PROJEKTMANAGEMENT IN EINER GROßEN EPIDEMIOLOGISCHEN STUDIE - ERFAHRUNGEN BEI DER IMPLEMENTATION DES DERMATOLOGIE- MODULS IN SHIP

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Busso Georg Sternberg
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1 PROJEKTMANAGEMENT IN EINER GROßEN EPIDEMIOLOGISCHEN STUDIE - ERFAHRUNGEN BEI DER IMPLEMENTATION DES DERMATOLOGIE- MODULS IN SHIP A d We e 02. April 2009 Institut für Community Medicine Ernst-Moritz-Arndt-Universität Greifswald

2 Agenda 1. Definitionen 2. Grundlagen Projektmanagement 3. Warum ist dieses Vorhaben ein Projekt? 4. Projektphasen 5. Projektplanung, -steuerung und -umsetzung 6. Projektabschluss und Fazit 7. Schlussfolgerung 1

3 Study of Health in Pomerania (SHIP) SHIP ist eine populationsbasierte Kohortenstudie im Rahmen des Forschungsverbundes Community Medicine an der Universität Greifswald [1] Ziele der Studie sind: Häufigkeiten und Verteilungen einer Vielzahl von Erkrankungen Potentiellen Risikofaktoren Lebensstilfaktoren in der Region Vorpommern [1] Lüdemann, J. (2000) 2

4 Study of Health in Pomerania (SHIP) 3

5 Study of Health in Pomerania (SHIP) Baseline SHIP-0 10/ /2001 n= Jahres Follow-Up SHIP-1 10/ /2006 N= Jahres Follow-Up SHIP-2 06/ n>2500 4

6 Definitionen (1) Wann ist ein Vorhaben ein Projekt? einmalig auftretende Vorhaben, die sowohl zeitlich und personell begrenzt als auch von weiteren Vorhaben abgrenzbar sind planmäßiges, systematisches Arbeiten bereichsübergreifende Zusammenarbeit definiertes Ergebnis (2) Was versteht man unter Projektmanagement (PM)? Gesamtheit aller Methoden zur Durchführung von Projekten Oberbegriff für alle planenden, überwachenden, koordinierenden und steuernden Maßnahmen, die für die Um- oder Neugestaltung von Systemen oder Prozessen bzw. Problemlösungen erforderlich sind [2] [2] Kuster J, Huber E, Lippmann R et. al. (2008): Handbuch Projektmanagement. Springer Verlag 5

7 Ziele & Voraussetzungen von PM Sachziele Qualität Terminziele Projektende Kostenziele Projektkosten Fazit: Qualität optimieren durch effizientere Nutzung der Ressourcen. 6

8 Ziele & Voraussetzungen von PM (5) Voraussetzungen für PM: Projektauftrag und -übergabe Kommunikation zwischen Projektmitarbeitern und Projektleiter als Austausch von Informationen ist von wesentlicher Bedeutung [3] Projektplan Berücksichtigung von genügend Planungszeit, auch wenn die Umsetzung einfach und schnell erscheint (6) Ziele von PM: Erreichung einer größeren Effizienz bei der Abwicklung von Projekten vorhandene Ressourcen & Expertise frühzeitig nutzen [3] Olfert K, Steinbruch A (2002): Kompakt-Training Projektmanagement. Friedrich Kiehl Verlag GmbH 7

9 Ist dieses Vorhaben ein Projekt? Merkmale eines Projektes einmaliges Vorhaben klare Zielstellung zeitliche Begrenzung personelle Begrenzung finanzielle Begrenzung Projektplan Projekt Implementation des Dermatologie-Moduls in SHIP ja Integration der vorhandenen Expertise in EDV-gestützter Datenerfassung und Qualitätssicherung standardisierte Untersuchung der Probanden Erhöhung der Probandenresponse um 30% gegenüber SHIP-1 Optimierung der Kommunikation zwischen SHIP und der Hautklinik Befundübergabe bei kritischen Ereignissen an den Probanden im Sinne der zeitnahen Intervention Start: ; Ende: AW=Projektleiter & KF, AA, SF, AE=Projektmitarbeiter Personalkosten von ca ! Ja, mit Hilfe von MS PROJECT 8

10 Projektphasen 9

11 Modul Dermatologie Dermatologie: Teilgebiet der Medizin, welches sich mit der Abklärung, Therapie und Betreuung von Patienten oder Probanden mit nichtinfektiösen und infektiösen Erkrankungen der Haut sowie mit belignen und malignen Hauttumoren befasst Inhalte dieses Moduls sind die Erfassung der chronisch venösen Insuffizienz sowie die Erfassung von Hauttumoren und Dermatosen Teilmodule: hautärztliches Interview, hautärztliche Untersuchung, Ultraschalluntersuchung der tiefen Beinvenen (Duplexsonographie) Ablauf: hautärztliches Interview und hautärztliche Untersuchung können parallel stattfinden, Duplexsonographie wird nachträglich den auffälligen Probanden angeboten 10

12 Kick-Off-Phase erstes Gespräch aller Beteiligten (Kick-Off-Meeting) Informationen über Projektgegenstand wie Ziele, Ressourcen Zeit & Personal etc. Präsentation und gemeinsame Überarbeitung der vorab definierten Instrumente wie Projektstrukturplan Definition der Kommunikationsinfrastruktur (regelmäßige Treffen)! Ziel war es ein Wir-Gefühl zu schaffen und die vorhandene Expertise der Beteiligten frühzeitig zu nutzen 11

13 Instrumente der Projektplanung (1) Projektstrukturplan: gibt einen Überblick über die einzelnen Teilprojekte inklusive der dazugehörigen Arbeitspakete gibt keinerlei Auskunft über die Reihenfolge der Abarbeitung bzw. die Zuweisung der Teilprojekte zu den Ressourcen Personal und Zeit 12

14 Instrumente der Projektplanung Projekt Teilprojekt Arbeitspakete 13

15 Instrumente der Projektplanung (2) Projektablaufplan: berücksichtigt die Ressourcen Personal, Zeiten und Fristen, aber auch Meilensteine und die entsprechende Reihenfolge der Abarbeitung durch die Nutzung einer geeigneten PM-Software wird die eigentliche Projektarbeit unterstützt und somit optimiert Ausgangspunkt für die Projektsteuerung 14

16 Instrumente der Projektplanung (3) Risikomanagement: Risikobewertung Risiko R1: Personalausf all durch Weggang oder Krankheit R2: mangelnde Kommunikation zwischen SHIP und der Dermatologie R3: Verzögerung der Implementation durch Schwierigkeiten bei der Sof twareentwicklung R4: Probleme bei der automatischen Abspeicherung der Daten Wahrscheinlichkeit in % 15 % 30 % 20 % 10 % Schaden in T! (geschätzt) ! ! ! 2.000! Risk Map gibt einen Überblick, mit welcher Priorität die Risiken angegangen werden müssen Interpretation: Alle vier Risiken befinden sich teilweise sogar deutlich unterhalb der Akzeptanzlinie. R1 und R4 können gänzlich vernachlässigt werden. Die Entwicklung von R2 und R3 sollte man jeweils verfolgen. 15

17 Projektsteuerung / Controlling gemeinsame Aktualisierung des Projektplans, sowie weiterer Instrumente wie z.b. der Terminkontrolle während der wöchentlich stattfindenden Besprechung aller Beteiligten jeder Projektmitarbeiter verfügt so über den aktuellen Informationsstand 16

18 Projektumsetzung Keines der vorab erwähnten Risiken trat ein. Auftretende und vorab nicht berücksichtigte Probleme wie Defekt der Kamera oder Verzögerungen im Schreiben des SOPs konnten zeitnah gelöst werden und stellten somit keine Projektgefährdung dar. Ein im Mai 2008 durchgeführter Prätest an 26 Testprobanden ergab keine Auffälligkeiten des Ablaufs und der Instrumente. Dieser Prätest war ein relevanter Meilenstein und gab Auskunft über das Projektgeschehen. Die großzügig geplanten Zeiträume für die Umsetzung einzelner Arbeitspakete sowie die entsprechend berücksichtigten Pufferzeiten bedingten einen fast reibungslosen Ablauf. 17

19 Projektabschluss und Fazit Jegliche vorab definierten Ziele wurden erreicht. Auftretende Probleme konnten zeitnah bewältigt werden. Das Projekt ließ sich durch den Einsatz eines Projektplans und unter Berücksichtigung von PM-Standards zeitnah und konfliktfrei umsetzen. Die regelmäßige Kommunikation innerhalb des Projektteams spielte hierbei eine tragende Rolle. Der Einsatz von PM ermöglichte den fristgerechten Beginn des Moduls Dermatologie zum Start der SHIP-2 Studie und eine standardisierte Datenerfassung. Der Start von SHIP-2 stellt gleichzeitig das Ende dieses Projektes dar. Bisher wurden ca. 450 Probanden untersucht (Response 92%). 18

20 Schlussfolgerung Die Anwendung von PM zeigte anhand dieses Beispiels die Vorteile in der Effizienz gegenüber weniger durchstrukturieren vergleichbaren Projekten innerhalb der SHIP-Studie. Das vorgestellte Prozedere des PM dient somit als Vorlage und sollte auch bei weiteren Projekten Anwendung finden. Der Einsatz von PM in modernen Unternehmen inkl. Forschungseinrichtungen ist als unabdingbar zu bezeichnen. Allerdings bedingt die Implementation dieses Prozedere eine Umstellung älterer Strukturen und ist als durchaus zeitintensiv einzustufen. Bei späteren Projekten sollte die Umsetzung deutlich weniger zeitintensiv sein, da die Betroffenen das Vorgehen bereits kennen. Die Nutzung entsprechender PM-Software wirkt unterstützend. 19

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen...? 20

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