Z E R T I F I Z I E R U N G

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1 Z E R T I F I Z I E R U N G PM-ZERT ZERTIFIZIERUNGSSTELLE DER GPM IPMA Level B GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. PM-ZERT ist die Zertifizierungsstelle von GPM e.v. Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. ist Mitglied der IPMA International Project Management Association. PM-ZERT ist zertifiziert nach ISO 9001:2008 Seite 1 von 10

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite 1. Gültigkeit Zielsetzung der Projektstudienarbeit Gliederung der Projektstudienarbeit Das Projekt in seiner Umgebung Projektplanung Realisierung des Projektes Erfahrungen bei der Projektarbeit Abschließende Bemerkungen (Zusammenfassung) Literaturhinweise Anhang und Anlagen Anforderungen an das beschriebene Projekt und die Projekttätigkeit Komplexität des Projektes Rolle / Funktion des Zertifikanten im Projekt Umfang und Form der Projektstudienarbeit Bewertung der Projektstudienarbeit Datenschutz und Vertraulichkeit Gültigkeit Dieses Dokument gilt ab dem Die Version 14 ist noch bis gültig. Seite 2 von 10

3 2. Zielsetzung der Projektstudienarbeit Mit dem Erstellen einer Projektstudienarbeit (PSA) soll der Zertifikant anhand eines abgeschlossenen oder zumindest weit fortgeschrittenen (Fortschrittsgrad 60%), laufenden komplexen Projektes, das er selbst geleitet oder in verantwortlicher Funktion maßgeblich beeinflusst hat bzw. zur Zeit leitet oder maßgeblich mitgestaltet, seine bei der Projektarbeit eingesetzten Kenntnisse und Erfahrungen des praktischen Projektmanagements (PM) nachweisen und den Nutzen des Projektmanagements für das beschriebene Projekt darstellen. Das Projekt und der Titel für die PSA werden im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens mit den Assessoren schriftlich (Z21) vereinbart. Als Projekt für die PSA wählt der Zertifikant ein komplexes Projekt (s. 4.1) aus der eingereichten Projekteliste (F05B) und kennzeichnet es als Vorschlag für die PSA (s. auch Z01 Abschnitt 4.2, Erläuterung 7). Im Rahmen der PSA soll der Zertifikant den Einsatz oder das Fehlen ausgewählter PM-Elemente im Projektablauf beschreiben oder begründen. Darüber hinaus soll er jeweils auch die durch den Titel der PSA vorgegebene Sicht auf das Projekt reflektieren. Beispiel: Bei einem Titel Anforderungen an die Sozialkompetenz in einem internationalen Investitionsprojekt wird vom Autor erwartet, dass er (gemäß der vorgeschlagenen Gliederung) die Anwendung der ausgewählten PM-Elemente des Projekts beschreibt, wobei jeweils die Aspekte der Sozialkompetenz in einem internationalen Investitionsprojekt im Vordergrund stehen sollen. 3. Gliederung der Projektstudienarbeit Die Struktur in diesem Kapitel gibt die Gliederung der Projektstudienarbeit grundsätzlich vor. Darüber hinaus enthält dieses Kapitel in jedem Abschnitt Hinweise und Anforderungen, die in der PSA erfüllt werden müssen, um von den Assessoren für die Level-B Zertifizierung akzeptiert bzw. zugelassen zu werden. Die NCB verlangt für die Projektstudienarbeit Ausführungen zu insgesamt 28 PM-Elementen: 14 Elemente der PM-technischen Kompetenz, 8 Elemente der PM-Verhaltenskompetenz und 6 Elemente der PM-Kontextkompetenz. Seite 3 von 10

4 3.1 Das Projekt in seiner Umgebung Als Umgebung sind sowohl das Unternehmen als Trägerorganisation des Projektes als auch die Interessen der Stakeholder sowie besondere Randbedingungen und Umfeldeinflüsse anzusehen. In diesem Abschnitt sollten z.b. dargestellt werden Projektsteckbrief: tabellarische Darstellung der wesentlichen Eckdaten des Projekts, wie Auftraggeber/Kunde, beteiligte Organisationen, Anfang, Ende, Ziele, Budget, Rolle des Autors, aktueller Stand des Projekts u. ä. Komplexitätsnachweis Trägerorganisation, Geschäftsfelder, Märkte etc. Stand der PM-Anwendung im Unternehmen Notwendigkeit, Bedeutung und Zielsetzung des Projektes wesentliche Randbedingungen für die Realisierung des Projektes. 3.2 Projektplanung Zu jedem Projekt sollte ein Projekthandbuch angelegt worden sein, in dem das Zusammenwirken der Beteiligten projektspezifisch und phasenbezogen geregelt ist. Wenn im darzustellenden Projekt vorhanden, kann es für diesen Abschnitt die Gliederungspunkte liefern. Projektziele Projektstrukturierung Projektorganisation (extern, intern) Phasenmodell und Meilensteine Ablauf- und Terminplanung Ressourcenplanung Kosten- und Finanzmittelplanung Realisierung des Projektes Es soll dargestellt werden, wie der Zertifikant die tatsächliche Projektabwicklung erlebt und mitgestaltet hat. Auch hierbei kann ein vorhandenes Projekthandbuch praktische Gliederungshilfen geben. Schwerpunkte der Ausführungen können sein: Projektstart / Projektabschluss Information / Kommunikation (z.b. Statusgespräche) / Dokumentation (evtl. Formulare) Projektsteuerung (Arbeitsweise und Hilfsmittel zur Termin-, Leistungs-, und Kostensteuerung) Projektkultur / Teambildung / Teamarbeit Darstellung der sozialen Kompetenz im Projekt (Verhaltenskompetenz) Vorgehensweise beim Änderungsmanagement Vertragsgestaltung und Vertragsmanagement im Projekt Einsatz unterstützender PM-Methoden (Nutzwertanalyse, ABC-Analyse etc.) Risikoanalysen Seite 4 von 10

5 3.4 Erfahrungen bei der Projektarbeit Hier soll der Zertifikant seine eigenen, wesentlichen Erfahrungen aus der Projektarbeit zusammenfassend beschreiben und zwar die speziellen Erfahrungen aus dem in der Projektstudienarbeit dokumentierten Projekt und die generellen Erfahrungen aus seiner gesamten Projekttätigkeit Lessons Learned, Benefits für die zukünftige Projektarbeit 3.5 Abschließende Bemerkungen (Zusammenfassung) 3.6 Literaturhinweise 3.7 Anhang und Anlagen Erläuternde und ergänzende Dokumente zum Projekt wie Formulare, Pläne, Auswertungen (auszugsweise, beispielhaft) dienen dem Nachweis der im Text getroffenen Feststellungen. Der Kandidat sollte die ICB-Elemente seinem Thema entsprechend wählen und im Text mit ICB-Element- Nummer und ICB-Namen referenzieren. Seite 5 von 10

6 4. Anforderungen an das beschriebene Projekt und die Projekttätigkeit 4.1 Komplexität des Projektes Projektparameter sind die Aspektsysteme des Bewertungsschemas aus dem PM-ZERT Dokument Z05, Messung der Komplexität von Projekten: Zielsystem - Projektziele Objektsystem - Projektgegenstand Handlungssystem - Projektaufgabe Handlungsträgersystem - Projektausführende Umsystem - Projektumfeld Innerhalb der genannten Aspektsysteme entscheiden die Ausprägungen von Elementevielfalt, Beziehungsvielfalt und das Änderungspotenzial über den Grad der Komplexität eines Projektes. Ein Projekt wird als Grundlage der Projektstudienarbeit anerkannt, wenn es von den beiden beurteilenden Assessoren nach NCB 3.0 als ein komplexes Projekt eingestuft wird und gemäß Z05 mindestens die Kennzahl 13 erreicht. Das Bewertungsschema ist im Downloadbereich von PM-ZERT auf der GPM Website verfügbar. 4.2 Rolle / Funktion des Zertifikanten im Projekt Der Zertifikant muss in einem großen und komplexen Projekt oder Programm, welches die im Abschnitt 3.1 beschriebenen Parameter erfüllt, folgenden Funktionen ausgeübt haben: Projektleiter oder Teilprojektleiter (wenn das Teilprojekt selbst ebenfalls die Komplexitätsanforderungen erfüllt). Seite 6 von 10

7 5. Umfang und Form der Projektstudienarbeit Der Textteil der Projektstudienarbeit soll 10 bis 45 Seiten DIN A4 umfassen bei einer Fontgröße von 11 pts. Die erläuternden Anlagen (Formulare, Pläne usw.) sollten 15 Seiten nicht übersteigen. PM-ZERT weist Projektstudienarbeiten zurück, welche den Umfang von 45 Seiten über oder 10 Seiten unterschreiten. Die Literaturkonspekte sollten folgenden Umfang haben: Präsentation: Präsentationsfolien zum vereinbarten Fachthema auf der Basis von mehreren Literaturquellen Literaturkonspekt: Besprechung eines Fachbuchs oder Fachartikels zum vereinbarten Thema im Umfang je 3-5 Seiten Das Dokument sollte die allgemein gebräuchliche Form eines Qualitätsdokuments haben wie Seitennummerierung, Verzeichnisse, Änderungshistorie/Version. Lesezeichen/Bookmarks sind erwünscht. Dies ist insbesondere wichtig bei eventuell notwendigen Auflagen/Nachlieferungen, die von den Assessoren gefordert werden können. Am Schluss der Arbeit muss der Verfasser die folgende schriftliche Erklärung abgeben und eigenhändig unterschreiben: Hiermit versichere ich, dass ich diese Projektstudienarbeit und die zugehörigen Literaturkonspekte eigenständig und inhaltlich ohne Mitwirkung Dritter angefertigt habe. Die Projektstudienarbeit ist vom Zertifikanten zu unterschreiben und in 3facher Ausfertigung abzugeben. Davon 2 Ausfertigungen in Papierform (gebunden oder geheftet) DIN A4. Sie ermöglichen die voneinander unabhängige Begutachtung durch zwei Assessoren. Die dritte Ausfertigung wird als eine PDF-Datei, nicht größer als 7 MB, elektronisch über den PM-ZERT Uploadbereich auf der PM-ZERT-Homepage eingereicht. Die Uploadadresse und die Zugangsdaten werden den Zertifikanten bei ihrer Zulassung mit Hinweis auf das Formular Z21 Themenwahl zu Studienarbeit und Literaturkonspekt (welches auf der PM-ZERT Homepage beim jeweiligen Level downgeloadet werden kann) mitgeteilt. Die elektronische PSA wird nach dem Upload der PDF-Datei in einen geschützten Datenbereich abgelegt. Auf diese Daten können ausschließlich die Geschäftsstelle PM-ZERT und die mit der Prüfung beauftragten Assessoren zugreifen. Als Eingangsdatum bei PM-ZERT gilt das Upload-Datum. Der Absender erhält als Nachweis der Abgabe automatisch eine mit Angabe der Uploaddaten. Nach dem Download wird die PSA von der PM-ZERT Geschäftsstelle elektronisch archiviert. Seite 7 von 10

8 Der späteste Abgabetermin für die PSA ist dem Dokument Z01 zu entnehmen. Er gilt sowohl für den Eingang der Ausfertigungen in Papierform bei der PM-ZERT Geschäftsstelle als auch für den Eingang der PDF-Datei im Upload-Bereich. Der Eingang bei PM-ZERT und die Begutachtung durch die Assessoren ist Voraussetzung für die Zulassung zum abschließenden Interview. Zertifikanten, die ihren vorgesehen Interviewtermin verschieben müssen, vereinbaren rechtzeitig einen neuen Termin mit der Geschäftsstelle und reichen die PSA 4 ebenfalls Kalenderwochen vor dem neuen Termin ein. 6. Bewertung der Projektstudienarbeit Die Projektstudienarbeit ist ein eigenständiger Prüfungsteil im Zertifizierungsverfahren Level B. Für die Bewertung der PSA werden die nachfolgenden Fragen berücksichtigt: - Formale Prüfung Anzahl ICB-Elemente erfüllt? - Entspricht die PSA vom Seitenumfang, äußerer Form, Abbildungen und Anlagen den Anforderungen? - Ist die Arbeit als Projektmanager adäquat dargestellt (Rolle, Funktion und Verantwortung)? - Wie wurde das Projekt in seiner Umgebung umfassend beschrieben (inkl. Steckbrief)? - Hat der Zertifikant die Komplexität des Projektes eindeutig beschrieben und begründet? - Wie wurde die technische (Methoden) Kompetenz dargestellt (Inhalt)? - Wie wurde die Verhaltenskompetenz dargestellt (Inhalt)? - Wie wurde die kontextuelle Kompetenz dargestellt (Inhalt)? - Wie ausführlich wurde das spezielle Thema der PSA behandelt? - Wie wurden persönliche Erfahrungen abgeleitet? - Wie wurden der Stand der PM-Anwendung und der Nutzen von PM im Unternehmen begründet bzw. bewertet? - Wie wurde das Thema "Lessons Learned" auf die persönliche Projekterfahrung angewendet? - Ist der Literaturkonspekt entsprechend erarbeitet und aus eigener Sicht bewertet? - Ist die Präsentation entsprechend ausgearbeitet und aus eigener Sicht bewertet? Die oben genannten Fragen werden nach der folgenden Taxonomie beantwortet: Punktwert Kriterien der Bewertung 0 Nicht vorhanden 1 mit deutlichen Fehlstellen bearbeitet 2 Anforderungen in Teilen erfüllt 3 ausreichend bearbeitet 4 befriedigend bearbeitet 5 gute bis sehr gute Bearbeitung 6 hervorragende Bearbeitung Es können maximal 120 Punkte erreicht werden. Die PSA ist bestanden, wenn mindestens 72 Punkte erreicht wurden. Seite 8 von 10

9 Unter 60 Punkten wird die PSA als nicht bestanden gewertet und muss vor dem abschließenden Interview überarbeitet werden. Ab 60 Punkten erfolgt eine Zulassung zum Interview, wobei zwischen 60 und 71,5 Punkten Nacharbeiten zur PSA gefordert werden, die mit der Zulassung zum Interview schriftlich mitgeteilt werden. Diese Nachlieferungen können dann bis zum Interview erarbeitet werden. 7. Datenschutz und Vertraulichkeit 1. Die Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. PM-ZERT, verpflichtet sich, Firmendaten und persönliche Daten, sowie die Inhalte von Projekt- Programm und Portfoliostudienarbeiten, Projekterfahrungsberichten und Transfernachweisen, die ihr im Zusammenhang mit den Zertifizierungsverfahren zur Verfügung gestellt werden, nicht an Dritte weiterzugeben oder zu veröffentlichen. 2. Die Daten und Inhalte werden ausschließlich PM-ZERT-Funktionsträgern, insbesondere den Assessoren, zur Verwendung innerhalb ihres Funktionsbereiches mitgeteilt. PM-ZERT ist von dieser Verpflichtung befreit, sobald ein Zertifikant ausdrücklich einer Veröffentlichung oder einer Weitergabe zustimmt. 3. Sollte PM-ZERT im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten zu verarbeiten haben, wird PM-ZERT die Belange des Datenschutzes im Rahmen der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen wahren. Seite 9 von 10

10 PM-ZERT Geschäftsstelle Am Tullnaupark 15 D Nürnberg Tel. (0911) Fax (0911) Internet: Seite 10 von 10