Microsoft Project 2007

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1 Microsoft Project 2007 E n t e r p r i s e P r o j e c t M a n a g e m e n t von Klaus Oberbörsch (unvollständige Leseprobe) akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- & Service KG Erkelenzdamm 59-61, D Berlin Telefon: +49-(0) Fax: +49-(0) info@akademie.de akademie.de asp GmbH 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 WAS IST NEU IN MS-PROJECT 2007? DIE ARBEITSWEISE VON MICROSOFT PROJECT Das Datenmodell von Microsoft Project Systemarchitektur Microsoft Project Informationsfluss und Projektbeteiligte Bildschirmaufbau/Ansichten von Microsoft Project Mehrfach Rückgängig Aktionen ANLAGE EINES VORHABENS/PROJEKTES Projektberater Projektinfo Projekteigenschaften PROJEKTVORGÄNGE Erfassen von Vorgängen Vorgangsdauer ermitteln Vorgangsnotizen hinzufügen Vorgänge löschen, kopieren, verschieben Hyperlink einfügen Vorgang unterbrechen Vorgänge strukturieren Verknüpfungen von Vorgängen Vorgangseinschränkungen Verknüpfungen analysieren Änderungshervorhebung Vorgangstreiber...46 akademie.de asp GmbH 2

3 4.13 Meilenstein festlegen Periodischer Vorgang RESSOURCENMANAGEMENT Ressourceneinsatz planen Projektbezogen Ressourcen erfassen und verwalten Kapazitätsplanung Kapazitätsabgleich KOSTENMANAGEMENT Kostenkontrolle Budget-Verfolgung PROJEKT-/VORGANGSANSICHTEN Filterfunktionen Gruppieren Hervorheben des Zellenhintergrunds In Project hinterlegte Berichtsvorlagen Benutzerdefinierte Felder PROJEKTKONTROLLE/-ÜBERWACHUNG Basisplan festlegen Projektfortschreibung Überwachungsinformationen auswerten PERT-Analyse durchführen BENUTZERDEFINIERTE ANSICHTEN/TABELLEN Ansicht auswählen Tabelle erstellen Ansicht erstellen Ansichtskombination...97 akademie.de asp GmbH 3

4 10 ZUSAMMENWIRKEN VON MS PROJECT UND MS-OFFICE Zusammenspiel mit Excel Präsentieren mit Powerpoint Export im Textformat Office-Assistent ANHANG Grundeinstellungen (empfohlen) Standardisierung in der Arbeit mit MS Project Technische Voraussetzungen GLOSSAR akademie.de asp GmbH 4

5 Vorwort Das Hauptaugenmerk in einem Projekt ist stets das Gesamtziel. Um dieses Ziel zu erreichen, sind zahlreiche Einzelinformationen zu planen und zu überwachen. Ändern sich Einzelinformationen, verändern sich im Allgemeinen auch die abhängigen Informationen. So kann zum Beispiel die Verlängerung der Dauer einer Aufgabe bewirken, dass auch die nachfolgenden Aufgaben erst später beginnen können. Microsoft Project hilft Ihnen, die Fülle der Einzelinformationen übersichtlich darzustellen und bei Veränderungen die neuen Vorgangsinformationen automatisch zu berechnen. Hierzu speichert Microsoft Project die von Ihnen eingegebenen Informationen und die berechneten Informationen in Feldern, die bestimmte Arten von Informationen enthalten, wie z.b. Vorgangsnamen oder Dauern. In Microsoft Project wird in der Regel jedes Feld in einer Spalte angezeigt. Ähnlich wie in einer Tabellenkalkulation zeigt Microsoft Project die Ergebnisse der Berechnungen sofort an. Wenn Sie alle Vorgangsinformationen eingegeben haben, werden geplanter Anfang und geplantes Ende eines jeden Vorgangs, der Ressourcenanforderungen und der Endtermin für das Projekt angezeigt. Je mehr Informationen Sie angeben, desto präziser ist der Plan. Microsoft Project hilft Ihnen so, die Fülle der Einzelinformationen schnell zu verarbeiten und für Sie aufzubereiten. Dies ist eine der Grundvoraussetzungen, damit Sie erfolgreich Ihr Projekt steuern können. Eine weitere, unverzichtbare Voraussetzung für den Erfolg eines Projektes ist die Anwendung von Projektmanagementmethoden. Projektmanagementmethoden sind definierte Arbeitsweisen und Verfahren, um Projekte zu planen, zu organisieren und zu steuern. Je besser Sie bereits Projektmanagementmethoden beherrschen, desto effektiver können Sie auch Microsoft Project nutzen. Seit der Version Microsoft Project 2003 wird das webbasierte Projektmanagement stark unterstützt und viele Kundenwünsche/ -anforderungen sind in diesem Produkt berücksichtigt worden. Die Produktversionen sind daraufhin abgestimmt worden und Zugriffsmöglichkeiten über einen Browser realisiert. Auf den nächsten Seiten werden die neuen Programmstrukturen kurz vorgestellt. akademie.de asp GmbH 5

6 1 Was ist NEU in MS-Project 2007? Zu den neuen Funktionen von Microsoft Project 2007 (Client) gehört: Hervorheben des Zellenhintergrunds Mit dieser Funktion können Sie die Hintergrundfarbe der Zellen im Tabellenbereich der Anzeige ändern. Manuell oder ggf. auch über eine Visual-Basic Programmierung. (s. Punkt ) Hervorheben von Änderungen Wenn Sie für ein Projekt Änderungen durchführen, können alle betroffenen Vorgänge automatisch hervorgehoben werden (z. B. Abhängigkeiten und Zusammenfassung). Die Hervorhebungen geben nur die letzte Änderung wieder. (s. Punkt ) Kostenressourcen Kostenressource ist die Ressourcenart für Fixkosten, die einem Vorgang zugewiesen werden können. Sie ermöglichen die genauere Überwachung der Projektfinanzen durch die Zuweisung mehrerer Kosten zu einem Vorgang, die Verknüpfung von Kosten mit Kontencodes und die Aufrechnung der Kosten gegen die Budgets. Darüber hinaus sind die Kosten nicht an Arbeitsprofile gebunden. Daher hat die Änderung der Abschlussprozentzahl oder des Abschlussdatums eines Vorgangs keine Auswirkung auf die Kostenressourcen. Das Vordefinieren einer größeren Zahl von kostenbezogenen Feldern erleichtert die Abbildung auf Projektbuchhaltungssysteme. (s. Punkt ) Online-Analytical-Processing-Cube (OLAP-Cube) für Desktops Benutzer können benutzerdefinierte Berichte erstellen oder Werte von Office Project Standard 2007 oder Office Project Professional 2007 mit Daten archivieren, die aus Office Project 2007 in eine Microsoft Office Access 2007-Datenbank und OLAP-Cubes exportiert wurden. Es werden fünf Cubes erstellt: Vorgang mit Zeitphasen, (Vorgang ohne Zeitphasen), Ressource mit Zeitphasen, Ressource ohne Zeitphasen) und Zuordnung mit Zeitphasen. (s. Punkt ) Mehrstufiges Rückgängigmachen Wie in den anderen Office-Anwendungen auch können Sie jetzt die letzten Änderungen (max. 99) von Ansichten, Daten und Optionen rückgängig machen (d. h. Änderungen zurücknehmen und wiederherstellen). Diese Funktion ermöglicht auch das Rückgängigmachen von Aktionen oder Reihen von Aktionen von Makros oder kompatiblen Drittanbietererweiterungen. (s. Punkt 2.5 Mehrfach Rückgängig Aktionen) Vorgangstreiberbereich Dieser Bereich wird auf der linken Seite des Tabellenteils der Anzeige angezeigt. Es zeigt erforderliche Vorgänge und Ressourcenbeschränkungen an, die die Anfangsdaten des ausgewählten Vorgangs betreffen. Sie können auf die Treiber klicken, um relevante Informationen anzuzeigen. (s. Punkt ) Budgetüberwachung Ein Manager kann ein Budget auf einer hohen Ebene (Programm- oder Projektebene) festlegen, so dass der Projektmanager Gelder zuweisen und die Kosten gegen das Budget aufrechnen kann. (s. Punkt ) akademie.de asp GmbH 6

7 Visuelle Berichte Diese Funktion verwendet Microsoft Office Excel 2003 oder höher und Microsoft Office Visio 2007 Professional, um auf der Basis von Office Project 2007 Daten Tabellen, Schaubilder und Diagramme zu erstellen. Sie können benutzerdefinierte Berichtsvorlagen definieren und diese für andere Benutzer von Office Project 2007 freigeben. (s. Punkt ) Was ist der Unterschied zwischen Office Project Standard 2007 und Office Project Professional 2007? Office Project Standard 2007 ist die neueste Version des Desktop-Projektmanagementprogramms. Als eigenständiges Produkt hilft Office Project Standard 2007 Projektmanagern, Geschäftsmanagern und Planern, mit vertrauten und benutzerfreundlichen Tools Projekte unabhängig zu planen und zu verwalten. Office Project Standard 2007 ist nicht dafür entwickelt, Daten mit Office Project Server 2007 auszutauschen. Office Project Professional 2007 ist der Desktopclient, der auch dazu dient, die Verbindung mit der EPM-Lösung mit Office Project Server 2007 herzustellen. Office Project Professional 2007 enthält alle Tools aus Office Project Standard In Verbindung mit Office Project Server 2007 stellt es außerdem leistungsfähige EPM-Funktionen bereit, wie die Zusammenarbeit, die Verwaltung freigegebener Ressourcen, die Portfolioverwaltung sowie die Berichterstattung über Projekte und Programme, welche von verschiedenen Projektmanagern betreut werden. akademie.de asp GmbH 7

8 2 Die Arbeitsweise von Microsoft Project Microsoft Project speichert die Informationen, die Sie zu Projekten eingeben und errechnet hieraus automatisch die resultierenden Termin-, Vorgangs-, Ressourcen- und Kostenpläne. Verletzungen der definierten Projektbedingungen (z. B. Überlastung von Ressourcen oder Terminüberschreitungen), die zu Projektrisiken führen können, zeigt Ihnen Microsoft Project im Projektplan an oder warnt Sie über Dialogfelder. 2.1 Das Datenmodell von Microsoft Project Insgesamt verfügt Microsoft Project im Hintergrund über ca. 500 Felder, um Projektinformationen zu erfassen. Diese Daten können inhaltlich in 4 Kategorien strukturiert werden: - Allgemeine Informationen zum Projekt (z. B. Projektbeginn oder Berechnungsart des Projektes) - Informationen zum Vorgang (z. B. Beginn eines Vorganges, Dauer) - Informationen zu Ressourcen (z. B. Name der Ressource, Art der Ressource, Stundensatz) - Informationen über die Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen (z. B. welche Ressource ist welcher Aufgabe/Vorgang zugeordnet) Zuordnung Ressource/ Zuordnung Ressource / Vorgang Zuordnung Ressource / Vorgang Vorgang Anteil Zuordnung Anteil... Zuordnung.. Anteil Zuordnung.... Name e Beginn e Beginn Dauer Dauer Ende Ende... Ende.. Informationen Zuordnungen Name Nam Kürzel e Art Kürzel..... Art. Informationen zum Projekt Projektbeginn Projektbegin Berechnungsart n n Berechnungsar Projektname t Projektnam t.. e..... e.. Struktur Projektdaten (Datenmodell) Informationen zu Vorgängen Informationen zu Ressourcen... Darstellung Ansicht Projektdaten akademie.de asp GmbH 8

9 2.2 Systemarchitektur Microsoft Project 2007 Zusammen mit den abgebildeten Microsoft Komponenten entsteht eine mächtige Enterprise Projektmanagement Toollandschaft. Die Sharepoint-Services ermöglichen u. a. eine projektbezogene Dokumentenverwaltung mit Versionsverwaltung. Der neu hinzugekommene Portfolio Service ermöglicht eine Projektportfolioverwaltung mit allen Möglichkeiten. Aber auch ohne die anderen Systemkomponenten ist eine umfangreiche Projektplanung über mehrere Projekte hinweg möglich. akademie.de asp GmbH 9

10 2.3 Informationsfluss und Projektbeteiligte Durch die zentrale Datenhaltung auf dem Project-Server und den webbasierten Zugriffsmöglichkeiten kann eine Projektorganisation wie unten aufgezeigt durch Microsoft Project optimal unterstützt werden. (Funktionen nur beim Project Server möglich/verfügbar). Grundsätzlich kann der Projektleiter das Projekt mit allen MS-Project Funktionen an seinem Arbeitsplatz planen und ergänzen, erst wenn er das Projekt auf dem Project-Server publiziert, ist es für alle anderen Projektbeteiligten verfügbar. Dann sehen die Projektbeteiligten die Informationen, wie sie nach dem Benutzer- und Rollenkonzept definiert sind. Die eigentlichen Planungsfunktionalitäten stehen auch in der Client-Version uneingeschränkt zur Verfügung. akademie.de asp GmbH 10

11 2.4 Bildschirmaufbau/Ansichten von Microsoft Project Die Projektinformationen stellt Microsoft Project in verschiedenen Ansichten dar. Eine Ansicht zeigt eine ausgewählte Menge an Projektinformationen in einem geeigneten Format an. Dadurch sehen Sie einen bestimmten Aspekt Ihres Projektes. Zu den Standardansichten gehören das Balkendiagramm (Gantt), der Netzplan und die Sicht auf die Ressourcen. Die Ansichten sind der zentrale Arbeitsbereich des Arbeitsfensters von Microsoft Project: In Ansichten geben Sie Daten ein, bearbeiten oder analysieren diese. Wenn Sie Microsoft Project starten, wird die Ansicht Balkendiagramm (Gantt) angezeigt (=Standard, kann unter Extras/Optionen/Ansicht geändert werden). (Vorgangs)Tabelle Balkendiagramm (Gantt) Zwischen dem Tabellenbereich und dem Diagrammbereich befindet sich ein Trennbalken. Sie können die Aufteilung der Sicht auf die Bereiche verändern, indem Sie die Maus auf dem Trennbalken bewegen und bei gedrückter Maustaste den Trennbalken verschieben. Je nach zu erledigender Arbeit wählen Sie die geeignete Ansicht aus. Eine geeignete Ansicht ist die Ansicht, die den Informationstyp enthält, den Sie anzeigen möchten. So werden zum Beispiel Informationen zu Vorgängen in Vorgangsansichten angezeigt, Informationen zu Ressourcen in Ressourcenansichten und Informationen zu Zuordnungen in Zuordnungsansichten. Ansichten können folgende drei Formate (Arten) haben: akademie.de asp GmbH 11

12 - Diagramme stellen Informationen grafisch dar. Beispiele hierfür sind die Ansichten Balkendiagramm (Gantt), Netzplandiagramm, Ressource: Grafik - Tabellen stellen Daten in Zeilen und Spalten dar. Jede Zeile enthält Informationen über einen bestimmten Vorgang oder eine bestimmte Ressource. Jede Spalte enthält ein Feld, in dem Sie besondere Informationen über Vorgänge oder Ressourcen eingeben können. - Masken stellen Informationen in einem Format ähnlich einem Formular dar. Eine Maske enthält nur Informationen zu einem einzigen Vorgang bzw. zu einer einzigen Ressource. Ansichtskombinationen bestehen aus zwei unterschiedlichen Ansichten, die untereinander geordnet sind. Die Ansicht im unteren Bereich zeigt detaillierte Informationen zu den Vorgängen oder Ressourcen, die Sie in der Ansicht im oberen Bereich ausgewählt haben. Beispiel: Ansicht Balkendiagramm (Gantt) im oberen Bereich mit der Ansicht Vorgang Beziehungsdiagramm im unteren Bereich. Wenn Sie in der oberen Ansicht einen Vorgang auswählen, erscheinen die Vorgänger und Nachfolger zu diesem Vorgang in der unteren Ansicht. akademie.de asp GmbH 12

13 2.5 Mehrfach Rückgängig Aktionen Das Feature "Mehrfach Rückgängig" ist die am häufigsten geforderte Verbesserung von Project-Anwendern. Während dieses Feature in anderen Office-Produkten schon seit mehreren Versionen verfügbar war, kann man erst mit dieser Version von MS Project beliebig viele Aktionen rückgängig machen. Die Grafik zeigt die geöffnete Liste der Aktionen, die im Projektplan zuletzt durchgeführt wurden. Diese Aktionen lassen sich entweder Schritt für Schritt oder im Block rückgängig machen. Wegen der besonderen Berechnungsalgorithmen von Project ist es allerdings nicht möglich, eine bestimmte Aktion aus der Liste herauszugreifen und diese isoliert rückgängig zu machen. Um z. B. die Aktion "Basisplan festlegen" aufzuheben, muss man deshalb erst die zwei darauf folgenden Aktionen rückgängig machen, also Schritt für Schritt bis zu "Basisplan festlegen" zurückgehen. Die neue Funktion " Mehrfach Rückgängig " unterstützt: das Rückgängigmachen beliebig vieler vergangener Aktionen das Rückgängigmachen aller Arten von Aktionen (Ansichten- oder Datenänderungen, Anwendungsoptionen, Änderungen von Makros oder Programmerweiterungen) die Konsistenz mit anderen Office-Anwendungen akademie.de asp GmbH 13

14 3 Anlage eines Vorhabens/Projektes Über den Befehl Datei/Neu oder durch Anklicken von legen Sie ein neues Projekt in Microsoft Project an. Alternativ kann eine Vorlage benutzt werden. Diese werden über Datei/Neu und dann Auf meinem Computer Vorlagen/Projektvorlagen ausgewählt. akademie.de asp GmbH 14

15 3.1 Projektberater Wenn Sie ein neues Projekt angelegt haben, erscheint der folgende Bildschirm. Auf der linken Seite sehen Sie die Assistenz-Funktion Projektberater. Der Projektberater unterstützt Sie mit Anweisungen bei der Anlage und Bearbeitung eines Projektes. Die einzelnen Anweisungen sind als Links dargestellt. Mit einem Klick auf eine Anweisung werden die Detailinformationen aufgerufen, welchen Projektschritt Sie nun durchführen sollten oder welche Handlungsalternativen Sie an dieser Stelle haben. Wenn Sie den zur Verfügung stehenden Anweisungen im Assistenten folgen, können Sie Aufgaben wie das Definieren Ihres Projekts, das Eingeben von Vorgängen und das Zuordnen von Ressourcen rasch ausführen. Projektberater können unternehmensspezifisch angepasst werden. Entsprechende benutzerdefinierte Inhalte müssen im XML-Format (EXtensible Markup Language) vorliegen und können unter Extras/Optionen/Oberfläche-Projektberaterinhalt verknüpft werden. Die Funktion kann unter Extras/Optionen ein- oder ausgeblendet werden s. a... Projektberater akademie.de asp GmbH 15

16 3.2 Projektinfo Zu Beginn des Projektes legen Sie Projektinformationen und Projekteigenschaften fest. Die Projektinformationen, wie zum Beispiel den Projektbeginn, können Sie erfassen, indem Sie den Anweisungen des Projektberaters folgen: Definieren des Projektes. Alternativ können Sie die Projektinformationen auch über das Menü aufrufen. Mit einem Klick auf den Menüpunkt Projekt/Projektinfo öffnet das Dialogfenster für das Erfassen der Projektinformationen. Unter wird eine Grundeinstellung beschrieben, die bei Anlegen eines neuen Projektes automatisch dieses Fenster öffnet. Im Auswahlfeld Berechnen vom wird festgelegt, in welcher Form das Projekt berechnet werden soll. Zur Auswahl stehen Projektanfangstermin oder Projektendtermin. Diese beiden Varianten werden auch als Vorwärts- beziehungsweise Rückwärtsrechnung bezeichnet. Der Unterschied ist, dass bei der Vorwärtsrechnung durch das gesetzte Anfangsdatum alle Vorgänge so früh wie möglich beginnen. Wird dagegen mit der Rückwärtsrechnung gearbeitet, beginnen alle Vorgänge so spät wie möglich. Die Vorwärtsrechnung wird angewendet, wenn der Starttermin des Projektes feststeht und Sie mit Hilfe von Microsoft Project das Projektende berechnen wollen. Die Rückwärtsberechnun wird bei Projekten angewendet, die an einem bestimmten Datum beendet sein müssen (z. B. Euro-Umstellung). Im Feld Aktuelles Datum wird das Systemdatum angezeigt. Stimmt dies nicht mit dem tatsächlichen Datum überein, kann es geändert werden. Ein Statusdatum legen Sie erst später fest. Das Statusdatum wird dann ausgewählt, um an Stelle des aktuellen Datums zum ausgewählten Datum (Stichtag) Berichte über Zeit, Kosten oder Leistung eines Projektes festzulegen. Solange kein Statusdatum festgelegt ist, steht im Feld NV (= Nicht verfügbar). Im Feld Kalender wählen Sie den Basiskalender für das Projekt aus. Ein Basiskalender enthält projekttypische Arbeitszeiten und arbeitsfreie Zeiten für ein Projekt. Die Einstellung des Basiskalenders sollte noch vor Beginn der Planungen geprüft und bei Bedarf geändert werden. Im Feld Prioritäten können Sie angeben, welche Priorität dieses Projekt hat. Eine solche Angabe ist bei Verwendung der Mehrprojekttechnik von Bedeutung, wenn zum Beispiel Teilprojekte in Abhängigkeit der Wichtigkeit (Priorität) verschoben werden müssen, um überlastete Ressourcen zu entlasten. In der Tabelle Enterprise-Felder (benutzerdefiniert, nur in Verbindung mit dem Project Server einsetzbar!) können Sie Werte zuordnen, Sie können jedoch die benutzerdefinierten Enterprise-Felder oder benutzerdefinierten Gliederungscodes nicht ändern. Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und benutzerdefinierte Gliederungscodes können Sie im Dialogfeld Enterprise-Felder erstellen, anpassen und ändern. akademie.de asp GmbH 16

17 Zum Ändern dieser Felder oder Gliederungscodes (oder zum Ändern der Werte für benutzerdefinierte Enterprise-Gliederungscodes, die auf Nachschlagetabellenwerte beschränkt sind) ist die Berechtigung zum Bearbeiten der Enterprise-Global-Projektvorlage erforderlich. 3.3 Projekteigenschaften Die Eingabe der Projekteigenschaften dient der weiteren Erläuterung des Projektes. Aufgerufen werden die Eigenschaften über das Menü Datei/Eigenschaften. Die Eingabefelder sind durch ihre Namen leicht zu interpretieren. Hier sollten Sie sinnvolle Eintragungen vornehmen, da Microsoft Project die Vorgaben dieser Felder im späteren Projektverlauf in einigen Ansichten und Berichten automatisch übernimmt. akademie.de asp GmbH 17

18 Glossar Ablaufplanung Zeitliche und logische Anordnung der Arbeitspakete eines Projektes. Das Ergebnis der Ablaufplanung ist der Netzplan. Analogietechnik Kreativitätstechnik, die durch Übertragen vorhandener Lösungsansätze (z.b. aus dem Tierreich) auf die aktuelle Problemstellung neue Lösungsmöglichkeiten finden hilft. Die Analogien können dabei auch aus artfremden Bereichen stammen. Änderungsmanagement Prozess, der sicherstellen soll, dass alle möglichen Arten von Änderungen des Projekts, wie z.b. projektplanerische oder fachliche Änderungen, Projektzieländerungen oder Faktoren, die zu einem Projektabbruch führen, systematisch dokumentiert und damit nachvollziehbar werden. Anfangszeitpunkt Arbeitspaket Auf Basis der Ablaufplanung errechneter oder fest definierter Beginn eines Arbeitspaketes. Abhängig von der Berechnungsmethode ergeben sich: Frühester Anfangszeitpunkt (Vorwärtsrechnung) Spätester Anfangszeitpunkt (Rückwärtsrechnung) Teil eines Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist. Ein Arbeitspaket kann auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen. Um das Projektziel zu erreichen, ist die Abarbeitung aller Arbeitspakete nötig. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Arbeitspakete häufig auch mit "Aufgabe", "Aktivität", Task oder "Vorgang" bezeichnet. Arbeitspaketverantwortlicher Ansprechpartner für den Projektleiter bei der Durchführung eines Arbeitspakets. Der AP- Verantwortliche muss nicht unbedingt alle Arbeiten selbst durchführen. Auftraggeber eines Projektes Aufwand Gesamtverantwortlicher für ein Vorhaben oder ein Projekt. Der Auftraggeber genehmigt das Projektbudget und die Rahmentermine. Der Aufwand eines Arbeitspakets beschreibt die Arbeitsmenge, die notwendig ist, um ein definiertes Arbeitsergebnis zu erbringen. Einheit: Personentage (PT), Personenstunden (PH), etc. Aufwandsschätzung Abschätzung des zur Abarbeitung eines Arbeitspakets notwendigen Aufwandes (100% "reine Projektarbeit") sowie der Bearbeiter. Sie basiert vor allem auf Erfahrungen und ist die Grundlage für die Kapazitäts- und Terminplanung. Balkenplan (= Gantt-Diagramm) akademie.de asp GmbH 18

19 Diagramm zur Visualisierung der Zeitplanung eines Projektes. Die Dauer eines Arbeitspakets wird durch die Länge des Balkens in der Zeitachse symbolisiert. Die Balken können sowohl Ist- als auch Soll-Daten umfassen. Ereignisse werden als Zeitpunkte dargestellt. Belastungsdiagramm Graphik zur Visualisierung der Belastung von Mitarbeitern (oder Abteilungen) durch Arbeitspakete aus ein oder mehreren Projekten. Berichts- und Informationswesen Bottom-Up Oberbegriff für den formal geregelten Informationsfluss innerhalb eines Projektes sowie zwischen Projekt und Projekt-Umwelt. Vorgehensweise zur Erstellung eines Projektstrukturplans. Zunächst werden alle Aktivitäten ungeordnet gesammelt, dann von unten nach oben in Ebenen zusammengefasst und zum Abschluss auf Vollständigkeit hin überprüft. Brainstorming Dauer Kreativitätstechnik: Produktion einer möglichst großen Anzahl spontaner, auch abwegiger, ausgefallener Ideen innerhalb einer Gruppe. Dabei sollen auch die Ideen anderer Teilnehmer aufgegriffen und weiterentwickelt werden. Einzige Einschränkung: Während des Brainstormings ist Kritik strikt verboten. Zeitspanne vom Anfang bis zum Ende eines Arbeitspaketes. Einheit: Tage, Stunden, Wochen, etc. Sie wird entweder direkt geschätzt oder richtet sich nach der Bearbeitungsdauer der einzelnen Ressourcen. Einsatzplanung (=Ressourcenplanung) Endzeitpunkt Planung des zeitlichen Einsatzes der an der Projektdurchführung beteiligten Ressourcen, abhängig von ihrer Verfügbarkeit. Auf Basis der Ablaufplanung errechnetes oder fest definiertes Ende eines Arbeitspaketes. Abhängig von der Berechnungsmethode ergeben sich: Frühester Endzeitpunkt (Vorwärtsrechnung) Spätester Endzeitpunkt (Rückwärtsrechnung) Entscheidungsgremien Ergebnisplan Instanzen der Projektorganisation, wie z.b. Lenkungsteam, Steuerungskreis, Controlling- Ausschuss usw. Sie sind i. d. R. dafür zuständig, projektübergreifende Konflikte zu lösen und Prioritäten zu vergeben. Graphische Darstellung der Gesamtkostensituation eines Projektes (Gegenüberstellung des zu erwartenden finanziellen Nutzens zu den Projektkosten) zur Beurteilung der Rentabilität. Fertigstellungsgrad Prozentsatz, zu dem die Arbeiten an einem Arbeitspaket abgeschlossen sind. akademie.de asp GmbH 19

20 Freier Puffer Führungsstil Der Zeitraum, um den ein Arbeitspaket im Netzplan verschoben werden kann, ohne dass ein anderes Arbeitspaket ebenfalls verschoben wird. Die Formel dazu: FP = FAZ(Nachf.) - FEZ (FP = Freier Puffer, FAZ = Frühester Anfangszeitpunkt, FEZ = Frühester Endzeitpunkt) Verhalten, welches den Umgang einer Führungskraft mit ihren Mitarbeitern beschreibt. Folgende Arten werden unterschieden: Autoritärer Führungsstil: Starke Ausrichtung auf das Erreichen von Sachzielen, Vernachlässigung des Sozialverhaltens der Gruppe. "Laissez Faire"- Führungsstil: Vernachlässigung der Sachziele und des Sozialverhaltens der Gruppe. Kooperativer Führungsstil: Ausrichtung auf das Erreichen von Sachzielen unter Berücksichtigung des Sozialverhaltens der Gruppe. Gantt-Diagramm (=Balkenplan) Gesamtpuffer Diagramm zur Visualisierung der Zeitplanung eines Projektes. Die Dauer eines Arbeitspakets wird durch die Länge des Balkens in der Zeitachse symbolisiert. Die Balken können sowohl Ist- als auch Soll-Daten umfassen. Ereignisse werden als Zeitpunkte dargestellt. Zeitraum, um den ein Arbeitspaket im Netzplan verschoben werden darf, ohne dass das Projektende verschoben werden muss. Interdisziplinäre Zusammensetzung Zusammensetzung eines Projektteams aus Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche eines Unternehmens, um deren unterschiedliche menschliche und fachliche Stärken zum Erreichen des Projektziels zu nutzen. Kapazitätsbedarf (= Ressourcenbedarf) Bedarf an Personal, das für die Abarbeitung der Arbeitspakete eines Projektes nötig ist, ermittelt aus dem geschätzten Aufwand und der Zeitrechnung des Netzplans. Kapazitätsplanung Namentliche und quantitative Zuordnung der ausführenden Kapazitäten (Ressourcen) zu jedem einzelnen für das Projekt notwendige Arbeitspaket unter Berücksichtigung der Aufwandsschätzung. Kapazitätstreue Einsatzplanung Zeitplanung unter Berücksichtigung der max. Verfügbarkeit der ausführenden Ressourcen. Kernteam (=Projektteam) Projektmitarbeiter, die zusammen mit dem Projektleiter für die Projektdurchführung verantwortlich sind. akademie.de asp GmbH 20

21 Kick-Off-Sitzung (= Projekt-Kick-Off) Erstes Treffen von Projektleiter und Projektteam zur Initialisierung eines Projektes. Dabei werden der Projektauftrag, Projektziele, -inhalte, -termine und deren Rahmenbedingungen diskutiert, die Teammitglieder miteinander bekannt gemacht sowie die weitere Vorgehensweise beschlossen. Kritischer Weg/Kritischer Pfad Alle Arbeitspakete eines Netzplans, die zeitlich nicht verschoben werden können, ohne dass sich eine Verschiebung des Projektendtermins ergibt, liegen auf dem kritischen Weg. Matrix-Projektorganisation Meilenstein Form einer Projektrahmenorganisation. Mischform zwischen reiner Projektorganisation und Projektkoordination. Verantwortung und Befugnisse sind zwischen Projektleiter und den beteiligten Linienfunktionen aufgeteilt. Ereignis von besonderer Bedeutung im Projektverlauf. Ein Meilenstein hat i. d. R. die Dauer = 0 Tage! (Definition für Microsoft Project). Meilenstein-Trend-Analyse Instrument für das Termin-Controlling eines Projektes: An regelmäßigen Berichtszeitpunkten wird die Terminplanung des Projektes durch die Abfrage von Meilensteinterminen graphisch neu erfasst. Aus dem Kurvenverlauf lässt sich ein Trend über die Termintreue des Projektes ableiten. Mengenmethode Methode zur Bewertung des Fertigstellungsgrades von Projektaktivitäten: Ein Arbeitspaket ist in eine Menge von gleichartigen Objekten mit jeweils demselben Arbeitsaufwand untergliedert (z.b. 30 etwa gleichartige Graphiken). Aus der Anzahl der fertig gestellten Objekte lässt sich der Fertigstellungsgrad schätzen. Damit wird das sog. 90% Syndrom" vermieden. Methode 0/100 Methode zur Bewertung des Fertigstellungsgrades von Projektaktivitäten: Nicht begonnene und laufende Arbeitspakete werden mit 0 %, beendete mit 100 % Fertigstellungsgrad angegeben. Damit wird das sog. "90%-Syndrom" vermieden. Methode 50/50 Methode zur Bewertung des Fertigstellungsgrades von Projektaktivitäten: Begonnene Arbeitspakete werden mit 0 %, laufende Arbeitspakete mit 50 %, beendete Arbeitspakete mit 100 % Fertigstellungsgrad bewertet. Multiprojekt-Controlling Analyse des Zusammenwirkens aller Projekte, um projektübergreifende Ressourcenkonflikte (Personalkapazitäten, Hilfsmittel, Finanzen) aufzudecken und geeignete koordinierende Maßnahmen einleiten zu können. Multiprojektmanagement Aufgabe des Multiprojektmanagements ist es, mehrere Einzelprojekte so zu koordinieren (z.b. hinsichtlich der benötigten Ressourcen), dass das Gesamtergebnis aller Projekte hinsichtlich der Unternehmensziele ein Optimum ergibt. akademie.de asp GmbH 21

22 Netzplan Graphische Darstellung der Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen, also der Vorgehensweise bei der Projektabwicklung. Netzplantechnik Rechenmethode zur Ermittlung der frühestens möglichen sowie spätestens notwendigen Anfangs- und Endzeitpunkte der Arbeitspakete. Personaleinsatz PERT-Analyse Intensität, mit der eine Ressource ein Arbeitspaket abarbeitet. Ist der Personaleinsatz hoch, ergibt sich eine kurze Bearbeitungsdauer und umgekehrt. Einheit: Prozent oder Personenstunden / Tag Es gibt viele Methoden, um Informationen zum Schätzen der Dauer zu sammeln. Die meisten dieser Methoden bieten jedoch nicht die Flexibilität zum Analysieren im günstigsten und ungünstigsten Fall. Mit einer PERT-Analyse (Program, Evaluation and Review Technique] ist dies möglich. Diese Methode wird von MS-Project unterstützt. Phasenmodell Projekt Standardisierter Projektstrukturplan, der in zeitlich voneinander abhängige Abschnitte gegliedert ist. Diese können sequentiell aufeinander folgen oder sich überlappen. Beispiel: Analyse - Konzept - Entwicklung - Realisierung - Test Vorhaben, das folgende Kriterien erfüllt: Projektabschluss Einmaligkeit, keine Routinetätigkeit eindeutige Zielvorgabe zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen hohe Komplexität (Indikatoren: Aufwand, Anzahl an beteiligten Abteilungen, Risiko) Letzte Phase des Projektlebenszyklus, in der das Projektergebnis an den Auftraggeber übergeben, die Projektorganisation aufgelöst und ein Resümee aus dem zurückliegenden Projektverlauf gezogen wird (zur Erfahrungssicherung für zukünftige Projekte). Nach dem Projektabschluss ist das Projekt offiziell zu Ende. Projektabschlussbericht Bericht des Projektleiters mit einer Zusammenfassung des Projektverlaufs. Projektabschlusssitzung Letzte Sitzung des Projektteams, in der die Erfahrungen aus der Projektabwicklung diskutiert werden. Ferner wird festgelegt, wer über den Projektabschluss und dessen Ergebnis informiert werden soll. akademie.de asp GmbH 22

23 Projektantrag Ein noch nicht erteilter Projektauftrag, der alle Informationen enthält, nach denen eine Entscheidung über die Sinnhaftigkeit eines Projektes gefällt werden kann. Projektcontrolling (= Projektsteuerung) Aufgabe des Projektleiters. Ziel ist es, mögliche Probleme während der Projektabwicklung möglichst frühzeitig zu erkennen um evtl. Steuerungsmaßnahmen ergreifen zu können. Projektkoordination Form einer Projektrahmenorganisation. Für die Dauer eines Projektes wird die bestehende Linienorganisation um die Stabsfunktion eines Projektkoordinators erweitert. Sie besitzt keinerlei Entscheidungs- und Weisungsbefugnis gegenüber den Linienfunktionen. Projektlebenszyklus Projektleiter Genereller Ablauf eines Projektes aus Sicht des Projektmanagements. Er besteht aus folgenden Abschnitten: Projektstart Projektplanung Projektsteuerung Projektabschluss Verantwortlicher für die Erreichung der im Projektauftrag fixierten Projektziele. Er ist erster Ansprechpartner des Auftraggebers. Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung des Projektleiters sollten unternehmensweit festgelegt sein. Projektmanagement Projektmanagement ist eine Führungskonzeption, die dazu dient, Projekte zielorientiert und effizient abzuwickeln. Dazu gehören organisatorische, methodische und zwischenmenschliche Aspekte. Projektmanagementhandbuch Wird häufig die Dokumentation grundlegender Festlegungen für die einheitliche Anwendung von Projektmanagement in einem Unternehmen genannt. Projektmanagementsoftware Hilft dem Projektleiter bei der Anwendung von Planungs- und Controlling-Methoden, ersetzt jedoch nicht den gesunden Menschenverstand. Projektmitarbeiter... Alle an einem Projekt beteiligten Personen, auch wenn sie nicht zum Projektteam gehören. akademie.de asp GmbH 23