Erfolgsfaktor Ressourcenmanagement

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1 Erfolgsfaktor club pm Salzburg, Mag. Christian Sterrer

2 pmcc consulting > Projekte, Prozesse, Strategien > 25 Mitarbeiter, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung > 6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana > Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools pmcc consulting 2

3 > ist das Planen und Controllen von Ressourcen eines Organisationsbereiches > Im geht es nicht um die Veränderung von Ressourcen (Personalentwicklung), sondern um die Identifikation und optimale Nutzung vorhandener Ressourcen > Ressourcen im weiteren Sinne sind Räumlichkeiten, Produktionskapazitäten, Maschinen, etc. im engeren Sinne Personal > Je knapper und teurer Ressourcen sind, desto mehr rechtfertigt sich der Aufwand für (Administrations- und Managementaufwand, ev. Fokus auf Engpassressourcen) 3

4 Einzelprojekt 180 Production Ressourcen Aktuell Finance Retail HR 0 Q Q1 20 Q2 20 Q3 20 Q4 20 Q1 21 Abteilungen KW1 KW2 KW3 KW4 KW5 KW6 KW Unternehmen Verfügbarkeit Verfügbare AZ Krankheit Urlaub Überstunden Tätigkeit Internes Linientätigkeit Projekte Bereich Verfügbarkeit Verfügbare AZ Krankheit Urlaub Überstunden Tätigkeit Internes Linientätigkeit Projekte PSP- AP ABT. Plan IST Rest HR Abw. Code PHASE Ber. (PT) (PT) (PT) (PT) (PT) 1.2 PHASE EDV 15, Eink. 5, ReWe Sonst 11, SU 31, Projektportfolio 4

5 Ressourcenplanung Projekt MPM Mutliprojektmanagement (PSK,PS) EPM Einzelprojektmanagement (PL) RM (Abteilungsleiter) ZM Zeitmanagement (PTM, PMA) 5

6 in EPM > Ressourcenplanung basierend auf der Leistungsplanung > erfolgt meistens auf AP-Ebene > Detaillierungsgrad der Ressourcenplanung > Abteilungen, Teams, Kompetenz oder Mitarbeiter > PLAN IST REST HOCHRECHNUNG DIFFERENZ 6

7 Ressourcenplanung in Projekten 1 Definition Detaillierung 2 Planung Personalressourcen 3 Ressourcen (Abt, Kompetenzen, MA) (auf Arbeitspaket-Ebene) Zusammenf ührung in Ressourcentabelle EDV Einkauf ReWe Produktion PSP- Code AP PHASE ABT. Ber. Plan (PT) IST (PT) Rest (PT) HR (PT) Abw. (PT) 1.2 PHASE EDV 15, Eink. 5, ReWe EDV 15 PT Einkauf 5 PT Sonst. 11 PT Sonst 11, SU 31, Balkenplan (auf Arbeitspaket-Ebene) Abklärung Verf ügbarkeit JÄN FEB MÄR PROJEKTPERSONALEINSATZTABELLE PROJEKTTERMINPLANUNG 1.2 PHASE AP AP AP AP 4 MSt. SUMME PSP- AP ABT. Pla n IST Re st HR Abw. Code PHASE Ber. (PT) (PT) (PT) (PT) (PT) 1.2 PHASE EDV 15, Eink. 5, ReWe 11, ,

8 in EPM 8

9 Ressourcenplanung Linie MPM Mutliprojektmanagement (PSK,PS) EPM Einzelprojektmanagement (PL) RM (Abteilungsleiter) ZM Zeitmanagement (PTM, PMA) 9

10 Ressourcenplanung in Abteilungen > Mitarbeiter werden mit den verfügbaren Stunden pro KW/pro Monat eingeplant > Urlaube, Krankenstände, etc. werden ausgetragen > Linienressourcen werden abgezogen > Daraus resultiert die Verfügbare Projektzeit pro MA pro KW/Monat > Dem werden die geplanten Projekte mit den Bearbeitungszeiten gegenüber gestellt > Überlastungen bzw. Verfügbarkeiten werden ausgewiesen 10

11 Beispiel Mitarbeiter-Ressourcenplanung resource manager

12 Beispiel Auswertungen Kapazitäten nach MA resource manager

13 Beispiel Auswertungen Kapazitäten nach Projekten resource manager

14 Ressourcenplanung MPM MPM Mutliprojektmanagement (PSK,PS) EPM Einzelprojektmanagement (PL) RM (Abteilungsleiter) ZM Zeitmanagement (PTM, PMA) 14

15 im Projektportfolio > Voraussetzung EPM: > alle Projekte sind geplant und werden regelmäßig controlled > für alle Projekte wird eine Ressourcen und Terminplanung erstellt und regelmäßig aktualisiert > in allen Projekten wird eine einheitliche Projektplanung angewandt > Voraussetzung RM in der Abteilung: > RM erfolgt in allen Abteilungen und wird regelmäßig aktualisiert > Minimalversion: Projektverfügbarkeit pro Monat (Woche) > Nutzen: > Gegenüberstellung verplanter Kapazitäten (Projekte) und Verfügbarkeiten (Abteilungen) 15

16 Zusammenhang Linie/Projekt MPM Mutliprojektmanagement (PSK,PS) Verplante Ressourcen Verfügbarkeiten EPM Einzelprojektmanagement (PL) RM (Abteilungsleiter) ZM Zeitmanagement (PTM, PMA) 16

17 Verplante Projektressourcen Ressourcen Aktuell Production Finance Retail HR Q Q1 20 Q2 20 Q3 20 Q4 20 Q

18 Gegenüberstellung geplante Projektressourcen vs verfügbare Ressourcen Ressourcen Aktuell Production Finance Retail HR Q Q1 20 Q2 20 Q3 20 Q4 20 Q

19 Beispiel Auswertungen verplante und verfügbare Ressourcen project portfolio1.0 19

20 Ziele und Nutzen des s > Überblick über Ressourcensituation der Mitarbeiter > Optimierung der Mitarbeitereinsatzplanung > Vermeidung von Überlastungssituationen > Frühzeitiges Erkennen von Kapazitätsengpässen > Reduktion von Personalkosten/Projektkosten > Harmonisierung paralleler Projekt- und Linientätigkeiten > Erhöhung der Transparenz der unternehmensweiten Ressourcenallokation > Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit > Im wird der Ressourceneinsatz nach definierten Kriterien optimiert > Nichtziel des : Mitarbeiterüberwachung, sondern Ressourcensteuerung 20

21 in der Praxis club pm Salzburg, Dipl. Betriebswirt Helge Schatta, PMP

22 Rahmenbedingungen > Unternehmen: Münchener Hypothekenbank e.g. > Der Baufinanzierer der Genossenschaftlichen Finanzgruppe > Tätig in Deutschland, Österreich und der Schweiz > 450 Mitarbeiter > Projektportfolio: > Ca. 30 Projekte mit jährlichem Aufwand von rund Personentagen > Abteilung: IT-Organisation und Anwendungsentwicklung > 30 Mitarbeiter > Ca. 40% der Ressourcen im Projekteinsatz 22

23 Kritische Faktoren > Qualifikation > Viele Bottle-Necks durch unstrukturierte Tätigkeiten > Rollierende Terminplanung > Ressourcen zur richtigen Zeit > Konsequenz > Überlastung von Mitarbeitern > Anzahl verfügbarer Tage > Planung nur bei IT > Kultur > Ressourcen sind sowie so da > Basarähnliche Verhandlungen 23

24

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