Vorstellung des CIO-Projektes Auf- und Ausbau Dienstleistungszentren-IT des Bundes

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1 Vorstellung des CIO-Projektes Auf- und Ausbau Dienstleistungszentren-IT des Bundes 14. Ministerialkongress Berlin 10. September :15 15:15 Uhr

2 Agenda Auftrag und Idee Umfeld und Weg Bisherige Ergebnisse Nächste Schritte und Ausblick Ihre Fragen 2

3 Herausforderungen für die IT in der öffentlichen Verwaltung Wir wollen eine Basis schaffen, um den Herausforderungen aus: den Erwartungen im Informationszeitalter, der demographischen Entwicklung mit Auswirkungen auf den Fachkräftemangel, und dem globalisierten Wettbewerb zu begegnen. 3

4 Auftrag an das Projekt DLZ IT des Bundes Das Konzept IT-Steuerung legt zu den DLZ IT folgendes fest: 1. Das Angebot von IT-Leistungen innerhalb der Bundesverwaltung wird im Ergebnis von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen schrittweise zu leistungsstarken Dienstleistungszentren (DLZ IT) konsolidiert. 2. Die IT-Nachfrage soll zukünftig grundsätzlich durch die DLZ IT erfüllt werden. Die Entscheidung hierüber trifft die / der IT- Beauftrage des jeweiligen Ressorts. 3. Bei der Gestaltung des Portfolios der DLZ IT und bei der Entscheidung zwischen DLZ IT und Marktangeboten sind die (Gesamt-) Wirtschaftlichkeit, die Erhaltung des Wettbewerbs und die Chancengleichheit für kleine und mittlere Unternehmen zu gewährleisten. 4. Der Rat der IT-Beauftragten hat das übergreifende Portfoliomanagement der DLZ IT zur Aufgabe. 4

5 Optimierungspotentiale Die Konsolidierung des IT-Angebots in IT- Dienstleistungszentren führt dazu, dass nicht mehr jeder alles macht, sondern jeder das, was er am besten kann. Die Bündelung der IT-Nachfrage führt dazu, dass IT- Leistungen nicht mehr doppelt beauftragt werden. Die verbindliche Festlegung von Architekturen und Standards führt dazu, dass innerhalb der Bundesverwaltung kompatible Lösungen entwickelt und eingesetzt werden. 5

6 Zielstellung Zusammenfassend aus dem Auftrag und den Optimierungspotentialen ergibt sich, dass Innovative IT-Dienstleistungszentren die Verwaltung einfacherer, sicherer und wirtschaftlicher machen. 6

8 Einordnung im Gesamtkontext IT-Steuerung Bund Im Dialog mit: Aufbau und Ausbau von Kompetenz- und Dienstleistungszentren (SSC) Green-IT Sicherheits- management Aktive Mitarbeit: PG DLZ-IT Netze des Bundes Rahmenarchitektur IT-Steuerung Bund BMF ZIVIT BMI BIT BMVBS BMWi DLZ-IT BVBS BMVg 8

9 Zeitplan Umsetzung Konzept IT-Steuerung Bund 12/2007: Beschluss des Konzeptes IT-Steuerung Bund und Ernennung von Herrn Staatssekretär Dr. Beus zum IT-Beauftragten der Bundesregierung 01/2008: Konstituierung der IT-Steuerungsgruppe des Bundes 02/2008: Benennung der IT-Beauftragten der Ressorts 02/2008: Konstituierung des Rates der IT-Beauftragten der Ressorts 06/2008: Beschluss des Umsetzungsplans zum Konzept IT-Steuerung Bund 07/2008: Beginn Realisierung des Umsetzungsplans 06/2009: Abschluss der ersten Projektgruppe DLZ-IT 07/2009: Umsetzung in zweiter Projektgruppe DLZ-IT 9

11 Bisherige Ergebnisse der PG DLZ-IT Erstellung eines Grundlagenpapiers mit den Unterpunkten: Governance-Struktur: IT-Angebots und Nachfragesteuerung Transformationsmodell für DLZ-IT Steuerungs- und Kennzahlensysteme für die DLZ-IT des Bundes Produktkatalog des Bundes 11

12 Governance-Struktur: IT-Nachfrage- & Angebots-Steuerung BMWi BMJ IT-Nachfrageseite Nachfragekoordinator Nachfragekoordinator Nachfragekoordinator Nachfragerbeirat IT-Rat PG Rahmenarchitektur IT-Steuerung Bund Kunde-Dienstleister-Beziehung: Angebotsanfrage Beauftragungsprozess Vereinbarung von SLAs operative Steuerung und Austausch von Informationen Änderungsmanagement IT-Angebotsseite Kundenmanager Kundenmanager Kundenmanager DLZ-IT des Bundes DLZ-IT des Bundes DLZ-IT des Bundes 12

13 Das 3-Stufen Transformationsmodell für DLZ-IT Stufe 3 Abgestimmte und integrierte Leistungserbringung durch alle DLZ-IT des Bundes Stufe 2 Einheitlicher Rahmen für Prozesse und Organisation aller DLZ-IT des Bundes Stufe 1 Mindestanforderungen an DLZ-IT des Bundes Ressortinterne Konsolidierung des IT-Angebots Ausbau des ressortübergreifenden IT-Angebots Für die Transformation betrachtete Bereiche: Kundenorientierung und Anwenderschnittstelle Services Prozesse Infrastruktur Fachkenntnisse Konformität Innovation Wirtschaftlichkeit 13

14 Anforderungen an ein DLZ-IT im Rahmen des Transformationsmodells Stufe 1 Mindestanforderungen an DLZ-IT des Bundes Ein DLZ-IT des Bundes in Stufe 1 bedient in ausgewählten Bereichen die ressorteigene IT-Nachfrage und kann ressortübergreifende Basis-IT Querschnitts-IT Fach-IT zentrale IT-Infrastrukturen anbieten. Die DLZ-IT des Bundes bilden gemeinsam erste Kompetenzzentren. Stufe 2 Einheitlicher Rahmen für Prozesse und Organisationen Ein DLZ-IT des Bundes in Stufe 2 stimmt sich in ausgesuchten Bereichen mit anderen DLZ-IT ab, um so eine Vereinheitlichung zu erreichen. Erste Standards sind DLZ-IT übergreifend etabliert. Die Stufe 2 repräsentiert das Erreichen bestimmter Qualitätsstandards und Transparenz bei: gemeinsamen Kooperationen, in internen Prozessen der Verwendung von gemeinsamen Standards. Stufe 3 Abgestimmte und integrierte Leistungserbringung Es existieren übergreifende und abgestimmte Prozesse Kennzahlensysteme Architekturstandards Es gibt Gremien, die eine optimierte Leistungserbringung für: Basis-IT Querschnitts-IT zentrale IT-Infrastrukturen gewährleisten. 14

15 Stufe 1 Mindestanforderungen DLZ-IT des Bundes Kundenorientierung und Anwenderschnittstelle: Das DLZ-IT des Bundes hat für Kunden und Anwender Schnittstellen, um Anforderungen, Anregungen und Störungen aufzunehmen. Services: Ein DLZ-IT des Bundes hat eine IT-Strategie, die sich an der IT-Nachfrage der IT-Rahmenkonzepte der Ressorts orientiert. Das IT-Leistungsportfolio des DLZ-IT enthält zusätzlich ressortübergreifende Basis-, Querschnitts- und Fach-IT-Leistungen sowie zentrale IT-Infrastrukturen. Grundlage ist das IT-Rahmenkonzept Bund. Qualitätsstandards von IT-Leistungen sind mit den jeweiligen Kunden abgestimmt. Prozesse: Die für die Anforderungen notwendigen Prozesse samt Rollen sind etabliert (im Wesentlichen ITIL- Prozesse wie Servicedesk, Service-Level-Management). Infrastruktur: Das DLZ-IT hat ein eigenes Rechenzentrum mit ausreichender Kapazität und kann nachfrageorientiert einen 24/7 Betrieb anbieten. Dieses ist für hohe Verfügbarkeit und Stabilität der IT- Leistungen ausgelegt. Zusätzlich betreut es Elemente der zentralen IT-Infrastruktur des Bundes. Fachkenntnisse: Das DLZ-IT hat eigenes, fachkundiges Personal. Fremdressourcen werden je nach Betrachtungsfeld hinzugezogen. Konformität: Das DLZ-IT erfüllt die Standards bezüglich Sicherheit und Datenschutz nach BSI. Jedes DLZ-IT besitzt ein eigenes Notfall- und Katastrophenkonzept. Innovation: Das DLZ-IT stellt sich als Berater und Unterstützer für effiziente und innovative IT-Dienstleistungen auf. Kompetenzfelder werden aktiv und eigenverantwortlich ausgebaut und entwickelt. Wirtschaftlichkeit: Verfahren werden einzeln / individuell bei der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit behandelt. 15

16 Ressortinterne Konsolidierung des IT-Angebots Ressortinterne Konsolidierung des IT-Angebots richtet sich an alle Ressorts, welche ein eigenes Bundes-DLZ-IT gründen bzw. unterhalten. Dabei gilt es, dem Dienstleister durch die Konsolidierung Substanz an Know-how, Betriebsgröße und Eigenverantwortung zu übertragen, um u.a. die Transformationsprozesse zwischen den Stufen aus eigener Kraft durchführen zu können. (Wichtige Anmerkung: Die Planung, Entscheidung und Umsetzung einer ressortinternen Konsolidierung liegt in der Verantwortung des jeweiligen Ressort-CIOs). Zum Vorgang für die Konsolidierung des IT-Betriebs von IT-Leistungen wird ein Phasenmodell vorgeschlagen: Phase 1: Grobe Ist-Erhebung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf IT-Leistungsebene: Hierbei werden einzelne IT-Leistungen ausgewählt und mit einer WiBe für ein Konsolidierungsobjekt qualifiziert. Phase 2: Umsetzungsplanung und Veränderungsmanagement mit den beteiligten Behörden: Bestenfalls werden alle beteiligten Behörden/Referate schon zu Beginn der WiBe mit eingebunden. Im Veränderungsmanagement gilt es die Problemfelder frühzeitig zu identifizieren und Lösungen bzw. Gegenmaßnahmen zu initiieren. Phase 3: Transformation: Während der Transformation gilt es neben der Betriebsverlagerung die weichen Ziele, wie Qualitätssteigerung, Einhaltung bzw. Etablierung von Governance und die Eingliederung in die (neuen) Prozesse der potentiellen DLZ-IT des Bundes zu verfolgen. Softwareneuentwicklung bzw. Neuentwicklungen zur Ablösung von Alt-Verfahren sollten im Sinne der Konsolidierung direkt beim potentiellen DLZ-IT beauftragt und umgesetzt (in Eigenleistung oder als GU) werden. Objektiv betrachtet werden DLZ-IT des Bundes, auch auf Grund ihrer Entwicklung innerhalb des Stufenmodells, aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten marktkonform IT-Leistungen erbringen. 16

17 IT-Ratsbeschluss vom 05. Juni Der Rat der IT-Beauftragten dankt der Projektgruppe DLZ-IT für die geleistete Arbeit und beschließt das Abschlussdokument Auf- und Ausbau DLZ-IT des Bundes - Grundlagenpapier als Grundlage für den weiteren Prozess. Die aufgezeigte Zielstruktur für die Nachfragebündelung ist weiter zu evaluieren. 2. Der Rat der IT-Beauftragten nimmt den ersten Entwurf des Produktkataloges zur Kenntnis. 3. Die IT-Beauftragten der Ressorts benennen bis zum erste Kandidaten für die DLZ-IT des Bundes. 4. Der Rat der IT-Beauftragten richtet die Projektgruppe Umsetzung Aufund Ausbau DLZ-IT des Bundes unter der Projektleitung von BMF und BMI bis ein, welche dem Rat der IT-Beauftragten bis zum einen Vorschlag für die Auswahl von DLZ-IT des Bundes unterbreitet, den Transformationsprozess dieser DLZ-IT des Bundes (zum Erreichen der Stufe 1) begleitet, die Rahmenbedingungen und den Produktkatalog weiter fortschreibt. 17

19 Projektziele in der Umsetzung bis März Vorschlag für die Auswahl von DLZ-IT des Bundes 2. Begleitung des Transformationsprozesses dieser DLZ-IT des Bundes (zum Erreichen der Stufe 1) 3. Fortschreibung Rahmenbedingungen 4. Fortschreibung Produktkatalog 19

20 Themenschwerpunkte des Projektes Umsetzung Auf- und Ausbau DLZ-IT des Bundes 1. Transformation a) Vorschlag zur Auswahl der DLZ-IT Kandidaten b) Etablierung der Prozesse zu Stufe 1 sowie dem Kennzahlensystem c) Unterstützung der Ressorts im Veränderungsmanagement 2. Rahmenbedingungen a) Betrachtung der steuerlichen, vergaberechtlichen und sonstigen rechtlichen Rahmenbedingungen b) Eckpunkte und Anforderungen für die Kosten- und Leistungsrechnung c) Finanzierung und Leistungsverrechnung 3. Zusammenwirken von IT-Nachfrage und Angebot a) Ressortübergreifenden Produktkatalog erstellen b) IT-Governance-Struktur etablieren c) Verbindliche IT-Nachfrage ermitteln 20

21 Meilensteine / Zeitleiste Projektlaufzeit vom : Meldung der DLZ-IT Kandidaten bis zum Bestätigung der DLZ-IT Kandidaten zum Allgemeine Rahmenbedingungen bis Weiterentwicklung Kennzahlensystem Grobkonzept KLR bis zum Verbindliche IT-Nachfrage ermitteln IT-Governance-Struktur etablieren

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 23