Bundesarchiv - Behördenberatung Elektronische Akten

Transkript

1 Bundesarchiv - Behördenberatung Elektronische Akten Auftaktveranstaltung Berlin 13. September 26

2 Gliederung Einführung: Das Bundesarchiv Bundesarchiv-Behördenberatung Elektronische Akten Auswertung der Fragebogenaktion

3 Das Bundesarchiv...ist das Archiv der Bundesverwaltung....hat den gesetzlichen Auftrag, Archivgut des Bundes auf Dauer zu sichern, nutzbar zu machen und wissenschaftlich zu verwerten.

4 Standorte des Bundesarchivs Dienststellen im Großraum Berlin Hauptdienststelle Koblenz Abteilung Z, G, B und FA Lichterfelde: Abt. R, DDR, Stiftung Zwischenarchiv Hoppegarten Filmarchiv Berlin Zwischenarchiv St. Augustin Erinnerungsstätte für die Freiheitsbewegung in der Deutschen Geschichte St. Augustin Koblenz Bayreuth Lastenausgleichsarchiv Rastatt Ludwigsburg Abteilung Militärarchiv Freiburg Außenstelle Ludwigsburg

5 Bundesarchivgesetz 6. Januar 1988, zuletzt geändert durch 13 Abs. 2 des Informationsfreiheitsgesetzes vom 5. September 25 ( Beratung der Bundesbehörden bei der Schriftgutverwaltung

6 Partner in der Schriftgutverwaltung Beratung in allen Fragen der Schriftgutverwaltung, insbesondere bei der -Erstellung und Überarbeitung von Aktenplänen -Aussonderung -Einführung elektronischer Akten/ Vorgangsbearbeitung

7 Eine gut funktionierende Schriftgutverwaltung......ist wirtschaftlich (Geld, Zeit und Platz),...ist organisatorisch fest eingebunden,...ist die Voraussetzung für die Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitung und...führt zu guter Akzeptanz im Hause.

8 Gliederung Einführung: Das Bundesarchiv Bundesarchiv-Behördenberatung Elektronische Akten Auswertung der Fragebogenaktion

9 Ansprechpartner Oberste Organe der Staatsführung...Lars Amelung Inneres, Justiz, Bundesverfassungsgericht...Kerstin Schenke Finanzen, Wirtschaft, Verkehr, Ernährung und Landwirtschaft, Verbraucherschutz, Wirtschaftliche Zusammenarbeit, Geld und Kredit, Post, Personalund Versorgungsakten...Andrea Martens Wissenschaft und Forschung, Umwelt, Kunst und Kultur, Medien, Arbeit und Soziales, Jugend-, Familien- und Frauenfragen, Gesundheit, Bau- und Wohnungswesen...Vera Zahnhausen BMVg, Führung der Streitkräfte und der Streitkräftebasis, Heer, Luftwaffe, Marine, Sanitätsdienst...Burkhart Reiß Technischer Bereich...Kathrin Schroeder...Marion Teichmann Grundsatzfragen, digitales Archiv...Dr. Andrea Hänger

10 Behördenberatung elektronische Akten bei der Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitungssysteme zu Fragen der elektronischen Aktenführung bei der Umstellung von papiergebundener auf elektronische Vorgangsbearbeitung zur Sicherung der Qualität der Schriftgutverwaltung zur Aussonderung elektronischer Akten zur standardisierten Übergabe an das Bundesarchiv

11 Behördenberatung elektronische Akten Projektbegleitung Konzeptbegleitung Unterstützung von Innerem Dienst und Organisation Schwerpunkte: Aktenpläne Registraturen Erstellen von Bewertungskatalogen Unterstützung bei der Vorbereitung von Aussonderungen elektronischer Akten

12 Gliederung Einführung: Das Bundesarchiv Bundesarchiv-Behördenberatung Elektronische Akten Auswertung der Fragebogenaktion

13 Fragebogen BPrA BMI BAKÖV BAMF BBK BeschA BfDI BISp BKA BKG BpB BSI BVA StBA FHBund AdK ASV BArch BKGE BKH BStU BWBS DHM DNB FFA HdG HI IKGN IKGS KBB KSB OLM PLM St BKAH St Aufarbeitung St HSH St BTHH St KOG St MOB St SM WPLM BMJ BMBF BMWi BAM BFAI BGR BMF BRH BMELV BMZ BMAS BMFSFJ BMG BAG BAST BAW BfG BSH DWD EBA LBA NBA Hannover WNA Helmstedt WSA Braunschweig WSA Hann. Münden WSA Minden WSA Uelzen WSA Verden WSD Mitte WSD Nord WSD NW WSD Ost WSD SW WSD West UBA BPA BMVg

14 Fragebogen oberste Bundesbehörden nachgeordnete Einrichtungen sonstige Stellen 39

15 2.1. Organisation der Schriftgutverwaltung Registraturen dezentrale Registraturen Zentralregistraturen Bearbeiterablagen zentrale Alt- SGV ja zentrale Alt- SGV nein IT-gestützte SGV ja IT-gestützte SGV nein

16 2.2. Aktenordnung, Aktenpläne und -verzeichnisse Aktenordnung nein Aktenordnung ja Intranet Papier sonstige Aktenpläne nein 5 9 Aktenpläne ja elektronisch Papier Aktenverzeichnisse nein Aktenverzeichnisse ja elektronisch Papier

17 2.3. Aufbewahrungsfristen nein ja

18 2.5. Vernichtungsgenehmigungen nein ja

19 2.6. Rechtliche Grundlagen Bundesarchivgesetz ja Bundesarchivgesetz nein GGO ja GGO nein RegR ja RegR nein DIN ISO ja DIN ISO nein

20 3.1. elektronische Akten/ Vorgangsbearbeitungssysteme 45 4 elektronische Akte OB NB ZE 45 4 Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) OB NB ZE elektronische Akte ja elektronische Akte in Teilbereichen 8 1 elektronische Akte in Vorbereitung 21 4 elektronische Akte nein elektronische Akte ja elektronische Akte in Teilbereichen elektronische Akte in Vorbereitung 4 elektronische Akte nein

21 3.2. DOMEA-Konzept entscheidende Hilfe weniger hilfreich nicht berücksichtigt

22 3.3. Verantwortlichkeiten Organisation IT innerer Dienst sonstige

23 3.5. Speicherung Dienstakten VBS File-Server

24 4.1. Aussonderungsverfahren nein 39 ja

25 4.2. Elektronische Verzeichnisse ja nein geplant ja geplant nein

26 4.3. Technische Schnittstelle ja nein geplant ja geplant nein 16

27 4.5. Zwei- oder vierstufiges Verfahren vierstufig zweistufig Unterschied nicht bekannt

28 4.6. Einblick in elektronische Altregistratur nein ja

29 4.7. Bewertungsentscheidungen ja Betreffseinheit alle Gliederungsstufen nein 9 in Planung

30 Was bleibt?

31