Technische Dokumentation Projektorganisation & Projektleitung

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1 Technische Dokumentation Projektorganisation & Projektleitung Patricia Hallstein

2 lworum geht s? lfür wen? lwozu? 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 2

3 Überblick l Der Einstieg: ein Versuch Aufgabenstellung Fragen Lösungen l Die Theorie: Wie soll s gehen? Projektdefinition -organisation -leitung l Die Praxis: Was läßt sich anwenden? Voraussetzungen und Probleme Á Was bringt s? 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 3

4 Ausblick lgrundkonzepte und Methoden kennen lausführungsprobleme kennen lmethoden beurteilen können lregeln und Flexibilität nutzen können 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 4

5 Der Einstieg: Ein Versuch ldie Herausforderung: eine Aufgabenstellung ldie Fragen lmögliche Antworten ÁZusammenfassung 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 5

6 Einstieg: eine Aufgabenstellung Sie sollen die Dokumentation zu dem MS Windows-Programm CUV (Computer-Unterstützter Vertrieb) erstellen: ein Handbuch mit einführenden Informationen (ca. 400 Seiten), eine Online-Dokumentation mit den Detailinformationen zu den Masken, Feldern und Arbeitsschritten (ca Hilfethemen). Die Unterlagen einer früheren Version sind zum Teil zu überarbeiten und wiederzuverwenden. Das Ganze soll in deutsch erstellt, möglichst schnell (am besten zeitgleich) für den internationalen Einsatz ins Englische übersetzt werden. Sie haben für die Erstellung der deutschen Fassung 3 Monate Zeit. Es sind für die Konzeption und Abstimmung mit dem Auftraggeber 80, Wissensakquisition 40, das Handbuch 400 Personalstunden, für die Online-Dokumentation 680 Personalstunden angesetzt. Gesamt: PS = 7,5 PM. Á Fragen? Antworten? 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 6

7 Die Theorie: Wie soll s gehen? lprojektdefinition: Ergebnis festlegen l Wozu? Bis wann? Was? lprojektorganisation: Prozeß strukturieren l Wer? Wann? Was? Wo? Wie und womit? l Projektleitung: Prozeß steuern & kontrollieren l Wer? Wann? Was? Wo? Wie? 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 7

8 Die 7 Phasen der Planung 1. Begeisterung 2. Verwirrung 3. Ernüchterung 4. Resignation 5. Suche nach dem Schuldigen 6. Bestrafung der Unschuldigen 7. Auszeichnung und Ehrung der Unbeteiligten 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 8

9 Projektdefinition lwozu? l Ziel und Zweck des Projekts lbis wann? l Rahmentermine: é Zwischenstände é Liefertermine lwas? l Welche Dokumente? é Marketingunterlagen é Papier- und Online- Dokumentation é Lehr- und Lernunterlagen l Welche Medien? é Papier: Newsletter, Handbuch é Papier: Trainings-Handbuch é Online: Dokumentation, Web-Site 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 9

10 Projektorganisation Strukturen anlegen und Projektabwicklung planen: z. B. Projektmanagementplan mit: l Wer? Verantwortlichkeiten l Was? Arbeitspakete im Prozeß l Wann? Terminvorschläge Á Terminplanung erstellen: Wer? Was? Wann? l Wo? Arbeitsplätze: HW- und SW-Ausstattung l Wie? Personen, Betriebsmittel, Dokumentenverwaltung 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 10

11 Beispiel CUV: Verantwortlichkeiten Kunde: lprojektleiterin lprojektmanager lsw-konzeption l 4 OrganisatorInnen für fachliche Aufgabenbereiche lsw-entwicklung l 7 EntwicklerInnen für einzelne SW-Module Auftragnehmer: lprojektleiterin/- managerin lredaktion l 3 RedakteurInnen für die Module: Handbuch, 3 Online-Hilfedateien lgrafiker lübersetzerinnen 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 11

12 Beispiel CUV: Arbeitspakete pro Modul lkonzeption und Wissensakquisition lhandbuch-struktur und Online-Hypertextstruktur entwickeln lmit dem Auftraggeber und der SW-Entwicklung abstimmen linterviews/tests, um schriftliche Eingangsinformationen zu ergänzen lerstellung der Dokumentation lkorrekturvorlage 1 erstellen und Korrekturlauf durchführen lkorrekturvorlage 2 erstellen und Korrekturlauf durchführen lschlußredaktion und Satz lonline-dokumentation am System testen lreproduktionsvorlage und MS Windows-Hilfedateien erstellen 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 12

13 Beispiel CUV: Terminplan 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 13

14 Beispiel CUV: Dokumentenverwaltung 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 14

15 Projektleitung Steuern und Erfolg kontrollieren: z. B. mit monatlichen Statusbesprechungen: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Protokoll zum Status des Projekts xxx vom *** Autorin: Patricia Hallstein Besprechung vom xxx mit: xxx xxx Verteiler: TeilnehmerInnen und Ergebnisse: Aktion, Beschluß, Empfehlung, Feststellung Priorität: 1 hoch, 2 mittel, 3 niedrig xxx xxx Projektstatus Erg Prio Arbeitspaket Verant- Termin Budget PSt Status/Begründung bei Abweichung (Termin od. Budget) Ergebnis/Aktion wortlich Soll Ist Soll Ist Fertigstellungsgrad Teamkalender Termin Ort Thema TeilnehmerInnen/Eingeladen Meilensteine Termin: Meilenstein Soll Ist Begründung bei Abweichung 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 15

16 Zusammenfassung lprojekt definieren lprojekt organisieren lprojekt leiten Á»Tricks«Á Systematik Á Flexibilität Á Spaß an der Teamarbeit 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 16

17 Die Praxis: Was läßt sich umsetzen? l Voraussetzungen l gute Kooperation mit Zulieferern und Ansprechpartnern l gute Zusammenarbeit im Team l Kunden und Zulieferer halten Termine ein l Projektziele bleiben bestehen l Probleme l Konflikte mit Zulieferern und Ansprechpartnern l Konflikte und Aneinander vorbei arbeiten im Team l Terminverzögerungen l Änderung der Projektziele und/oder des -umfangs durch den Kunden 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 17

18 Á Was bringt s? 1998, 1997, 1996 Patricia Hallstein 18