Der Weg zur erechnung in der Verwaltungspraxis

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1 Der Weg zur erechnung in der Verwaltungspraxis Sachstand und Erfahrungen aus dem Bundesverwaltungsamt Ralf Bergmann Sebastian von Block Referat Finanzmanagement, MACH-Administration

2 Das Bundesverwaltungsamt im Überblick rund Beschäftigte BVA-Etat (2017) ca. 370 Millionen EUR Verwaltung von Haushaltsmitteln für andere Institutionen bis zu 22 Milliarden EUR/Jahr 20 Standorte Seite 2

3 Bun(d)tes Aufgabenspektrum Von Auslandsschularbeit bis Zuwendungen Seite 3

4 Intelligente Verwaltung für Bürgerinnen und Bürger Apostillen Auslandsschularbeit BAföG Öffentliche Sicherheit Vergabe von Fördermitteln für Beschäftigte des Bundes Beihilfe Besoldung / Entgelt Familienkasse Travel Management für Ministerien, Behörden und andere Organisationen Digitalisierungsvorhaben Großprojektmanagement Internationales Organisations- und IT-Beratung Personalgewinnung Transparenzregister Seite 4

5 Ausgangssituation und Projekthistorie 1999/2000: Einführung/Nutzung der ERP-Anwendung MACH seit 2009: Einführung des Rechnungsworkflow MACH-Web 1.0 und sukzessive Zentralisierung der Rechnungsbearbeitung, Konstituieren der Rechnungsbearbeitung als Dienstleistung für andere Behörden, Verknüpfung von Bestellprozess und Rechnungsbearbeitung als ganzheitlicher Prozess 2013: Pilotprojekt erechnung des BMI als Entwicklungsgemeinschaft BVA/MACH AG 2014: Annahme digitaler Rechnungsdokumente im PDF-Format 2015: elektronische Annahme und Verarbeitung von Rechnungen im Hybrid- Format PDF/A 3 mit ZUGFeRD XML-Datei Seite 5

6 Projektorganisation Umsetzung als Organisationsvorhaben innerhalb der Linienorganisation Stabsstelle Zentrales Controlling (Umsetzungsverantwortung) Haushaltsreferat (MACH-Administration und rechtliche Rahmenbedingungen) Finanzmanagement (Entwicklung und Neugestaltung der Bearbeitungsprozesse) IT-Abteilung (techn. Rahmenbedingungen, Mailempfang, DB-Zugriff) MACH AG (Entwicklungspartner für Beratung und Umsetzung) Seite 6

7 Projektphasen Wesentliche Projektphasen: Analyse des technischen Umfeldes Analyse der analogen Bearbeitung Konzeption technischer Lösungen Konzeption und Modellierung neuer Bearbeitungsprozesse Wesentliche Meilensteine: Elektronischer Empfang und Bereitstellung von digitalen Rechnungsdokumenten Elektronischer Empfang und Bereitstellung der erechnung inhaltliche Interpretation der erechnung sowie die Extraktion der rechnungsrelevanten Inhalte einschließlich Validierungs- und Weiterverarbeitungsprozess Seite 7

8 Sachstand Mai 2018 Wesentliche Ergebnisse: Automatisierter Empfang von per Mail eingehenden elektronischen Rechnungen im Standard PDF/A 3 mit ZUGFeRD XML-Datei sowie Automatisierte Bereitstellung in der Aufgabenliste von MACH-Web 2.0 zur Validierung der Inhalte Medienbruchfreie Weiterverarbeitung bis zur Auszahlung Lückenschluss zwischen Beschaffungsworkflow und Rechnungsworkflow Revisionssichere Ablage in der Datenbank Wesentliche Voraussetzungen: Nutzung M2 (Web 2.0) Seite 8

9 Rechnungsbearbeitung in der Praxis Sebastian von Block Finanzmanagement Seite 9

10 Ausgangslage im BVA Bearbeitungsschritte der Rechnungsbearbeitung im BVA als interne Shared- Service-Dienstleistung VM I 4 -organisiert den Rechnungseingang und ausgang -validiert die automatisch eingelesenen Belegdaten -übermittelt die Belege zur Bundesdruckerei -richtet das Zeichnungsverfahren ein Fachreferate -prüfen die sachliche Richtigkeit -ordnen an VM I 4 -bucht und überprüft den Zahlungsfluss -verfügt den Zahlungsvorgang z.d.a Seite 10

11 Aktuelle Rechnungseingangskanäle im BVA elektronische Rechnung mit ZUGFeRD Digitale Rechnung (ohne ZUGFeRD) interne Belege Papierrechnung Referat Finanzmanagement Scanstelle Bundesdruckerei -Postfach Automatischer Import in MACH-Web Seite 11

12 Bearbeitungsschritt Validierung Seite 12

13 Bearbeitungsschritt Rechnungsbearbeitung Seite 13

14 Bearbeitungsschritt Zeichnung Seite 14

15 Ausblick auf zukünftigen Prozess Herleitung/gesetzliche Grundlagen o 4a Absatz 3 des E-Government- Gesetzes Frist für Bundesministerien Frist für die nachgeordneten Behörden Verpflichtung für Lieferanten zur Einreichung der Rechnungen in der neuen elektronischen Form overordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (tritt zum in Kraft) odurchführungsbeschluss 2017/1870 der Kommission Festlegung der CEN Norm für elektronische Rechnungsstellung XRechnung für Deutschland Seite 15

16 Ausblick auf zukünftigen Prozess Umsetzung erechnung im Geschäftsbereich des BMI -Ziel: Entwicklung eines Geschäftsbereichprozesses, zur Umsetzung der rechtlichen Anforderungen im Rahmen der Einführung der XRechnung -Einführung der erechnung für GB-Behörden geplant (s. Anlagen) Pilotbehörden sind BBK, BDBOS, HS Bund Nov.2018 Produktivstart BBK Dez.2018 Produktivstart BVA (Vorschlag) Juni 2019 Produktivstart Seite 16

17 Ausblick auf zukünftigen Prozess Umsetzung erechnung im Geschäftsbereich des BMI Rahmenbedingungen für die Einführung sind Konzeption und Realisierung der Referenzprozesse XRechnung als Standard zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben Pflege durch Firma MACH Keine behördenspezifischen Anpassungen Anforderungen werden vom BMI gesteuert Seite 17

18 Ausblick auf zukünftigen Prozess Umsetzung erechnung im Geschäftsbereich des BMI Realisierung der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) Release 1.0 März 2018 Release Mai 2018 Test mit Fachöffentlichkeit Juli 2018 Release 1.1 Anbindung an oberste Bundesbehörden Nov Anbindung der nachgeordneten Bundesbehörden Nov Seite 18

19 Ausblick auf zukünftigen Prozess Umsetzung erechnung im Geschäftsbereich des BMI Realisierung der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) Release 1.0 März 2018 Release Mai 2018 Test mit Fachöffentlichkeit Juli 2018 Release 1.1 Anbindung an oberste Bundesbehörden Nov Anbindung der nachgeordneten Bundesbehörden Nov Seite 19

20 Ausblick auf zukünftigen Prozess Umsetzung erechnung im Geschäftsbereich des BMI Termine Testphase 1: Referenzprozess ohne Bestellbezug Status abgeschlossen Dez Testphase 2: Referenzprozess mit Bestellbezug BVA testet auf Bitte des BMI mit Status laufend Notwendige Updates: Inbetriebnahme 1.82 auf produktiver Datenbank spätestens im Frühjahr 2019 diese Version ist Voraussetzung für die Inbetriebnahme des vom BMI vorgegebenen Referenzprozesses Seite 20

21 Ausblick auf zukünftigen Prozess Seite 21

22 Ausblick auf zukünftigen Prozess Seite 22

23 Was steht sonst noch an Ralf Bergmann MACH-Administration Seite 23

24 Langfristige Ziele Höhere Automatisierung: Auslesen aller Rechnungsdaten Automatisierte Zuordnung zu vorhandenen Bestellbelegen und somit Zuordnung Partner Verknüpfung mit Wareneingang Ergänzung von Kontierung und Haushaltsdaten Reduzierung / Auflösung von Festlegungen Reduzierung / Wegfall von Prüfungs- und Freigabeaufwand Automatisierte Buchung (Dunkelverarbeitung) Nutzung der eausgangsrechnung/ eeingangsrechnung für Leistungsbescheide Seite 24

25 Langfristige Ziele Beschaffungsworkflow Bedarfsmeldung Bündelung/ Freigabe Bestellung/ Mittelbindung Lieferschein Rechnungsworkflow Rechnungsempfang automatisierte Verarbeitung Prüfung Anordnung/ Buchung erechnung Zahlung Das Ziel ist eine effiziente und EU-Richtlinien-konforme Rechnungsbearbeitung Seite 25

26 Kurzfristige Ziele Optimierungspotenziale der ERP-Anwendung MACH stärker nutzbar machen Anbindung an das zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) des Bundes Implementierung des BMI-Referenzprozess erechnung für Bundesbehörden Neues CEN-konformes strukturiertes Datenformat xrechnung Standardisierung der Bearbeitungsprozesse Seite 26

27 Fazit Der Weg zur erechnung in der Verwaltungspraxis Seite 27

28 Es braucht intelligente Verwaltung funktionierende Netzwerke und gute Rahmenbedingungen! Seite 28

29 Der Weg zur erechnung in der Verwaltungspraxis Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ralf Bergmann MACH-Administration Sebastian von Block Finanzmanagement Seite 29