Vertragsmanagement eine globale Organisationsaufgabe im Enterprise Information Management

Transkript

1 Vertragsmanagement eine globale Organisationsaufgabe im Enterprise Information Management

2 Enterprise Information Management Was ist Vertragsmanagement?

3 Der Lebenszyklus von Verträgen Archivierung Vertrags- Verlängerung Ergänzung Ausschreibung Angebotsvergleich Vertrags- Erstellung /Verhandlung Vertragserfüllung Vertrags- Controlling Vertrags - Prüfung Vertragsmanagement Vertrags- Genehmigung

4 Die Realität Defizite in der Vertragsorganisation Vorgänge Vorgänge Vorgänge Vorgänge Akten Akten Akten Akten Dokumente Dokumente Verträge Verträge Archiv Wiedervorlage Fristen Prozesse Mitarbeiter Kontakte Verantwortliche Kontakte Mitarbeiter

5 Richtlinien, Gesetze, Kodizes weiter GoBD SOX KonTrag BilMoG Corporate Governance Kodex GoBD Verwaltungsvorschrift seit Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Sarbanes-Oxley Act US-Bundesgesetz seit 2002 Datenzugriff. - regeln Reaktion die auf Aufbewahrung Bilanzskandale von von handelsrechtlich Unternehmen und wie steuerrechtlich Enron oder Worldcom relevanten um die Verlässlichkeit Daten und Dokumenten der Berichterstattung in elektronischer von Unternehmen, Form. die den -DCGK Gesetz löste öffentlichen zur GdPdU Deutscher Kontrolle Kapitalmarkt Grundsätze Corporate u. Transparenz der zum Governance USA Datenzugriff in in Anspruch Unternehmen Kodex und nehmen, Prüfbarkeit 29. seit Mai verbessern 1. digitaler 2009 Mai 1998 soll. Unterlagen ab. Ziel des Gesetzes ist es, das Vertrauen der Anleger in die Richtigkeit und - Der Haftung DCGK von soll Vorstand, dazu beitragen, Aufsichtsrat die in und Deutschland Wirtschaftsprüfern geltenden erweitert. Regeln für Verlässlichkeit der veröffentlichten Finanzdaten von Unternehmen - Unternehmensleitung Vorschrift, die Unternehmensleitungen und -überwachung dazu sowohl zwingt, für ein nationale unternehmensweites als auch für Bilanzrechtmodernisierungsgesetz wiederherzustellen.. internationale Früherkennungssystem Investoren für verständlich Risiken (Risikofrüherkennungssystem) und 29. transparent Mai 2009 zu machen. einzuführen (mangelhafte und zu betreiben Ausrichtung auf Aktionärsinteressen, mangelnde Transparenz - Verbesserung deutscher Veröffentlichung Unternehmensführung Aussagekraft Risiken / Risikostruktur des handelsrechtlichen oder mangelnde des Unternehmens Professionalität, Jahresabschlusses im Lagebericht Diversität und Anlehnung und des Unabhängigkeit Jahresabschlusses an internationale deutscher Rechnungslegungsvorschriften Aufsichtsräte) (IFRS -> International Vorgabe Ziel des Gesetzes: von Financial Regeln Corporate und Reporting Werte Governance Standards) für eine gute in dt. und Unternehmen verantwortungsvolle zu verbessern. Unternehmensführung

6 Unternehmen ohne effizientes Vertragsmanagement Bewußtsein über vorhandene Risiken Ungleicher Informationsstand, fehlende Aktualität 59% Schwieriges Auffinden von Verträgen Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen 50% 50% Versäumnis von Fristen 53% Inhaltliche Risiken in Verträgen 51% Versäumnis von Chancen 51% Fehlende Einhaltung gesetzl. Vorschriften 40% Fehlende Bilanz- und Revisionssicherheit 38% Unbefriedigender Bearbeitungsprozess 45% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Quelle: Bearing Point Studie

7 Reifegrad Ihrer Vertragsorganisation Wahrnehmung: Strategische Initiative! Maßnahmen: ständige Regel-Verbesserung, Compliance! Ablage: zentrale Ablage, komfortable Suche Prozesse/Regeln: sehr gut entwickelt, unternehmensweit Wahrnehmung: Verträge sind Assets! Maßnahmen: zentrales, strukt. Vertragsmanagement Ablage: zentrale Ablage, komfortable Suche Prozesse/Regeln: gut entwickelt, unternehmensweit Nutzen Potenzial Wahrnehmung: Verträge sind wichtig Maßnahmen: erste zentrale, proaktive Maßnahmen Ablage: zentrale Ablage, Basis-Suche Prozesse/Regeln: teilweise unternehmensweit Wahrnehmung: Reaktion auf Probleme/Risiken Maßnahmen: abteilungsbezogen Ablage: zentrale Ablage auf File-Server Prozesse/Regeln: gering ausgeprägt Wahrnehmung: Probleme/Risiken sind bekannt Maßnahmen: keine Ablage: lokal in Abteilungen, Papierakten, ineffizient Prozesse/Regeln: keine Source: BearingPoint Study 2010 Contract Management

8 Vertragsmanagement Wesentliche Organisationsaufgaben Definition Vertrag/Vertragsakte + Definition Vollständigkeit & Qualität der Information (Vertragsarten + Metadaten, Starttermin + Regeln Altverträge) + Organisation (Abteilung Firma Konzern, Begriffe, Verantwortlichkeit, Sprachen) Berechtigungen (leistungsfähig, flexibel, administrationsarm) + Standardisierung & Automatisierung (Prozesse) + Faktor Mensch (, Usability, Prozessunterstützung, Wissen) +

9 Digitale Akte = Dokument(e) + strukturierte Daten + Prozess Dokumentablage Struktur daten Prozesse + Vertragspartner Laufzeiten Fristen Zuständigkeiten Wiedervorlagen + weitere Attribute + + +

10 Fragen?

11 Hinweis nächster Vortrag Der Lifecycle im Umgang mit Verträgen, Akten und Dokumenten Praxisbeispiele 14:00 Uhr

12 Vielen Dank!

13 Dokument(e) + strukturierte Daten (Attribute) Dokumentart z.b. Vertragsart Verantwortliche Vertragspartner Laufzeiten Fristen b Konditionen zurück

14 Vertragserstellung Standardisierung & Automatisierung

15 Dokumenterstellung zurück Anforderungen Online Interview?? x? x? Bibliothek - Klauseln - Templates - Musterbausteine Regelwerk Contract-/ Document Builder Dokument strukturierte Akten Metadaten

16 BPMN2.0- Geschäftsprozesse effizient gestalten Konversation Fachabteilung Rechtsabteilung Management/GF Choreographie diagramm zum strukturierten, verbindlichen Austausch von Informationen! zurück

17 LCM Enterprise Information Management Berechtigungskonzept / Benutzerverwaltung LCM erlaubt die Vergabe von Benutzerrechten auf folgende Ebenen: Firmen Organisationen Gruppen/Projekte Personen Applikationen Feldebene Zugriffsrechte werden über die Benutzerverwaltung mit folgenden Zuordnungen vergeben: LCM - Personen/User Personengruppen/User groups Berechtigungen/Permissions Berechtigungsgruppen/Permission groups Anwendungen/Applications RLS Policies (Datensatz) Die Berechtigungszuordnungen können regelbasiert erfolgen und ermöglichen damit eine administrationsarme, dynamische Berechtigungsvergabe. Berechtigungskonzept unterstützt Ihre Compliance Prozesse Dialog bis Feldebene einfache Gruppenberechtigungen gesicherte Datenintegrität zurück

18 Wissensmanagement zurück Wissen bewerten Erfahrungen Einsichten Informationen strukturieren Unternehmenskontext Zahlen, Daten, Fakten

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