Übersicht. Einleitung Teil A Projektinitiierung Teil B Projektplanung Was Sie vorher wissen sollten... 29

Transkript

1 Übersicht Einleitung Teil A Projektinitiierung Was Sie vorher wissen sollten Die Oberfläche von Microsoft Project Projekte anlegen Der richtige Start: Grundeinstellungen Teil B Projektplanung Einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen Vorgangs- und Terminplanung Ressourcenmanagement Arbeitsressourcen planen Planung von Sachmitteln und Kostenressourcen Kostenmanagement und Budgets Plan und Soll Die Zwischenstände

2 Übersicht Teil C Projektausführung Projekte überwachen und fortschreiben Teil D Projektsteuerung Projekte gezielt analysieren Berichtswesen in Project Ertragswertanalyse (Earned Value Management) Teil E Projektabschluss Projektabschluss und Archivierung Teil F Praxistipps für Fortgeschrittene und den Projektalltag Globale und benutzerdefinierte Vorlagen Menüband Schnellzugriff und Backstage-Ansicht Multiprojektmanagement mit Project Teil G Project im Zusammenspiel mit Office Microsoft Outlook Microsoft Excel Microsoft Visio

3 Übersicht 23 Microsoft Word Microsoft PowerPoint Teil H Anhang A Tastenkombinationen und Funktionstasten B Referenz Die Funktionen zum Berechnen von Feldern C Glossar Definitionen in Project D Die Beispieldateien zum Buch Praxisindex Stichwortverzeichnis

4 Einleitung Die Autoren Wie ist dieses Buch aufgebaut? Teil A Projektinitiierung Was Sie vorher wissen sollten Projektmanagement beginnt im Kopf Projektmanagement ein Allheilmittel? Projektmanagement eine Definition Projektziele und Konfliktlösungen Mehrere gleichzeitige Projektziele Das magische Zieldreieck in Project Nebenbedingungen Zielkonflikte Phasen im Projektmanagement Phasenmodell und Projektstrukturierung Microsoft-Produkte in den Phasen Die Struktur des Projektmanagements Der Auftraggeber Organisation des Projekts Stellung des Projektmanagements im Unternehmen Mitarbeiter im Projektmanagement Aufgaben des Projektmanagers Die zehn wichtigsten Regeln für erfolgreiches Projektmanagement Regel 1 Lernen Sie aus der Systemtheorie Regel 2 Auflösung von Komplexität Regel 3 Ganzheitliches Projektmanagement Regel 4 Der Projektlebenszyklus Regel 5 Organisation ist alles Regel 6 Projektmanagement durch Risikomanagement Regel 7 Halten Sie das System flexibel Regel 8 Die Belegung der Ressourcen Regel 9 Die Ressourcenplanung Regel 10 Die Datenpflege Die wichtigsten Begriffe im Projektmanagement Zusammenfassung

5 2 Die Oberfläche von Microsoft Project Project 2013 installieren und aktivieren Die Installation Produktaktivierung Project 2013 starten Project 2013 über das Startmenü aufrufen Verknüpfung auf dem Desktop erstellen Das Arbeitsfenster Das Menüband Die Ansichtsleiste Die Ansicht Zeitvorgaben Die Bildlaufleisten Der Fenstermodus Mehr Überblick durch ein neues Projektfenster Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff Eine Schaltfläche löschen Das Kontextmenü Die Dialogfelder Ein Klick zur Hilfe Inhalt und Index Die verschiedenen Ansichten Gantt-Diagramm Gantt-Diagramm: Überwachung Kalender Netzplandiagramm Vorgang: Einsatz Vorgang: Maske Vorgang: Tabelle Zeitachse Ressource: Einsatz Ressource: Grafik Ressource: Maske Ressource: Tabelle Teamplaner Weitere Ansichten Seitenvorschau Die Statusleiste und die Zoomfunktion Project 2013 beenden Programmfenster schließen Speichern eines Projekts Zusammenfassung

6 3 Projekte anlegen Der Start in Project Eigenschaften der Project-Datei festlegen Kalender zur Terminplanberechnung definieren Goldene Regel 1: Projektstart über Projektinfo festlegen Zusammenfassung Der richtige Start: Grundeinstellungen Aufgaben vor Planungsbeginn Wie soll Project rechnen? Berechnungsoptionen Kalenderoptionen, die nichts mit Kalendern zu tun haben Goldene Regel 2: Vorgangsart festlegen! Kalender und Arbeitszeiten Kalenderarten in Project Kalender in Project 2013 definieren Hierarchie der Kalender in Project Bestehende Pläne ändern Die Projektinfo Allgemeine Optionen Anzeigeoptionen Zusammenfassung Teil B Projektplanung Einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen Von der Idee zum Projektstrukturplan Projektstrukturplan versus Balken-(Gantt-)Diagramm Eigenen PSP-Code erstellen PSP-Code dem Projektplan zuweisen Nach PSP-Code organisieren Projekte strukturieren mit Gliederungscodes Gliederungscodes verwenden Vorhandene Gliederungscodes verwenden Eigenen Gliederungscode erstellen und anwenden Gliederungscodes erstellen Gliederungscodes umbenennen Codeformate erstellen Nachschlagetabelle (PSP-Struktur) erstellen Codes als Menüeintrag abspeichern Gliederungscode im Projektplan verwenden Zusammenfassung

7 6 Vorgangs- und Terminplanung Ideen sammeln Was gehört in das Projekt? Die Gliederungstiefe Wie baut man die Struktur auf? Generelle Planungsfestlegungen Die Übersicht behalten Wie rechnet Project Termine aus? Was bedeutet Netzplantechnik? Goldene Regel 3: Das Blackbox-Prinzip Die Projektstruktur festlegen Die Hauptphasen des Projekts Mit Sammelvorgängen arbeiten Die wichtigen Meilensteine Goldene Regel 4: Für spezielle Termine Meilensteine verwenden Die Hauptmeilensteine im Projekt festlegen Vom Groben ins Feine planen Die Hauptphasen mit den Meilensteinen verknüpfen Meilensteine als Rollup formatieren Vorgangsnotizen hinterlegen Die Projektphasen verfeinern Die Verknüpfungen erstellen Die Definition von Verknüpfungen Verknüpfungen analysieren Termine berechnen Dauern abschätzen Dauer eingeben Goldene Regel 5: Die Spalten Anfang und Ende nicht editieren Goldene Regel 6: Statt Termineinschränkungen Stichtag verwenden Goldene Regel 7: Vermeiden Sie offene Enden auf Sammelvorgänge der obersten Ebene Zusammenfassung Ressourcenmanagement Was sind Ressourcen? Definition von Ressourcen Felder in der Ansicht Ressource: Tabelle Ressourcen der Art»Arbeit« Generische Ressourcen Ressourcen der Art»Material« Ressourcen der Art»Kosten« Eingabe der Ressourcenstammdaten Maximale Einheiten Ressourcenkalender Zusammenfassung

8 8 Arbeitsressourcen planen Echte und generische Ressourcen Individuelle Arbeitszeiten und Bearbeitung eines Ressourcenkalenders Verfügbarkeit Vorgangskalender verwenden Ressourcen zuordnen Zuordnung über die Ressourcenmaske Zuordnung über die Spalte Ressourcennamen Zuordnung mit dem Teamplaner Ressourcenberechnungen Goldene Regel 8:»Highlander«Ein Vorgang, eine Ressource Berechnungseinstellungen bei Ressourcenzuordnungen Die Bedeutung von Leistungsgesteuert Generelle Zuordnungstechniken mehrerer Ressourcen zu einem Vorgang Feste Dauer Feste Dauer mit Leistungssteuerung Feste Dauer ohne Leistungssteuerung Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Einheiten mit Leistungssteuerung Feste Einheiten ohne Leistungssteuerung Manuelle Veränderungen der Werte für Arbeit, Einheit und Dauer Feste Dauer Feste Arbeit Feste Einheiten Goldene Regel 9: Keine Ressourcen auf Sammelvorgänge zuweisen Ressourcenkonflikte durch Vorgangskalender Umgang mit Ressourcenkonflikten Ressourcenkonflikte analysieren Vorgangsinspektor Ressourcenabgleich und Handlungsalternativen Kosten von Arbeitsressourcen Zusammenfassung Planung von Sachmitteln und Kostenressourcen Sachmittel erfassen und einsetzen Kostenressourcen erfassen und einsetzen Kostenressource anlegen Kostenressourcen zu Vorgängen zuweisen Zusammenfassung

9 10 Kostenmanagement und Budgets Kostenmanagement in Project Kosten bei Arbeitsressourcen Kostensätze eingeben Kosten pro Einsatz Kostensatztabellen Feste Kosten auf Vorgänge planen Budgets planen Budgetressourcen anlegen Budgets eingeben Budgetkontrolle Zusammenfassung Plan und Soll Die Zwischenstände Das Soll definieren Ersten Basisplan speichern Basisplan anzeigen Verschiedene Basispläne anzeigen Mehrfache Basispläne Plan- und Istwerte Projektversionen vergleichen Vergleichsversion erstellen Projekte vergleichen Zusammenfassung Teil C Projektausführung Projekte überwachen und fortschreiben Wie kommen aktuelle Informationen in den Plan? Vorbereitung der Eingabe für die Überwachung Die Optionen Die Eingabe von Überwachungsinformationen Aktuelles Datum und Statusdatum Projekt mit den Istwerten neu berechnen Schnelle Projektaktualisierung Fortschrittslinien in Project einblenden Statusfelder verwenden Soll-Ist-Vergleich Basisplan nachträglich anpassen Aktuelle Termine, Dauer, Arbeit und Kosten eingeben Goldene Regel 10: Aktualisieren des Projekts zum Statusdatum Zusammenfassung

10 Teil D Projektsteuerung Projekte gezielt analysieren Projektdaten analysieren und korrigieren Der kritische Pfad und die Pufferzeiten Was verbirgt sich hinter dem kritischen Pfad? Vorgangspfade farblich hervorheben Anordnungsbeziehungen prüfen Pufferzeiten im Projekt auffinden Termine im Projekt festlegen und Vorgänge einschränken Arbeitsauslastung von Ressourcen Terminpläne mit einer Was-wäre-wenn-Analyse prüfen Vorgangsprioritäten für den Abgleich ändern Vorgänge in kleinere Vorgänge aufspalten Flexible Arbeitszuweisungen erstellen Jetzt geht's ums Geld: Die Kostenanalyse Filter zum Analysieren anwenden Welche Vorgänge sind abgeschlossen? Haben Sie den Kostenrahmen überschritten? Gibt es in Ihrem Projekt kritische Vorgänge? Welche Vorgänge liegen zwischen zwei Terminen? Welche Vorgänge laufen gerade? Welche Vorgänge sind noch offen? Wo sind Meilensteine in Ihrem Projekt? Nicht zu viel auf einmal: überlastete Ressourcen Wer arbeitet woran? Wie können Sie eine Ressource gesondert betrachten? Die Informationsarten von Project Ansichten gestalten Die verschiedenen Ansichtsarten Ansichten kombinieren Die Ansicht Ressource: Grafik Tipps und Tricks zum Thema Ansichten Tabellen gestalten Ein paar nützliche Tabellen Eigene Tabellen erstellen Masken zur Eingabe und Anzeige von Daten Was sind Masken? Masken verwenden Benutzerdefinierte Felder in Project Felder bearbeiten Felder umbenennen Nachschlagetabellen für Felder definieren Rechnen mit Project

11 Formeleditor einsetzen Felder in Formeln verwenden Beispiel zur Verwendung von Project-Feldern Funktionen in Formeln verwenden Werte mit grafischen Symbolen verknüpfen: Die Ampel Den Teamplaner im Griff Die Zeitachse (Timeline) konfigurieren Zeitachse sichtbar machen Funktionen der Zeitachse Den Vorgangsinspektor verwenden Der Vorgangsinspektor in Aktion Meldungen des Vorgangsinspektors ignorieren Ignorierte Probleme erneut anzeigen Zusammenfassung Berichtswesen in Project Dokumentation mit Berichten Die Berichtstypen in Project Moderne Dashboardberichte Standardberichte Der Aufbau der Berichte Aus alt mach neu Berichte kopieren Benutzerdefinierte Berichte global verfügbar machen Berichte löschen Die Zeitachse des Projekts darstellen Die Zeitachse als zusätzliche Ansicht anzeigen Mit der Zeitachse im Projekt navigieren Die Zeitachse konfigurieren Grafische Berichte des Projekts exportieren Kostenverlauf in einer Excel-Grafik darstellen Verfügbare grafische Berichte Neuen grafischen Bericht erstellen Von der Ansicht auf Papier Zusammenfassung Ertragswertanalyse (Earned Value Management) Kurze Einführung in die Ertragswertanalyse Der Weg von der Planung zur Ertragswertanalyse Projekt planen Basisplan speichern Projekt aktualisieren Abweichungen analysieren Abkürzungen Felder in Project Interpretation der Kenngrößen Berechnungsgrundlagen Formelsammlung der Ertragswertkenngrößen

12 Analyseansichten in Project Ertragswert-Kostenindikatoren Ertragswert-Terminplanindikatoren Grafische Ansicht Daten der Ertragswertanalyse in Excel grafisch darstellen Ertragswertoptionen Ertragswertberechnung Weitere Optionen mit Einfluss auf den Ertragswert Auswahl des Basisplans zur Berechnung Sinnvolle Erweiterungen Definition von Ampeln Anpassung der Standardansichten Übung zur Ertragswertanalyse Basisplan speichern Oberfläche zum Eingeben aktueller Werte einrichten Aktuelle Arbeit eingeben Statusdatum eintragen und anzeigen Kostenleistungsindex und Planleistungsindex analysieren Weitere Analysen Zusammenfassung Teil E Projektabschluss Projektabschluss und Archivierung Wann ist das Projekt fertig? Projektstatistik einsehen Alle verbleibenden Werte auf null setzen Wie archiviert man ein Projekt? Zusammenfassung Teil F Praxistipps für Fortgeschrittene und den Projektalltag Globale und benutzerdefinierte Vorlagen Die globale Vorlage Global.MPT Der Organisator Objekte kopieren Objekte löschen Objekte umbenennen Eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen Projekt als Vorlage speichern Neues Projekt aus Vorlage erstellen Zusammenfassung

13 18 Menüband Schnellzugriff und Backstage-Ansicht Menüband anpassen Eigenes Menüband erstellen Menüband exportieren/importieren Menüband zurücksetzen Symbolleiste für den Schnellzugriff individuell gestalten Anordnung des Menübands und der Symbolleiste für den Schnellzugriff Funktionen der Backstage-Ansicht Der Befehl Datei/Neu Der Befehl Datei/Drucken Der Befehl Datei/Speichern unter Die Hilfe Zusammenfassung Multiprojektmanagement mit Project Ressourcenpooltechnik Erstellen eines Ressourcenpools Hinweise zum Arbeiten mit einem Ressourcenpool Eingefügte Projekte und projektübergreifende Verknüpfungen Zusammenfassung Teil G Project im Zusammenspiel mit Office Microsoft Outlook Outlook-Aufgaben importieren Zusammenfassung Microsoft Excel Benutzerdefinierte Daten nach Excel exportieren Tabellen erstellen Excel-Export mit dem Assistenten durchführen Daten aus Excel importieren Daten dynamisch zwischen Excel und Project austauschen Daten von Project nach Excel verlinken Daten von Excel nach Project verlinken Zusammenfassung Microsoft Visio Project und Visio Von Visio nach Project exportieren Gantt-Diagrammdaten exportieren Import von Project Dateien in Visio Project-Dateien importieren Zusammenfassung

14 23 Microsoft Word Vorgangstabelle nach Word übertragen Vorgangstabelle in Word einfügen Zwischenablage in Word einfügen und verknüpfen Bildschirminhalt nach Word übertragen Zusammenfassung Microsoft PowerPoint Vorgangstabelle nach PowerPoint übertragen Vorgangstabelle in PowerPoint einfügen Zwischenablage in PowerPoint einfügen und verknüpfen Bildschirminhalt nach PowerPoint übertragen Zusammenfassung Teil H Anhang A Tastenkombinationen und Funktionstasten Eingabe Bewegen in Ansichten Gliedern von Vorgängen Vorgangsverknüpfungen Berechnungsoptionen Weitere Tastenkombinationen B Referenz Die Funktionen zum Berechnen von Feldern Funktionen des Bereichs Allgemeines Funktionen des Bereichs Datum/Zeit Funktionen des Bereichs Konvertierung Funktionen des Bereichs Mathematik Funktionen des Bereichs Microsoft Project Funktionen des Bereichs Text C Glossar Definitionen in Project D Die Beispieldateien zum Buch Praxisindex Stichwortverzeichnis