (176) GmbH Brühlweg Berglen Tel. Eva +49 Granz /(0) / Fax +49 (0)

20 Backup Hintergrund zum Modell Das Modell wurde ursprünglich von Oracle basierend auf Ergebnissen einer globalen Umfrage, an welcher 500 Organisationen, die Ressourcenmanagement betreiben aus unterschiedlichen Sektoren teilgenommen haben, erstellt und enthält somit eine Kombination aus direkten Beobachtungen aus den Organisationen und Best Practice Ansätzen, welche für eine erfolgreiche Umsetzung empfohlen werden. Dieses ursprüngliche Modell wurde von erweitert und angepasst. Eva Granz / / 20