pm k.i.s.s. Projektmanagement keep it short and simple

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1 pm k.i.s.s. Projektmanagement keep it short and simple Mag. Christian Sterrer pmcc consulting GmbH

2 Mag. Christian Sterrer Managing Partner pmcc consulting Seit 20 Jahren als Projektleiter, Berater, Trainer und Coach im Projektmanagement tätig Vortragender an diversen Hochschulen (ua Steinbeis, St. Gallen, SMBS) Speaker im Projektmanagement Buchautor: > setting milestones > pm k.i.s.s. Angaben zur Person 2

3 Projektmanagement, Prozessmanagement, strategisches Management 25 Mitarbeiter, 6 Standorte, 10 Sprachen Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana Training, Coaching, Beratung, Projektmanagement auf Zeit, Tools Who we are 3

4 1. Nutzen eines professionellen Projektmanagement

5 Nutzen eines professionellen Projektmanagement Eindeutige Abgrenzung zwischen Linientätigkeit und Projektarbeit und damit Projektmanagement Projektmanagementumfang ist klar definiert und wird umgesetzt, kein zu viel an PM Verwendung einheitlicher Vorlagen, weniger Arbeit für alle Projektbeteiligte (PAG, PL, PTM) saubere PM-Planung und regelmäßiges Projektcontrolling Strukturierte Abarbeitung von Aufgaben Klare Zuständigkeiten in den Projekten Rechtzeitige Identifikation von Abweichungen durch regelmäßigen Soll-Ist- Vergleich Reduktion von Fehlerkosten in den Projekten Weniger Risiko mit Projekten, weniger Krisenprojekte (Projektcontrolling ist Krisenvermeidung) Ausgebildete Mitarbeiter, mehr PM-Know-how im Unternehmen Lessons Learned Überblick über alle laufenden Projekte (MPM) Überblick über Ressourcenstatus, Überlastungen bzw. freie Kapazitäten (RM) 01 Nutzen eines professionellen Projektmanagement. 5

6 2. Voraussetzungen für ein professionelles Projektmanagement

7 Voraussetzungen PM-Professionalisierung Personalentwicklung Organisationsentwicklung Ausbildung Coaching Zertifizierung PM-Organisation Richtlinien PM-Tool PM-Standards EPM/MPM/RM UNM Unternehmens- Management MPM Multiprojekt- Management Strategisches Management, Finanzen, Organisation, Personal, Infrastruktur, Produkte & Dienstleistungen Projektbeauftragung, Priorisierung, Projektabnahme, Ressourcensteuerung, Portfoliosteuerung UNM Unternehmens- Management MPM Multiprojekt- Management Strategisches Management, Finanzen, Organisation, Personal, Infrastruktur, Produkte & Dienstleistungen Projektbeauftragung, Priorisierung, Projektabnahme, Ressourcensteuerung, Portfoliosteuerung 02 EPM Einzelprojekt- Management PM Planung, Projektkoordination, Projektcontrolling, Projektabschluss Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation, Kontext EPM Einzelprojekt- Management PM Planung, Projektkoordination, Projektcontrolling, Projektabschluss Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation, Kontext Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 7

8 PSP- Code AP PHASE Ko. Art. Termin AP MSt. Basis Aktuell Ist MSt. A MSt. B MSt. C MSt. D Plan (EUR) IST (EUR) Rest (EUR) HR (EUR) Abw. (EUR) 1.2 PHASE Mat Pers FL Sonst Projekt 1.1. PM MSt. MSt PHASE MSt PHASE MSt. JÄN 1.2 Phase Material Personal Fremdl. Sonstige 1. Projekt 1.1. PM MSt. MSt PHASE MSt PHASE MSt. PSP- Code 1. Projekt 1.1. PM MSt. MSt PHASE MSt PHASE MSt. AP PHASE JÄN Ko. Art. FEB MÄR APR MAI JUN JÄN Plan (EUR) FEB MÄR APR MAI JUN IST (EUR) Rest (EUR) HR (EUR) Abw. (EUR) 1.2 PHASE Mat FEB MÄR APR MAI JUN MÄRZ Pers FL Sonst APRIL MAI JUNI MÄRZ Kumulierte Kosten Kosten pro Monat Voraussetzungen: professionelles Einzelprojektmanagement Projektdefinition PM- Methodenliste PM- Prozesse PM- Organisation Kleinprojekt Projekt Programm Richtlinie, Hilfsmittel IT-Unterstützung 02 Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 8

9 Projektdefinition Projektwürdigkeitsanalyse Kriterien Kleinprojekt Projekt Organisatorische Komplexität (Anzahl der Abteilungen) 2-3 Abteilungen > 3 Abteilungen Inhaltliche Komplexität Keine Auswirkungen auf org. Strukturen und Prozesse Neue org. Strukturen und/oder Prozesse als Ergebnis des Projekts Personaleinsatz PT > 200 PT Kosten EUR > EUR Dauer Mind. 2 Monate Mind. 6 Monate Risiko Aufgabe ohne Wirkung außerhalb des Unternehmens (Kunden, Lieferanten, Presse) Aufgabe mit Wirkung außerhalb des Unternehmens (Kunden, Lieferanten, Presse) 02 Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 9

10 Festlegung Projektmanagement-Einsatz PM-Methodenliste Kleinprojekt Projekt Projektauftrag X X Projektorganigramm X Rollenbeschreibung Arbeitspaketverantwortliche X X Projektfunktionendiagramm Projektkommunikationsstrukturen X Projektspezifische Spielregeln X Stakeholderanalyse + Beziehungen zu and. Projekten X Ergebnisplan / Betrachtungsobjekteplan Projektstrukturplan X X Arbeitspaketspezifikation Projektmeilensteinplan X X Projektterminliste Projektbalkenplan X Projektressourcenplan X Projektkostenplan X Projektfinanzmittelplan Projektrisikoanalyse X Projekthandbuch X X Projektfortschrittsbericht X X Projektabschlussbericht X 02 Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 10

11 Projektorganisation Rollenbeschreibungen 02 Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 11

12 Projektmanagement-Prozesse Beauftragung, Planung, Controlling, Abschluss Projektstart Projektstart- Workshop vorbereiten Projektstart- Workshop durchführen Erstellung der PM- Planung Follow-up- Workshop durchführen Fertigstellung der PM- Planung Konstituierende PAG- Sitzung durchführen PM-Planung abschließen Projektcontrolling Projektcontrolling vorbereiten Projektcontrolling- Sitzung durchführen PM-Planung aktualisieren PAG-Sitzung durchführen Projektcontrolling abschließen 02 Projektabschluss vorbereiten Projektabschluss Projektabschluss- Workshop durchführen Nach- bzw. Vorbereitung der Workshops Abschließende PAG-Sitzung durchführen Projekt abschließen Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 12

13 IT-Unterstützung Projektmanagement IT-Tool PM-Toolauswahl ist strategisch bedeutend Selektion schwierig (über 400 PM-Tools) Toolauswahl abhängig von: PM-Reifegrad des Unternehmens Projektleiter (Fulltime-Profis oder Gelegenheits-PL) Projektgröße und komplexität Anforderung an PM: Ressourcen, Kosten, Risiken, Reporting, etc. Erfolgsfaktor: effizientes Tool, Voraussetzung: definiertes PM EPM Lösungen MS Project Graneda Dynamic projekthandbuch.std projekthandbuch.xs/xl CS-Project Sciforma Project Scheduler Projectplace MPM Lösungen MS-Project Server SAP R/3 PS / c-projects Primavera Artemis Planisware OPX2 R-Plan Planview PS Next 02 Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 13

14 PM-Ausbildung Erlernen von PM-Methoden für alle Projektgrößen pm compentence I: PM-Methoden: 3-4 Tage social compentence I: Führen von Projektteams: 2-4 Tage pm compentence II: PM-Prozesse: 2-3 Tage GESAMT-Ausbildung: 7-11 Tage (ohne Zertifizierung) Zusätzlich, optional: Zertifizierung 02 Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 14

15 Professionalisierung des Multiprojektmanagement MPM- Organisation Aufbauorganisation MPM- Prozesse Rollen Komm.- strukturen Beauftragung Auswertungen Multiprojektcontrolling Projektabnahme und Evaluierung Daten Ansichten Projektportfolio Richtlinie, Hilfsmittel IT-Unterstützung 02 Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 15

16 Projektstrukturplan PM-Professionalisierung 02 Nachhaltige Professionalisierung des PM im Unternehmen 16

17 3. Projektmanagement in KMUs

18 Typische Projektlandschaft in KMUs Durchschnittliche Projektdauer: 22,5 Wochen Durchschnittliches Projektbudget: Euro Durchschnittliche Größe des Projektteams: 5-6 Mitarbeiter 03 Projektmanagement in KMUs Quelle: Vogelsang K., Olberding, J.: Projektmanagement in KMUs. In: projektmagazin 17/

19 Einsatz von Projektmanagement in KMUs. 55% Projektplanung 70% Kostenmanagement 75% Ressourcenmanagement und Berichtswesen 60% Risikomanagement 85% kaum oder keine Stakeholderanalyse 45% kaum oder keinen PSP 40 % kaum oder kein Projektcontrolling 03 Quelle: Vogelsang K., Olberding, J.: Projektmanagement in KMUs. In: projektmagazin 17/2007 Projektmanagement in KMUs 19

20 PM-Vergleich: Theorie - Praxis Durchschnittliche KMU- Projekte Voraussetzungen Projektmanagement Durchschnittliche Projektdauer: 22,5 Wochen Durchschnittliches Projektbudget: Euro Durchschnittliche Größe Projektteam: 5-6 Mitarbeiter % der PL machen kein prof. PM Projektmanagement- Professionalisierung 6-12 Monate Projektdefinition, PM-Methoden, PM- Prozesse, Projektorganisation PM-IT-Tool PM-Ausbildung 7-12 Tage 03 Projektmanagement in KMUs 20

21 4. pm k.i.s.s. Projektmanagement keep it short and simple

22 pm k.i.s.s. Projektmanagement: Domäne von Großunternehmen hoher finanzieller und personeller Aufwand zur Implementierung des PM Um Projektmanagement erfolgreich anzuwenden, benötigt es: einen unternehmensweiten PM-Ansatz definierte PM-Methoden standardisierte PM-Prozesse ein einfach zu bedienendes PM-Tool geschulte Mitarbeiter pm k.i.s.s. liefert das Gesamtpaket 04 pm k.i.s.s. PM keep it short and simple 22

23 pm k.i.s.s. Ansatz pm k.i.s.s. ist ein eigens für kleinere und mittelgroße Projekte reduzierter und weiterentwickelter Projektmanagement Ansatz: Projektplanung, die sich auf 6 PM-Methoden beschränkt, in 2 Stunden in einem Erstansatz erstellt und in 0,5-1 Stunde controlled werden kann. 04 pm k.i.s.s. PM keep it short and simple 23

24 pm k.i.s.s. Training Das pm k.i.s.s. Training richtet sich an Projektleiter/innen und Führungskräfte in KMUs und in Unternehmensbereichen, die vorwiegend kleine und mittlere Projekte durchführen 04 pm k.i.s.s. PM keep it short and simple 24

25 pm k.i.s.s. Tool MS-Excel basierendes Projekthandbuch Nachvollziehbare Struktur und einfache Bedienbarkeit Projekt in 2 Stunden planbar und in 0,5-1 Stunde controllbar Planen, controllen, reporten und koordinieren 04 pm k.i.s.s. PM keep it short and simple 25

26 pm k.i.s.s. Buch Vorbereitung, Unterstützung und Nachlese zum Training Handbuch und Nachschlagewerk für Projektleiter/innen Inhalte: Beschreibung der pm k.i.s.s. Methoden Erklärung der pm k.i.s.s. Prozesse Checklisten, Vorlagen und Templates für den unmittelbaren Praxiseinsatz 85 Seiten, in 3 Stunden zu lesen 04 pm k.i.s.s. PM keep it short and simple 26

27 5. pm k.i.s.s. Projektbeauftragung und Projektplanung

28 pm k.i.s.s. Projektauftrag 05 pm k.i.s.s. Projektbeauftragung und Projektplanung 28

29 pm k.i.s.s. Projektplanung pm k.i.s.s. Ansatz Großprojekt Methoden zur Projektorganisation & zum Projektkontext Projektauftrag Muss Muss Projektorganigramm Muss Arbeitspaketverantwortliche * Muss Projektfunktionendiagramm Muss Projektkommunikationsstrukturen Spielregeln Muss Muss Projektkontextanalyse Muss Muss Methoden zur Projektplanung Ergebnisplan / Betrachtungsobjekteplan Muss Projektstrukturplan Muss Muss Arbeitspaketspezifikation Muss Projektmeilensteinplan ** Muss Projektterminliste Projektbalkenplan Muss Muss Projektressourcen-, Projektkostenplan Muss Muss Projektfinanzmittelplan Projektrisikoanalyse Muss Muss Projekthandbuch/ PM Dokumentation Muss Muss 05 pm k.i.s.s. Projektbeauftragung und Projektplanung 29

30 pm k.i.s.s. Projektplanung 05 pm k.i.s.s. Projektbeauftragung und Projektplanung 30

31 pm k.i.s.s. Projektplanungsprozess 05 pm k.i.s.s. Projektbeauftragung und Projektplanung 31

32 6. pm k.i.s.s. Projektcontrolling

33 pm k.i.s.s. Projektcontrollingprozess 06 pm k.i.s.s. Projektcontrolling 33

34 pm k.i.s.s. Leistungscontrolling 06 pm k.i.s.s. Projektcontrolling 34

37 7. pm k.i.s.s. project handbook

38 8. pm k.i.s.s. Kunden und Kundenstimmen

39 pm k.i.s.s. bisherige Erfahrungen 08 pm k.i.s.s. Kundenstimmen 39

40 pm k.i.s.s. Kundenstimmen Unsere Mitarbeiter waren begeistert vom pm k.i.s.s. Training der Ansatz eignet sich optimal für die öffentliche Verwaltung. Wir haben daher geplant, weitere 50 bis 100 Teilnehmer nach pm k.i.s.s. zu schulen. Gerhard Aumayr, Geschäftsführer Salzburg Business Management School, Österreich Für uns als KMU ist es wichtig, einen pragmatischen PM-Ansatz zu verwenden. Wir haben uns für pm k.i.s.s. entschieden. Ivo Laufer, PM-Verantwortlicher bei Sky-Frame R&G Metallbau GmbH, Schweiz 08 pm k.i.s.s. Kundenstimmen 40

41 Christian Sterrer T: M: