Wissen & Erfahrung. Lösungen auf Basis Microsoft SharePoint

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1 Lösungen auf Basis Microsoft SharePoint Effiziente Geschäftsverwaltung durch Anbindung von Microsoft SharePoint an ERP- oder CRM-Systeme Seite - 1 -

2 Ausganglage Zur Verwaltung geschäftskritischer Daten werden bei vielen Firmen und Organisationen Enterprise Ressource Planning (ERP) Systeme wie SAP oder Customer Relationship Management (CRM) Systeme wie Microsoft Dynamics CRM eingesetzt. Geschäftskritische Daten werden damit strukturiert erfasst und stehen als strukturierte Daten im Geschäftsprozess zur Verfügung. Daneben existieren aber Unmengen an unstrukturierten Daten in Form von unterschiedlichen Dokumenten und Unterlagen wie Korrespondenz (Briefe, s), Offerten, Verträge etc., die innerhalb der Geschäftsprozesse bearbeitet werden. ERP- und CRM-Systeme sind jedoch nicht auf Dokumenten-Management ausgelegt. Die verschiedenen Dokumente landen daher oft an den unterschiedlichsten Orten in separaten Systemen oder einfach auf dem Dateiserver. Strukturierte und unstrukturierte Daten sind deshalb in der Regel nicht elektronisch verknüpft und ihre Relationen können nicht dargestellt werden. Die fehlende Verknüpfung von strukturierten und unstrukturierten Daten, von Geschäftsdaten und Dokumenten, erschwert die Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse erheblich. Ein Beispiel soll das verdeutlichen: Kundenbeziehungen eines Unternehmens werden meist in einem CRM-System verwaltet und darin als strukturierte Daten gepflegt. Dazu gehören Angaben wie Name, Adresse Mitarbeiter, Kundenkontakte Aktivitäten, z. B. Marketingaktionen (Mailing-Kampagnen), Telefonate, Anfragen usw. Prozesse, z. B.: Fallbearbeitung, Auftragsbearbeitung usw. Zu diesen strukturierten Daten sind i.d.r. unstrukturierte Daten in Form von Dokumenten vorhanden, die meist in Dossiers und Subdossiers (Akten) abgelegt werden. Dazu gehören Dokumente wie Korrespondenz (Briefe, Drucksachen, s) Offerten, Verträge Rechnungen Berichte Zwischen den unstrukturierten und den strukturierten Daten bestehen klare Verbindungen, die auch elektronisch abgebildet werden sollten: Korrespondenz zum Kunden im CRM s einer Marketingaktion zur entsprechenden Aktivität im CRM Offerten, Konzepte, Verträge zum entsprechenden Kundenprojekt Berichte und Stellungnahmen, die im Rahmen der Prozessbearbeitung entstehen. Um diese Relationen erfassen und abbilden zu können, braucht es ein Dokumentenmanagement- System, das über eine Service-Schnittstelle mit dem ERP/CRM verbunden ist. Denn nur so stehen dem Benutzer alle relevanten Informationen zu jedem Geschäftsvorfall vollständig und zeitgerecht zur Verfügung. Seite - 2 -

3 Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint ist vielerorts bereits im Einsatz und eignet sich als leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System hervorragend als Ergänzung von ERP- und CRM-Systemen. SharePoint lässt sich gut in Drittsysteme integrieren und ermöglicht auch die Einbindung von Papierdokumenten. Es liegt also nahe, sämtliche Dokumente mit Microsoft SharePoint zu verwalten. Unternehmensweite Suche, umfassende Versionierung sowie übersichtliche Strukturierung und Archivierung zeichnen das Microsoft SharePoint DMS aus. Lückenlose Nachvollziehbarkeit Der Versionsverlauf dokumentiert genau, wer wann was an welchen Dokumenten verändert hat. So ist jederzeit ersichtlich, wer wann eine neue Version erstellt hat. Dokumentenkontrolle Durch die Anwendung und Hinterlegung von Informationsrichtlinien kann ein Dokument zusätzlich überwacht werden wie z. B. die Revalidierung nach einer vorgegebenen Zeitdauer, Verschiebung in ein Archiv oder Löschen eines Dokuments. Dokumentenbearbeitung Mit Workflows lässt sich die Dokumentenbearbeitung erweitern. Einholen von Feedback oder Genehmigung eines Dokumentes sind dabei Standardprozesse. Weitere Prozesse lassen sich einfach via SharePoint Designer erstellen. Metadaten Mit der Vergabe von Metadaten können logische Ansichten auf Inhalte erstellt oder das Auffinden der Dokumente via Suche vereinfacht werden. Das können fixe Werte sein oder zentral verwaltete Metadaten aus dem SharePoint Termstore, wie Unternehmensstichwörter oder Ordnungspositionen. Ansichten auf Dokumente Da Dokumente einem oder mehreren Prozessschritten zugehören können, ist es wichtig, dass sie auch entsprechend der Prozessaktionen angezeigt werden können. Die Ablage der Dokumente richtet sich nach den Vorgaben und Richtlinien des Unternehmens oder nach dem Registraturplan einer Behörde, sodass letztendlich sämtliche Dokumente einheitlich abgelegt, bearbeitet und archiviert werden können. Seite - 3 -

4 Lösung: SharePoint - Dokumentenverwaltung in Verbindung mit CRM oder ERP Systemen Generell würde sich Microsoft SharePoint auch zur Verwaltung von Geschäftsdaten eignen. Da jedoch für die Geschäftsverwaltung vielerorts bereits bewährte Systeme im Einsatz sind, liegt es nahe, Microsoft SharePoint an diese Drittsysteme (wie SAP oder Microsoft Dynamics) anzubinden und in diese zu integrieren mit dem Ziel, dass sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente über den Geschäftsvorfall im ERP/CRM aufgerufen oder direkt in SharePoint eingesehen oder bearbeitet werden können. Service Schnittstelle Herzstück der Verbindung des ERP/CRM-Systems mit SharePoint ist die Service Schnittstelle. Sie steuert das SharePoint DMS. Bei der Erstellung eines neuen Geschäfts im ERP/CRM wird automatisch eine entsprechende Dossier- Struktur im Dokumentenmanagement-System ausgelöst, wobei die Strukturen der Ablage dem vorgegebenen Ordnungssystem entsprechen. Metadaten, die im DMS relevant sind - wie Ordnungssystemposition oder Fallidentifikation - werden im Termstore von SharePoint hinterlegt und Dossiers, Subdossiers oder Foldern übernommen (vererbt). Beim Erstellen der Dossiers resp. der Subdossiers wird der Pfad der erstellten Dossiers an das ERP/CRM zurückgegeben, sodass anschliessend das Dossier mit dem Geschäft (URL) verknüpft werden kann. Neben der korrekten Abbildung der Metainformationen wird auch die notwendige Strukturkonformität beim Erstellen überprüft resp. garantiert. Einbettung und Darstellung von SharePoint DMS Daten im ERP- oder CRM-System Die Dokumente, die zu einem Geschäft resp. einem Dossier gehören, können mittels benutzerdefinierter Ansicht ( custom view ) entweder ins ERP/CRM eingebettet (iframe) oder von dort aus mittels Link im SharePoint aufgerufen werden. Die so eingebundene, benutzerdefinierte Ansicht im ERP/CRM auf das DMS verfügt über folgende Funktionen: Hochladen von Dokumenten Zuweisen von Kategorien zu Dokumenten Zuweisen von Aktivitäten zu Dokumenten Filtern nach einer Aktivität Gruppieren nach Kategorien Link auf die Standard SharePoint Ansicht Öffnen des Dossiers im Windows Explorer Seite - 4 -

5 Mithilfe der Metadaten können die Dokumente nicht nur physisch (Ordner), sondern auch logisch strukturiert werden. Anhand der gewählten Parameter (Metadaten) wie Kundennummer (Identifikation des Kunden), Dossiernummer (Identifikation des Dossiers), Prozessschritt (ID) oder weiteren Filterkriterien können die in SharePoint abgelegten Dokumente selektioniert, gefiltert und innerhalb des ERP/CRM s dargestellt werden, wahlweise auch nach Prozessschritten. Der Benutzer hat aber jederzeit die Möglichkeit, mit einem Link nach SharePoint zu wechseln und sich dort alle Dokumente eines Dossiers anzeigen zu lassen und die vollständigen SharePoint Funktionen zu nutzen. Architektur des Dokumentenmanagement-Systems Ablagestruktur und Skalierung Um auch hohen Skalierungsanforderungen gerecht zu werden und auch grosse Datenmengen abbilden zu können, werden die Dossiers in Site Collections (= Container) abgelegt. Die Dossiers werden jedoch nicht in Sites, sondern direkt innerhalb einer Dokumenten-Bibliothek abgelegt. Technisch werden die einzelnen Elemente in SharePoint folgendermassen abgebildet: Container = Site Collection plus eine Document Library für die Dossierstruktur Dossier = Content Type innerhalb der Document Library auf Basis Ordner Subdossier = Content Type innerhalb der Document Library auf Basis Ordner Folder = Content Type Folder Dossiers und Subdossiers Die Metadaten der Dossiers werden auf die Subdossiers vererbt. Da SharePoint Metainformationen von Dossiers nicht automatisch auf ein Subdossier vererben kann, sorgt eine Extra-Erweiterung von GRIDSOFT dafür, dass diese Metadaten automatisch auf die Subdossiers geschrieben werden. Konsistenz-Prüfungen werden ebenfalls in dieser Erweiterung erledigt, wie z.b. Prüfen der Statusübergänge. Vervollständigen lässt sich diese Geschäftsverwaltungslösung mit Erweiterungen für den Posteingang, Teamablagen für nicht geschäftsrelevante Daten sowie einer übergreifenden Suchlösung (Enterprise Search). Posteingang Dokumente im DMS werden über die Vorlagenfunktion erstellt und verfügen dadurch automatisch über eine Dokumenten-ID sowie einen Barcode, der die diversen Daten des entsprechenden Geschäfts beinhaltet. Eingehende Korrespondenz in Papierform wird gescannt und kann anhand des Barcodes (Geschäftskennung) direkt im entsprechenden Dossier in SharePoint abgelegt werden. Enterprise Search Die Metainformationen der Geschäftsverwaltung stehen in der Suche von SharePoint zur Verfeinerung der Suchresultate zur Verfügung. Dokumente zu einem Geschäftsvorfall werden so schneller gefunden. Seite - 5 -

6 Teamablage Nicht alle Daten und Dokumente können oder müssen direkt einem Geschäft zugeordnet werden, sollen aber trotzdem im DMS abgelegt werden. Solche nicht-geschäftsrelevanten Daten landen in der SharePoint Team- oder Projektablage (Collaboration Sites). Diese Ablage kann je nach Anforderung genauso wie das Ordnungssystem der Geschäftsverwaltung strukturiert sein. So lassen sich auch diese Daten über die integrierte SUCHE jederzeit finden. Ergebnis Durch die durchdachte Anbindung von Microsoft SharePoint DMS an das führende ERP- oder CRM- System entsteht eine leistungsstarke und skalierbare Lösung für eine professionelle Geschäftsverwaltung, die auch sehr grosse Datenmengen bewältigt und den hohen Anforderungen an Dokumentenverwaltung vollumfänglich gerecht wird. Sämtliche Dokumente werden automatisch und den Richtlinien und Vorgaben entsprechend an den korrekten Orten abgelegt und verwaltet und können über die ausgefeilten Suchmechanismen jederzeit gefunden werden. Vorteil für Benutzer: Wenn das gleiche System (Microsoft SharePoint) sowohl für die Geschäftsverwaltung als auch für Collaboration verwendet wird, können die Benutzer das System immer auf die gleiche Art und Weise bedienen. Das verringert den Lernaufwand und fördert die Akzeptanz. Nichts ist für Unternehmen und Organisationen heutzutage wichtiger als der Zugriff auf relevante Informationen jederzeit, überall und stets aktuell. Alle Mitarbeiter sollen auf die Ressource Information zugreifen können, miteinander kommunizieren, Dokumente ablegen, Wissen austauschen, Prozesse abwickeln und zusammenarbeiten. GRIDSOFT Informationen relevant vernetzen Seite - 6 -