Projektcontrolling. Der Einsatz von EDV - Programmen im Projektcontrolling am Beispiel von MS Project

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1 FACHHOCHSCHULE ASCHAFFENBURG FACHBEREICH WIRTSCHAFT UND RECHT Würzburger Straße Aschaffenburg Projektcontrolling Der Einsatz von EDV - Programmen im Projektcontrolling am Beispiel von MS Project Fall- und Projektstudien zu Ausgewählten Fragen der Unternehmensführung Prof. Dr. Heinz Rittich Florian Ebert Wenschdorf Miltenberg Matrikelnummer: April 2003

2 Inhaltsverzeichnis Seite II Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS ABBILDUNGSVERZEICHNIS II IV ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS V 1 GRUNDLAGEN DES PROJEKTCONTROLLINGS 1 2 ALLGEMEINES ZU MS PROJECT 2 3 DER EINSATZ VON MS PROJECT IN DEN PHASEN DER PROJEKTPLANUNG Vorgehensplanung Konzeption eines Projektstrukturplans (PSP) Festlegung der Meilensteine Terminplanung Kalendereinstellungen Dauer eines Vorgangs Verknüpfen der Vorgänge Pufferzeiten Der kritische Weg Kapazitätsplanung Kostenplanung 8 4 TECHNISCHE INSTRUMENTE ZUR PROJEKTÜBERWACHUNG IN MS PROJECT 9

3 Inhaltsverzeichnis Seite III 4.1 Die Überwachung mit Hilfe von Ansichten Ansichtsarten Tabellen und Masken Diagramme Balkendiagramm (Gantt) Netzplandiagramm Kalenderansicht Der Basisplan als Grundlage der Projektsteuerung Filter Berichte 14 LITERATURVERZEICHNIS 16

4 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Die vier Verknüpfungsarten im Balkendiagramm (Gantt)...5 Abb. 2: Zuordnung von Ressourcen...7 Abb. 3: Darstellung des Projektfortschritts im Balkendiagramm (Gantt)...10 Abb. 4: Teilvorgangsknoten im Netzplandiagramm...11 Abb. 5: Netzplandiagramm...12 Abb. 6: Darstellung aktueller Plan-Basisplan im Balkendiagramm: Überwachung...13

5 Abkürzungsverzeichnis AA Abb. AE Anm. bzw. bspw. d.h. DIN EA EE evtl. MS PSP s.u. teia v.a. vgl. Anfang-Anfang Abbildung Anfang-Ende Anmerkung beziehungsweise beispielsweise das heißt Deutsches Institut für Normung Ende-Anfang Ende-Ende eventuell Microsoft Projektstrukturplan siehe unten Teles European Internet Academy vor allem vergleiche

6 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 1 1 Grundlagen des Projektcontrollings Ein Projekt ist ein Vorhaben, welches durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen wie bspw. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen sowie die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben gekennzeichnet ist. 1 Es besteht aus einer Abfolge von Vorgängen 2, die für ihre Durchführung Zeit und Ressourcen beanspruchen. 3 Unter Ressourcen wird die Gesamtheit des Personals, der Ausstattung und der Materialien verstanden, die für die Erledigung der Vorgänge in einem Projekt verwendet werden. 4 Das Projektcontrolling unterstützt das Projektmanagement bzw. die Entscheidungsträger bei der Planung, Steuerung und Kontrolle eines Projekts mit Maßnahmen konzeptioneller, informatorischer und koordinatorischer Art. 5 Hauptaufgabe ist die Umsetzung des Projektziels in qualitative und quantitative Soll-Daten für die einzelnen Projektphasen während der Planung und die Bereitstellung der entsprechenden Ist-Daten in der Durchführungsphase, um Abweichungen zwischen geplanten und realisierten Werten frühzeitig zu erkennen und mithilfe des Berichtswesens zu verbreiten, um eine effiziente Steuerung zu ermöglichen. 6 Dabei ist die permanente und gleichzeitige Betrachtung von Leistung, Zeit und Kosten von großer Bedeutung. 7 Multi-Projektcontrolling umfasst operative und strategische Komponente: 8 das strategische Multi-Projektcontrolling erstellt ein Projekt-Portfolio, indem die durchzuführenden Projekte nach ihrem Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele klassifiziert und ausgewählt werden. 9 Die Aufgabe des operativen Multi- Projektcontrollings besteht neben den bereits erwähnten Projektaufgaben darin, die einzelnen Projekte zu koordinieren sowie die Verteilung der verfügbaren Ressourcen zwischen den einzelnen Projekten zu planen und zu steuern vgl. DIN (1987) Ein Vorgang ist eine Aktion mit einem Anfangs- und einem Endtermin, vgl. (2002), S.430 vgl. Werners (2000), S.422 vgl. (2002), S.127 vgl. Schön (2003), S.107 vgl. Schmalenbach (2002), S.283 vgl. Schmalenbach (2002), S.283 vgl. Kaubla/Dittler (2001), S vgl. Kaubla/Dittler (2001), S vgl. Schön (2003), S.107, Nastansky/Haberstock (1999), S.488

7 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 2 2 Allgemeines zu MS Project MS Project gehört zur erweiterten Office-Familie 11 von Microsoft und ist eine spezialisierte Projektmanagementsoftware. 12 Zweck des Programms ist die datentechnische Unterstützung der Planung, Steuerung, Überwachung und Auswertung von Projekten. 13 Die Stärke von MS Project liegt in der Berechnung von Terminen und Ressourcenkapazitäten sowie der Darstellung der Projektinformationen in einer Vielzahl von veränderbaren Ansichten zur Projektüberwachung. 14 Dadurch wird die Aufgabe des Projektcontrollings erheblich vereinfacht, ein Projekt zu koordinieren und gezielt darüber zu informieren. Jedoch bedarf es einer sauberen Eingabe der Daten, sowohl in der Planungs- als auch in der Durchführungsphase. Aus diesem Grund ist die Planung mit MS Project in meiner Seminararbeit ähnlich stark gewichtet wie die Überwachungsinstrumente von MS Project. Die korrekte Eingabe des Fortschritts von langandauernden Vorgängen in der Durchführungsphase ist diffizil, da die Meldung, ein Vorgang sei bspw. zu 70% erledigt, lediglich den Wert einer subjektiven Meinung hat und erst bei Beendigung des Vorgangs relativ sicher gesagt werden kann, sein Fortschrittsstatus ist 100%. 15 Jedoch garantiert auch der technisch versierteste Umgang mit der Software einem Projekt keinen Erfolg, da eine klare Zielsetzung sowie sorgfältige Planung und Vorbereitung von ihr nicht durchgeführt werden kann. 16 Hierfür werden die individuellen Fähigkeiten des Projektteams benötigt. 17 Projekte werden mit dem Kopf gemacht, nicht mit der Software zu MS Office gehören standardisierte Softwareprogramme wie MS Word und MS Excel, vgl. (2002), S vgl. Nastansky/Haberstock (1999), S vgl. (2002), S vgl. Nastansky/Haberstock (1999), S vgl. (2002), S vgl. (2002), S vgl. (2002), S (2002), S.113

8 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 3 3 Der Einsatz von MS Project in den Phasen der Projektplanung 3.1 Vorgehensplanung Konzeption eines Projektstrukturplans (PSP) Ein PSP ist die hierarchische Darstellung eines Projekts über mehrere Gliederungsebenen, hierbei wird das Projekt systematisch in Phasen unterteilt und diese in Vorgänge zerlegt. 19 Er beinhaltet die Basisinformationen für die weiteren Schritte der Projektplanung wie Ablauf-, Termin- und Ressourcenplanung. 20 In MS Project wird die Vorgangshierarchie durch Sammelvorgänge ausgedrückt, die mit ihren Teilvorgängen jeweils eine Projektphase bilden Festlegung der Meilensteine Meilensteine markieren den Beginn und das Ende eines Projekts sowie wichtige Zwischenziele zur Erreichung des Projektziels wie bspw. den Abschluss von Hauptphasen. 22 Da Meilensteine lediglich Kontrollpunkte zur Überwachung des Projektfortschritts darstellen, werden sie in MS Project durch die Eingabe einer Vorgangsdauer Null zugewiesen Terminplanung Kalendereinstellungen Bevor MS Project mit der Terminplanung beginnen kann, müssen Ausgangswerte zum Kalkulieren von Terminen bekannt sein. 24 Im Dialogfeld Projektinfo 25, das stets beim Öffnen eines neuen Projektdokuments erscheint, wird bestimmt, ob der Terminplan vom Anfangs- oder Endtermin berechnet werden soll. Ist der Starttermin des Projekts vorgegeben, wird durch Vorwärtsrechnung ein Endtermin ermittelt (progressive Terminplanung), existiert ein vorgesehener Endtermin, errechnet sich durch Rückwärtsrechnung der spätest mögliche Starttermin (retrograde Terminplanung) vgl. Hayek, A. (1993), S vgl. Schmalenbach (2002), S vgl. Doucette (2000), S vgl. Doucette (2000), S.49, Pyron (2001), S vgl. (2002), S.424, Doucette (2000), S vgl. (2002), S bei allen kursiv formatierten Begriffen handelt es sich um einen MS Project spezifischen Ausdruck 26 vgl. Birker (1995), S.50

9 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 4 Damit MS Project die eingegebene Dauer der Vorgänge (s.u.) korrekt berechnen kann, muss in den Kalenderoptionen definiert werden, wie viele Stunden ein Arbeitstag bzw. eine Arbeitswoche umfassen soll und wie viele Tage in einem Monat gearbeitet wird. Standardmäßig eingestellt sind acht Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche und 20 Tage pro Monat. 27 Der Terminplan für Vorgänge und Ressourcen hat die in einem Basiskalender hinterlegten Arbeitstage und zeiten zur Grundlage. MS Project enthält drei Basiskalender: 28 Der Standardkalender definiert als Arbeitszeiten Montag bis Freitag 8 12 Uhr und Uhr Der 24-Stunden-Kalender enthält keine arbeitsfreien Tage und hat pro Tag 24 Arbeitsstunden Der Nachtschicht-Kalender definiert Montag bis Samstag 23 3 Uhr und 4 8 Uhr als Arbeitszeit Jeder der Kalender kann den unternehmensspezifischen Arbeitszeiten angepasst werden, außerdem müssen in jedem Kalender Feiertage als arbeitsfreie Tage manuell eingegeben werden, da standardmäßig keine Feiertage definiert sind Dauer eines Vorgangs Zur Aufstellung eines Terminplans ist es zwingend notwendig, den Zeitumfang für die Bearbeitung jedes Vorgangs einzuschätzen. 30 In MS Project kann die Dauer in fünf Zeiteinheiten eingegeben werden: Minuten, Stunden, Tage, Wochen und Monate. 31 Das Programm berechnet danach die Termine, indem es die im Kalender definierte Arbeitszeit verwendet. 32 Beginnt die Arbeit eines Vorgangs an einem Freitag um 8 Uhr und soll zwei Tage dauern, plant Project für den Vorgang die nächsten 16 verfügbaren Arbeitsstunden für den Vorgang ein, d.h. der Vorgang endet am Montag um 17 Uhr, da Samstag und Sonntag standardmäßig arbeitsfreie Tage sind Verknüpfen der Vorgänge Die meisten Vorgänge können nicht beliebig während des Projektzeitraums durchgeführt werden, sondern hängen von anderen Vor- 27 vgl. Pyron (2001), S zu den folgenden Ausführungen vgl. Pyron (2001), S.122f 29 vgl. Pyron (2001), S.124, Doucette (2000), S vgl. Doucette (2000), S vgl. Pyron (2000), S zu den folgenden Ausführungen vgl. Pyron (2000), S.114f.

10 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 5 gängen ab. 33 Somit haben sie Vorgänger und Nachfolger, die Einfluss auf ihren Anfangs- oder Endtermin haben. 34 Damit das Programm die Reihenfolge der abzuarbeitenden Vorgänge kennt und bei jeglicher Veränderung neue Termine berechnen kann, müssen die Beziehungen zwischen den Vorgängen definiert werden. 35 MS Project kennt vier mögliche Verknüpfungsarten: Ende-Anfang (EA) Anfang-Anfang (AA) Ende-Ende (EE) Anfang-Ende (AE) EA-Verknüpfungen sind standardmäßig in MS Project angelegt. 36 Sie besagen, dass ein nachfolgender Vorgang frühestens beginnen kann, wenn der Vorangegangene beendet wurde. Bei einer AA- Beziehung kann der Nachfolger bereits beginnen, sobald der Vorgänger beginnt, während bei einer EE-Beziehung der vorangegangene Vorgang beendet sein muss, bevor der nachfolgende ebenfalls beendet werden kann. AE-Beziehungen bedeuten, dass der Nachfolger nicht beendet werden kann, bevor der Vorgänger startet. Diese Art von Verknüpfung ist in der Praxis ohne Bedeutung. 37 Abb. 1: Die vier Verknüpfungsarten im Balkendiagramm (Gantt) Pufferzeiten Nach der Eingabe der Dauer und dem Verknüpfen der Vorgänge besteht in MS Project die Möglichkeit, in der Tabelle Berechnete Termine die errechneten und die spätest möglichen Anfangs- und Endtermine sowie die freie und gesamte Pufferzeit eines jeden 33 vgl. Doucette (2000), S vgl. Pyron (2001), S zu den folgenden Ausführungen vgl. (2002), S.116f. 36 zu den folgenden Ausführungen vgl. Doucette (2000), S (2002), S.116

11 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 6 Vorgangs anzuzeigen. 38 Die gesamte Pufferzeit gibt den Zeitraum an, wie lange sich ein Vorgang verzögern kann, ohne dass daraus Auswirkungen auf den Projektendtermin entstehen, die freie Pufferzeit definiert den Zeitabstand, den ein Vorgang verschoben werden kann, ohne einen anderen Vorgang zu beeinflussen. 39 Ein freier Puffer kann einem Vorgang direkt zugefügt werden, indem der Anfangstermin des nachfolgenden Vorgangs an einem späteren Datum manuell eingegeben wird. Indirekt ist es möglich, indem einem Vorgang weitere Ressourcen zugewiesen werden, Verknüpfungen geändert oder die Vorgangsdauer verlängert wird. 40 Durch Zuweisung eines Zeitabstandes bei Vorgangsverknüpfungen kann eine Art Puffer festgelegt werden. Dieser Zeitabstand kann in einer Zeiteinheit oder einem Prozentwert vom Vorgänger angegeben werden und positiv (Vorlauf) oder negativ (Überlappung) sein. 41 Das Programm versteht diese Methode jedoch nicht als Puffer und subtrahiert den Zeitabstand vom Gesamtpuffer, da er einen anderen wichtigen Sinn haben könnte. 42 (z.b. Trocknen einer Grundierung, bevor Farbe aufgetragen werden kann 43 ) Der kritische Weg Die Folge von kritischen Vorgängen vom Projektbeginn bis zum Projektende wird als kritischer Weg bezeichnet. 44 Ein Vorgang ist kritisch, wenn eine Verschiebung oder Verzögerung des Vorgangs zu einer Verspätung des geplanten Projektendtermins führt, sein Gesamtpuffer also einen Wert von Null hat. Diese Vorgänge müssen besonders überwacht werden, um den geplanten Projektendtermin nicht zu gefährden. Der kritische Weg kann in MS Project in diversen Ansichten oder durch Filter angezeigt werden, die in Kapitel 4 dieser Seminararbeit ausführlicher behandelt werden. 3.3 Kapazitätsplanung In den Ressourcenpool wird die Gesamtheit der Personen (Arbeitsressourcen) und Ausrüstung (Materialressourcen) eingegeben, die für das Projekt verfügbar sind und Vorgängen zugeordnet werden können. 45 Wird ihm eine Arbeitsressource zugefügt, muss die ma- 38 vgl. Doucette (2000), S vgl. Pyron (2001), S vgl. (2002), S vgl. Doucette (2000), S vgl. (2002), S vgl. Pyron (2001), S zu den folgenden Ausführungen vgl. Werners (2000), S vgl. Doucette (2000), S.102

12 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 7 ximale Anzahl an Ressourceneinheiten angegeben werden. 46 Dabei handelt es sich um einen Prozentwert, z.b. 50%, wenn ein einzelner Mitarbeiter halbtags für das Projekt abgestellt wird, oder 800%, wenn es sich um eine Gruppenressource aus acht Mitarbeitern handelt. 47 Abb. 2: Zuordnung von Ressourcen Wird eine Arbeitsressource einem Vorgang zugeordnet, muss ebenfalls die zugeordnete Einheit eingegeben werden. Als Standard verwendet MS Project die Einheit 100%, d.h. eine Person ist während der Vorgangsdauer 100% ihrer Arbeitszeit dem Vorgang zugeordnet. 48 Da eine Ressource mehreren Vorgängen zugeordnet werden kann, die eventuell parallel laufen, besteht die Gefahr, einer Ressource mehr Arbeit (in Einheit) zuzuordnen als von ihr bewältigt werden kann (maximale Einheit), sie somit zu überlasten. 49 Der Materialressourcenverbrauch eines Vorgangs kann auf zwei verschiedene Arten angegeben werden: entweder durch eine feste Anzahl an verbrauchten Einheiten für die Ausführung eines Vorgangs (festgelegter Verbrauchssatz) oder die Anzahl der verbrauchten Einheiten in Abhängigkeit von der Vorgangsdauer (variierender Verbrauchssatz). 50 Mit Hilfe des Tools Kapazitätsabgleich können Arbeitsressourcenüberlastungen identifiziert und beseitigt werden. 51 In diesem 46 vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S vgl. Doucette (2000), S vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S.385

13 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 8 Dialogfeld kann definiert werden, wie genau auf Überlastungen geachtet werden soll. Entscheidet man sich bspw. für Woche, erscheint neben dem Ressourcennamen kein Indikator, wenn der Ressource an einem Tag mehr Arbeit zugeteilt wurde, als sie an diesem erledigen kann, da sie es innerhalb einer Woche ausgleichen kann. 52 Die automatische Beseitigung einer Überlastung kann MS Project nur durch die Berechnung von Verzögerungen bewerkstelligen, was kritisch ist, da hierdurch der Endtermin verschoben wird. 53 Aus diesem Grund sollte stets manuelle Abgleichsberechnung aktiviert sein. 54 Manuell kann eine Ressourcenüberlastung durch die Auswahl einer Ersatzressource oder Erhöhung der Ressourcenverfügbarkeit ausgeglichen werden Kostenplanung MS Project berechnet die Gesamtkosten für ein Projekt bottom-up, d.h. es werden die Kosten jedes Teilvorgangs aus festen Kosten und Kosten für Ressourcen ermittelt und addiert. 56 Die Kosten für die Arbeitsressourcen berechnet MS Project, indem die Arbeitsstunden für einen Vorgang mit dem hinterlegten Standardsatz für die benötigte Ressource multipliziert werden. 57 Dieser Standardsatz kann in Kosten pro Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat oder Jahr eingegeben werden. Die Kosten für die Materialressourcen eines Vorgangs errechnen sich durch die Multiplikation der verbrauchten Einheiten mit dem definierten Standardsatz vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S.392ff. 56 vgl. Doucette (2000), S vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S.273

14 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 9 4 Technische Instrumente zur Projektüberwachung in MS Project 4.1 Die Überwachung mit Hilfe von Ansichten Ansichtsarten Eine Ansicht zeigt eine bestimmte Menge an Projektinformationen über Vorgänge, Ressourcen oder deren Zuordnungen in einem bestimmten Format an. 59 MS Project unterscheidet die folgenden Ansichtsarten: Diagramme stellen Informationen grafisch dar Tabellen stellen Daten von Vorgängen oder Ressourcen in Zeilen und Spalten dar Masken enthalten detaillierte Informationen zu einem einzigen Vorgang oder einer einzigen Ressource Tabellen und Masken Insgesamt gibt es in MS Project 25 vordefinierte Tabellen, 15 Vorgangs- und zehn Ressourcentabellen, die jeweils eine spezielle Sicht auf das Projekt bzw. die Ressourcen geben. Auf den Inhalt jeder einzelnen Tabelle kann aus Gründen des Umfangs der Seminararbeit nicht näher eingegangen werden. Von den Vorgangstabellen möchte ich die Überwachungstabelle erwähnen, in der alle tatsächlichen, aktuellen Daten (Anfangs-, Endtermin, Dauer, Kosten, Arbeit) angezeigt und eingegeben werden können sowie die Kostentabelle, in der die geplanten und tatsächlichen Kosten gegenübergestellt werden. 60 Die Abweichungstabelle zeigt und berechnet dagegen lediglich die Terminplanabweichungen. Wie die drei oben genannten Beispiele zeigen, sind die Tabellen in MS Project sehr speziell und zeigen jeweils nur einen Teil der gewünschten Überwachung oder Abweichung. Es besteht jedoch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Tabellen zu erstellen, die nach den Wünschen des jeweiligen Anwenders aufgebaut sind. 61 Eine Maske ist wie ein Formular aufgebaut und erfüllt ihren Zweck am Besten, wenn sie im unteren Teil einer Ansichtskombination 62 angezeigt wird. 63 Sie stellt dann Zusatzinformationen zu 59 zu den folgenden Ausführungen vgl. MS Project 2000-Hilfe Alles über Ansichten 60 vgl. Doucette (2000), S.140f. 61 vgl. Doucette (2000), S Kombination aus zwei verschiedenen Ansichten, vgl. Doucette (2000), S zu den weiteren Ausführungen vgl. MS Project-Hilfe Maskenansichten

15 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 10 dem im oberen Bereich (z.b. Tabelle, Balkendiagramm) ausgewählten Vorgang oder Ressource dar und erleichtert die Eingabe und Überwachung der Detailinformationen Diagramme Balkendiagramm (Gantt) 64 Das Balkendiagramm (Gantt) wird standardmäßig in MS Project geöffnet. Auf der linken Seite befindet sich die Tabelle: Eingabe mit den einzelnen Vorgängen, Vorgangsdauern und Terminen, auf der rechten Seite die grafische Darstellung der zeitlichen Abläufe der Vorgänge als horizontale Balken, 65 wobei die Länge der einzelnen Balken dem Zeitbedarf des jeweiligen Vorgangs entspricht. 66 Als Tabelle kann jede der 15 Vorgangstabellen angezeigt werden, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Das Balkendiagramm (Gantt) enthält wesentliche Informationen zur Überwachung eines Projekts: 67 der Vorgangsfortschritt wird mit einer horizontalen schwarzen Linie innerhalb des Vorgangsbalkens gekennzeichnet, die verschiedenen Vorgangsbeziehungen werden durch Pfeile dargestellt und die zugeordneten Ressourcen werden mit ihrer Einheit 68 hinter dem Vorgangsbalken angegeben. Abb. 3: Darstellung des Projektfortschritts im Balkendiagramm (Gantt) 69 Neben dem Balkendiagramm (Gantt) gibt es vier weitere Balkendiagramme (Abgleich, Einzelheiten, Überwachung, Balkenrollup) in MS Project. Das Überwachungsbalkendiagramm wird in Kapitel 4.2 näher erläutert, auf die anderen kann aus Gründen des vorgegebenen Umfangs der Seminararbeit nicht eingegangen werden. 64 Benannt nach Henry Gantt ( ) (vgl. Doucette (2000) S.142), er führte die Verwendung von grafischen Leisten auf einer Zeitskala ein (vgl. Pyron (2001), S.50) 65 vgl. Doucette (2000), S Hayek S zu den folgenden Ausführungen vgl. Doucette (2000) S.142 ff 68 sofern es sich nicht um die Standardeinheit 100% handelt 69 in Anlehnung an Doucette (2000), S.145

16 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite Netzplandiagramm Um einen Überblick über die Planungsstruktur und den Ablaufplan eines Projektes in Unabhängigkeit von den zeitlichen Bedingungen zu gewinnen, erweist sich die Ansicht Netzplandiagramm als sehr geeignet. 70 Dabei handelt es sich um einen Vorgangsknotenplan, indem die Vorgänge als Knoten und die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Knoten als Pfeile dargestellt werden. 71 Zur besseren Identifikation werden Sammelvorgänge als Parallelogramm, Teilvorgänge als Rechteck und Meilensteine als Sechseck dargestellt. 72 Ist ein Vorgang kritisch, wird der Knoten rot formatiert, andernfalls blau. Werden zwei kritische Vorgänge miteinander verknüpft, wird die Verknüpfungslinie ebenfalls in roter Farbe angezeigt. In den Knoten werden bestimmte, benutzerdefiniert erweiterbare, Informationen zu einem Vorgang wie Anfang- und Endtermin sowie Dauer angezeigt. Abb. 4: Teilvorgangsknoten im Netzplandiagramm Schwächen des Netzplandiagramms sind die fehlende Orientierung am Terminkalender, die Einheitlichkeit der Knoten (ein eintägiger Vorgang erscheint wie ein 40-tägiger Vorgang), die Unübersichtlichkeit des Netzplans am Bildschirm und die Unhandlichkeit bei einem Ausdruck durch sehr großflächige Pläne vgl. (2002) S vgl. (2002) S zu den folgenden Ausführungen vgl. Pyron (2001), S vgl. (2002) S.246

17 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 12 Abb. 5: Netzplandiagramm Kalenderansicht In der Kalenderansicht werden die Vorgänge des Projekts als Leiste mit ihrem Namen und ihrer Dauer in einem Tageskalenderformat angezeigt. 74 Sie ist nicht für die Erstellung komplexer Projekte geeignet, sondern dient dem Anzeigen und Ausdrucken von Zeiträumen, an welchen Vorgänge abgeschlossen sein müssen. 75 Da die Kalenderansicht im Vergleich zu dem Balken- und Netzplandiagramm hinsichtlich der Übersichtlichkeit und der nicht erkennbaren Projektstruktur (Sammelvorgänge werden standardmäßig nicht angezeigt 76 ) deutliche Nachteile hat, wird sie in dieser Seminararbeit nicht näher behandelt Der Basisplan als Grundlage der Projektsteuerung Der Abschluss der Projektplanung wird MS Project durch das Abspeichern eines Basisplans signalisiert. Er ist eine wesentliche Voraussetzung für das Überwachen des Projektfortschritts, da die in der Planung geschätzten Vorgangsdauern und Kosten als Referenzwerte erfasst, mit den aktualisierten Projektinformationen verglichen und Abweichungen berechnet werden. 77 In den Basisplan gehen alle Informationen ein, die vor dessen Abspeichern eingegeben wurden. 78 Alles, was danach eingegeben wird, ist Gegenstand und Informationsgehalt des aktuellen Plans. 74 vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S vgl. Pyron (2001), S vgl. MS Project 2000-Hilfe Alles über Basispläne ; Gründe für das Erstellen eines Basisplans 78 zu den folgenden Ausführungen vgl. (2002), S.230

18 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 13 Abb. 6: Darstellung aktueller Plan-Basisplan im Balkendiagramm: Überwachung 79 Im Balkendiagramm: Überwachung werden die Basisplandaten mit dem aktuellen Status der Vorgänge verglichen und grafisch dargestellt. Die Eingabe des Fortschritts eines noch nicht abgeschlossenen Vorgangs kann auf drei Weisen erfolgen: 80 Durch Eingabe im Feld Prozent abgeschlossen wird geschätzt, wie weit ein Vorgang prozentual bereits abgeschlossen ist. Im Feld Aktuelle Dauer wird die Summe der Zeit eingetragen, die eine oder mehrere Ressourcen bereits mit dem Vorgang beschäftigt waren. Verbleibende Dauer ist die Schätzung, wie viel Zeit für die Fertigstellung des Vorgangs noch benötigt wird. Es genügt MS Project, einen der drei Werte einzugeben, die beiden anderen werden daraus ermittelt. Werden sowohl in aktuelle als auch in verbleibende Dauer Werte eingetragen, versteht das Programm, ein Vorgang hat bereits einige Zeit beansprucht und wird noch eine bestimmte Zeit dauern, und ändert auf Grund dieser Information die Dauer im aktuellen Plan. 4.3 Filter Eine einfache Methode der Auswertung von Projektdaten ist die Verwendung von Filtern. Hierbei kann eine Reihe von Kriterien wie z.b. kritisch, Kosten größer als... oder sollte anfangen bis... im Filterfeld ausgewählt werden, die bestimmen, welche Vorgangsoder Ressourcendaten in einer Ansicht angezeigt oder hervorgehoben werden sollen. 81 In ausgedruckter Form kann eine Filterung als Bericht verwendet werden in Anlehnung an Doucette (2000), S zu den folgenden Ausführungen vgl. Pyron (2001), S. 532f. 81 vgl. MS Project 2000-Hilfe Filterdefinition" 82 vgl. (2002), S.301

19 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite Berichte Die Hauptaufgabe des Projektcontrollings besteht, wie bereits in den Grundlagen erwähnt, in der Verteilung der Projektinformationen mit Hilfe eines Projektberichtswesens und der Projektdokumentation. 83 Es erweckt den Anschein, dass diese Aufgabe durch das Verwenden des Berichtsmoduls in MS Project mit 22 vordefinierten Berichten in fünf verschiedenen Kategorien sowie der Möglichkeit der Erstellung benutzerdefinierter Berichte wesentlich vereinfacht ist. 84 Die Quelle kritisiert die MS Project Berichte jedoch als zu unübersichtlich und zu unflexibel und empfiehlt daher ihre Benutzung nur sehr eingeschränkt. 85 Da der Großteil der in MS Project erzeugbaren Tabellen und Ansichten in eine berichtsähnliche Form gebracht und ausgedruckt werden kann, demnach also auch als Bericht fungieren kann, erwähne ich die vordefinierten Berichte nur in ihren Grundzügen. 86 Die fünf Berichtskategorien sind: Übersicht Diese Berichte liefern allgemeine Projektinformationen wie kritische Vorgänge oder Meilensteine. Vorgangsstatus Hier kann zwischen sechs Vorgangszustandsberichten gewählt werden wie bspw. Vorgänge in Arbeit oder verspätete Vorgänge. 87 Kosten In dieser Kategorie befinden sich sowohl allgemeine Kostenberichte (Vorgangskosten 88 und Kostenrahmen 89 ) als auch Berichte über Kostenüberschreitungen von Vorgängen oder Ressourcen sowie ein Kostenanalysebericht 90. Ressourcen Hierunter befinden sich Berichte, welche die Ressour- 83 vgl. Schmalenbach (2002), S vgl. (2002), S vgl. (2002), S.291, (2002) S vgl. (2002), S Ein hilfreiches, nicht ausdruckbares Überwachungsdialogfeld für einen schnellen Projektüberblick ist die Projektstatistik. Diese Informationen sind im Bericht Projektübersicht der Kategorie Übersicht zu finden und können so ausgedruckt werden. vgl. Pyron (2001), S Der Bericht verspätete Vorgänge erstellt eine Liste von Vorgängen, deren Anfangstermin sich verschoben hat, verzögerte Vorgänge liefert eine Vorgangsliste mit Endterminverschiebungen. Vgl. Doucette (2000), S Darstellung der Projektkosten über einen bestimmten Zeitraum: Vgl. Doucette (2000), S Darstellung von Kosteninformationen wie geplante und aktuelle Kosten sowie Abweichungen. Vgl. Doucette (2000), S Auf die Kostenanalyse kann aus Platzgründen nicht näher eingegangen werden, ihr Ziel ist es, die Ursache von Kostenüberschreitungen zu ermitteln. Vgl. Pyron (2001), S.555

20 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 15 cenzuordnungen oder Ressourcenüberlastungen anzeigen. Arbeitsauslastung Ein Bericht stellt die Vorgänge und seine zugeordneten Ressourcen (Vorgangszuordnungen), der andere die Ressourcen und zugeordnete Vorgänge (Arbeitsauslastung nach Ressourcen) mit Zeitphasendaten dar.

21 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 16 Literaturverzeichnis Arbeitskreis Externe und interne Überwachung der Unternehmung der Schmalenbach-Gesellschaft für Betriebswirtschaft Köln (2002) Projekte, Projektorganisation und Projektüberwachung, in: Der Betrieb 6/2002, S Birker, Klaus (1995) Projektmanagement, Berlin, 1995 DIN (1987) Projektwirtschaft Projektmanagement - Begriffe, Berlin, 1987 Doucette, Martin (2000) MS Project 2000 für Dummies, Bonn, 2000 Hayek, Asad (1993) Projektmanagementsoftware, Köln, 1993 Kauba, Norbert / Dittler, Gerhard (2001) Nutzenbewertung von Projekten, in: Controlling 2/2001, S MS Project 2000 Hilfe Alles über Ansichten Alles über Basispläne Filterdefinition Maskenansichten Nastansky, Ludwig / Haberstock Philipp (1999) Der Einsatz Groupware - basierter Multiprojektmanagement- Systeme im Controlling, in: Controlling, 10/1999, S Pyron, Tim (2001) MS Project 2000 in 21 Tagen, München, 2001

22 Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling Seite 17 Schön, Dietmar (2003) Controlling-Lexikon Projekt-Controlling, in: Controlling, 2/2003, S Werners, Brigitte (2000) Projektsteuerung durch die Zuweisung von Vorgangspuffern, in: WiSt 8/2000 S (2002) Projektmanagement und MS Project, Berlin, 2002 hierbei handelt es sich nicht um eine Internetadresse, sondern um die einzige Autorenangabe

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