Professionelles Projektmanagement in der Praxis. Veranstaltung 5 Teil 2 ( ):

Transkript

1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 5 Teil 2 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 1

2 Projektdurchführung mit MS Project Geplante Werte (Basisplan) Ursprünglicher Terminplan Ursprüngliche Vorgangsinformationen: z.b. Ressourcen, Kosten Aktuelle Werte Aktueller Stand des Projektes (z.b. Grad der Abgeschlossenheit von Vorgängen) Terminplan wird kontinuierlich mit aktuellen Informationen aktualisiert, z.b. endgültige Anfangs- und Endtermine, Angaben zur Dauer aktueller Vorgänge, aktuelle Kosten- und Arbeitsinformationen Berechnete Werte Projektaktualisierungen können zu neu berechneten Terminplänen führen Neues Gesamtbild des Projektes, einschließlich neuer Abschlusstermine, Gesamtkosten und Gesamtaufwand Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 2

3 Vorgehen 1. Einstellung des aktuellen Datums (Stichtag) Projekt Projektinfo Statusdatum: Einblenden der Überwachungsleiste Ansicht Symbolleisten Überwachung aktivieren 3. Eingabe des IST-Zustandes: Alles nach Plan Abgeschlossene Vorgänge Vorgänge in Bearbeitung 4. Ggf. neuer, aktualisierter Terminplan 5. Vergleich: Aktueller Terminplan mit Basisplan Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 3

4 Alles läuft nach Plan Extras Überwachung Projekt aktualisieren Nr Mai ' Mai ' Mai ' Jun ' Jun '03 M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D Installix Installix Schulix[50%] Schulix[50%] Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 4

5 Aktualisierungen: Abgeschlossene Vorgänge Termingerecht begonnen und abgeschlossen: Symbol 100% aus Terminüberwachungsleiste Zu früh oder zu spät begonnen oder abgeschlossen: Extras Überwachung Vorgänge aktualisieren Tatsächlichen Anfangstermin eingeben % Abgeschlossen: 100% Verbl.Dauer: 0 Dauer hat sich geändert Extras Überwachung Vorgänge aktualisieren Aktuelle Dauer eingeben Verbleibende Dauer eingeben Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 5

6 Extras Überwachung Vorgänge aktualisieren Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 6

7 Vorgänge in Bearbeitung Laufende Vorgänge, die planmäßig begonnen wurden Markieren der betreffenden Vorgänge Extras Überwachung Projekt aktualisieren Aktivierung: Als 0 100% abgeschlossen festlegen Aktivierung: Für ausgewählte Vorgänge Laufende Vorgänge, die zu früh oder zu spät begonnen wurden Datum des tatsächlichen Beginns eingeben Wert für % abgeschlossen eingeben Laufende Vorgänge, deren Dauer sich geändert hat Extras Überwachung Vorgänge aktualisieren Änderung der Dauer eingeben Wert für % abgeschlossen eingeben Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 7

8 Fortschrittslinie einblenden Extras Überwachung Fortschrittslinien... Nr. Vorgangsname Dauer 1 Vorbereitungen 11 Tage 2 Anforderungen definieren 2 Tage 3 Angebote einholen 1 Woche 4 Auswahl der PM-Software 4 Tage 5 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage 6 Druchführung 4 Tage 7 Installation der SW auf Servern 1 Tag 8 Installation der SW auf Clients 3 Tage 9 Schulung vorbereiten 2 Tage 10 Schulung der Anwender 2 Tage 11 Feier 0 Tage Juni Installix Installix Schulix[50%] Schulix[50%] Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 8

9 Weitere Möglichkeiten Ressourcenüberwachung Eingabe der von einer Ressource erledigten aktuellen Arbeit Aktualisierung der aktuellen Arbeit einer Ressource nach Zeiträumen Anzeige der Abweichungen einer Ressource: geplante Arbeit aktuelle Arbeit Kostenüberwachung Eingabe der aktuellen Kosten von Vorgängen Überprüfung der Abweichungen von Vorgangskosten zum Kostenrahmen Kostenanalyse Gesamtkosten des Projektes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 9

10 Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling Voraussetzungen: Meilensteinplan und Basisplan der Planung2 (MS Project) von Aufgabe 4 1. Führen Sie zu den wöchentlichen jour fixe-terminen (bis zum Projektende!) jeweils folgende Aufgaben durch Meilenstein-Trend-Analyse - mit Kommentierung Jour fixe Protokoll P_n-Team_x.doc 2. Führen Sie am nächsten jour fixe-termin folgende Aufgaben durch Projektüberwachung mit MS Project 2002 PD-Team_x.mpp Zeiterfassungsformular für alle Teammitglieder: Team_x-Mai-Name-Vorname.xls für Mai Erstellen Sie (PL) eine Ergebnis-Präsentation PD-Team_x.ppt 4. Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 10

11 Präsentation zur Aufgabe 5 1. Folie Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r, Teammitglieder Ort, Datum der Präsentation Agenda-Folie ( Fahrplan ) PSP und Basisplan (MS Project) PSP Zeitplan Ressourcenplan Kostenplan Aktueller Umsetzungsstand mit Übersicht: Stand nach der 2. MTA Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (z.b. Hardcopy aus PD-Team_x.mpp ) Erfahrungen Projektdurchführung mit MS Project 2002 Projektarbeit Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.2 / 11