Anleitung zum Transfernachweis

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1 PM-ZERT ZERTIFIZIERUNGSSTELLE DER GPM Anleitung zum Transfernachweis GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. erstellt / revidiert geprüft Freigegeben Stelle PM-ZERT PM-ZERT Qualitätsmanagement PM-ZERT Geschäftsstelle Bearbeiter Werner Schmehr Dieter Eysel Werner Schmehr Unterschrift Anleitung zum Transfernachweis Seite 1 von 7

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite 1. Zielsetzung des Transfernachweises 3 2. Gruppenarbeit beim Transfernachweis 3 3. Form des Transfernachweises 3 4. Abgabe des Transfernachweises 3 5. Gliederung und Inhalte des Transfernachweises 4 6. Im Transfernachweis erreichbare Punktezahl 6 7. Bewertung des Transfernachweises 7 8. Datenschutz und Vertraulichkeit 7 Tabelle 1: Gliederung des Transfernachweises...6 Tabelle 2: Erreichbare Punktezahl...6 ADRESSE PM-ZERT Frankenstraße 152 D Nürnberg Tel. (0911) Fax (0911) pm-zert@gpm-ipma.de Anleitung zum Transfernachweis Seite 2 von 7

3 1. Zielsetzung des Transfernachweises Mit dem Transfernachweis beweist der Zertifikant seine Fähigkeit, Projektmanagement-Wissen in Projektmanagement-Praxis umsetzen zu können. Der Transfernachweis ist die schriftliche Darstellung eines realen oder fiktiven Projektes (z.b. Bau eines Hauses, Umzug von A nach B oder Organisation eines Schulfestes). Darin beschreibt der Kandidat nach den Vorgaben dieser Anleitung seine Erfahrung oder Vorstellung zur praktischen Anwendung von Projektmanagement-Wissen. Der Transfernachweis ist ein eigenständiger Prüfungsteil im Zertifizierungsverfahren für Level D. 2. Gruppenarbeit beim Transfernachweis In der Regel sollte der Transfernachweis individuell erarbeitet werden. Wenn der Transfernachweis in Gruppenarbeit erstellt wird, muss jedes Gruppenmitglied mindestens zwei der PM-Elemente (siehe Tabelle 1) allein erarbeiten. Der Verfasser muss jeweils eindeutig erkennbar sein. Für den Gesamtinhalt des Transfernachweises sind die Mitglieder insgesamt verantwortlich. Auf einem Vorblatt muss schriftlich bestätigt werden, dass die gesamte Arbeit unter allen Teammitgliedern abgestimmt ist. An einem Transfernachweis dürfen maximal vier Zertifikanten in einer Gruppe arbeiten. 3. Form des Transfernachweises Für die Gestaltung der Arbeit gelten die folgenden Vorschriften: - Abkürzungen und Begriffe müssen in einem Abkürzungsverzeichnis/Glossar übersichtlich aufgelistet und verständlich erläutert werden - Für Abbildungen und Anlagen müssen Verzeichnisse angelegt werden. - Die Fußzeile muss Dateinamen, Autor und Seitennummer enthalten. Aus dem Dateinamen muss der Name des Zertifikanten, bei Gruppenarbeit die Namen aller Zertifikanten, hervorgehen (z.b. Müller-Hugo.pdf, oder Müller_Meier_Schulze.pdf). Der Transfernachweis in Form der vorgegebenen Gliederung nach Abschnitt 5 muss mit allen Anlagen in einer Datei zusammengefasst werden. Die einzelnen Kapitel, Anhänge und Beispiele werden durch Lesezeichen gekennzeichnet. Arbeiten, die diesen Gestaltungsregeln nicht entsprechen, können zurückgewiesen werden. 4. Abgabe des Transfernachweises Die Abgabe des Transfernachweises erfolgt spätestens am 14. Kalendertag vor dem Tag der Zertifizierungsprüfung entweder a) in dreifacher Ausfertigung elektronisch (3 CDs) an die PM-ZERT Geschäftstelle, (Nachweis ist der Poststempel des Einlieferungstages) b) alternativ durch Upload der PDF-Datei auf die GPM-Homepage. Die Arbeit liegt dort in einem geschützten Bereich, auf den ausschließlich die Geschäftsstelle PM-ZERT und die mit der Prüfung beauftragten Assessoren Zugriff haben. Als Eingangsdatum bei PM-ZERT gilt das Uploaddatum, das automatisch im Verzeichnis der Uploads angezeigt wird. (Als Abgabenachweis erhält der Absender außerdem eine automatisch erstellte mit Angabe der Uploaddaten). Nach dem Download durch alle Berechtigten wird die Datei von der PM-ZERT Geschäftsstelle gelöscht. Eine Kopie des Transfernachweises wird bei PM-ZERT elektronisch archiviert. Anmerkung: für die Erstellung von PDF-Dateien sind im Internet zahlreiche (kostenlose oder sehr preiswerte) Freeware- / Shareware-Tools verfügbar, die aus einer MS-Word-Gliederung auf Kapitelebene auch automatisch die Lesezeichen erstellen. Zur Prüfung bringt der Zertifikant ein ausgedrucktes Exemplar mit, auf Basis dessen ihm die Assessoren ein Feedback zu der Bewertung geben. Anleitung zum Transfernachweis Seite 3 von 7

4 5. Gliederung und Inhalte des Transfernachweises Für den Transfernachweis werden Gliederung und inhaltliche Anforderungen hiermit verbindlich vorgegeben. Diese Vorgabe ermöglicht den Kandidaten die Selbstkontrolle auf Vollständigkeit und Qualitätsanspruch ihrer Arbeit. Anmerkung: Durch die mit dieser Gliederungsvorgabe getroffene Auswahl bestimmter PM-Elemente wird die Relevanz aller PM-Elemente der ICB für das Zertifizierungsverfahren zum Level D nicht berührt. Nr. PM-Elemente Inhaltliche Anforderungen 1 Projekt / Projektziele ICB-Elemente: 13, Projektbeschreibung Steckbrief mit stichwortartigen Angaben zu Inhalt, Dauer, Budget, eigener Rolle im Projekt mit Verantwortlichkeiten und Motivation, Angaben zu Auftraggeber/Kunde, Unternehmen und Projektkontext. 1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie Beschreibung, Klassifizierung (z.b. nach Ergebnis- und Vorgehenszielen oder nach Termin- Leistungs- und monetären Zielen), und Priorisierung der Ziele. Darstellung einer Zielhierarchie. Die Zielformulierung muss operationalisiert sein und erkennen lassen, wie die Ziele gemessen werden können. 1.3 Zielbeziehungen / Zielkonflikte Darstellung der Beziehungen zwischen den Zielen. Beschreibung mindestens einer Zielkonkurrenz. Ursachen für Zielkonflikte mit Beispielen. 2 Projektumfeld, Stakeholder ICB-Element: Projektumfeld, Umfeldfaktoren Grafische Darstellung des Projektumfeldes, Erfassen aller relevanten Faktoren; Klassifizierung z. B. nach internen und externen Faktoren. Beschreiben und Bewerten der Schnittstellen. 2.2 Stakeholder (Interested Parties) 2.3 Stakeholderportfolio und Stakeholdersteuerung Stakeholderanalyse als tabellarische Beschreibung und Bewertung der Stakeholderinteressen und Einflüsse. Grafische Darstellung und Beschreibung der Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung auf der Basis des Stakeholderportfolios. 3 Risikoanalyse ICB-Element: Erfassung, Klassifizierung und Beschreibung der Risiken Tabellarische Darstellung der Risiken aus dem Projektumfeld (z.b. technische, terminliche Risiken, Ursachenfelder und konkrete Ursachen). 3.2 Bewertung der Risiken Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen der Risiken (technisch, terminlich, monetär). 3.3 Maßnahmen zur Risikobegegnung Beschreibung von präventiven (risikovermeidende) und korrektiven (schadenmindernde) Maßnahmen mit Handlungsalternativen. 4 Projektorganisation ICB-Elemente: 22, Art der Projektorganisation Grafische Darstellung einer Projektorganisation mit Einbindung in die Stammorganisation und Funktionsbeschreibung der Beteiligten (Rollenbeschreibungen). 4.2 Wahl einer Projektorganisation Beurteilung der Vorteile und Nachteile gegenüber den anderen Projektorganisationsarten. Anleitung zum Transfernachweis Seite 4 von 7

5 Nr. PM-Elemente Inhaltliche Anforderungen 4.3 Entscheidungsgremien, Eskalation Beispiel für einen Kommunikationsprozess im Projektablauf. 5 Phasenplanung ICB-Element: Beschreibung der Projektphasen Erläuterungen zum Inhalt der Projektphasen. 5.2 Meilensteinliste Beschreibung, Terminierung und Status der Meilensteine. 5.3 Veranschaulichung der Projektphasen Grafische Darstellung der Phasen und Meilensteine. 6 Projektstrukturplan ICB-Element: Darstellung und Codierung des PSP Beispiel eines grafischen PSP mit Codierung inklusive Wurzelelement und Begründung der gewählten Orientierung/Art. 6.2 PM im PSP Beschreibung der im PSP dargestellten PM-Aufgaben. 6.3 Arbeitspaketbeschreibung Beschreibung von mindestens 3 Arbeitspaketen des PSP (nicht PM-Aufgaben). 7 Ablauf- und Terminplanung ICB-Element: Vorgangsliste Auflisten von Arbeitspaketen / Vorgängen mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP- Struktur muss erkennbar sein. 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan Darstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunktangaben. Die Meilensteine des Phasenplans müssen erkennbar sein. 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand). 8 Einsatzmittel- /Kostenplanung ICB-Elemente: 15, Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweis auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM- Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete. Abbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweisen auf EM-Konflikte und Optimierung. 8.3 Projektkosten Erläuterung der Kostenberechnung (z.b monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplans für Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie und einer Kostensummenlinie über der Zeitachse. Anleitung zum Transfernachweis Seite 5 von 7

6 Nr. PM-Elemente Inhaltliche Anforderungen 9 Soziale Kompetenz ICB-Elemente: 23, 24, 25, Teamarbeit (Teambildung, Konflikte) 9.2 Führung (Führungsstile, Entscheidungsfindung) 9.3 Kommunikation im Projekt (Meetings, Berichte, Beteiligung) 10 Wahlelemente ICB-Elemente 10.1 Personalwirtschaft Vertragsmanagement 37, Projektfinanzierung 16, Qualitätsmanagement Konfiguration und Änderungen 17, Projektstart, Projektende 10, Integrierte Projektsteuerung Berichtswesen, Projektdokumentation 21 Beschreibung eines Fallbeispiels: - Erkenntnisse aus dem Beispiel - Vorschläge für besseres Problemverhalten - Checkliste für professionelles Umsetzen - Fazit Freie Auswahl von 3 Themen bei freier Gestaltung des Inhalts. Die bearbeiteten Themen werden im Inhaltsverzeichnis gelistet und im Register 10 dem Transfernachweis angegliedert. 11 Anhang 11.1 Abkürzungsverzeichnis 11.2 Glossar 11.3 Abbildungsverzeichnis 12 Anlagen 12.1 Anlagenverzeichnis 12.2 Anlage Anlage-n Tabelle 1: Gliederung des Transfernachweises Diese Register enthalten keine PM-Elemente. Sie sind auf die in Abschnitt 3 genannten formalen Anforderungen an den Transfernachweis bezogen. 6. Im Transfernachweis erreichbare Punktezahl Maximal erreichbare Punktezahl: PM-Elemente PM-Elemente 1 10 (für je 1 Wahlelement gibt es maximal 2 Punkte) Je Element maximal erreichbare Punktezahl Maximale Punktezahl 6 60 Tabelle 2: Erreichbare Punktezahl Anleitung zum Transfernachweis Seite 6 von 7

7 7. Bewertung des Transfernachweises PM-Elemente Die PM-Elemente 1 10 werden entsprechend der Bearbeitungsqualität mit jeweils bis zu 6 Punkten bewertet. Bewertung: Der Bewertung der einzelnen Elemente wird eine Taxonomie zugrunde gelegt, welche die inhaltlichen Anforderungen und die Güte der Ausarbeitung entsprechend dem Grad des Wissenstransfers (niedrig = 1, mittel = 2, hoch = 3) berücksichtigt. Zwei Assessoren bewerten die Transfernachweise unabhängig voneinander. Das Gesamtergebnis der Arbeit ist das arithmetische Mittel aus den Bewertungen beider Assessoren. Beispiel für die Einzelbewertung eines PM-Elements: PM- Element x.1 x.2 x.3 Ermittlung der Punktesumme Punktesumme je Assessor Grad des Wissenstransfers Assessor (2+1+2)*6/9 3,3 Assessor (2+2+3)*6/9 4,7 Jeder eingetragene Wert für den Grad des Wissenstransfers innerhalb eines PM-Elements entspricht einem Neuntel der 6 maximal möglichen Punkte. Die Assessoren können die errechnete Punktesumme im Einzelfall der qualitativen Ausführung anpassen. Beispiel für die Gesamtbewertung eines Transfernachweises: Gesamtpunktezahl je Assessor Gesamtpunktezahl beider Assessoren Arithmetisches Mittel aus den Ergebnissen beider Assessoren Assessor 1 40,0 Assessor 2 42,8 82,8 41,4 Zum Bestehen des Transfernachweises müssen mindestens 30 Punkte erreicht werden. Werden weniger als 30 Punkte erreicht, wird der Transfernachweis als nicht bestanden gewertet. 8. Datenschutz und Vertraulichkeit 1. Die Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. PM- ZERT, verpflichtet sich, Firmendaten und persönliche Daten, sowie die Inhalte von Projektstudienarbeiten, Projektkurzberichten und Transfernachweisen, die ihr im Zusammenhang mit den Zertifizierungsverfahren zur Verfügung gestellt werden, nicht an Dritte weiterzugeben oder zu veröffentlichen. 2. Die Daten und Inhalte werden ausschließlich PM-ZERT-Funktionsträgern, insbesondere den Assessoren, zur Verwendung innerhalb ihres Funktionsbereiches mitgeteilt. PM-ZERT ist von dieser Verpflichtung befreit, sobald ein Zertifikant ausdrücklich einer Veröffentlichung oder einer Weitergabe zustimmt. 3. Sollte PM-ZERT im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten zu verarbeiten haben, wird PM-ZERT die Belange des Datenschutzes im Rahmen der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen wahren. Anleitung zum Transfernachweis Seite 7 von 7