Projektmanagement. MS Project Einführung

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1 Projektmanagement MS Project 2003 Einführung

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Eine Vorgeschichte Projektstart Netzplantechnik bei der Planung des Projekts Strukturanalyse Projektverwaltung Das Programm MS-Project Starten MS-Project beenden Wechsel zu anderen Programmen Die Menüleiste Kontextmenüs Symbole Aufgabenbereich Projektberater Ansichtsleiste Tasten Unser erstes Projekt Anlegen eines neuen Projektes Projektinfo und Pflege von Start- und Endterminen (Deadline) Datei speichern Datei-Info Die Tabellenansicht Die Eingabe der Vorgangsnamen, der Dauer und der Vorgänger Daten editieren Die Zeiteinheit Eine Ansicht in das Menü aufnehmen Projekt-Kalender Das Balkendiagramm (Gantt) Ressourcen und Kosten Das zweite Projekt: Straßenbau mit Ressourcenplanung Die Vorgangs-Liste Einschränkungen Geplante Kosten und Kapazitäten Die Ressourcen- und Kosten-Zuordnungsliste Zuordnen, Ersetzen und Entfernen von Ressourcen Aus- und Einblenden der Spalten Staffelstart von Ressourcen (Staffelzuordnung) Weitere Grundlagen der Arbeit mit MS-Project Eingeben von periodischen Vorgängen Eingeben von Meilensteinen und Stichtagen Einfügen, Löschen, Kopieren und Verschieben Verschieben und Kopieren Einfügen und Löschen von Vorgängen Die Projekt-Gliederung Gliederung in Sammelvorgänge und Teilvorgänge Ein- und Ausblenden von Teilvorgängen Seite 3

4 8.3 Auswahl der angezeigten Vorgänge (Filter setzen) Sortieren der Vorgänge Das Aufsuchen und Markieren von Daten Übersicht Manövrieren & Markieren Suchen Gehe zu Vorgang, Ressource, Datum Gehe zu Ressourcen-Überlastung Zeige einen ausgewählten Vorgang Kalender-Einstellungen Der Projekt- und der Ressourcen-Kalender Die Planungsarbeit Erstellen von Vorgangsbeziehungen Löschen von Vorgangsbeziehungen Ändern von Vorgangsbeziehungen Die Arbeit mit Kosten von Vorgängen und Ressourcen Das Project-Fenster teilen Zeitvariable Kosten, einsatzfeste Kosten und Fälligkeit Übersicht über den Kostenstatus eines Projektes Die Kosten pro Ressource Überarbeitung des Projektplans Prüfen der Vorgangsbeziehungen Ändern der Anordnungsbeziehung Prüfen des kritischen Pfades Prüfen der Pufferzeiten Prüfen der Einschränkungen Prüfen der Ressourcen-Auslastung Prüfen der Vorgangskosten Prüfen der Ressourcen-Kosten Prüfen der Projekt-Gesamtkosten Kostenüberwachung mit Hilfe eines Basisplans Anpassungsmöglichkeiten an das Terminziel Aufspaltung in kleinere kritische und unkritische Vorgänge Definieren von Überlappungs- und Gleichzeitigkeitsbereichen Verkürzung durch Änderung der Standard EA-Vorgangsbeziehungen Verkürzung durch Verringerung der Vorgangsdauer Verkürzung durch Verringerung der Vorgangsarbeit Verkürzung durch zusätzlichen Ressourcen-Einsatz Verkürzung durch Erweiterung der Arbeitszeit einer Ressource Verkürzung durch Zuweisung von Überstunden Beseitigung von Ressourcen-Überlastungen Änderung der Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen Verringerung der Zuordnungszeit der Ressource zu den Vorgängen Verringerung des Arbeitsumfangs einer Ressource Erweiterung der Arbeitszeit Durchführen eines Kapazitätsabgleichs Seite 4

5 16 Drucken Drucken von Ansichten Standardberichte Benutzerdefinierte Berichte Seite einrichten Seitenwechsel einfügen und aufheben Seitenansicht Start des Ausdrucks Gemeinsame Ressourcen für mehrere Projekte Erstellen und Anwenden einer Projektvorlage Ein neues Projekt mit einer Projektvorlage beginnen Einstellungen Extras Optionen Ansicht Extras Optionen Allgemein Extras Optionen Bearbeiten Extras Optionen Kalender Extras Optionen Terminplan Extras Optionen Berechnen Extras Optionen Rechtschreibung Extras Optionen Speichern Extras Optionen Oberfläche Organisieren Die Symbolleisten Felder und Erklärungen Vorgangs-Felder Ressourcenfelder Ressourcenzuordnungsfelder Stichwortverzeichnis Seite 5

6 1 Eine Vorgeschichte 1.1 Projektstart Zitat: 1. Buch Mose 6, 14 ff.: Mach dir einen Kasten von Tannenholz und mache Kammern darin und verpiche ihn mit Pech inwendig und auswendig. Und mach ihn also: Dreihundert Ellen sei die Länge, fünfzig Ellen die Weite und dreißig Ellen die Höhe. Ein Fenster sollst du daran machen obenan, eine Elle groß. Die Tür sollst du mitten in seiner Seite setzen. Und er soll drei Boden haben: einen unten, den anderen in der Mitte, den dritten in der Höhe 1.2 Netzplantechnik bei der Planung des Projekts "Da ist also der Auftrag und das Ziel: Bau eines Schiffes einer bestimmten Länge, einer bestimmten Breite, einer bestimmten Höhe. Bau eines Schiffes, das eine bestimmte Aufgabe erfüllen soll. Ein klares Ziel also. Aber: Wie lange brauche ich für so etwas? Welches Material nehme ich? Wie viele Leute müssen mitarbeiten? Wie sehen die Einzelheiten aus...? Noah eilte gedankenvoll nach Hause. Er rief seine Söhne zu sich und begann: "Nun ist es soweit! Wir haben ja schon lange damit gerechnet. Jetzt haben wir den Auftrag erhalten. Ein Schiff, ein riesiges Schiff sollen wir bauen. Ich weiß nicht, wie wir so etwas anfangen sollen. Das einzige, was ich weiß, ist, dass wir nachher in das Schiff einsteigen müssen, wenn es fertig ist. Ja, und Tiere sollen wir mitnehmen." 1.3 Strukturanalyse Planung der Tätigkeiten Er erläuterte ihnen, was er bereits wusste; das war nicht allzu viel, aber immerhin. "Sem, hast du eine Ahnung, wie das alles laufen könnte?" Sem trat vor und bedächtig hub er an: "Wenn das so ist - mit dem Wasser meine ich - dann müssen wir auf jeden Fall das Holz mit Teer bestreichen, sonst dringt das Wasser durch die Fugen." Sem war schon immer praktisch veranlagt. Und Ham hatte auch einen Vorschlag: "Wir müssen die Tiere fangen; darf ich schon damit beginnen?" Das war nämlich was für Ham; wenn seine Mutter ihn zu Hause brauchte, wusste sie immer, wo er zu finden war: beim Kaninchenfang am Hügel hinter dem kleinen Wald. Noah bremste ihn: "Noch nicht. - Japheth, was meinst du?" Seite 6

7 Bevor Japheth antworten konnte, tauchte Noahs Frau auf. "Was steht ihr hier wieder so müßig herum; ich rackere mich allein im Haushalt ab. Da könntet ihr mithelfen!" Sie wusste ja nicht, dass Noah mit seinen Söhnen eine derart wichtige Angelegenheit zu diskutieren hatte. "Ja", rief Japheth Noah zu, "den Hausrat müssen wir verpacken, bevor wir einsteigen können; denn ihn brauchen wir auf dem Schiff." Damit waren Noah und die Seinen schon mitten in der Planung. Einer beschrieb die Tätigkeit, von der er meinte, dass sie getan werden müsste, der andere ergänzte die Beschreibung oder verwarf sie und in einer lebhaften Diskussion trugen sie alle wesentlichen Tätigkeiten für den Bau der Arche zusammen. Nach zwei Tagen hatten sie eine Liste, von der Noah stolz sagt, dass sie vollständig sei. Vorläufige Tätigkeiten 1 Beginn 2 Bäume fällen 3 Je 7 Paar Tiere fangen 4 Teer vorbereiten 5 Vorrat beschaffen 6 Vorrat in 1. Stock unterbringen 7 Haushalt verpacken 8 Haushalt unterbringen 9 Holz bearbeiten 10 Gerüst erstellen Stock bauen 12 Dach bauen Stock teeren 14 Dach teeren 15 Einzug 16 Ende Und Noah, Sem, Ham und Japheth waren guter Dinge, denn das Projekt lief offensichtlich gut an. Seite 7

8 Tätigkeiten Vorgänger Dauer (Tage) 1 Beginn Bäume fällen Je 7 Paar Tiere fangen Teer vorbereiten Vorrat beschaffen Vorrat in 1. Stock unterbringen 5; Haushalt verpacken Haushalt unterbringen 7; Holz bearbeiten Gerüst erstellen Stock bauen 9; Dach bauen Stock teeren 4; Dach teeren 12; Einzug 3; 6; 8; Ende Projektverwaltung Ist der Erfolg eines Projektes messbar? Ich meine, wenn das Projekt im vorgesehenen Zeitrahmen und zu den veranschlagten Kosten ein qualitativ hochwertiges Ergebnis liefert, war das Projektmanagement erfolgreich. Kann ein Projekt scheitern? Ja, wenn mit dem Ergebnis, das durch das Projekt erreicht wird, nichts angefangen werden kann. Lebenswichtig für ein Projekt ist die Schaffung eines ausführlichen Plans. Ein erfolgreiches Projekt durchläuft verschiedene Stufen: Projektziele festlegen Management-Strategie entwickeln Struktur des Projekts erstellen Reihenfolge der Vorgänge festlegen Meilensteine festlegen Ressourcen zuweisen Kosten berechnen Überprüfung und Revision des Plans Genehmigung des Plans Realisierung des Plans. Zitatende H. Kupper, Projektmanagement, Freiburg 1982 Seite 8

9 2 Das Programm MS-Project 2003 Grundlage für diese Schulung ist das Programm MS-Project Damit steht Ihnen ein leistungsfähiges Programm für die Koordinierung eines Projekts zur Verfügung. 2.1 Starten Öffnen Sie das Startmenü mit einem Mausklick auf die Start-Schaltfläche links in der Task- Leiste oder mit der Tastenkombination (Strg)+(Esc). Wählen Sie den Menüweg (Alle) * Programme, Microsoft Office, Microsoft Project. Mit einem Einfachklick starten Sie das Programm. Es erscheint ein leeres Projekt-Fenster: Titelleiste Menüleiste Standard-Symbolleiste Format -Symbolleiste Fenster-Schaltflächen Bearbeitungszeile vertikale Bildlaufleiste horizontale Bildlaufleiste Statusleiste Arbeitsbereich Aufgabenbereich Ansichtsleiste Ein leeres Projekt-Fenster 2.2 MS-Project beenden Um einem Datenverlust vorzubeugen, ist es notwendig, Programme ordnungsgemäß zu beenden. Die Dateien, mit denen Sie gerade arbeiten, sollten vorher gespeichert werden: Menü Datei, Speichern oder Tastenkombination (Strg)+(S) oder Symbol:. Falls Sie Ihrem Dokument noch keinen Namen gegeben haben, tragen Sie nun in dem Dialog- Fenster einen Dateinamen ein. * Im Windows XP-Stil heißt es im Startmenü Alle Programme. Seite 9

10 Tipps 1. Ignorieren Sie bis auf weiteres die Möglichkeit, die Ihnen vielleicht der Planungs-Assistent vorschlägt, nämlich einen Basisplan zu speichern (Diese Meldung nicht mehr anzeigen) und bestätigen Sie mit [_OK_]. Wir gehen später noch auf den Basisplan ein. 2. Um Datenverluste während der Arbeit zu vermeiden, sollten Sie die automatische Zwischenspeicherung aktivieren: Wählen Sie Menü Extras, Optionen, Speichern und aktivieren Sie das Kontrollfeld Automatisch speichern alle: 10 Minuten. Nach dem Speichern können Sie Project beenden: Symbol in der rechten oberen Ecke des Programmfensters anklicken oder Systemmenüknopf in der linken oberen Ecke des Programmfensters anklicken (links von der Titelzeile Microsoft Project): Menüpunkt Schließen oder Menü Datei, Beenden oder Tastenkombination (Alt)+(F4). 2.3 Wechsel zu anderen Programmen In Windows gibt es die Möglichkeit, mehrere Programme (engl. Tasks) zu starten. Um zu einem anderen bereits gestarteten Programm zu wechseln, klicken Sie in der Task-Leiste auf die entsprechende Schaltfläche. Wechseln mit Alt + Tabtaste Zwischen geöffneten Programmen wechseln Sie auch mit der Tastenkombination: (Alt)+(ÿ) Tabtaste. Dabei wird die (Alt) Taste zuerst gedrückt und festgehalten. Nun wird bei gedrückter (Alt) Taste die (ÿ) Tabtaste einmal oder mehrmals kurz angetippt. In der Bildschirmmitte erscheinen die Symbole der geöffneten Programme. Haben Sie mit der Tastenkombination das gesuchte Programm-Symbol eingerahmt, lassen Sie die Tasten wieder los: Wechsel zu anderen Programmen 2.4 Die Menüleiste Ganz typisch für Windows-Programme ist die ständig zu sehende Menü-Leiste. Sie sehen bei einer Vollbild-Darstellung in der zweiten Bildschirm-Zeile diese Leiste: Menü-Leiste Seite 10

11 Bedienung mit der Maus In allen Windows-Programmen ist es am zweckmäßigsten, die Menüpunkte in der Menüleiste mit der linken Maustaste anzuklicken. Danach zeigen Sie mit dem Mauspfeil in dem aufgeklappten Menü auf einen Befehl oder auf einen anderen Menüpunkt innerhalb der Menüleiste. Ohne eine Maustaste zu drücken, nur durch Zeigen mit der Maus wird ein Befehl markiert. Aber nur die Befehle in schwarzer Schrift stehen Ihnen zur Verfügung, die grau geschriebenen sind in der aktuellen Situation nicht aktiv. Ein Befehl wird durch einen kurzen Mausklick mit der linken Maustaste ausgeführt. Bedienung über die Tastatur Das Datei-Menü Aber auch über die Tastatur ist eine Anwahl möglich: Drücken Sie die (Alt) Taste oder die (F10) Taste und tippen Sie dann den unterstrichenen Buchstaben in einem Menüpunkt ein, z.b. (Alt) (D) für das Dateimenü. In einem aufgeklappten Menü geben Sie nur noch das unterstrichene Zeichen eines Befehls ein. Es gibt noch einen anderen Weg: Nach dem Drücken der (Alt) Taste allein oder der (F10) Taste können Sie die einzelnen Menü-Punkte mit den Pfeil-(Cursor-)Tasten (Æ) (æ) (¼) (½) anwählen und mit der (Enter) Taste aufrufen. Schließen eines Menüs Wenn Sie ein aufgeklapptes Menü schließen möchten, ohne einen Befehl auszuwählen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten: Mausklick auf den Menünamen in der Menüleiste oder Mausklick in das Fenster außerhalb des Menüs oder (Alt)-Taste einmal oder (F10)-Taste einmal oder (Esc)-Taste zweimal (!) drücken. Die verkürzten Menüs In MS Office 2003 werden standardmäßig in einem aufgeklappten Menü zunächst nur die Befehle angezeigt, die häufig benutzt werden bzw. die Sie zuletzt verwendet haben. Um das komplette Menü zu sehen, klicken Sie am unteren Menürand auf den Aufklapp-Pfeil oder Sie warten ca. 10 Sekunden. Das verkürzte Bearbeiten-Menü mit dem Aufklapp-Pfeil Das Verhalten der Menüs können Sie einstellen. Für diese Project 2003 Einführungs-Schulung ist es empfehlenswert, die Verkürzung der Menüs auszuschalten. Seite 11

12 Dazu klappen Sie das Extras-Menü auf und wählen den Befehl Anpassen, Symbolleisten. In dem Dialogfenster Anpassen schalten Sie auf der Registerkarte Optionen das folgende Kontrollfeld einfach mit einem Mausklick ein: Menüs immer vollständig anzeigen. Die Menüs immer komplett sichtbar machen Das Dialogfenster schließen Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Schließen]. Das vollständige Bearbeiten-Menü In dieser Schulungsunterlage werden in der Regel die vollständigen Menüs angezeigt. 2.5 Kontextmenüs Neben den Menüs, die Sie über die Menüleiste auswählen können, finden Sie in verschiedenen Situationen zusätzliche Menüs. Diese kontextabhängigen Menüs sind mit den Befehlen bestückt, die dort am häufigsten gebraucht werden. Für den Aufruf drücken Sie die rechte Maustaste. Eine weitere Möglichkeit zum Aufrufen eines Kontextmenüs: Sie drücken bei neueren Tastaturen die Kontext-Taste. 2.6 Symbole Kontextmenü Für häufig benötigte Befehle bietet Ihnen das Programm Symbole an. Sie ersparen Ihnen das manchmal lange Wandern durch die Menüs: Symbolleisten Seite 12

13 Sie können in MS-Project aus verschiedenen Symbolleisten auswählen oder die Leiste auch ganz ausblenden. Zum Einstellen rufen Sie auf: Menü Ansicht, Symbolleisten. In Project werden standardmäßig die Standard- und die Formatsymbolleisten zunächst in einer Zeile angezeigt. Damit haben Sie auf dem Bildschirm mehr Platz für Ihr Projekt. Bei kleineren Bildschirm-Auflösungen sind dann aber nicht alle Symbole einer Leiste sichtbar: Standard- und Formatsymbolleisten in einer Zeile Klicken Sie auf dieses kleine Symbol oder am Ende einer Leiste, um die restlichen Symbole zu sehen. Es erscheint ein Symbolrahmen, in dem Sie dann einen Befehl anklicken. Wenn ein Symbol aktiv ist oder Sie mit der Maus darauf zeigen, wird die Hintergrundfarbe gelb. Einzelne Symbole werden in dieser Unterlage in der Regel auf gelben Hintergrund gezeigt. Ein Symbolrahmen Die Symbolleisten anpassen Um die Symbolleisten in getrennten Zeilen sichtbar zu machen, klicken Sie in dem oben stehenden Symbolrahmen auf den Befehl Schaltflächen in zwei Reihen anzeigen. Oder Sie klappen wieder das Extras-Menü auf und wählen den Befehl Anpassen, Symbolleisten. In dem Dialogfenster Anpassen schalten Sie auf der Registerkarte Optionen das folgende Kontrollfeld mit einem Mausklick ein: Standard- und Formatsymbolleiste in zwei Zeilen anzeigen. Auf dieser Registerkarte können Sie auch das Anzeigen der QuickInfos und der Tastenkombinationen bei den Symbolen ein- und ausschalten. Zum Beenden klicken Sie auf die Schaltfläche [Schließen]. Die Symbolleisten in getrennten Zeilen sichtbar machen In dieser Schulungsunterlage werden in der Regel die Standard- und Formatsymbolleisten in getrennten Zeilen angezeigt. Wie Sie eine Symbolleiste individuell zusammenstellen, ist ab der Seite 111 beschrieben. Seite 13

14 2.7 Aufgabenbereich Wenn Sie bereits eine frühere Version von Project kennen gelernt haben, fällt Ihnen vielleicht der links stehende Aufgabenbereich als größte Neuerung auf. Hier bietet Ihnen das Programm verschiedene Möglichkeiten an, Ihre Arbeiten schneller zu erledigen. Zum Ein- und Ausblenden des Aufgabenbereichs wählen Sie den Menüweg Ansicht, Symbolleisten, Aufgabenbereich. Aufgabenbereich Die Trennlinie zwischen dem Aufgaben- und dem Arbeitsbereich können Sie mit der Maus verschieben. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf die senkrechte Trennlinie. Er wird dort zu einem schwarzen Doppelpfeil:. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun die Trennlinie an die neue Position und lassen die Maustaste wieder los. Die Inhalte im Aufgabenbereich wählen Sie über die Bereichs- Titelleiste aus: Aufgabenliste Die Titelleiste des Aufgabenbereichs Klicken Sie in der Leiste auf den Listenpfeil und wählen Sie aus der nebenstehenden Liste mit einem Mausklick die Aufgabe aus. Über die Pfeile unterhalb der Titelleiste können Sie auch die vorherigen Aufgaben wählen, falls Sie bereits verschiedene Aufgaben ausgesucht haben. Das Symbol führt Sie auf die Startseite des Aufgabenbereichs. Sie können den Aufgabenbereich auch frei auf dem Bildschirm platzieren. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf den Anfang der Bereichs- Den Aufgabenbereich an eine Titelleiste und ziehen nun bei gedrückter linker Maustaste den Aufgabenbereich an eine andere Stelle. Der Mauszeiger hat dabei die andere Stelle ziehen Form eines Vierfachpfeils. Mit einem Mausdoppelklick auf diese Titelleiste stellen Sie den Aufgabenbereich wieder zurück an seinen vorherigen Platz. Wie in allen Fenstern, blenden Sie mit dem Schließen-Symbol in der Bereichs-Titelleiste den Aufgabenbereich aus. 2.8 Projektberater Der Projektberater hilft Ihnen bei der Erstellung Ihrer ersten Projekte. Nachdem Sie den Aufgabenbereich geschlossen haben, erscheint vielleicht der Rahmen Projektberater an der Stelle des Aufgabenbereichs. Auf der Seite 109 ist beschrieben, wie Sie das regelmäßige Erscheinen des Beraters bei einem neuen Projekt ein- und ausschalten. Unabhängig von dieser Einstellung können Sie jederzeit über den Menüweg Ansicht, Symbolleisten, Projektberater die folgende Symbolleiste einschalten: Projektberater Symbolleiste Projektberater Seite 14

15 Über das Symbol schalten Sie den Rahmen Projektberater ein- und auch wieder aus und über die ersten vier Schaltflächen wechseln Sie in dem Rahmen die Themenbereiche. Wie beim Aufgabenbereich können Sie die Trennlinie zwischen dem Projektberater und dem Arbeitsbereich mit der Maus verschieben:. Aber Sie können den Rahmen nicht frei positionieren. Wenn Sie auf einen Link in dem Rahmen klicken, führt Sie der Projektberater zum nächsten Schritt. Im linken Bild sehen Sie den Schritt 1 von 5 beim Definieren der Arbeitszeiten des Projekts. Schritt 1 von 5 Seite 15

16 2.9 Ansichtsleiste Bei der Arbeit mit dem Programm ist es notwendig, dass Sie Ihr Projekt aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln betrachten. MS-Project erleichtert Ihnen dies durch die Ansichtsleiste. In der Standardeinstellung ist die Leiste nicht eingeschaltet. Zum Ein- und Ausblenden rufen Sie auf Menü Ansicht, Ansichtsleiste. Sie wird zwischen Aufgaben- und Arbeitsbereich gestellt. Über die Schaltflächen blättern Sie in der Ansichtsleiste nach unten bzw. nach oben. Ansichtsleiste 2.10 Tasten Die Ansichtsleiste zwischen Aufgaben- und Arbeitsbereich Eine ganze Reihe von Befehlen können auch direkt über Tasten und Tasten-Kombinationen aufgerufen werden, z.b.: (F1) (Strg)+(S) (Strg)+(O) Hilfe Datei speichern Datei öffnen. Klicken Sie jetzt auf das Menü Bearbeiten. In der ersten Zeile des Bearbeiten-Menüs steht (möglicherweise nur in grauer Schrift lesbar): Rückgängig: Strg + Z Sie können gleich mit der Tastenkombination (Strg)+(Z) den letzten Befehl zurücknehmen, ohne das Menü aufzurufen. Zum Widerrufen versteht Project aber auch die Tastenkombination (Alt)+(æ ) Rücktaste. Seite 16

17 3 Unser erstes Projekt Um im ersten Projekt nachzuvollziehen, wie Noah seine Arche mit MS Project 2003 hätte bauen können, legen Sie ein neues Projekt an. 3.1 Anlegen eines neuen Projektes Ein neues Projekt legen Sie an: Symbol oder (Strg)+(N) oder Menü-Befehl Datei, Neu. Im Aufgabenbereich (Seite 14) klicken Sie auf die Zeile Leeres Projekt. Die genannten Befehle erzeugen ein völlig neues Projekt. Später können Sie durch Öffnen auf ein bereits bestehendes Projekt zurückgreifen. Datei, Neu 3.2 Projektinfo und Pflege von Start- und Endterminen (Deadline) Nach dem Anlegen des neuen Projektes öffnet sich eventuell automatisch das Dialogfenster* Projektinfo für Projekt xxx. Sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie den Menüweg Projekt, Projektinfo. Tipp: Wird das Dialogfenster Projektinfo nicht automatisch angezeigt, können Sie folgenden Weg aktivieren: Menü Extras, Optionen, Registerkarte Allgemein, Dialogfeld * 'Projektinfo' für neue Projekte anzeigen. Start: Menü Projekt, Projektinfo Anfangstermin - ohne Eingabe nimmt Projekt das aktuelle Datum als Anfangstermin, rechnet alle Vorgänge so früh wie möglich und ermittelt den frühestmöglichen Endtermin. Endtermin - Projekt rechnet alle Vorgänge so spät wie möglich rückwärts von diesem Termin und ermittelt den spätestmöglichen Starttermin. Berechnung vom - hier stellen Sie ein, ob Sie eine Projekt-Vorwärtsrechnung oder -Rückwärtsrechnung durchführen wollen. * Die Bezeichnungen Dialogfenster, Dialogfeld und Dialogbox werden gleichbedeutend verwendet. Seite 17

18 Wird beispielsweise ein Messestand geplant, so liegt der Endtermin fest. Das Programm soll in diesem Falle den spätesten Projektstart berechnen, der noch rechtzeitig zum Ziel führen kann. Oft liegt jedoch der Projektstart fest und das Ende wird berechnet. In der Projektinfo können Sie also gleich zu Beginn eines Projektes den Start- oder Endtermin einstellen. Diese Werte können aber auch später noch verändert werden, wenn z.b. der geplante Start des Projektes sich verzögert. Später wird auch die Schaltfläche [Statistik] wichtig werden, die das folgende Dialogfenster aufruft: Berechnet / Geplant / Aktuell / Abweichung / Verbleibend Tipp: Schneller aktivieren Sie die Projektstatistik während der Erfassung eines Projektes, wenn Sie die Symbolleiste Überwachen einblenden und auf das Symbol Projektstatistik klicken: Symbolleiste Überwachung 3.3 Datei speichern Mit dem Befehl Datei, Speichern geben Sie dem Projekt einen Namen. Project 2003 fordert Sie über das folgende Dialogfenster dazu auf. Alle Informationen eines Projekts werden in einer Datei abgelegt. Dateinamen eingeben Seite 18

19 Bei den Dialogfenstern Speichern unter und Öffnen wechseln Sie mit einem Mausdoppelklick auf die obere Titelleiste zwischen Vollbild- und Wiederherstellmodus. In dem Listenfeld Speichern in können Sie mit der Maus das Laufwerk und/oder den Ordner auswählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Unter Dateiname tippen Sie ein: Arche Bitte geben Sie nur diesen Dateinamen-Stamm und am Ende keinen Punkt und keine Dateinamen-Erweiterung ein und achten Sie auch darauf, dass der Dateityp Projekt(*.mpp) beibehalten wird! Sie können den Dateinamen jederzeit über Menü Datei, Speichern unter nachträglich ändern. Über die Schaltfläche [Speichern] schließen Sie das Dialogfenster Speichern unter. Eventuell ist noch das Dialogfenster Eigenschaften mit den Datei-Infos auszufüllen und mit [_OK_] abzuschließen. Das Dokument ist nun gespeichert. Den Dateinamen sehen Sie danach in der Titelleiste am oberen Rand des aktuellen Fensters. Das Dialogfenster Eigenschaften können Sie auch jederzeit über das Datei-Menü aufrufen. 3.4 Datei-Info Über den Menüweg Datei, Eigenschaften geben Sie Informationen ein, nach denen gesucht werden kann. So ist eine gezielte Suche nach Projekt-Plänen gut organisierbar. Alle Einträge können auch als feste Informationen z.b. in Kopf- und Fußzeilen von auszudruckenden Berichten übernommen werden. Geben Sie nun eine kurze Beschreibung des Projekts ein: Datei-Eigenschaften 3.5 Die Tabellenansicht Wenn Sie Project 2003 zum ersten Mal starten, erscheint zunächst die Standardansicht Balkendiagramm (Gantt). Das ist eine vertikal geteilte Ansicht, die links aus der Ansicht Vorgang: Tabelle Tabelle: Eingabe und rechts aus dem Balkendiagramm besteht. Seite 19

20 Ein neues Projekt erfassen Sie aber am besten in der reinen Eingabetabelle, die Sie über folgenden Menüweg aufrufen: Ansicht, Weitere Ansichten, Vorgang: Tabelle: Dialogfeld für die Ansichtauswahl/-bearbeitung Klicken Sie in dem Dialogfeld auf die Schaltfläche [Auswahl]. Danach überprüfen Sie, dass Sie die Eingabetabelle aufgerufen haben: Tabelle, Eingabe 3.6 Die Eingabe der Vorgangsnamen, der Dauer und der Vorgänger Von der auf der nachfolgend abgebildeten Tabelle tragen Sie nun zunächst nur die Vorgangsnamen (Liste der Tätigkeiten) ein. Ändern Sie bitte nichts an den anderen Spalten! Seite 20

21 Die Eingaben Speichern Sie das Projekt und tragen Sie die Vorgangs-Dauer und die Vorgänger (für die Vorgangsbeziehungen) ein. Wenn ein Vorgang mehrere Vorgänger hat, so müssen Sie die entsprechenden Vorgangsnummern mit einem Semikolon ( ; ) trennen. Wichtiger Hinweis: In Project 2003 können Sie auf keine Vorgänger verweisen, die noch nicht eingegeben wurden. Wenn Sie beispielsweise die Planung zeilenweise eintippen würden, so merkt Project in Zeile 6 bei der Eingabe der Vorgänger 5;13, dass der Vorgänger 13 noch gar nicht existiert und gibt eine Fehlermeldung aus. Sie sollten also zuerst alle Vorgangsnamen eingeben, bevor Sie für jeden Vorgang die Dauer und die Vorgänger nachträglich eintragen! 3.7 Daten editieren 1. Positionieren Sie den Zellcursor (Zellzeiger) mit der Maus oder den Cursor- (Pfeil-)Tasten in der Zelle, die geändert werden soll. 2. Ändern Sie die Daten direkt in dem Feld oder drücken Sie die Editier-Taste (F2), um oben in der Bearbeitungszeile zu editieren. Daten editieren Änderung übernehmen oder (bei Irrtum) verwerfen: = OK und Bestätigung der Eingabe. = Esc und Abbruch, keine Übernahme der Änderungen. 3.8 Die Zeiteinheit Die Standard-Dauer eines Vorganges beträgt 1 Tag. Diese Standard-Einstellung benutzen wir auch für das Arche Noah-Projekt. Sie kann aber auch bei Bedarf verändert werden. Die individuelle Dauer eines Vorgangs wird in der Spalte Dauer eingetragen. Seite 21

22 Folgende Eingaben sind gültige Zeiteinheiten: min = Minuten fmin = fortlaufende Minuten Std.* = Stunden fstd.* = fortlaufende Stunden t = Tage w = Wochen m = Monate ft = fortlaufende Tage fw = fortlaufende Wochen fm = fortlaufende Monate * In der Hilfe ist als Einheit h angegeben. Das funktioniert aber nicht. f steht für fortlaufende Dauer (also z.b. nicht identisch mit im Basiskalender definierten Arbeits-Tag, sondern echter 24-Stunden-Tag in einer kompletten 7-Tage-Woche). Bei der Eingabe der Dauer wird zunächst die eingestellte Standardeinheit übernommen. Diese Standardeinstellung finden Sie über Menü Extras, Optionen, Registerkarte Terminplan, Dauer wird eingegeben in (Seite 105). Ein Fragezeichen hinter der Dauer bedeutet geschätzte Dauer. Es wird nicht mehr angezeigt, wenn Sie einen beliebigen Wert eingeben. Wollen Sie bewusst einen Vorgang mit geschätzter Dauer erfassen, tippen Sie nach der Dauereinheit einfach ein Fragezeichen ein. 3.9 Eine Ansicht in das Menü aufnehmen Tipp: Damit Sie schnell und einfach zwischen Balkendiagramm und Eingabetabelle hin- und herwechseln können, sollten Sie die Ansicht Vorgang: Tabelle dauerhaft in das Ansicht- Menü aufnehmen. Wählen Sie dazu Menü Ansicht, Weitere Ansichten. In der Dialogbox Weitere Ansichten (Seite 20) markieren Sie die Zeile Vorgang: Tabelle und klicken auf die Schaltfläche [Bearbeiten]. Aktivieren Sie in der nebenstehenden Dialogbox das Kontrollfeld Im Menü anzeigen. Schließen Sie die Dialogboxen über die Schaltflächen [_OK_] und [Schließen]. Anzeige im Menü 3.10 Projekt-Kalender Schon zu Noahs Zeiten musste die Arbeit am Sabbat ruhen. Heute sind gewöhnlich Montag bis Freitag Arbeitstage, Samstag und Sonntag ruhen alle Projekte. Manche Wochentage fallen zudem wegen Feiertag aus. Andererseits kann bei dringenden Projekten aber auch am Wochenende durchgearbeitet werden. All dies kann Project 2003 anhand des Projekt-Kalenders berücksichtigen. Project 2003 nimmt zunächst an, dass Montag bis Freitag Arbeitstage sind. Da dies den heutigen Bedürfnissen entspricht, wollen wir der Einfachheit halber annehmen, dass auch Noahs Arbeiter an Samstagen und Sonntagen nicht an der Arche arbeiten konnten. Vielleicht mussten Seite 22

23 sie ja nach dem Sabbat noch einen Tag lang die Ställe ausmisten, damit die Tiere nicht schon vor Projektabschluss erkrankten. Damit die Wochentage unseres Projektes mit der Schulungsunterlage übereinstimmen, soll das Projekt nun am Montag, dem 05. Januar 2004 beginnen. Dies können wir auch jetzt noch nachträglich so einrichten. Öffnen Sie über den Menüweg Projekt, Projektinfo das Dialogfeld. Tragen Sie den Anfangstermin Mo ein oder klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie das Datum aus dem Kalender aus: Anfangstermin festlegen Wir geben nun als realistische Übung einige zusätzliche Feiertage ein, an denen trotz Wochentages nicht an der Arche gearbeitet werden kann. Als Feiertage sollen der 08. Januar und der 14. Januar arbeitsfrei sein. Außerdem tragen wir die Woche vom bis zum als Betriebsferien ein. Hierfür gehen wir zunächst den Menüweg Extras, Arbeitszeit ändern und stellen dann im Dialogfenster Arbeitszeit ändern die Zeiten entsprechend ein. Tipp: Bei späteren neuen Projekten sollten Sie sich einen neuen Projektkalender (Basiskalender) erstellen. Arbeitsfreie Zeit wählen Bewegen Sie den Kalender zunächst auf den Januar 2004 und markieren Sie folgendermaßen die arbeitsfreie Zeit: Seite 23

24 1. Klicken Sie auf den 26. Januar Dann drücken und halten Sie die (ª_)-Taste und klicken auf den 30. Januar Die Betriebsferien vom bis zum sind markiert. 2. Bei gedrückter (Strg)-Taste klicken Sie zusätzlich auf den 08. Januar und auf den 14. Januar. 3. Aktivieren Sie für die markierten Tage die Option Arbeitsfreie Zeit. 4. Die neuen, zusätzlichen freien Tage sind unterstrichen markiert. 5. Nachdem Sie alle Eintragungen vorgenommen haben, klicken Sie auf [_OK_] um den Vorgang abzuschließen Das Balkendiagramm (Gantt) Wechseln Sie wieder in die Standardansicht Balkendiagramm (Gantt), die Sie im Ansichtmenü aufrufen können. In dem Gantt-Diagramm wird jeder Vorgang als Balken auf einer Zeitskala dargestellt. Verbundene Vorgänge werden durch dünne Linien miteinander verknüpft. Ein Vorgang mit der Dauer 0 Tage ist ein Meilenstein und an dem Symbol zu erkennen. Wenn Sie nun das Gantt-Diagramm auf der rechten Bildschirmhälfte soweit bewegen, dass Sie den Januar 2004 sehen können, wird anhand der grau unterlegten Tage deutlich sichtbar, wie sich die Änderungen im Kalender auswirken. An diesen Wochenend-, Feier- und Urlaubstagen kann das Projekt nicht bearbeitet werden. Tipp: Schnell und einfach ziehen Sie den Balkenplan in einen gewünschten Bildschirmbereich, indem Sie folgenden Menüweg wählen: Bearbeiten, Gehe zu Tragen Sie eine Vorgangsnummer oder ein Datum ein oder wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus und klicken Sie auf [_OK_]. Gehe zu Datum oder Vorgangsnummer Ausschnitt Balkendiagramm Die Änderungen der Feiertage wirken sich natürlich auf den Termin des Projektendes Wenn alles richtig eingegeben wurde, sollte es auf Freitag den fallen: aus. Seite 24

25 Standardansicht Balkendiagramm (Gantt) mit dem Projektende 25. Juni 2004 Damit ist Ihre erste Projektplanung abgeschlossen und Sie haben bereits einen ersten Eindruck von der Benutzung des Programms Project 2003 gewonnen. Allerdings handelte es sich um ein einfaches Projekt. Wir haben weder die Verfügbarkeit eventuell knapper Ressourcen berücksichtigt, noch eine Kostenüberwachung durchgeführt. Diese und weitere Erfordernisse einer Planung werden Sie im nächsten Projekt kennen lernen. Speichern Sie das aktuelle Projekt und schließen Sie es. Seite 25

26 4 Ressourcen und Kosten Einem Projekt können Sie grundsätzlich Ressourcen und/oder Kosten zuordnen. Im Programm MS-Project 2003 ordnen Sie im Regelfall nur Ressourcen zu und dadurch entstehen Kosten. Eine Ausnahme bilden die so genannten festen Kosten, die Sie ressourcenunabhängig einem beliebigen Vorgang oder Sammelvorgang zuordnen können. Project unterscheidet zwei Arten von Ressourcen: Arbeit und Material. Die Ressourcenart Arbeit sind zum einen sog. humane Ressourcen, also Menschen, die Ihre Arbeitsleistung pro Zeiteinheit in das Projekt einbringen und zum anderen Maschinen, die entsprechend ihrer tatsächlichen Einsatz-(Lauf-)Zeit Kosten verursachen. Die Ressourcenart Material umfasst alle Ressourcen, die zeitunabhängig aufgrund ihrer verbrauchten Menge Kosten verursachen (Verbrauchsmaterial). Manchmal können sie auch nicht einem bestimmten Vorgang zugeordnet werden. Ein Problem bei der Zuordnung der Ressourcen ist die für den oder die Vorgänge ausgewählte Vorgangsart. MS-Project 2003 unterscheidet nämlich zwischen Vorgängen mit fester Dauer, festen Einheiten und fester Arbeit, die auch noch leistungsgesteuert (=ressourcengesteuert) oder nicht leistungsgesteuert sein können. Die Standardeinstellung von MS- Project 2003 ist: Feste Einheiten und leistungsgesteuert. Sie können sie über Menü Extras, Optionen, auf der Registerkarte Terminplan im Listenfeld Standardvorgangsart einstellen. Abhängig von der Einstellung der Vorgangsart legen Sie fest, ob durch den Mehreinsatz von Ressourcen ein Vorgang schneller erledigt werden kann oder in der gleichen (geplanten) Zeit mehr Arbeit(Leistung) erbracht wird. Es ist empfehlenswert, den folgenden zweifachen Menüweg aufzurufen bzw. die Ansichtseinstellung zu überprüfen: Menü Ansicht, Ressource: Tabelle und Menü Ansicht, Tabelle: Eingabe. Zuerst erfassen Sie alle zur Verfügung stehenden Ressourcen mit den individuellen Details (Name, Standardsatz etc.) und ordnen sie dann den Vorgängen zu. Im Einzelfall ist es aber jederzeit möglich, eine Ressource direkt einem Vorgang zuzuordnen. Der zweifache Menüweg: Menü Ansicht, Ressource: Tabelle und Menü Ansicht, Tabelle: Eingabe Seite 26

27 Den Projekterfordernissen entsprechend können Sie zuordnen: einem Vorgang eine oder mehrere austauschbare Ressourcen Ressourcen als echte Teilzeitkräfte oder nur zeitweise Ressourcen individuelle Arbeitszeitkalender Ressourcen in einer bestimmten Reihenfolge und mit definiertem Zeitaufwand (Staffelzuteilung). Ressourcen können auch gleichzeitig mehreren Vorgängen, auch in unterschiedlichen Projekten, zugeordnet werden. Entsteht dadurch eine Überlastung für die Ressource werden Sie von MS-Project 2003 darauf hingewiesen. Die Überlastung kann durch einen manuellen oder automatischen Kapazitätsabgleich beseitigt werden. Seite 27

28 5 Das zweite Projekt: Straßenbau mit Ressourcenplanung Wir erlernen die Projektplanung mit Ressourcen anhand eines Beispiels aus dem Straßenbau. Öffnen Sie ein neues Projekt und speichern Sie es unter dem Dateinamen Straßenbau1 ab. Als Projekt definieren wir nur die eigentliche Bauphase (die Baustelle) ohne den notwendigen Planungsvorlauf. Das Projektziel ist das Erreichen eines festen Fertigstellungstermins. Um das Projekt mit Hilfe von MS-Project 2003 planen und durchführen zu können benötigen wir eine Liste aller Vorgänge mit jeweiliger Dauer, eine Liste aller Ressourcen mit jeweiligen Kostensätzen und eine Liste der Vorgangsbeziehungen (Vorgangsverknüpfungen). 5.1 Die Vorgangs-Liste Vorgang Dauer Vorgänger(V) Einschränkungs- (Wochen) Nachfolger(N) Art 1. Baubeginn 0 - SFM 2. Bodenproben 1 V 1 SFM 3. Baustelle einrichten 1 V 1 SFM 4. Messarbeiten 2 V 1 SFM 5. Erdarbeiten 5 V 2,3,4 SFM 6. Straßenunterbau 8 V 5 SSM 7. Straßendecke 3 V 6 SSM 8. Bauende 0 V 7 Muss enden am SFM = So früh wie möglich; SSM = So spät wie möglich Für die erste Erfassung des Projektes wählen Sie am besten den zweifachen Menüweg: Menü Ansicht, Vorgang: Tabelle und Menü Ansicht, Tabelle: Eingabe, wie es ähnlich auf der Seite 26 beschrieben ist. Beachten Sie, dass Sie nur die Vorgangsnamen eingeben, die Vorgangsnummern werden von MS-Project 2003 vergeben. Den Baubeginn, wir wollen am anfangen, geben Sie nicht hier ein, sondern über Menü Projekt, Projektinfo, Anfangstermin. Die Eintragungen in den Feldern Endtermin und Aktuelles Datum lassen Sie in Ihrer Dialogbox unverändert: Seite 28

29 Anfangstermin Nun geben Sie die Vorgaben in die Tabelle ein. Vorgang, Dauer und Vorgänger können Sie einfach in die jeweiligen Felder eintippen, wie beim ersten Projekt. Die Dauer in Wochen tippen Sie mit einem w nach der Zahl ein, damit Project weiß, dass die Einheit vom Standard (=Tage) abweicht. Ansicht, Vorgang: Tabelle und Ansicht, Tabelle: Eingabe 5.2 Einschränkungen Für die Vorgänge 6 und 7 ist die Einschränkungsart SSM - So spät wie möglich - und für Vorgang 8 Muss enden am festzulegen. Dazu rufen Sie das Dialogfenster Informationen zum Vorgang auf: 1. Markieren Sie die Zeilen 6 und 7: Zeigen Sie auf den Zeilenkopf, also auf die Vorgangsnummer 6. Der Mauszeiger hat die Form eines Pfeils. Bei gedrückter linker Maustaste markieren Sie die Zeilen 6 und 7. Der Mauszeiger darf beim Markieren nicht als Vierfachpfeil erscheinen, sonst werden die Zeilen verschoben! Sie können auch bei gleichzeitig gedrückter (Strg)-Taste mehrere einzelne Zeilen markieren. Seite 29

30 2. Wählen Sie einen Befehl: - Menü Projekt, Informationen zum Vorgang oder - Symbol in der Standardsymbolleiste oder - Tastenkombination (ª_)+(F2). 3. In dem Dialogfenster Informationen zum Vorgang stellen Sie für die Zeilen 6 und 7 auf der Registerkarte Spezial ein: Einschränkungsart: So spät wie möglich. 4. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche [_OK_]. 5. Für die Zeile 8 stellen Sie die Einschränkungsart auf Muss enden am ein und als Einschränkungstermin tragen Sie den ein: 6. Sollte eine Warnung des Planungs- Assistenten erscheinen, dann wählen Sie die dritte Option wie im Bild gezeigt und schließen die Meldung über die Schaltfläche [_OK_]. Einschränkungsart Warnung des Planungs-Assistenten 7. Schalten Sie wieder auf die Ansicht Balkendiagramm (Gantt) um. Am Gantt- Diagramm in der rechten Bildschirmhälfte kann man bereits erkennen, dass - sofern im Kalender keine Feiertage eingetragen wurden - in der Woche vom 22. März ein Puffer von einer Woche entsteht. Diese Woche kann später evtl. genutzt werden, um Verspätungen im Projekt aufzufangen: Puffer Seite 30

31 Ein Puffer in der Woche vom 22. März 8. Darüber hinaus sollten Sie für jeden Vorgang im Dialogfenster Informationen zum Vorgang auf der Registerkarte Spezial die Vorgangsart Feste Dauer einstellen und das Kontrollfeld Leistungsgesteuert abschalten, sonst verändert Project später bei der Zuordnung der Ressourcen die vorgegebene Vorgangsdauer. Dazu markieren Sie alle 8 Vorgänge bei gedrückter linker Maustaste im Zeilenkopf und wählen den Menüweg, wie oben unter Punkt 2. beschrieben. Die Vorgangsart Feste Dauer einstellen und das Kontrollfeld Leistungsgesteuert deaktivieren 9. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche [_OK_]. 10. Speichern Sie das aktuelle Projekt Straßenbau1.mpp ab, ohne den Dateinamen zu ändern. Damit haben Sie die erste Phase unserer Projektplanung festgehalten. 11. Rufen Sie den Befehl Datei, Speichern unter auf und ändern Sie den Dateinamen in: Straßenbau2.mpp. Mit dieser Datei arbeiten wir jetzt weiter. Seite 31

32 5.3 Geplante Kosten und Kapazitäten Ressourcen Pro Einheit Anzahl Dipl. Ing. Müller 4.500,00 Monat 1 Dipl. Ing. Maier 4.500,00 Monat 1 Techniker 4.000,00 Monat 3 Verm.-Techniker 4.000,00 Monat 3 Bauführer 30,00 Stunde 4 Vorarbeiter 25,00 Stunde 9 Hilfsarbeiter 22,50 Stunde 29 L K W 140,00 Tag 7 Raupe 1.600,00 Woche 3 Baumaschine 180,00 Tag 5 Feste Kosten Analyse-Kosten 2.115,00 Variable Kosten Sondernutzungs-Gebühr 60,00 Tag Ressourcen-Liste erstellen Rufen Sie Menü Ansicht, Ressource: Tabelle auf und dann noch einmal Ansicht, Tabelle: Eingabe, Eingabe um die oben stehende Ressourcen-Liste zu erstellen. Falls auf der linken Seite die Ansichtsleiste sichtbar ist, können Sie auch schnell die Ansicht wechseln, indem Sie auf die Schaltfläche Ressource: Tabelle klicken: Ansicht Ressource: Tabelle und Ansicht Tabelle: Eingabe Tipp: Bevor Sie die Ressourcen zuordnen, überprüfen Sie bitte, dass im Dialogfenster Projektinfo als Anfangstermin der und als Endtermin der eingetragen sind (Seite 28 und 30). Seite 32

33 Geben Sie die Daten von der Seite 32 in die Tabelle ein: Ressourcenname Art Materialbeschriftung Kürzel Gruppe Bezeichnung der Ressource Arbeit oder Material nur wenn Art = Material z.b. Namenskurzzeichen, nur zum Filtern und Anzeigen z.b. Abteilung xyz, nur zum Filtern und Anzeigen Max.Einh. Prozentwert für max. Ressourcenkapazität, Standard: 100% Standardsatz Überstd.-Satz Kosten/Einsatz Fällig am Basiskalender Code Stundensatz für reguläre Arbeit Stundensatz für Überstunden Feste Kosten pro Einsatz Anfang, Ende, Anteilig (nur für Standard- und Überstundensatz) Name des zugeordneten Basiskalenders, z.b. Frühschicht Textfeld, z.b. für Kostenstellenbezeichnung Voreinstellung für Standardsatz und Überstundensatz ist Pro Stunde (0,00 /Std.). Für alle anderen Zeiteinheiten geben Sie nach der Zahl einen Schrägstrich / gefolgt vom Zeit-Kürzel min, Std, t, w, m, j (für Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat, Jahr) ein, also beispielsweise 4500/m für ein Monatsgehalt von 4.500,00. Austauschbare Ressourcen können pauschal unter einem Eintrag zusammengefasst werden, die Menge der Ressource wird entsprechend mit 100% multipliziert. Die Ressourcen können aber auch getrennt eingegeben und durch einen gemeinsamen Gruppen-Namen austauschbar gemacht werden. In der Praxis können beide Verfahren Vor- und Nachteile bringen, daher wollen wir die erste Ressource, die beiden Ingenieure, beispielhaft als getrennte Ressourcen einfügen, alle weiteren Ressourcen gruppenweise (siehe Abbildung). Bei größeren Standardsatzeinträgen kann es vorkommen, dass der Wert nicht mehr in das vorgesehene Feld passt. Um Fehlablesungen zu verhindern, zeigt Project nur noch ein Feld mit Rauten ### an. Sie können die Spaltenbreite jedoch mit der Maus anpassen, indem Sie auf die Begrenzungslinie zwischen Standardsatz und Überstundensatz zeigen und sie dann bei gedrückter linker Maustaste nach rechts ziehen. Oder Sie klicken doppelt, dann wird die Spaltenbreite dem längsten Eintrag optimal angepasst. Ziehen oder Doppelklick Die Analysekosten von 2.115,00 zu Vorgang 2 (Bodenproben) geben Sie über Menü Ansicht, Weitere Ansichten, Vorgang: Tabelle und über Menü Ansicht, Tabelle: Kosten in der Spalte Feste Kosten ein. Feste Kosten eingeben Seite 33

34 5.4 Die Ressourcen- und Kosten-Zuordnungsliste Nun haben wir alles eingegeben was notwendig ist, um die Ressourcen mit den Vorgängen zu verknüpfen. Folgende Vorgaben sollen bei unserem Projekt eingehalten werden (die Nummern beziehen sich auf die Vorgänge aus der Vorgangsliste): Hilfsarbeiter 2 Techniker Analyse-Kosten 2.115, Vorarbeiter 9 Hilfsarbeiter 3 LKW 1 Sondernutzungsgebühr 4. 2 Vorarbeiter 5 Hilfsarbeiter 3 Vermessungstechniker 5. 6 Vorarbeiter 22 Hilfsarbeiter 1 Bauführer 1 Dipl. Ing. Müller 6 LKW 3 Raupen 6. 6 Vorarbeiter 12 Hilfsarbeiter 1 Bauführer 5 LKW 7. 8 Vorarbeiter 20 Hilfsarbeiter 1 Bauführer 5 LKW 3 Baumaschinen Sie können eine oder mehrere individuelle Ressourcen oder eine Menge einer Gruppen- Ressource zuordnen. Die zugeordneten Ressourcen werden im Balkendiagramm angezeigt. In der Standardeinstellung rechnet MS-Project mit der Vorgangsart Feste Einheiten, leistungsgesteuert. Sofern mehr oder weniger Ressourcen verwendet werden, verkürzt oder verlängert sich dann die Dauer des betreffenden Vorgangs. Diese Vorgehensweise ist für unser Projekt nicht geeignet, da wir die Termine einhalten müssen. Überprüfen Sie daher im Dialogfenster Informationen zum Vorgang (z.b. über Kontextmenü) auf der Registerkarte Spezial, dass für alle Vorgänge die Vorgangsart Feste Dauer eingestellt und dass das Kontrollfeld Leistungsgesteuert deaktiviert ist, wie es auf der Seite 31 beschrieben wurde. 5.5 Zuordnen, Ersetzen und Entfernen von Ressourcen Um einem Vorgang Ressourcen zuzuordnen, aktivieren Sie Ansicht Balkendiagramm (Gantt). 1. Markieren Sie den Vorgang 2 Bodenproben und klicken Sie auf das Symbol oder wählen Sie Menü Extras, Ressourcen zuordnen oder drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F10). 2. In dem Dialogfenster Ressourcen zuordnen klicken Sie auf das Feld Einh. der betreffenden Ressource. 3. Tragen Sie die Einheiten in Prozent der Ressource ein: Seite 34

35 100% = 1 Einheit der Ressource 200% = 2 Einheiten der Ressource 50% = 1/2 Ressource 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Zuordnen]. SmartTag 6 Hilfsarbeiter = 600% und 2 Techniker = 200% Eventuell sehen Sie jetzt einen SmartTag in der ersten Spalte, in der Indikatorenspalte. Wenn Sie auf den Tag zeigen, wird sein Aussehen etwas verändert und es wird eine QuickInfo angezeigt, vorausgesetzt, Sie erlauben das Anzeigen der Quick- Infos (Seite 13). Mit einem Klick auf den SmartTag öffnen Sie den Aktions-Rahmen: Markierter SmartTag SmartTag Aktions-Rahmen, um die vorherige Aktion nachträglich zu ändern Aus diesem Rahmen können Sie Befehle auswählen, um die vorherige Aktion nachträglich zu ändern. Sollte später in der oberen linken Ecke einer Zelle ein kleines grünes Dreieck stehen, dann zeigen Sie auf die Zelle, um wieder den SmartTag sichtbar zu machen. Zuordnen von Ressourcen mit Drag and Drop 1. Das Symbol anklicken. 2. In dem Dialogfenster Ressourcen zuordnen klicken Sie mit der Maus links vom Ressourcennamen auf den Zeilenkopf. Der Mauszeiger verändert sein Aussehen. 3. Ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste auf den Vorgang und lassen Sie die Maustaste los. 4. In dem Dialogfenster Ressourcen zuordnen geben Sie an, welche Anteile bzw. wie viele Ressourcen zugeordnet werden sollen. Seite 35

36 Im Vorgang 5 ist die Ressource Dipl.-Ing. Müller mit der Einheit 100%, das heißt voll verplant und es sind aus der Gruppen-Ressource Vorarbeiter 600%-Anteile, d.h. 6 Personen vorgesehen. Personen die nur halbtags am Projekt mitwirken könnten, wären mit 50% einzutragen. Entfernen von Ressourcen Beim folgenden Bild wurden aus Versehen im Vorgang 2 Bodenproben statt der 6 Hilfsarbeiter die Ressourcen Bauführer zugeordnet. Eine falsche Ressource kann entweder entfernt oder direkt ersetzt werden. Zum Entfernen von Ressourcen markieren Sie den Vorgang und im Dialogfenster Ressourcen zuordnen die betreffende Ressource. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche (Entfernen): Ressource entfernen Ersetzen von Ressourcen Soll eine Ressource durch eine andere ersetzt werden, markieren Sie den Vorgang und im Dialogfenster Ressourcen zuordnen die betreffende Ressource. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche (Ersetzen). Eine neue Dialogbox öffnet sich, in der Sie der neuen Ressource die Einheit zuordnen. Die neue Ressource auswählen Sie können die Max. Einheiten (d.h. die Anzahl der Einheiten, die maximal zugeordnet werden können) überprüfen. Dazu doppelklicken Sie im Dialogfenster Ressourcen zuordnen auf die Ressource (oder Markieren und dann (ª_)+(F2)) und wählen die Registerkarte Allgemein aus. Sie sehen nun unter anderem den Prozentsatz der verfügbaren maximalen Einheiten: Seite 36

37 Die Anzahl der Einheiten, die maximal zugeordnet werden können Ihre Aufgabe 1. Überprüfen Sie noch einmal, dass alle Ressourcen und Kosten nach den Listen auf den Seiten 32 und 34 eingegeben wurden. 2. Speichern Sie das Projekt ab. 3. Die Zeitskala kann über die Symbole verkleinert und vergrößert werden. Probieren Sie verschiedene Einstellungen aus: Zeitskala Die Ressourcen und Kosten sind zugeordnet Seite 37

38 5.6 Aus- und Einblenden der Spalten Sie können in jeder Tabellenansicht bestehende Spalten ausblenden und/oder neue Spalten einfügen. Zum Ausblenden einer oder mehrere Spalten markieren Sie die Spalten mit der Maus oben im Spaltenkopf, klicken mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Spalte ausblenden. Neue Spalten werden links von der aktuellen Spalte eingeblendet: 1. Auswahl der Position, an der die neue Spalte eingefügt werden soll. Kontextmenü 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Spalte einfügen 3. Im Fenster Definition Spalte in der Liste Feldname wählen Sie die Art der neuen Spalte aus. In unserem Beispiel klicken Sie auf Arbeit. Eine neue Spalte einfügen 4. Schließen Sie die Dialogbox nicht über die Schaltflächen [_OK_], sondern über [Optimale_Breite]. 5.7 Staffelstart von Ressourcen (Staffelzuordnung) Es kann immer einmal vorkommen, dass einem Vorgang zugeordnete verschiedene Ressourcen nicht, wie ursprünglich eingeplant, gleichzeitig anfangen zu arbeiten, sondern aus bestimmten Gründen eine Ressource verzögert anfängt, dafür aber länger arbeitet. Damit ändern sich nicht die enthaltenen Arbeitsstunden im Vorgang, aber die Dauer des Vorgangs. Am besten eignet sich die Ansicht Vorgang: Einsatz für diese Staffelzuteilung. Achten Sie darauf, dass die Vorgangsart immer noch feste Dauer und nicht leistungsgesteuert ist, wie es auf der Seite 31 beschrieben wurde. Wir lassen im Straßenbau-Projekt beim Vorgang Messarbeiten die Vermessungstechniker wegen Durchführung von Bodenproben 2 Tage warten bis sie auf die Baustelle können, dafür werden an den Vorgang Messarbeiten 2 Tage angehängt. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Menü Ansicht, Vorgang: Einsatz 2. Menü Bearbeiten, Gehe zu: Vorgang Nr. 4, Messarbeiten Seite 38