Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 Teil 3 ( ): Projektplanung 4: Ressourcen- und Kostenplan, Planoptimierung SS

2 Projektplanung erfolgt in Stufen Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete Aufwandsschätzung Ablauf- und Termine Planoptimierung mit Tool- Unterstützung Ressourcen und Kosten Ergänzende Planungen, u.a. Kommunikationsplan (interner/ externer) mit Berichtswegen Qualitätsplanung Chancen- und Risikomanagement Tooleinsatzplanung 2

3 Kostenexplosion bei Prestigeprojekt Die geplanten Kosten des Projekts stiegen von ursprünglich 1,7 Milliarden Euro (2004) auf inzwischen 4,3 Milliarden Euro (Stand: 2012). Jeder weitere Monat kostet Millionen Euro. Quelle: 3

4 Ressourcenplanung (syn. Einsatzmittelplanung) Was ist das Ziel der Ressourcenplanung? mit gegebenen Mitteln das Beste heraus holen vorgegebenes Ziel mit möglichst wenigen Mitteln erreichen Welche Arten von Ressourcen (Einsatzmitteln) gibt es? Geld materielle und immaterielle Anreize Mitarbeiter; Wissen und Kompetenzen Verfügbarkeit von entsprechenden Technologien verfügbare Zeit Wie geht man bei der Ressourcenplanung grundsätzlich vor? Anforderungen der einzelnen AP ermitteln verfügbare Ressourcen zusammenstellen und auf die Anforderungen verteilen Workshopteil 4

5 Ressourcenplanung (Einsatzmittelplanung) Der Projekterfolg ist entscheidend abhängig von der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der geforderten Art, Qualität und Menge Ziele der Ressourcenplanung Alle für die Umsetzung des Projektes notwendigen Ressourcen (qualitativ und quantitativ) ermitteln Die Verfügbarkeit dieser Ressourcen sicherstellen sonst Terminplan nicht einhaltbar! 5

6 Welche Arten von Ressourcen gibt es? Grundsätzliche Unterscheidung Personelle Ressourcen Sachmittel Beispiel: feinere Strukturierung Ressourcen-Arten Engpass-Ressource: Ressource, die für das Projekt besonderes wichtig ist, aufgrund begrenzter Kapazität oder Mehrfachbelastung zum gewünschten Zeitpunkt jedoch nur eingeschränkt zur Verfügung steht glossarterm/ressource 6

7 Ressourcenplanung: Vorgehen 1. Bedarf ermitteln Ermittlung des SOLL- Ressourcenbedarfs pro Vorgang / Arbeitspaket 2. Verfügbarkeit feststellen Ermittlung der verfügbaren IST-Kapazitäten in den jeweiligen Zeiträumen 3. Ressourcenplan erstellen Tabelle mit Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen / Arbeitspaketen 4. Verfügbarkeit der Ressourcen absichern Einsatz der Ressourcen u.a. mit den Linienverantwortlichen abstimmen 7

8 Besonderheiten der Personalressourcenplanung Personelle Einsatzplanung kann in der Regel nicht rein quantitativ durchgeführt werden; Restriktionen: Verfügbare Personalkapazität Spezialwissen, -kenntnisse, -erfahrungen Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit Organisatorische Zugehörigkeit Rollenkonzept / Zuordnung / Optimierung Vom Planer werden zunächst Rollen mit den Skills (Qualifikationen und deren Grad) definiert, die für das Projekt wichtig sind Diese Rollen werden im Folgeschritt mit verfügbaren Personen besetzt; ggf. kommen Externe zum Einsatz ( Kosten) Praxistipp Frühzeitig die Zustimmung der zuständigen Linienvorgesetzten für den vorgesehenen Einsatz von Projektmitarbeitern einholen 8

9 Personelle Ressourcen Ermittlung der für das Projekt benötigten Rollen und Qualifikationen Rolle Abk. Qualifikation (Skill) Beispiel Rolle Abk. Qualifikation (Skill) Projektleiter PL Leitungserfahrungen von Projekten Gesamtüberblick über die Unternehmensprozesse, Senior-Softwareentwickler Softwareentwickler Externer Softwareentwickler SWE-1 SWE-2 SWE-E Erfahrungen in der fachlichen Koordination von Softwareentwicklern; Organisationstalent, Erfahrungen in der Entwicklung mit ABAP Office-Expertenkenntnisse Mehrjährige Erfahrungen in der APAP-Entwicklung Oracle-DB-Spezialist; Zuverlässigkeit, 9

10 Ressourcen-Tabelle (auf Vorgangsebene) Für jeden Vorgang werden die erforderlichen Ressourcen ermittelt PSP- Code AP / Vorgang Aufwand in PT Pers. Ressource Sonstige Sachkosten Beispiel PSP- Code AP / Vorgang 4.1 Kundenpräsentation und -abstimmung 4.2 Entwicklung Benutzeroberfläche 4.3 Programmierung der SAP-Schnittstellen 4.4 Entwicklertest der Funktionslogik Aufwand in PT Pers. Ressource Sonstige Sachkosten 2 PL MindManager- Lizenz 4 SWE-1, SWE-2 SWE-E 60 SWE-1, SWE-2 SWE-E 10 SWE-1, SWE-2 SWE-E 10

11 Ressourcenauslastung prüfen Der Ressourceneinsatz ist für jede Ressource auf Überlastungssituationen zu prüfen Ressourcen-Ganglinie zeigt den Auslastungsverlauf unter Berücksichtigung der verfügbaren Kapazität an ggf. Überlastungen 11

12 Lösung durch Kapazitätsausgleich Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich 100% 15. Mai ' Mai '00 S M D M D F S S M D M D F S 50% Terminverschiebung um einen Tag Benötigte Ressourceneinheiten: 100% 100% 100% 100% 100% 100% Hubert Überlastet: Zugeteilt: Weitere grundsätzliche Maßnahmen: Puffer nutzen Zusätzliches Personal einbinden Reduktion des Projektumfangs Externe Spezialisten einsetzen Projektendtermin verschieben 12

13 Es gibt zwei Arten für den Kapazitätsausgleich Termintreue Ressourcenplanung Vorgabe: Termin Ziel: Ermittlung der erforderlichen Ressourcen, um diesen vorgegebenen Termin zu erreichen Kapazitätstreue Ressourcenplanung Vorgabe: Ressourcen Ziel: Das Projekt möglichst frühzeitig mit den vorgegebenen Ressourcen abschließen 13

14 Beispiel für gelungenes Kapazitätsmanagement 14

15 Kostenplanung 15

16 Kostenrechnung (Exkurs) Kostenrechnung Welche Kosten entstehen? Kostenartenrechnung Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Kostenarten Personalkosten Sachkosten Investitionen Gemeinkosten... Wo entstehen die Kosten? Kostenstellenrechnung Rechnerische Verteilung der erfassten Kosten der Kostenarten auf die Kostenstellen im Unternehmen Kostenstellen (nach Organisationseinheiten) Informationstechnologie Vertrieb Organisation... Wofür entstehen die Kosten? Kostenträgerrechnung Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Kostenträger Produkte Projekte Dienstleistungen Aufträge... 16

17 Kostenarten in Projekten Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen, Erfolgsbeteiligung Reise-, Übernachtungs-, Bewirtungskosten Schulungskosten (extern, in house) Externe Beratungsleistungen Hardware: Investitionskosten, Betriebskosten Software: Investitionskosten, Betriebskosten Verbrauchsmaterial: z.b. Papier, Rohstoffe, CDs Finanzmittel Empfehlung: Mittel für Maßnahmen vorsehen, die z.b. zum Managen von Risiken oder zum Nutzen von Chancen erforderlich werden 17

18 Kostenplanung Kostenplan Darstellung der voraussichtlich für das Projekt anfallenden Kosten mit zeitlichem Verlauf [DIN ] Vorgehen Ressourcenplan Kostenplan Pro AP: Art Menge Einsatzzeitraum der Ressourcen + Kosten pro Ressource = Kosten pro AP Gesamtkosten Zeitlicher Kostenverlauf Kosten pro Art 18

19 Projektkosten-Darstellung nach PSP-Elementen Gliederung des Projektstrukturplans wird um die Kosten pro AP ergänzt mit Summierung auf den zugeordneten höheren Ebenen Webseite TP1: Planung 300 TP 2: Realisierung TP 3: Tests 800 Projektmanagement 200 AP1 100 AP2 200 AP AP4 300 AP5 500 AP

20 Projektkosten-Tabelle Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten mit Kostenverlauf 20

21 Kostengang-Linie stellt den zeitlichen Kostenverlauf dar Kostengang-Linie Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 21

22 Kostensummen-Linie stellt den kumulierten Kostenverlauf dar Kostensummen-Linie Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 22

23 Projektkosten-Darstellung nach Kostenarten Sachkosten Externe Kosten Personalkosten Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 23

24 Fälligkeit von Kosten beachten! Gleichverteilte Kosten (Normalfall): Kostenanfall ist über den Zeitraum des APs gleichmäßig Kosten AP Anfangsverteilte Kosten: Die Kosten fallen bereits zu Beginn des APs an, z.b. bei notwendigen Vorinvestitionen Kosten AP Endverteilte Kosten Die Kosten fallen erst am Ende des APs an, z.b. Abrechnung der beauftragten Leistungen Kosten AP 24

25 Praxisbeispiel: Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt NIMBUS Prozessschritte 1. Teilprojekte (Verantwortung: Teilprojektleiter) erarbeiten die Ressourcenanforderungen ihres Teilprojektes 1. Personalressourcen 2. Hardware-Investitionen 3. Software-Investitionen 4. Externe Unterstützung 5. Qualifizierungsmaßnahmen (Projektstart, Projektverlauf) 6. Literatur, Sonstiges 2. Zusammenführung und Konsolidierung des Ressourcenbedarfs im Kernteam; Ergänzung Ressourcenbedarf für Projektmanagement 3. Erstellung Kostenplan und Budget für das Projekt 4. Genehmigung des Projektbudgets Ergebnisse Ressourcenplan (Personal, Technik) Kostenplan 25

26 Praxisbeispiel: Personalressourcen (Ausschnitt) Teilprojekt Fachteam Bemerkung TP Server Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Druckserver (Peripherie) TP Anwendungen DLZ Office Wordbox Paketierung Tätigkeit von - bis PT von - bis PT Konzeptphase Server je FT-MA 1 Tag pro Woche (13x25) Schulung- und Testphase Server je FT-MA 4x5Tage (13x20) Pilotierung Server je FT-MA 2 Tag pro Woche (13x4) Konzeptphase AntiViren Okt./Nov Schulung- und Testphase AntiViren Jan./Feb Pilotierung AntiViren Mrz 06 6 Konzeptphase Office je FT-MA 5 Tage (9 MA ) Sep Ermitteln der Anwendungen Office je FT-MA 5 Tage (7 MA) OKT 06 - Dez Pilotierung und Testphase Office je FT-MA 1 Tag pro Woche (7MA x9 W) Jan 07 - Feb Schulung Office je FT-MA je 7Tage (9 MA x 7) Aug Paketierung Office Jam Konzeptphase Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Okt.-Dez Schulung Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Aug.-Sep Test- und Pilotphase Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Jan.-Feb Umsetzung Standorte Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Mär.-Dez Konzeptphase Datensicherung je FT-MA 1 Tag pro Woche (5x25) Schulung- und Testphase Datensicherung je FT-MA 4x5Tage (5x20) Pilotierung Datensicherung je FT-MA 2 Tag pro Woche (5x4) Professionelles Konzeptphase Projektmanagement Anwendungen in der Praxis, (DLZ) 2013 Prof. je FT-MA Dr. Harald 1 Tag Wehnes pro Woche (4x25) Universität Schulung- und Würzburg, Testphase FB Informatik, Anwendungen Prof. Dr. (DLZ) P. Tran-Gia je FT-MA 25 Tage (4x25) Pilotierung Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x8)

27 Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Anforderungen der Teilprojekte (Ausschnitt) Teilprojekt Fachteam Bemerkung TP Server Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Druckserver (Peripherie) TP Anwendungen DLZ Office Wordbox Paketierung Kostenart Position Betrag Fälligkeit Betrag Fälligkeit Hardware 6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) 10x zusätzliche Standardserver a x Storagesysteme (10-15 TB) 20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP Server = 12x Server a ,00 02/07- Server zentrale Sonderserver ,00 02/07- Server ,00 02/07- Server(Zeit-/Zutritt) 20 x ,00 02/07- Software TC s Arbeitsplatz (WS) 700 Stück * 365 TC s Arbeitsplatz (WS) 2100 Stück * 365 Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Peripherie kompatibel m. neuer Struktur 30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 ) ,00 02/07-6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) 6 x ,00 02/ x Server für TS-Farm Server (Terminalserver)300 x ,00 02/07-1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TS- Softwareverteilung Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen 12x MS Windows 2003 Server Enterprise 50x MS Windows 2003 Server Standard 10000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) 4x MS SQL Server Prozessorlizenz a Server für Clusterserver ,00 02/07- Server für zentrale und dezentrale Server ,00 02/07- Server ,00 02/07- Server ,00 02/07- Professionelles CAL-Lizenzen Projektmanagement (TS) in der Praxis, 2013 Arbeitsplatz Prof. Dr. (WS) Harald Wehnes Stück * 60 Universität Würzburg, Zentraler Testserver FB Informatik, (Frameware Prof. Server) Dr. P. Tran-Gia Arbeitsplatz (WS) vorhandene Hardware 27

28 Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Konsolidierter Ressourcenbedarf (Ausschnitt) Teilprojekt Fachteam Bemerkung TP Server Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Ursrünglicher Ansatz TP Anwendungen DLZ Office Wordbox Paketierung Ursrünglicher Ansatz Kostenart Position Betrag (brutto) Fälligkeit Betrag (brutto) Hardware 6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) Server = 12x Server a , ,00 02/07-10x zusätzliche Standardserver a Server zentrale Sonderserver , ,00 02/07-2x Storagesysteme (10-15 TB) Server , ,00 02/07-20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP Server(Zeit-/Zutritt) 20 x , ,00 02/07- Software TC s Arbeitsplatz (WS) 700 Stück * 365 TC s Arbeitsplatz (WS) 2100 Stück * 365 Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Peripherie kompatibel m. neuer Struktur 30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 0, , ) 6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) 6 x , , x Server für TS-Farm Server (Terminalserver) 270 x , ,00 02/07-1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TS- Softwareverteilung Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen 0 Zwischensumme HW ,00 0,00 12x MS Windows 2003 Server Enterprise Server für Clusterserver , ,00 02/ x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) Server 0, ,00 02/07-4x MS SQL Server Prozessorlizenz a Server , ,00 02/07- Klärung am 13./ Ansatz gegenüber Anforderung reduziert 28 Ansatz gegenüber Anforderung aufgestockt

29 Praxisbeispiel: Kostenplan (Ausschnitt) Kostenplan in Euro - SOLL - Projekt NIMBUS Kom ponenten/zeitraum Projekt-Budget Jul 06 Aug 06 Sep 06 Okt 06 Nov 06 Dez 06 Investitionen geplant Personalkosten direkte Projektkosten (Sachkosten) Gesam t-budget in Euro

30 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Termin: Projekt soll frühestmöglich enden Ressourcen: sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten: sollen so gering wie möglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten Planungsalternativen erstellen optimale Lösung wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei kritisch werden! Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen durch Analyse der Ressourcenhistogramme Kosten: Teure Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendtermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!) 30

31 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourceneinsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung 31