Professionelles Projektmanagement in der Praxis. Veranstaltung 3 Teil 2 ( ):

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1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 3 Teil 2 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 1

2 PM-Tools (PM-Werkzeuge) Typische Funktionen Planungsinstrument (Projektstruktur, Projektablauf, Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung) Projektüberwachungs- und steuerungsinstrument (Darstellungen von Projektfortschritt, Kostenentwicklungen usw.) Dokumentationsinstrument Kommunikationsmedium Multiprojektmanagement Marktprodukte MS Project 2002 Results Management (ABT), Artemis Views (Artemis), P3 (Primavera), Planview (Planview), Superproject (CA), Open Plan (Welcon), Project Scheduler (Scitor) Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 2

3 MS Project 2002 (1) Am meisten verwendete Projektmanagement-Software: > 3 Millionen Anwender Versionen Früher: MS Project 98 für Windows95/NT, MS Project 4.0 für Macintosh MS Project 2000 Seit Mitte 2002: MS Project 2002 MS Project Standard (vergleichbar mit Project 2000) MS Project Professional MS Project Server Aufbau ähnlich MS Excel leicht erlernbar 60-Tage-Version von MS Project 2002 für Vorlesung Projekt-Berater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für eine schnelle Einarbeitung Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 3

4 MS Project 2002 (2) Project Standard Project Professional Project Web Web Access Project Server Kommunikationsfunktionen Enterprisefunktionen MS-SQL Server Unternehmensweites Ressourcen- und Multi-Projektmanagement Dokumenten- und Aufgabenmanagement Portfoliomanagement Teilkomponente Project Web Access stellt den Projektmitarbeitern alle aktuellen Informationen zur Verfügung Notification Engine versendet s, wenn definierte Ereignisse eintreten Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 4

5 Möglichkeiten von MS Project 2002 Projektdaten werden Erfasst Verwaltet Verändert Ausgewertet Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte Durch MS Project unterstützte Projektphasen: Planung Durchführung Abschluss Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 5

6 Titelleiste Teilungsbalken Arbeitsbildschirm Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 6

7 Hilfesystem Neue Features, Verbesserungen für bisherige Project 2000-Anwender Für Neueinsteiger Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 7

8 Grundlegende Vorgehensweise 1. MS Project starten und Menü-Punkt Datei neu aufrufen Neue Project-Datei mit Namen Projekt1 wird erzeugt 2. Projekt-Info eingeben ( Basis-Termin ) Anmerkung: Änderungen über Menüpunkt Projekt Projekt-Info 3. Projektkalender einrichten 4. Vorgänge eingeben gliedern mit Dauer versehen verknüpfen 5. Meilensteine und Termine festlegen 6. Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten 7. Speichern der erzeugten Projekt-Datei (Name vergeben) 8. MS Project beenden Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 8

9 Beispiel: Einführung einer PM-Software Aktivität 1. Anforderungen definieren 2. Angebote einholen 3. Auswahl der PM-Software 4. Präsentation und Mittelfreigabe 5. Installation der Software auf Server 6. Installation der Software auf Clients 7. Schulung vorbereiten 8. Schulung der Anwender 9. Feier Dauer 2t 1w 4t 0t 1t 3t 2t 2t 0t Vorgänger ,6,8 Achtung: 1w = 5t Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 9

10 Projektkalender einrichten Menüpunkt: Extras Arbeitszeit ändern... Ergänzend gibt es zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcenkalender Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 10

11 Beispiel: Einführung einer PM-Software PSP mit Terminplanung und kritischem Pfad Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende ' Mai ' Mai ' Mai '03 D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S 1 Vorbereitung 11 Tage Mo Mo Anforderungen definieren 2 Tag Mo Di Angebote einholen 1 Woch Mi Di Auswahl der PM-Softwar 4 Tag Mi Mo Präsentation und Mittelfreiga 0 Tag Mo Mo Realisierung 4 Tage Di Fr Installation der SW auf S 1 Tag Di Di Installation der SW auf C 3 Tag Di Do Schulung vorbereiten 2 Tag Di Mi Schulung der Anwender 2 Tag Do Fr Feier 0 Tag Fr Fr Jede Phase/Sammelvorgang endet mit einem Meilenstein 3 Tag 1 Tag Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 11

12 Projektplan drucken: 1. Datei - Seitenansicht 2. Datei - Drucken Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 12

13 Hardcopy erstellen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 13

14 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum bereitsteht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen 3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform 2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten 3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan 4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 5. Die Ergebnisse von sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen 6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 14

15 Zu Aufgabe 3: Projektplanung I Um den vorgegebenen Termin einzuhalten, ist umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen Ab sofort ist ein wöchentlicher jour fixe des Projektteams durchzuführen Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das (wöchentliche) Protokoll. Die jour fixe-protokolle sind Bestandteile der später abzugebenden Projektdokumentation Das erste Protokoll P_1-Team_x.doc ist mit den beiden anderen Dateien zu versenden Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu erfassen Die Datei Team_x-Name.xls ist von jedem Teammitglied anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 15

16 Aufgabe 2: Projektantrag für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung 1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse (hohe Gewichtung auf sozial und innovativ!) durch 2. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten Aufgaben des (neuen) Projektleiters Koordination und Moderation Dokumentation (ppt-datei: Antrag-Team_x.ppt ) der einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des Ergebnisses (Abgabetermin: für alle Teams)» An: schlosser@informatik.uni-wuerzburg.de» CC: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de Präsentation in der nächsten Vorlesung ( ): Teams 1 4 Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 16

17 Hinweis Am von 14:00 bis 18:30 Uhr Projektmanagement und Wissenschaft Der Eintritt ist frei - Anmeldung über pm-wiss@gpm-ipma.de jedoch erforderlich Prof. Dr. P. Tran-Gia V 3.2 / 17