Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 Teil 2 ( ): Projektplanung mit MS Project (Ablauf- und Terminplanung) SS

2 IT-Unterstützung im Projektmanagement Vielfältige Toolunterstützung möglich/notwendig Typische PM-Software-Funktionen Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung Ressourcenmanagement Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt, Ressourcen-/ Kostenentwicklungen Dokumentenmanagement Kommunikationsmanagement / Collaboration Multiprojekt-/ Portfolio-Management Unterstützung von Arbeitstechniken, z.b. Mind-Mapping Software für spezielle Aufgaben, z.b. Risiko- oder Qualitäts- Management Zeiterfassung der Projektarbeit 2

3 Kategorisierung der PM-Tools Enterprise Projektmanagement-System Multi-Projektmanagement-Systeme planungsorientiert prozessorientiert ressourcenorientiert Portfoliomanagement Ressourcenmanagement (unternehmensweit) Programmmanagement Programmcontrolling Einzel-PM-Software Collaboration Projektplanung Projektcontrolling Projektteamkommunikation: PM-Portale mit Groupware, Dokumentenmanagement 3

4 PM-Tool-Markt Produktmarkt: sehr intransparent Marktprodukte Augeo5 (Augeo) Artemis Views (Artemis) Collinor IRP (Collinor) GanttProject (Open Source-Tool) MS Office Project 2007/ 10/ 13 (Microsoft) Open Plan (Welcon) P3 (Primavera) PHProjekt (Open Source-Tool) Planview (Planview) Project Scheduler (Scitor) projektplace.de Results Management (ABT) Superproject (CA) 4

5 MS Project 2007 /10 /13 Am meisten verwendete Projektmanagement-Software Versionen Früher: MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002 MS Office Project 2003 / 2007; MS Project Standard / Professional 2010 Seit 2013: MS Project Standard 2013 MS Project Professional 2013 (kostenloser 60-Tage-Test) MS Project Server 2013 Aufbau ähnlich MS Excel leicht erlernbar; Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz 5

6 Möglichkeiten von MS Project Projektdaten Erfassung Verwaltung Veränderung Auswertung Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte Von MS Project unterstützte Projektphasen: Planung Durchführung Abschluss 6

7 Anwendungsfenster von Microsoft Project 2013 Menue-Leiste Symbol-Leiste Aktive Zeile Teilungsbalken Zeitskala Tabellen-Ansicht Grafik-Ansicht 7

8 Ablauf- und Terminplanung mit MS Project 1. Anfangstermin oder Endtermin festlegen 2. Projektkalender einrichten 3. Vorgänge und Meilensteine eingeben Vorgangsnamen Dauer Sammelvorgänge / Phasen 4. Verschiedenste Darstellungsmöglichkeiten Kritischer Pfad Kritischer Pfad mit Puffer Pufferzeiten im Projekt Netzwerkdiagramm Hinweis: Schnellstarthandbuch MS Project 2013 auf Vorlesungswebsite unter Sonstige Unterlagen und Arbeitsmaterialien 8

9 Beispiel: Einführung einer PM-Software Arbeitspakete Dauer Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 2. Angebote einholen 1w 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 1t 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 4 7. Schulung vorbereiten 1w 4 8. Schulung der Anwender 1w 5;6;7 9. Test und Abnahme 3t Abschluss mit Feier 0t 9 Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage) 9

10 1. Anfangstermin festlegen Projekt -> Projektinfo Anfangstermin: ; alle Folgetermine und der Endtermin werden automatisch berechnet 10

11 2. Projektkalender einrichten 1. Termin/ Zeitraum wählen 2. Im Reiter Ausnahmen Name eingeben Ergänzend kann man zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten 11

12 3. Eingabe: Vorgänge und Meilensteine Balkendiagramm wird automatisch generiert 12

13 3. Eingabe: Sammelvorgänge bzw. Phasen Zuvor die betreffenden Vorgänge markieren 13

14 4. Darstellungen: Kritischer Pfad 14

15 4. Darstellungen: Kritischer Pfad mit Puffer freier Puffer freier Puffer 15

16 4. Darstellungen: Pufferzeiten im Projekt 16

17 4. Darstellungen: Netzplandiagramm 17

18 Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung 1. Erstellen Sie soweit nicht bereits schon geschehen die Beschreibungen aller Arbeitspakte Ihres PSP (Arbeitspakete.xlsx) 2. Erstellen Sie eine Vorgangsliste: Liste aller Vorgänge/ Arbeitspakte mit Dauer und Aufwand (PT) sowie Nachfolger (Vorgangsliste.xlsx) 3. Geben Sie die Daten der Vorgangsliste in MS Project ein und erzeugen Sie ein Vernetztes Balkendiagramm mit Darstellung des kritischen Pfades 4. Erstellen Sie eine Präsentation A5_Team_x.ppt (Inhalte: Kurzer Überblick/Steckbriefdaten Ablauf- und Termine aktueller Projektstatus) Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Projektumsetzung mit Wöchentlichen Jour fixe-meetings sowie Regelmäßiger Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten 18

19 Termine zur Aufgabe (Upload) Präsentation: A5_Team_x.ppt 3. JF Protokoll: P3_Team_x.doc Präsentation durch Projektleiter der Teams 1 bis (Upload) Projektbericht, Kapitel 6 Projektstrukturplan Projektbericht_6_Team_x.doc 19

20 Projektbericht, Kapitel 6 20

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