Alle Funktionalitäten können auf einem Demo-Server nach Belieben ausgetestet werden. Einloggen als Ben Bigboss oder Petra Projektmanager.

Transkript

1 PMO-Version von ]project-open[ Die Aufgaben eines Project Management Office (PMO) sind ebenso wichtig und erfolgsentscheidend für die Projektarbeit, wie vielfältig... Die PMO-Version von ]project-open[ wurde speziell für die Aufgabenbewältigung eines PMOs entwickelt. Sie liefert einen Überblick über alle Projekte im Unternehmen. Außerdem können Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantendaten verwaltet werden. Demo-Server Testen der PMO-Version Alle Funktionalitäten können auf einem Demo-Server nach Belieben ausgetestet werden. Einloggen als Ben Bigboss oder Petra Projektmanager. Funktionalitäten der PMO-Version Die Projektübersicht Über die Projektliste erhält das PMO eine Übersicht über die gesamte Projektlandschaft des Unternehmens. In der ersten Spalte wird die Projektampel (grün, gelb, rot) angezeigt. Diese wird nicht automatisch berechnet, sondern durch den Projektverantwortlichen (PMO, Projektleiter, Scrum Master, ) gesetzt - je nachdem, welche Risiken der Projektverantwortliche dem Projekt zuschreibt. Das Management (PMO, Projektportfolio-Manager, Geschäftsführung, ) sieht damit auf einen Blick, in welchen Projekten (Farben gelb oder rot) Entscheidungen erforderlich sind.

2 Die Projektbasisdaten Die Basisdaten liefern dem PMO die wichtigsten Daten zum Einzelprojekt, wie z. B. die Laufzeit (repräsentiert durch Startdatum und Auslieferungsdatum ), die geplante Gesamtstundenzahl ( Projekt Stundenbudget ) oder das Projekt Budget (in Geldeinheiten). Im angezeigten Portlet Zeiterfassungsaufgaben werden die zum Projekt gehörenden Aufgaben (bzw. Arbeitspakete) aufgeführt mit Angaben zu den geplanten Stunden (Pln), den von den Bearbeitern zurückgemeldeten Stunden (Lg) und dem Fertigstellungsgrad (%). Aus den von den Bearbeitern eingepflegten Fertigstellungsgraden wird unter Berücksichtigung der Planstunden der Gesamtfertigstellungsgrad des Projekts automatisch berechnet und sowohl bei den Zeiterfassungsaufgaben, als auch unter den Basisdaten angezeigt (hier: 70,4%). So kann auf einen Blick erkannt werden, wie der aktuelle Bearbeitungsstatus eines Projektes ist. Die übergeordneten Tasks, die eine Gliederungsstruktur in einem Projektplan erzeugen, werden mit der ME (Maßeinheit) Stune bezeichnet und die zu bearbeitenden Aufgaben mit hour.

3 Das Earned-Value-Diagramm Neben den Basisdaten wird ein Diagramm angezeigt, das den Titel Earned Value trägt. Hierbei handelt es sich um die graphische Darstellung wichtiger, finanzieller Rahmendaten eines Einzelprojekts in einer übersichtlichen Form: Auf der y-achse des Diagramms sind Finanzmittel in Geldeinheiten abgetragen. Die x-achse gibt den zeitlichen Verlauf des Projekts an. Der hellblaue Teil ( Bills ) umfasst Kosten bzw. Aufwendungen, die durch externe Leistungen entstanden. Der dunkelblaue Teil ( Bills + Timesheet ) umfasst zusätzlich noch alle internen Arbeitsleistungen, die über die Zeiterfassung auf das Projekt gebucht wurden. Der blaue Anteil enthält also alle zu einem bestimmten Zeitpunkt erbrachten und abgerechneten internen wie externen Leistungen also den Earned Value. Die grüne Kurve % done beschreibt die, zu einem Zeitpunkt bereits fertiggestellten Arbeitspakete. Die Größe Quotes gibt an, welche Summe im Angebot für die Projektdurchführung genannt wurde. Demgegenüber gibt Budget an, welches Budget für das Projekt genehmigt wurde. Die gelbe Kurve Invoices gibt an, welche Rechnungen von den Projektverantwortlichen bisher an die Kunden gestellt wurden.

4 Das Risiko-Diagramm Um Projektrisiken zu visualisieren, gibt esin der PMO-Version ein Risikodiagramm. Für jedes Risiko wird die Schadensauswirkung in Geldeinheiten und die geschätzte Eintrittswahrscheinlichkeit in % angegeben. Diese Daten werden dann automatisch in das Risikodiagramm übertragen. so wird auf einen Blick deutlich, bei welchen potentiellen Risiken dringender Handlungsbedarf besteht. Der grün hinterlegte Bereich beinhaltet dabei die unkritischen Risiken. Risiken im roten Bereich erfordern Entscheidungen, wie diese Risiken vermieden werden können, um den Projekterfolg nicht zu gefährden. Das Ressourcenmanagement Mit der PMO-Version ist eine Planung über die gesamte Projektlandschaft möglich. Eine Besonderheit stellt das Resource Management dieser Version dar, welches die Planung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung aller laufenden Projekte ermöglicht und deren Kapazität und Auslastung aufzeigt.

5 Besonderheit der Planungsmethode Die Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Qualifikation in Gruppen eingeteilt. Auf diese Weise können die jeweiligen Projekt- oder Abteilungsleiter problemlos feststellen, ob überhaupt Kapazitäten bereitgestellt werden können, um ein neues Projekt zu bearbeiten. Die Aufgabenpakete werden zunächst vollständig einem Repräsentations- User (Engineer) zugeordnet. Die Kapzitäten der Qualifikationsgruppen (Abteilungen) werden bei der langfristigen Projektplanung geblockt. Wenn zum Beispiel in einer dieser Gruppen 5 Mitarbeiter sind, die jeweils 40 Std. pro Woche arbeiten, existiert pro Arbeitswoche eine Gesamtkapazität von 200 Std. - die Maximalzahl an Stunden, mit denen diese Qualifikationsgruppe in einer Woche belastet werden kann. Aufträge, die mehr Stunden erfordern, können demzufolge nicht bearbeitet werden. Bei der kurzfristigen Planung werden Stunden auf konkrete Mitarbeiter umgebucht. Zum Beispiel kann das dadurch erfolgen, das ein Projektleiter Aufgaben aus einem Aufgabenpaket herausnimmt und diese einzelnen Mitarbeitern stundenweise zuweist bzw. dass sich einzelne Teammitglieder selbständig Aufgaben aus dem Paket herausziehen, sofern sie agil arbeiten.