Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Transkript

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 Teil 2 ( ): Projektplanung 2 mit MS Project 2003 SS

2 Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2003 Review 1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info 2. Projektkalender einrichten 3. Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen 4. Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine 5. Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen 2

3 Beispiel: Einführung einer PM-Software Balkendiagramm Menüpunkt: Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Review Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende 1 Vorbereitung 11 Tage Mon Mit Anforderungen definieren 2 Tage Mon Die Angebote einholen 1 Woche Mit Mit Auswahl der PM-Software 4 Tage Don Mit Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Mit Mit Durchführung 5 Tage Don Mit Installation der Software auf Server 1 Tag Don Don Installation der Software auf Clients 3 Tage Don Mon Schulung vorbereiten 2 Tage Don Fre Schulung der Anwender 2 Tage Die Mit Feier 0 Tage Mit Mit Mai ' Mai ' Jun ' Jun '06 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F

4 Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad Menüpunkt: Ansicht Balkendiagramm: Überwachung Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende Vorgänger 1 Vorbereitung 11 Tage Mon Mit Anforderungen definieren 2 Tage Mon Die Angebote einholen 1 Woche Mit Mit Auswahl der PM-Software 4 Tage Don Mit Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Mit Mit Durchführung 5 Tage Don Mit Installation der Software auf Server 1 Tag Don Don Installation der Software auf Clients 3 Tage Don Mon Schulung vorbereiten 2 Tage Don Fre Schulung der Anwender 2 Tage Die Mit ;8;9 11 Feier 0 Tage Mit Mit Mai ' Mai ' Jun ' Jun '06 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S

5 Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad mit Puffer Menüpunkt: Ansicht Weitere Ansichten... Balkendiagramm: Einzelheiten Auswahl Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende 1 Vorbereitung 11 Tage Mon Mit Anforderungen definiere 2 Tage Mon Die Angebote einholen 1 Woche Mit Mit Auswahl der PM-Softwa 4 Tage Don Mit Präsentation und Mittelf 0 Tage Mit Mit Durchführung 5 Tage Don Mit Installation der Software 1 Tag Don Don Installation der Software 3 Tage Don Mon Schulung vorbereiten 2 Tage Don Fre Schulung der Anwende 2 Tage Die Mit Feier 0 Tage Mit Mit Mai ' Mai ' Jun ' Jun '06 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S freier Puffer 2 Tage 1 Tag freier Puffer 5

6 Beispiel: Einführung einer PM-Software Netzplandiagramm Menüpunkt: Ansicht Netzplandiagramm Vorbereitung Anfang: Nr.: 1 Ende: Dauer: 11 Tage Abg.: 0% Anforderungen definieren Anfang: Nr.: 2 Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Angebote einholen Anfang: Nr.: 3 Ende: Dauer: 1 Woche Res.: A An En Re Auswahl der PM-Software Anfang: Nr.: 4 Ende: Res.: Dauer: 4 Tage Präsentation und Mittelfreigabe Meilensteindatum: Mit Nr.: 5 Durchführung Anfang: Nr.: 6 Ende: Dauer: 5 Tage Abg.: 0% Installation der Software auf Ser Anfang: Nr.: 7 Ende: Dauer: 1 Tag Res.: Installation der Software auf Clie Anfang: Nr.: 8 Ende: Dauer: 3 Tage Res.: Schulung vorbereiten Anfang: Nr.: 9 Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Professionelles Projektmanagement in in der der Praxis, Dr. Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB FB Informatik, Prof. Prof. Dr. Dr. P.Tran-Gia 6

7 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project Ressourcentabelle erstellen: Ansicht Ressource: Tabelle 2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras szeit ändern Ressourcenkalender 3. Ressourcen Vorgängen zuordnen Ansicht Balkendiagramm Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz 5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt Projektinfo Statistik Ansicht Tabelle: Kosten 7. Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung 7

8 Ressourcentabelle Personenname, Berufs- oder Maschinenbez., Materialname,.. Maßeinheit des Materials (z.b. m, kg) Kürzel des Ressourcennamens Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kostenbetrag pro Einsatz einer Ressource Fälligkeitsverfahren bezügl. Vorgangsdauer: Anfang Anteilig Ende (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchsmaterialien) Kosten pro Zeiteinheit z.b. 30 /h 8

9 Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht Ressource: Tabelle) Nr. Ressourcenname Art Materialb Kürzel Grupp Max. Einh Standardsatz Überstd.-Sat Kosten/Eins Fällig am Basiskalen 1 Methodix M 100% 40,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 0,00 EU Anteilig Standard 2 Installix I 100% 35,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 0,00 EU Anteilig Standard 3 Schulix S 50% 35,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 0,00 EU Anteilig Standard 4 PM-SW + Doku P 100% 0,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 5.000,00 E Anteilig Standard 5 Getränke + Büffet G 100% 0,00 EUR/Stu 0,00 EUR/Stu 250,00 EUAnteilig Standard 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein Gültiges (z.b , und sind Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.b. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Festlegung über Extras szeit ändern Ressourcenkalender 9

10 Beispiel: Ressourcenzuordnung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die fest! 10

11 Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet Nr ai ' Mai ' Mai ' Jun ' Jun ' Jun '06 M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D Methodix Methodix Methodix Installix Schulix[50%] Installix Schulix[50%]

12 Vorgangsarten Feste Feste Einheiten Feste Dauer ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel Einheiten sind konstant Dauer und sind variabel Dauer ist konstant Einheiten und sind variabel Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang Informationen zum Vorgang Register Spezial Grundformel für die Berechnung: (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag Beispiel: 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen 12 h 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen 6 h 12

13 Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der für diesen Vorgang berechnet Umfang der des Vorgangs bleibt danach unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer 13

14 Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Einsatz Nr. Ressourcenname 1 Methodix 88 Stunde Anforderung 16 Stunde Angebote ein 40 Stunde Auswahl der 32 Stunde 2 Installix 32 Stunde Installation d 8 Stunde Installation d 24 Stunde 3 Schulix 16 Stunde Schulung vor 8 Stunde Schulung de 8 Stunde 4 PM-SW + Doku 0 Stunde Ansicht Ressource: Grafik 12. Jun '06 M D F 200% S S M D 8Std. 8Std. 180% 160% 16Std. 8Std. 140% 8Std. 8Std. 8Std. 8Std. 120% 8Std. 4Std. 4Std. 4Std. 100% 4Std. 4Std. 80% 4Std. 60% 12. Jun '06 M D F S S M D Überlastungen: rot gekennzeichnet 40% 20% Benötigte Ressourceneinheiten: % 100% 100% Installix Überlastet: Zugeteilt:

15 Beispiel: Ressourcenplanung 5. Kapazitätskonflikte lösen Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personalressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig 100% 80% 23. Mai ' Mai '05 M D M D F S S M Automatische Methode Kapazitätsabgleich überlasteter Ressourcen Extras Kapazitätsabgleich... Neu Neu abgleichen abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar 60% 40% 20% Benötigte Ressourceneinheiten: 100% 100% 100% 100% Installix Überlastet: Zugeteilt: 15

16 Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle Nr. Ressourcenname Art Materialb Kürzel Gruppe Max. Einh. Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig am Basiskalende 1 Methodix M 100% 40,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard 2 Installix I 100% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard 3 Schulix S 50% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard 4 PM-SW + Doku P 100% 0,00 EUR/Stunde 5.000,00 EUR Anteilig Standard 5 Getränke + Büffet G 100% 0,00 EUR/Stunde 250,00 EUR Anteilig Standard 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht Vorgang: Einsatz Ansicht Tabelle: Einsatz Kosten Nr. Vorgangsname Feste Kosten Fälligkeit fester Kosten Gesamtkosten 1 Vorbereitungen 0,00 EUR Anteilig 8.520,00 EUR 2 Anforderungen definieren 0,00 EUR Anteilig 640,00 EUR Methodix 640,00 EUR 3 Angebote einholen 0,00 EUR Anteilig 1.600,00 EUR Methodix 1.600,00 EUR 4 Auswahl der PM-Software 0,00 EUR Anteilig 1.280,00 EUR Methodix 1.280,00 EUR 5 Präsentation und Mittelfreigabe 0,00 EUR Anteilig 5.000,00 EUR Methodix 0,00 EUR PM-SW + Doku 5.000,00 EUR 6 Durchführung 0,00 EUR Anteilig 1.930,00 EUR 7 Installation der SW auf Server 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR Installix 280,00 EUR 8 Installation der SW auf Clients 0,00 EUR Anteilig 840,00 EUR Installix 840,00 EUR 9 Schulung vorbereiten 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR Schulix 280,00 EUR 10 Schulung durchführen 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR Schulix 280,00 EUR 11 Feier 0,00 EUR Anteilig 250,00 EUR Getränke + Büffet 250,00 EUR Einzelheiten Mai '05 M 8Std. 8Std. 8Std. D 8Std. 8Std. 8Std. 0Std. 0Std. 0Std.

17 Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt Projekt-Info Statistik... Statistik... 17

18 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: 1. Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 / h für jedes Teammitglied) 2. Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu 3. Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen 4. Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! 5. Speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP2-Team_x.mpp en Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit Wöchentlichem jour fixe -Meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen szeiten 18

19 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcenplan (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich) Kostenplan Stand der Umsetzung (Status) der Projektarbeiten zum (1 Folie) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2003 Erstellung des Jour fixe-protokolls 2: P2-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x Spätester Abgabetermin für die Dateien: (Mail an Dozenten und Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer) 19

20 zu Aufgabe 4: Projektbericht 7. Ablauf- und Terminplanung 7.1 Vorgangsliste Auflisten der spakete/vorgänge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein. 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan Darstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunkt-angaben. Die Meilensteine des Phasenplanes müssen erkennbar sein. 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand). 8. Einsatzmittel-/Kostenplanung 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweisen auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der spakete. 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel Abbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweis auf EM-Konflikte und Optimierung. 8.3 Projektkosten Erläuterung der Kostenberechnung (z.b. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplanes für Phasen oder spakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) über der Zeitachse. Inhaltliche Anforderungen kursiv 20

21 Vortrag 3: Wikis in der Projektarbeit Wikis haben sich in den letzten Jahren als Tool für die en der Projektteams (interne Kommunikation und Dokumentation) bewährt. Die bisherigen Einsatzerfahrungen sollen vertieft werden Aufgaben Installation eines Wikis Nutzung des Wikis für die Projektarbeit Erfahrungsbericht Quellen: Gerhard Müller: Wikis and Requirements Engineering, Wikis for project management, Vortrag vom SS06 Termin:

22 Vortrag 4: Erfolgsfaktor Projektteam Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein gelungenes Projekt ist die richtige Zusammenstellung des Projektteams smaterial: Thomas Jurisch, Jessica von Zitzewitz: Erfolgsfaktor Projektteam Strukturierte Besetzung des Projektteams in komplexen IT-Projekten. projektmanagement-aktuell 2/2006, Seiten Termin:

23 Ein starker Rede-Schluss ist Gold wert* Dont s Das war s Das war s eigentlich gewesen das war eigentlich das Wichtigste Ich bin fertig *) Quelle: Gerhard Reichel: 10 Muntermacher für Ihren Redeschluss, SYSTEMS-world.de, Muntermacher für den Redeschluss Zusammenfassen: Zum Schluss möchte ich die wichtigsten Überlegungen meines Vortrags noch einmal zusammenfassen: 1,2,3 (mit Übersichtsfolie) Appell; Konkrete Aufforderung zu bestimmten Handeln Positiver Abschluss; Zuhörer zum Schmunzeln oder zum Lachen bringen Story-Telling: Kleine Geschichten sind besonders wirkungsvoll, wenn sie am Schluss eines Vortrages eingesetzt werden Wünsche an die Zuhörer: Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei Ihren Projektarbeiten Bogen zum Einstieg spannen; Erinnern Sie sich noch an unsere Problemstellung zum Beginn des Vortrages. Mit diesem Produkt... Blick in die Zukunft werfen; z.b. darauf hinweisen, was passiert, wenn Ihren Vorschlägen nicht gefolgt wird. Zitat; Ein gutes Zitat passt immer. 23