Projektmanagement einführen und etablieren

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1 Projektmanagement einführen und etablieren Erfolgreiches und professionelles Projektmanagement zeichnet sich durch eine bewusste und situative Auswahl relevanter Methoden und Strategien aus. Das Unternehmen gibt den Handlungsrahmen, die Projektmanagement-Strategie vor. Innerhalb dieses Handlungsrahmens agieren die Projektmitarbeiter. Die Projektmanagement-Strategie formuliert klare zu erwartende Ergebnisse (Erfolgskriterien), die das Unternehmen erreichen will. Diese Vorgaben dienen zur Umsetzung der Unternehmens- und Projektmanagement-Strategie, zur Entwicklung des Projektpersonals, zur Gestaltung der Projektaufbau- und ablauforganisation und als Rahmen für die zu erwartenden Veränderungen. Ich berate und begleite Unternehmen auf ihrem Weg zum erfolgreichen Projektmanagement. Dazu gehören folgende Schritte: Projektmanagement-Strategie (Handlungsrahmen) entwickeln und implementieren Immer wenn es um die Einführung oder Optimierung von Projektmanagement geht, ist auch die Unternehmensstrategie davon betroffen. Projektmanagement, das nicht der Unternehmensstrategie und den Zielen folgt, ist meist zum Scheitern verurteilt da Projekte nicht entsprechend den Unternehmensanforderungen durchgeführt werden. Eine Organisation muss zu Beginn klären, welche Ziele mit Projektmanagement verfolgt werden, wie Projektmanagement sinnvoll in die Unternehmensstrategie eingebunden werden kann und welche Projekte die Strategie unterstützen und somit den Unternehmenserfolg sichern. Zur Erstellung und Sicherung der PM-Strategie empfehle ich folgende Vorgehensweise: Diagnose- und Zielsetzungsworkshop PM-Strategie durchführen Erfolgsfaktoren bestimmen: individuell, branchenspezifisch, projektspezifisch PM-Strategie ausarbeiten, PM-Ziele festlegen und in der Unternehmensstrategie verankern Projektportfolio erstellen: Setzen wir die richtigen Projekte um? Projektbewertungs- und priorisierungskriterien festlegen Kriterien für Projektfreigaben entwickeln

2 Projektmanagement-Prozesse gestalten Es empfiehlt sich PM-Prozesse nach folgenden Gesichtspunkten zu gestalten: Projektmanagement-Prozesse oder abläufe beschreiben die Vorgehensweise zur Durchführung von Projekten. Sie unterstützen die Projektleiter und mitarbeiter bei der Umsetzung, bieten die Möglichkeit Projekte transparent darzustellen, mögliche Schwachstellen schnell zu erkennen und Fehler zu minimieren. Setzen wir unsere Projekte richtig um? PM-Prozesse definieren, festlegen und dokumentieren Projektkennzahlen ableiten und festlegen: Welche Kennzahlen lassen sich für Ihren Unternehmenserfolg ableiten? Die PM-Prozesse in das Qualitätsmanagement-System oder Organisationshandbuch einbinden Projektmanagement-Organisation aufbauen Die PM-Organisation ist quasi das Gerüst für die PM-Strategie und die PM-Prozesse. Die Organisation klärt die Aufgaben, Kompetenzen und die Rollen der Projektmitarbeiter. Mit Hilfe eines PM- Methodenkoffers werden die Projektmitarbeiter bei der Durchführung ihrer Projekte unterstützt. Ein PM-Handbuch beschreibt, wie Projekte in der Organisation umgesetzt werden. Folgende Punkte zur Gestaltung der Projektorganisation sind unerlässlich: Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen der Projektmitarbeiter festlegen Berichts- und Kommunikationswege gestalten Methodenkoffer erstellen: Welche PM-Methoden, Hilfsmittel und Tools werden benötigt? Entwicklung und Implementierung eines PM-Handbuchs

3 Effiziente und flexible Organisationsformen für das Projektmanagement definieren und etablieren z.b. Projektmanagement-Office (PMO), Projektoffice (PO), Projektportfoliomanagement Projektpersonal qualifizieren und begleiten Qualifizierte Mitarbeiter sind das A und O eines erfolgreichen Unternehmens. Der Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern steigt. Durch eine bedarfsgerechte Ausbildung der Mitarbeiter im Projektmanagement erreichen Sie ein gemeinsames Projektmanagement-Verständnis, Ihre Projektmanagement-Strategie und Ziele sind den Mitarbeitern transparent. Sie sprechen eine gemeinsame Sprache. Zur Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter im Projektmanagement empfehle ich folgende Schritte: Konzept für die Projektpersonalentwicklung erstellen und mit der Strategie abstimmen Projektanforderungsprofile definieren Qualifizierung durch Kurzseminare, individuelle Workshops, Lehrgänge nach dem 4-Stufen- Zertifizierungsprogramm der IPMA (International Project Management Association) Erfolgreiche Projektteams aufbauen und weiterentwickeln Trainings und Coaching direkt im Projekt (s. auch Coaching Fähigkeiten und Kompetenzen gewinnbringend einsetzen ) Projekt- und Projektmanagementcontrolling implementieren Erfolgreiche Unternehmen stellen regelmäßig ihr Projektmanagement auf dem Prüfstand: Stimmen die Projektziele noch mit unserer Unternehmensstrategie überein? Haben wir unsere Prozesse im Griff? Wurden unsere PM-/Projektziele erreicht? Welche unserer Projekte waren erfolgreich und welche weniger? Sind unsere Projektmitarbeiter ausreichend qualifiziert? Was können wir zukünftig noch besser machen? Durch regelmäßiges Controlling und der Durchführung von Projektmanagement-Reviews identifizieren Sie Kennzahlen und Erfahrungswerte und Sie erkennen Ihre wichtigsten Erfolgsfaktoren in dem Sie: Ihre Projekte regelmäßig überwachen und steuern Ihre Projekte bewerten und benchmarken (mit den besten Projekte vergleichen) Ihre Projekte auswerten und Lessons Learned generieren Ihre wichtigsten Erfolgsfaktoren und Kennzahlen ermitteln und Ihre PM-Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand stellen

4 Veränderungsprozesse im Projektmanagement begleiten Die Einführung oder Optimierung von Projektmanagement in Organisationen läuft meist nicht ohne Veränderungen statt. Es werden Prozesse auf den Prüfstand gestellt, verändert oder angepasst, neue Funktionen oder Verantwortlichkeiten werden definiert, an die Projektmitarbeiter werden geänderte Anforderungen gestellt usw. Die Kunst besteht also darin, den Veränderungsprozess effektiv zu gestalten und die Menschen, ggf. auch in schmerzhaften Prozessen, mitzunehmen. Es gilt die Veränderungen ziel- und ergebnisorientiert zu steuern und einen ganzheitlichen Blick zu bewahren. Bei der Einführung von Projektmanagement fragen wir grundsätzlich, welche Veränderungen sind erkennbar und was können wir tun, um diesen Veränderungen adäquat zu begegnen. Die Umsetzung geschieht in fünf aufeinanderfolgenden Schritten: 1. Veränderungen erkennen 2. Veränderungen verstehen 3. Veränderungen gestalten 4. Veränderungen umsetzen und 5. Veränderungen stabilisieren (s. auch Stabilität durch Wandel )

5 Projekte erfolgreich realisieren: Interims-Projektleitung und/oder Unterstützung der Projektleiter/-Innen in der Projektumsetzung Kundenanfragen, externe gesetzliche Vorgaben, Probleme die gelöst werden sollen, Ideen die umgesetzt werden usw. Alle diese Impulse oder Auslöser können in Ihrem Unternehmen ein Projekt anstoßen. Die frühzeitige Klärung ob dieses Vorhaben tatsächlich ein Projekt ist und welchen Beitrag es zum Unternehmenserfolg liefert gehört in der Projektinitialisierung dazu. Ich unterstütze Sie über alle Projektmanagementphasen (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss) hinweg bei der Umsetzung Ihrer Projekte in dem ich Ihre Projektleiter und leiterinnen begleite, berate und coache. (s. auch Projekte erfolgreich realisieren ) Meine Vorgehensweise: In meiner Beratung setze ich das Instrument des Visual Facilitating ein. Erfahrungen haben gezeigt, dass Menschen besser zusammenarbeiten, wenn sie z.b. eigene Prozesse graphisch verfolgen und Zusammenhänge visuell erfassen können. Projektmeetings, Trainings, Workshops usw. werden dadurch effizienter, lebendiger und beteiligungsorientierter. Sabine Peipe Unternehmensberatung Projekt- und Veränderungsmanagement Hauptstraße 29a Bönnigheim Telefon: Fax:

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