Bernhard Freudenstein Senior Manager TRIA IT-consulting GmbH

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2 Bernhard Freudenstein Senior Manager TRIA IT-consulting GmbH

3 Agenda Anwendungen in SharePoint Produktivitätsplattform SharePoint? Szenario: Multiprojektarbeit, verteilt Sind Sie souverän: Zielerreichung, Zeiteinteilung? Integrierte Lösung mit SharePoint Portal(e) für Projektzusammenarbeit Methodik Ziel- und Zeitmanagement Umsetzung persönliches Zeitmanagement Zusammenfassung

4 Anwendungen in SharePoint Klassischer Einsatzbereich: Zusammenarbeit verbessern Unterschiedlichste Arbeitsprozesse abbildbar Viel durch einfaches Customizing schnell erreichbar Daten und Systeme einfach integrierbar Formularwesen, Workflows Informationen verteilen, Intranet Projektmanagement Dokumentenverwaltung Visualisierung, Cockpits Teamzusammenarbeit

5 Anwendungen in SharePoint Produktivitätsplattform? Produktivität entsteht beim Anwender durch effektive Nutzung seiner Zeit Was ist nötig, was zählt für ein IT-Tool? Exakte Abbildung des Arbeitprozesses Automatismen wo möglich und sinnvoll UI: Transparenz der Daten UI: Klarheit, Übersichtlichkeit, Reduktion UI: Intuitive Bedienbarkeit SharePoint => Verbindung Software <-> Methodik SharePoint => Anpassung über Standard hinaus

6 Szenario Multiprojektarbeit, verteilt Mitarbeit in verschiedenen Kontexten Gleichzeitig, Konkurrierend, Teams Königsklasse: mit Externen Projekt A Projekt B Projekt extern Abteilung Organisation Arbeitskreis

7 Sind Sie souverän? Methodik, Projektabwicklung Phasen, Vorgehensmodell Welche Ergebnisse wie wann erreichen Zusammenarbeit, Informationsüberblick Wer hat was wann wo erreicht / noch zu erreichen Projektergebnisse planen, steuern, überprüfen

8 Sind Sie souverän? Methodik, Projektabwicklung Phasen, Vorgehensmodell Zusammenarbeit, Informationsüberblick Projekt A Projekt B Projekt extern Abteilung Organisation Arbeitskreis

9 Sind Sie souverän? Zeiteinteilung, Zielerreichung Eigene Zeit Wann arbeite ich wieviel für welches Ziel Eigene Ziele Was will ich wann erreichen mit welchem Zeiteinsatz Persönliche Zeit und Zielerreichung planen, steuern, überprüfen

10 Sind Sie souverän? Zeiteinteilung, Zielerreichung Eigene Zeit Eigene Ziele Projekt A Projekt B Projekt extern Abteilung Organisation Arbeitskreis

11 Lösung

12 Portal für Zusammenarbeit Projekteinstieg mit Vorgehensmodell Projektübersicht, Cockpit, Scorecards Sites für Projektphasen Projektauftrag, Ziele, Team Projektplanung, Gantt Durchführung: Steuern, Status, Reports Projektabschluß, Review Integriert: Dokumente, Kalender, Team

13 Portal für Zusammenarbeit Projekt: TRIA SharePoint Conference 2008 Projektdefinition Ziele klären Grobstruktur (Team, Zeit, Kosten) Projektplanung Ablaufplan Ressourcen Kommunikation Kick-off Projektdurchführung Verfolgen (Überwachung Abweichungen) Steuern (Gegenmaßnahmen) Projektabschluß Abschluß Review, Lessons learned

14 Portal für Zusammenarbeit Projektübersicht Projekt Beispieltitel 1 Projektphase Termin Budget Ressourcen Projekt Beispieltitel 2 Projekt Beispieltitel 3 Projekt Beispieltitel 4 Projekt Beispieltitel 5 Projekt Beispieltitel 6 Projekt Beispieltitel 7

15 Portal für Zusammenarbeit Projektdefinition

16 Portal für Zusammenarbeit Ablaufplan Projektdefinition Ziele klären Grobstruktur (Team, Zeit, Kosten) Projektplanung Ablaufplan Ressourcen Kommunikation Kick-off Projektdurchführung Verfolgen (Überwachung Abweichungen) Steuern (Gegenmaßnahmen) Projektabschluß Abschluß Review, Lessons learned

17 Portal(e) für Zusammenarbeit Projekt: TRIA SharePoint Conference 2008 Projektdefinition Ziele klären Grobstruktur (Team, Zeit, Kosten) Projektplanung Ablaufplan Ressourcen Kommunikation Kick-off Projektdurchführung Verfolgen (Überwachung Abweichungen) Steuern (Gegenmaßnahmen) Projektabschluß Abschluß Review, Lessons learned

18 Portal für Zusammenarbeit Projektstatusberichte

19 Portal für Zusammenarbeit Projektkalender Projekt Beispieltitel 1

20 Methodik Ziel- und Zeitmanagement Werte und Ziele bewusst werden Ziele notieren: Aktionsplan erstellen langfristige Planung Zeit planen: Zeitbudgets setzen und die Woche vorstrukturieren Mittelfristige Planung - Wochenplanung Zeit organisieren: kurzfristige Ziele umsetzten Operative Umsetzung - Aufgaben, Termine Zeiteinsatz regelmäßig überprüfen Zielerreichung regelmäßig überprüfen

21 Methodik Ziel- und Zeitmanagement

22 persönliches Zeitmanagement Ziele notieren: Langfristige Planung Zuordnung zu Kontexten

23 persönliches Zeitmanagement Ziele selektiv importieren: aus SharePoint Liste Projektdefinition z.b. Projektaufgaben aus Projektvereinbarung

24 persönliches Zeitmanagement Zeitbudgets für Kontexte setzen, die Woche vorstrukturieren

25 persönliches Zeitmanagement kurzfristige Ziele umsetzten, operative Umsetzung Überprüfung eigenes Zeitmanagement

26 Zeitmanagement im Team Selektiver Import / Export eigener Aktivitäten in andere Kalender Projekt A Projekt B

27 Zeitmanagement im Team Zusammenarbeit: Freigabe von Timeslots basierend auf Kontexten

28 Zusammenfassung SharePoint ist eine Plattform Integration von Systemen und Prozessen Applikationsplattform Software und Methode verbinden Exakte Anpassung an den Endanwender = Produktivität der Anwender realiseren

29 Vielen Dank! TRIA IT-consulting GmbH, München +49 (89) (177)

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