Es gibt für alles eine Lösung

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1 Es gibt für alles eine Lösung

2 PMO-Software Die erste Komponente Ressourcenplanung mit ]project-open[

3 Gut geplant ist schon halb gewonnen Ressourcenmanagement im Besonderen die Mitarbeiterplanung ist vielleicht DAS Thema überhaupt, wenn es darum geht, Projekterfolge zu feiern. Daher stellt die Ressourcenplanung auch die erste Komponente unserer speziellen PMO-Software auf der Basis von ]project-open[ dar. Die Basis für die Ressourcenplanung in ]project-open[ bilden die Projektpläne aller laufenden Projekte. Diese können direkt im System erstellt werden oder dank entsprechender Schnittstellen aus MS-Project, GanttProject oder OpenProj importiert werden.

4 Den Kernpunkt der Mitarbeiterplanung bildet die Übersicht über alle anstehenden Aufgaben aller Projekte. Zum einen bietet ]project-open[ dafür die Projektübersicht und die Aufgabenliste an und zum anderen die Mitarbeiterplanung.

5 Die Aufgabenliste bildet alle bereits abgeschlossenen, aktuellen und geplanten Aufgaben aller laufenden Projekte ab. Hier kann nach einzelnen Projekten, nach Projektverantwortlichen (oder Abteilungen) und natürlich nach einem bestimmten Zeitraum gefiltert werden. Die Frage danach, welche Projekte in welchem Zeitraum gleichzeitig bearbeitet werden, kann über diese Liste unkompliziert beantwortet werden.

6 Ein Klick auf die Aufgabe öffnet ein Fenster, in welchem alle Task-relevanten Informationen aufgeführt sind. An dieser Stelle können der Aufgabe auch Mitarbeiter zugefügt werden, wobei zudem die Möglichkeit besteht, diese zu einem gewissen Prozentsatz einzusetzen.

7 Die Projektübersicht stellt alle laufenden Projekte dar. Über das Anklicken der jeweiligen Projekte lassen sich alle vorhandenen Projektinformationen aufrufen die Basisdaten, der Projektplan, die Projektmitglieder und es kann auf alle geplanten Aufgaben zugegriffen werden.

8 Das Herzstück der Ressourcenplanung mit ]project-open[ bildet die Mitarbeiterplanung mit einer übersichtlichen Darstellung der Auslastung aller Mitarbeiter über alle laufenden Projekte und Aufgaben hinweg. In Form von farbigen Kästchen werden die einzelnen Arbeitstage und die geplanten Projektstunden der Mitarbeiter dargestellt. Ein rotes Kästchen bedeutet mindestens zu 100% ausgelastet - ein grünes Kästchen bedeutet, noch keinerlei Auslastung. Alle Teilauslastungen werden in Zwischentönen (gelb bis orange) dargestellt.

9 Auch die Mitarbeiterplanung kann nach den gleichen Kriterien gefiltert werden, wie die Aufgabenliste. In diesem Ausschnitt lässt sich schon auf den ersten Blick feststellen, dass hier eine Mitarbeiterin bereits über-ausgelastet ist.

10 Mit einem einfachen Klick lässt sich das Projekt öffnen, so dass alle Aufgaben angezeigt werden, und die Ursache für diese Über- Auslastung festgestellt werden kann. Im nächsten Schritt können den entsprechenden Aufgaben nun beispielsweise einfach andere oder weitere Mitarbeiter zugeordnet werden.

11 Wenn einzelne Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum mehreren Projekten zugeteilt sind, lässt sich ganz schnell feststellen, welche Projekte das sind, welche Aufgaben gleichzeitig zu erledigen sind, wer für diese Projekte die Verantwortung trägt und mit wem das weitere Vorgehen besprochen werden muss!

12 ]project-open[ ermöglicht mit der Ressourcenübersicht eine projektübergreifende Mitarbeiterplanung. In der Multiprojektsteuerung spielt eine solche Übersicht eine besonders wichtige Rolle: Gibt es mehrere gleichzeitig laufende Projekte und verschiedene Projektleiter oder -manager, sind gemeinsame Ressourcen schnell doppelt verplant.

13 Mit Hilfe der Projektübersicht und der Aufgabenliste lässt sich jederzeit der Fortschritt aller Projekte einsehen. Dank der Filterfunktion lassen sich auch nur einzelne oder bestimmte Projekte betrachten. Der Ressourcenplan bzw. die Mitarbeiterplanung, bietet die Möglichkeit, einen Überblick über alle zur Verfügung stehenden Mitarbeiter, deren Auslastung und deren in allen Projekten geplanten Tätigkeiten zu erhalten. Auch Abwesenheiten können erfasst und dort abgebildet werden.

14 Die Grundlage für den Einsatz der Ressourcenplanung von ]projectopen[ bildet eine konsequente Planung. Die Software ist ein Werkzeug, welches den notwendigen Überblick gewährleistet und die Aufgabenverteilung und Auslastung der Mitarbeiter visuell darstellt. Fragen rund um das Thema Mitarbeiter- bzw. Ressourcenplanung? Fragen zum vorgestellten Planungstool von ]project-open[? Fragen Sie uns! Pentamino GmbH

15 Sie wollen Ihre Projektlandschaft Unternehmensweit managen? Verschaffen Sie sich einen Überblick und verlieren Sie sich bei Ihrer Planung nicht in Details Planen Sie agil Seien Sie offen für Veränderungen Ihr Gewinn: Harmonie! Sie erkennen und entschärfen Konflikte und Probleme rechtzeitig. Pentamino GmbH? Motivation! Sie reduzieren die Unter- und Überlastung ihrer Ressourcen. Flexibilität! Sie erkennen Risiken aber auch Chancen schneller und gewinnen dadurch Freiräume. Kundenzufriedenheit! Sie werden ihre Projektergebnisse zum geplanten Termin übergeben können. Der Service rund um Ihre Projekte ist unsere Sache. Lassen Sie sich begleiten machen wir uns gemeinsam auf den Weg!

16 Danke an die PMO-Community! https://www.xing.com/net/prie2db8cx/pmo-community/ Interesse? Weitere Informationen? Pentamino GmbH cognovís ]project-open[ Project-open-Community: ]project-open[ Wiki:

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