Ausbau von Dienstleistungszentren (DLZ) im BMI und seinen GB-Behörden

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1 Ausbau von Dienstleistungszentren (DLZ) im BMI und seinen GB-Behörden Effizienter Staat 2009 Berlin, den 26. Mai 2009 Frau MinDirig n Beate Lohmann

2 Dienstleistungszentrum (DLZ) Shared Service Center (SSC)... ist eine Organisation, die Leistungen im Bereich der Unterstützungsprozesse auf Dienstleistungsbasis im Rahmen einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung für mehrere Organisationseinheiten erbringt

3 Effizienzgewinne Hoch Kosten Effizienz IT-Unterstützung Standardisierung Prozessoptimierung Gering Zentralisation Gering Komplexität / Grad der Veränderung Hoch

4 Optimierungspotentiale durch Shared Service Dezentralisierung Kundenorientierung Standardisierung Zentralisierung Shared Service gering mittel-hoch mittel-hoch mittel hoch gering Effizienz hoch hoch gering Ausrichtung funktionsorientiert prozessorientiert funktionsorientiert

5 Ziele Positive Effekte für. Effizienz Kunden Qualität Mitarbeiter

6 Umsetzungsplan Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen Alle Bundesministerien und die ihnen nachgeordneten Behörden sollen bis spätestens für ihre Querschnittsfunktionen (insbesondere Personalwesen, Haushaltswesen, Beschaffungswesen, IT, Organisation, Innere Dienste) soweit diese unterstützende Tätigkeiten und nicht Entscheidungskompetenzen umfassen kostengünstige, wettbewerbsfähige, kundenorientierte, qualitätsorientierte und transparente Leistungen von Dienstleistungszentren (Shared Service Centern) beziehen können. März

7 Ressortübergreifendes DLZ-Projekt Federführung BMI und BMF Phase 0. Vision SSC Bund 1. Ist-Analyse & Benchmarking 2. Definition Soll-Zustand & Masterplan (Grobkonzept) 3. Feinplanung & Umsetzung Maßnahmen (in Phasen) 4. Stabilisierung Ergebnisse: Organisationsstruktur Validierte Prozesse IT-System & -Infrastruktur Muster für Service-Level-Agreements Erste Wirtschaftlichkeitsrechnung Umsetzungsstrategie, grober Umsetzungsplan Zusammenfassung der Ergebnisse: Machbarkeitsstudie

8 Auftrag gemäß Umsetzungsplan des BMI 7 Projekte (1 x Haushalt, 4 x Personal und 2 x Beschaffung) Beschlüsse: St-Ausschuss am St Dr. Beus und Behördenleiter am

9 IT-Dienstleistungszentren Kabinettbeschluss zur IT-Steuerung in der BV: Das Angebot von IT-Leistungen innerhalb der Bundesverwaltung wird im Ergebnis von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen schrittweise zu leistungsstarken Dienstleistungszentren (DLZ IT) konsolidiert. Prinzip: Trennung von Angebot und Nachfrage IT-Betrieb mit Messung und Abrechung von IT-Leistungen Operative Steuerung und Controlling Optimierung des Produktportfolios Umfassender IT-Service

10 IT-Konsolidierung BMI Es wird ein leistungsfähiger IT-Dienstleister aufgebaut Die IT-Leistungserbringung wird wie folgt gebündelt Basis-IT im DLZ-IT im Rahmen der IT-Konsolidierung Querschnitts-IT im Rahmen der Dienstleistungszentren (SSC) Fach-IT: Kompetenzen verbleiben in den Fachbehörden Der Dienstleister bietet IT-Dienstleistungen auch für Sicherheitsbehörden und perspektivisch auch für andere Ressorts an

11 Rechnungsbearbeitung Inhalt Zentralisierung der Einahmen- und Ausgabenabwicklung Kunden BVA, BBK, StBA, BISp, FHBund und BpB Nutzen Status Qualitäts- und Effizienzssteigerung durch workflow-unterstützte Weiterleitung von Zahlungsbelegen über Buchhaltung an Kundenbehörde abgestimmter Sollprozess mit Kunden stufenweise Umsetzung ab

12 Arbeitszeitmanagement (Zeiterfassung, Zutrittsmanagement, Urlaubsmanagement, Krank- und Gesundmeldeverfahren, Schichtdienstplanung- und abwicklung) Inhalt Kunden Harmonisierung der fachlichen und technischen Anforderungen zur Umsetzung eines modernisierten und überwiegend elektronischen Serviceangebotes BVA, BBK, FHBund, BeschA, THW, BpB, BSI Nutzen Status Entlastung bei vielfach noch vorhandenen manuellen Routinetätigkeiten durch Umsetzung eines modernisierten und überwiegend elektronischen Serviceangebotes Sollprozess mit Kunden im Entwurf abgestimmt Arbeiten zur Realisierung der IT-Unterstützung auf der Basis eines Prototypen (Portal) haben begonnen

13 Personalgewinnung Inhalt Kunden Nutzen Identifizierung und Standardisierung praktikabler Module für ein serviceorientiertes Angebot an künftige Kundenbehörden StBA und BISp Medienbrüche durch Einführung eines Online- Bewerbungsbogens beseitigen Status Schwachstellenanalyse und Definition Sollprozess vor dem Abschluss Umsetzung bis zum

14 Personalberichtswesen Inhalt Einführung eines ressortweiten, standardisierten Berichtswesens und Kassenzahlenmanagements Kunden Nutzen Status BVA, BBK, BMI mit BfDI und BAköV, BSI, BpB und BKA Qualitäts- und Effizienzsteigerung durch zentrale Bereitstellung von Berichtsvorlagen in einem Datawarehouse Ist-Aufnahme vorhandener Berichte und Bedarfsanforderungen abgeschlossen (Ergebnis: hohes Standardisierungspotential) Realisierung Berichtsportal zum

15 Reisevorbereitung Inhalt Kunden Nutzen Aufgabenbündelung im Rahmen der Reisevorbereitung (u. a. Reisemittel festlegen und buchen) StBA, BSI, THW, BAMF Kosteneinsparungen durch Prozessoptimierung und Standardisierung Status Ist-Aufnahme vor dem Abschluss Abstimmung Sollprozess zum Festlegung Umsetzungsplan zum

16 Beschaffung im BMI und im Geschäftsbereich Inhalt Kunden Vereinheitlichung des Beschaffungsprozesses von Standard- und Individualgütern Konsequentere Anwdg. der Beschaffungs-RL BMI, BVA, BBK und BKG Nutzen Rechtssichere, ökonomische und termingerechte Beschaffung Medienbruchfreie Workflow-Unterstützung Status Verzahnung mit Rechnungsbearbeitung Soll-Prozess im Entwurf abgestimmt Umsetzung ab

17 Zeitplan/Meilensteine 2009 Feb/09 März April Mai Juni Juli Rechnungsbearbeitung Arbeitszeitmanagement 5. LA-Sitzung Grundsatz Ist-Aufnahme Personalbeschaffung Personalberichtswesen Reisevorbereitung Beschaffung BMI Sollkonzeption Geschäftsmodell WiBe Beschaffung GB Aufbau Prozessbibliothek Konzeption Prototyp Portal Realisierung Prototyp Portal Grundsatz: Steuerung, Finanzierung, personalwirtschaftliche Umsetzung Change Management

18 Hauptaktivitäten in der Phase Sollkonzeption Prozesse Das Prozessmodell definiert den Aufgabensplitt und die Verantwortlichkeiten von DLZ und Kundenbehörde. Organisation Erarbeiten eines transparenten Rollenkonzepts und Organisationsmodells. Technologie Spezifikation der technischen Anforderungen und Voraussetzungen an die neue SSC Organisation. Standorte Festlegung der Standorte für die DLZ

19 Hauptaktivitäten in der Phase Sollkonzeption Ressortübergreifendes Projekt BMI-O und BMF Personal Regeln für Stellen- und Personaltransfer ins DLZ Finanzierung Leistungsverrechnung zwischen DLZ und Kundenbehörde Rechtliche Aspekte Identifizierung, Umgang und gebenenfalls Anpassung der gesetzlichen Rahmenbedingungen Service Management/Dienstleistungsvereinbarung Beschreibung der Zusammenarbeit zwischen dem DLZ und seinen Kunden im Hinblick auf eine mögliche spätere interne Verrechnung der DLZ-Leistungen. Steuerung Zusammenspiel von Fachaufsicht und Dienstleistungsvereinbarung

20 Vereinbartes Zielmodell für IT-Unterstützung im DLZ Portal als zentraler Zugriffspunkt tagesaktuelle, adressatenorientierte, systemübergreifende Informationen Workflow-Funktionalitäten Flexible Definition von Freigabe- und Bearbeitungsregeln Integrationssystem/Datawarehouse flexible, geschäftsprozessgetriebene Verknüpfung der bestehenden Anwendungen

21 Etablierung einer zentralen Prozessbibliothek Ziele Prozessstandardisierung für die Unterstützungsprozesse Geschäftsprozessgesteuerte Optimierung der IT-Unterstützung Primär: Bedarfsermittlung an IT Dienste zur Durchführung von Prozessen Abgleich mit vorhandenen Anwendungen und geplanter Gesamtarchitektur Sekundär: Grobanalyse der Dienste Logische Gruppierung zur Strukturierung von Implementierungspaketen Hochwertige Informationssammlung für Implementierung fehlender Dienste und Anwendungen Strategien Ableitung logischer Dienste aus Geschäftsaktivitäten Zuordnung von logischen Diensten zu bestehenden Anwendungen Zuordnung von Informationsobjekten zu Geschäftsaktivitäten und Diensten Gruppierung logischer Dienste in Dienste-Gruppen

22 Integration von Prozessen und IT-Systemen

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit