Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 Teil 2 ( ): Projektplanung mit MS Project (Ablauf- und Terminplanung) SS

2 IT-Unterstützung im Projektmanagement Vielfältige Toolunterstützung möglich/notwendig Typische PM-Software-Funktionen Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung Ressourcenmanagement Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt, Ressourcen-/ Kostenentwicklungen Dokumentenmanagement Kommunikationsmanagement / Collaboration Multiprojekt-/ Portfolio-Management Unterstützung von Arbeitstechniken, z.b. Mind-Mapping Software für spezielle Aufgaben, z.b. Risiko- oder Qualitäts- Management Zeiterfassung der Projektarbeit 2

3 Kategorisierung der PM-Tools Enterprise Projektmanagement-System Multi-Projektmanagement-Systeme planungsorientiert prozessorientiert ressourcenorientiert Portfoliomanagement Ressourcenmanagement (unternehmensweit) Programmmanagement Programmcontrolling Einzel-PM-Software Collaboration Projektplanung Projektcontrolling Projektteamkommunikation: PM-Portale mit Groupware, Dokumentenmanagement 3

4 PM-Tool-Markt Produktmarkt: sehr intransparent Marktprodukte Augeo5 (Augeo) Artemis Views (Artemis) Collinor IRP (Collinor) GanttProject (Open Source-Tool) MS Office Project 2007/10/13 (Microsoft) Open Plan (Welcon) P3 (Primavera) PHProjekt (Open Source-Tool) Planview (Planview) Project Scheduler (Scitor) projektplace.de Results Management (ABT) Superproject (CA) 4

5 MS Project 2007 /10 /13 Am meisten verwendete Projektmanagement-Software > 20 Millionen Anwender und > Unternehmen Versionen Früher: MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002 MS Office Project 2003 / 2007; MS Project Standard / Professional 2010 Seit 2013: MS Project Standard 2013 MS Project Professional 2013 (kostenloser 60-Tage-Test) MS Project Server 2013 Aufbau ähnlich MS Excel leicht erlernbar; Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz 5

6 Möglichkeiten von MS Project Projektdaten Erfassung Verwaltung Veränderung Auswertung Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte Von MS Project unterstützte Projektphasen: Planung Durchführung Abschluss 6

7 Anwendungsfenster von Microsoft Project 2007 Symbol-Leiste Menue-Leiste Zeitskala Aktive Zeile Teilungsbalken Tabellen-Ansicht Grafik-Ansicht 7

8 Ablauf- und Terminplanung mit MS Project 1. Anfangstermin oder Endtermin festlegen 2. Grundeinstellungen vornehmen Standardvorgangsart: Feste Dauer Neue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren 3. Projektkalender einrichten 4. Vorgangsliste und Meilensteine eingeben Vorgangsnamen Dauer Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Sammelvorgänge / Phasen Verknüpfung der Vorgänge 5. Verschiedene Darstellungs- und Ausgabemöglichkeiten 8

9 Beispiel: Einführung einer PM-Software Arbeitspakete Dauer Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 2. Angebote einholen 1w 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 1t 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 4 7. Schulung vorbereiten 1w 4 8. Schulung der Anwender 1w 5;6;7 9. Abschluss mit Feier 0t 8 Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage) 9

10 1. Anfangstermin festlegen Projekt -> Projektinfo Anfangstermin: ; alle Folgetermine und der Endtermin werden automatisch berechnet 10

11 2. Grundeinstellungen vornehmen 1. Extras 2. Optionen 3. Terminplan Häkchen entfernen Einstellungen werden auch für zukünftige Projekte gespeichert 11

12 3. Projektkalender einrichten 1. Extras 2. Arbeitszeit ändern 3. Termin/ Zeitraum wählen 4. Im Reiter Ausnahmen Name eingeben Ergänzend kann man zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten 12

13 4. Eingabe: Vorgänge und Meilensteine 1. Ansicht 2. Balkendiagramm (Gantt) Balkendiagramm wird automatisch generiert 13

14 4. Ergänzung durch Sammelvorgänge/ Phasen 14

15 5. Darstellungen: Kritischer Pfad 1. Ansicht 2. Weitere Ansichten 3. Balkendiagramm: Einzelheiten 15

16 5. Darstellungen: Kritischer Pfad mit Puffer 1. Ansicht 2. Weitere Ansichten 3. Balkendiagramm: Einzelheiten freier Puffer freier Puffer 16

17 5. Darstellungen: Pufferzeiten im Projekt 1. Ansicht 2. Tabelle: Eingabe 3. Berechnete Termine 17

18 5. Darstellungen: Netzplandiagramm 1. Ansicht 2. Netzplandiagramm 18

19 Ausgabe: Druck der aktuelle Ansicht (Hardcopy) 1. Symbol Foto anklicken 2. Zeitraum auswählen 19

20 Ausgabe: Druck der aktuelle Ansicht: Ergebnis 1. Symbol Foto anklicken 2. Zeitraum auswählen Ergebnis: Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende 1 Vorbereitungen 11 Tage Mo Di Anforderungen definieren 2 Tage Mo Di Angebote einholen 5 Tage Mi Mi Auswahl PM Software 4 Tage Do Di Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di Di Durchführung 10 Tage Mi Di SW-Installation auf Server 1 Tag Mi Mi SW-Installation auf Clients 3 Tage Mi Fr Schulungsvorbereitung 5 Tage Mi Di Anwender-Schulung 5 Tage Mi Di Abschluss Feier 0 Tage Di Di Mai ' Jun ' Jun ' Jun ' Jun ' Jul '13 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S

21 Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplan Erstellen Sie zu Ihrem Projekt: 1. Vorgangsliste.xls: Liste aller Vorgänge/ Arbeitspakte mit Dauer und Aufwand (PT) und Nachfolger 2. Geben Sie die Daten der Vorgangsliste in MS Project ein und erzeugen Sie ein Vernetztes Balkendiagramm mit Darstellung des kritischen Pfades Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels Wöchentliche Jour fixe-meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten 21

22 Termine zur Aufgabe Uploads Präsentation: A5_Team_x.ppt 3. JF Protokoll: P3_Team_x.doc (Vorlesung) Präsentation durch Projektleiter der Teams 3 und Projektbericht, Kapitel 7 Ablauf- und Terminplan 7.1 Vorgangsliste 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan Upload von Projektbericht_7_Team_x.doc 22

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