Integration von zielorientierter Steuerung und KLR im. - erste Erfahrungen im Wirkbetrieb. Berlin, 7. September 2006

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1 Integration von zielorientierter Steuerung und KLR im BMELV Standbild - erste Erfahrungen im Wirkbetrieb Planung, Steuerung und Information im BMELV Berlin, 7. September 2006

2 Inhalt Integration von zielorientierter Steuerung und KLR im BMELV - erste Erfahrungen im Wirkbetrieb Entwicklung moderner Steuerungsinstrumente - Anstoß des Projekts - Externes Umfeld Das Projekt Planung, Steuerung und Information (PSI) im BMELV Ausblick und Fazit

3 Ausgangssituation des Projekts (intern) Analyse: - Neuausrichtung des Hauses mit Bildung des BMELV Ausgeprägtere Arbeitsteilung Bonn/Berlin - Immer knapper werdende Ressourcen bei weiter zunehmenden Aufgaben - Wahrgenommene Defizite (Vorstudie und Ist-Analyse) in Bezug auf Grundausrichtung, Ziele, Entscheidungsfindung und Informationen - KLR seit 2000 im Wirkbetrieb - Heterogene, dezentrale Vorhabenplanung Ergebnis: - Initiierung eines Integrationsprojekts für das ganze Haus - Konzeption einer modernen Kommunikationsplattform (Elemente: Planung, Steuerung und Information) - Leitmotiv: Steuern durch Ziele

4 Ausgangssituation (extern) Regierungsprogramme in Bezug auf strategische Steuerung Politische Planung der 60er und 70er Jahre Leitbild Schlanker Staat 1997 Moderner Staat Moderne Verwaltung (erste Phase) Moderner Staat Moderne Verwaltung (zweite Phase 2004) Deterministisch steuernder Interventionsstaat Schwerpunkt auf eher operativen Instrumenten wie KLR ( 7 Abs. 3 BHO) Strategische Aspekte nun im Vordergrund Fazit: - Wenig (keine) konkreten Erfahrungen im ministeriellen Bereich - Wissenschaftl. Ansätze (z.b. Balanced Scorecard) inhaltlich sehr komplex und eher kennzahlenlastig - Geeignete Software nicht verfügbar

5 Inhalt Integration von zielorientierter Steuerung und KLR im BMELV - erste Erfahrungen im Wirkbetrieb Entwicklung moderner Steuerungsinstrumente - Anstoß des Projekts - Externes Umfeld Das Projekt Planung, Steuerung und Information (PSI) im BMELV Ausblick und Fazit

6 Ziele der Projekts Schaffung eines gemeinsamen Grundverständnisses und von Orientierungspunkten in der Organisation Verbesserung des Informationsflusses und der Kommunikation Eine gezielte, systematische, kontinuierliche und zwischen den Abteilungen und Hierarchiestufen abgestimmte Planung Klarheit über Leitungs-, Abteilungs- und Referatsziele Permanent verfügbare Informationen (Berichte) über den Stand der zur Zielerreichung vorgesehenen Vorhaben einschließlich Ressourcenverbrauch Erhöhung der Effizienz und Transparenz von Prozessen Förderung von Eigenverantwortung und Initiative

7 So funktionieren Planung, Steuerung und Information Minister Strategischer Dialog (nicht formalisiert) Staatss. 1 Ziele und Prioritäten Referatsbezogene Zielvereinbarungen (formalisiert) Ref AL UAL 2 Kommunikation 4 Umsetzung abstimmen Führung im Referat (nicht formalisiert) MA MA MA Ziele planen und umsetzen 3

8 Bedeutung der Elemente in der Zielstruktur Leitbild Minister Staatss. Prioritäten Strategische Ziele der Leitung Richtungs-/ Steuerungsimpuls MA AL UAL Ref MA MA Strategische Ziele der Abteilung Operative Ziele der Referate Beitrag der Abteilung Beitrag des Referats Zielvereinbarungen

9 Das Grundprinzip eines stetigen Planungs- und Steuerungsprozesses... neue Entscheidung treffen Strategien und Ziele definieren Zielerreichung prüfen Maßnahmen planen u. umsetzen

10 Integration der bestehenden Steuerungsinstrumente Der Nutzen der strategischen Steuerung entsteht in der Verbindung von Zielen mit Vorhaben und Ressourcen. Ziele Ressourcen PSI Vorhaben KLR Vorhabenplanung

Controlling Leitung Leitung Leitung Leitung Vorhabenplanung Leitung Abteilungen

11 Konzeption einer integrierten Vorhabensplanung und zielorientierten Vorhabenverfolgung im BMELV Integrierte Vorhabenplanung Strat. Controlling Leitung Leitung Leitung Leitung Vorhabenplanung Leitung Abteilungen EU-Terminüberwachung Kabinettreferat Priorisierung Referat / Abteilung Stammdaten Vorhaben/ zielorientierte VH-Verfolgung Zielzuordnung Zeit- und Terminplanung

12 Informationsbedarf zum Ressourceneinsatz als Grundlage zur Integration der KLR Informationsbedarf zum Ressourceneinsatz Informationsobjekt Strategische Ziele der Leitung Strategische Ziele der Abteilung Operative Ziele Vorhaben, Maßnahmen, etc. Leitung Abteilungsleitung Referatsleitung Strategische Ausrichtung der Abteilungsressourcen Ressourcenverbrauch Feststellung nicht zielführende Aktivitäten Verwaltungskostenanteil Strategische Ausrichtung der (Referats-) Ressourcen Ressourcenverbrauch Feststellung nicht ziel-führende Aktivitäten Ressourcenverbrauch Feststellung nicht zielführender Aktivitäten In Einzelfällen spezifischer Bedarf an Informationen zu zusätzlichen Projekten, Aktivitäten, etc.

13 In den neuen Produktstrukturen bebucht der Mitarbeiter seine Ziele. Tätigkeiten, die der Erreichung der Ziele des Referates dienen Tätigkeitspektrum eines Referats Tätigkeiten, die der Erreichung der Ziele anderer Referate dienen Fachliche Tätigkeiten, die mit einem Ziel nicht eindeutig verknüpft sind Verwaltungtätigkeiten u. Abwesenheiten 1. Fall Bebuchung eines Kostenträgers pro operativem Ziel (OZ) OZ 1 OZ.. OZ.. OZ N in speziellen Fällen nach Vereinbarung mit den für die Ziele verantwortlichen Referaten: Buchung auf die Kostenträger dieser anderen Referate 2. Fall Ansonsten (z.b. Mitzeichnungspflichten) Buchung auf gesonderten (Sammel-) kostenträger Buchung auf gesonderten (Sammel)- kostenträger (z.b. Bürgeranfrage) Ggf. Aufteilung auf mehrere Kostenträger nach Erprobung Buchung auf bestehenden (Verwaltungs-) Produkten pro Kostenstelle

14 Berichtswesen: Die Informationen zu Zielen und Vorhaben werden ebenengerecht aufbereitet. Minister Staatss. AL UAL Ref MA MA MA Ziele Jährlich: Überprüfung der strategischen Ausrichtung in Kenntnis der Zielerreichung Überblick über die Vorhaben entsprechend Statussetzung (monatlich) Jährlich: Abstimmung Abteilungsstrategie mit Leitung Jährlich: Bewertung der Zielerreichung der Abteilung Überblick über die Vorhaben entsprechend Statussetzung (monatlich) Jährlich: Zielvereinbarung mit Abteilungsleitung Jährlich: Bewertung der Zielerreichung Setzung des Status, laufende Kenntnis über alle Vorhaben Vorhaben

15 Struktur der IT-Realisierung Intranet-Umgebung des BMVEL Endanwender Sonderberichte PDF Berichte Power-User Ziele-Administration KLR CO Datei-Schnittstelle Datenbank Zielerreichung/ Vorhabenplanung

16 Inhalt Integration von zielorientierter Steuerung und KLR im BMELV - erste Erfahrungen im Wirkbetrieb Entwicklung moderner Steuerungsinstrumente - Anstoß des Projekts - Externes Umfeld Das Projekt Planung, Steuerung und Information (PSI) im BMELV Ausblick und Fazit

17 Ausblick und Fazit Ausblick Kontinuierliche Weiterentwicklung Konkretisierung des Bereichs Zusammenarbeit und Führung Pilotprojekt bezüglich Einsatzmöglichkeiten im Geschäftsbereich Fazit Neue Qualität hinsichtlich Planung, Steuerung und Information Verbesserungspotenziale bei Nutzerzufriedenheit

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