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Herbert Stieber
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1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 6 - Teil 3 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dozent: Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 1

2 Projekte-Kommunikation Einsatzbereiche in Projekten Workshopteil Anforderungen an die Projektkommunikation Kommunikationstechniken Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 2

3 Kommunikation im Projekt Wie läßt sich der Dialog im Team organisieren? Lohnt sich der Einsatz eines Groupware-Produktes, wie z.b. eproject.com? Wie verteilt man die Informationen im Team? Wie läßt sich die e- Mail-Kommunikation optimal organisieren? Wie gestaltet man eine gemeinsame Dokumentenablage? Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 3

Wie verteilt man die Informationen im Team?

4 Projektkommunikations- Management Kommunikationsplanung Kommunikationsanforderungen WER benötigt WANN WELCHE Informationen? Kommunikationstechnologie WIE erhalten die Beteiligten die Informationen? Informationsverteilung Rechtzeitige Bereitstellung der Informationen für die Projektbeteiligten Fortschrittsberichte Sammeln und Aufbereiten von Fortschrittsinformationen: Statusreports, Trendanalysen, Ertragswertanalysen usw. Administrativer Abschluß Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine Projektphase oder den Projektabschluß zu formalisieren Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 4

Informationsverteilung Rechtzeitige Bereitstellung der Informationen für die Projektbeteiligten Fortschrittsberichte Sammeln und Aufbereiten von

5 Kommunikationsplanung Aufgabe der Projektinitiierungsphase Enge Verbindung zur Planung der Projektorganisation Kommunikationsplan Kommunikationstechnik Beispiele: Kommunikationsanforderungen Projektinformationssystem Projektordner mit Unterordnern Wöchentliche jour fixe-meetings Verantwortlichkeiten regeln Aktualisierungstermine Externe Kommunikation... Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 5

Kommunikationsanforderungen Projektinformationssystem Projektordner mit Unterordnern

6 Informationsverteilung Dimensionen der Kommunikation schriftlich mündlich extern (zum Kunden, den Medien) intern (innerhalb des Projektes) formell (Berichte, Schreiben) informell (Notizen) Methoden der Informationsverteilung Gemeinsamer Dokumentenordner Verteilen von Kopien Video- Konferenzen vertikal (Innerh. der Org.hirarchie) Horizontal (zwischen Gleichgestellten Telefonate Teamsitzungen Fax Intranet Web-TV Ergebnisse der Informationsverteilung Projektaufzeichnungen (z.b. Korrespondenz, Kurzmitteilungen) Formale Projektberichte (z.b. Statusberichte) Projektdarstellungen (z.b. Präsentationen) Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 6

7 Fortschrittsberichte Basis: Projektplan Regelmäßige Reports über die Arbeitsergebnisse Techniken der Fortschrittsberichte Projektfortschritts-Reviews Abweichungsanalysen (IST versus SOLL) Trendanalysen (MTA, KTA) Ertragswert-Analysen (Earned Value Analyse) Darstellungsarten des Projektfortschritts Balkendiagramme Histogramme, Tabellen Kurvendiagramme Projektfortschrittslinien Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 7

(MTA, KTA) Ertragswert-Analysen (Earned Value Analyse) Darstellungsarten des Projektfortschritts

8 Administrativer Abschluß Formaler Abschluß von Projektphasen oder Projektende durch Abschlußdokumente Basis Planungsdokumente Projektfortschrittsdokumente Produktdokumentation Ergebnisse Projektabschlußbericht Projektarchiv (z.b. CD) Dokumentation der Erfahrungen Formaler Projektabschluß Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 8

9 Projektbesprechungen Zum direkten Informationsaustausch Grundlage einer gezielten Projektsteuerung insbesondere bei Schwierigkeiten Formen Regelmäßige Projektbesprechungen Fest vereinbarte Termine (jour fixe) zur Lagebesprechung Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen Zusammenkommen eines Entscheidungsgremiums über den Start/Abschluß von Projektphasen Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen Projektleitung/Kernteam kommt wegen unerwarteter Ereignisse (z.b. Krisensitzung) zusammen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 9

Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen Zusammenkommen eines Entscheidungsgremiums über den Start/Abschluß von Projektphasen

10 Regelmäßige Projektbesprechungen Ziel: Ermittlung des Projektstatus Projektstatus-Sitzungen (PSS) Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam Zeitpunkt: Regelmäßig, z.b. Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich Hauptaufgaben Projektstatus feststellen Informationen austauschen Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) ermitteln Diskussion von Problemen Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten Teamgeist fördern und Motivation steigern Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Sitzungen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 10

Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich Hauptaufgaben Projektstatus feststellen Informationen austauschen Planabweichungen

11 Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen Ziel: Treffen von Entscheidungen Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller Zeitpunkt: Wichtige Projektergebnisse liegen vor - bzw. sollten gemäß Planung vorliegen - und sind abzunehmen Beispiele: Abnahme von Meilensteinen Freigabe der Folgephase Unterbrechung des Projektes Beendigung des Projektes Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in einer Beschlussvorlage zusammengefasst Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 11

sollten gemäß Planung vorliegen - und sind abzunehmen Beispiele: Abnahme von Meilensteinen Freigabe der Folgephase Unterbrechung des

12 Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Probleme Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam, ggf. Spezialisten aus verschiedenen Bereichen Zeitpunkt: im Bedarfsfall Beispiele Projektkrisen Plötzliche Personalprobleme Erhebliche Planungsabweichungen erkennbar Liefer- und Bestellprobleme Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 12

Spezialisten aus verschiedenen Bereichen Zeitpunkt: im Bedarfsfall Beispiele Projektkrisen Plötzliche

13 Besprechungskultur: 10 Gebote 1. Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel 2. Jede Besprechung hat eine Tagesordnung 3. Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer 4. Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung 5. Jede Besprechung erfordert einen Moderator 6. Jede Besprechung erfordert pünktliches Erscheinen 7. Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln 8. Jede Besprechung hat ein klares Ergebnis 9. Zu jeder Besprechung gibt es zeitnah eine Niederschrift (ideal: mit To-Do-Liste) 10. Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 13

Jede Besprechung erfordert pünktliches Erscheinen 7. Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln 8.

14 Webintegrierte Telefonkonferenz Präsenzsitzung e-ring Videokonferenz Interaktion Telefonkonferenz Chat Forum Methodik synchron Denkzeit Intranet Papier asynchron Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 14

Telefonkonferenz Chat Forum E-Mail Methodik

15 Vorgehensprinzip Ein Basisdokument ist vorbereitet Es wird allen Teilnehmern sichtbar gemacht und besprochen Präsenzsitzung Beamer Telefonkonferenz: PC & Telefon Pro TOP: Vorstellung und Diskussion des TOP Ergebniszusammenfassung Basisdokument mit Informationen und Ergebnissen ergänzen Teilnehmer verfolgen die Änderungen bis Vollständigkeit und Zustimmung aller erreicht ist Endprodukt: fertiges Ergebnisdokument mit To-do-Liste Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 15

Ergebniszusammenfassung Basisdokument mit Informationen und Ergebnissen ergänzen Teilnehmer verfolgen die

16 Referat 6: Projectplace.de Projectplace.de ist ein Internetdienst für eine professionelle Projektkommunikation Aufgaben Informieren Intensives Erproben (20 Tage kostenlos) Vortragsinhalte (beispielhaft) Übersicht über die Funktionalitäten Erfahrungsbericht (plus/minus)... Link: Projectplace.de Termin: Team 6 Prof. Dr. P. Tran-Gia V 6.3/ 16

Informieren Intensives Erproben (20 Tage kostenlos) Vortragsinhalte (beispielhaft)

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