Sicher umstellen mit Deutschlands erfahrenstem Partner. MACH E-RECHNUNG

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1 Sicher umstellen mit Deutschlands erfahrenstem Partner. MACH E-RECHNUNG

2 GUTE GRÜNDE FÜR DIE E-RECHNUNG BIS ZU 65 % GUTE ARGUMENTE FÜR DIE MACH E-RECHNUNG DIGITAL DENKEN, menschlich handeln Das Rechnungsaufkommen im öffentlichen Sektor ist immens. Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen daher alle zentralen öffentlichen Auftraggeber und Vergabestellen in Europa bis Ende 2018 elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten empfangen und verarbeiten können. Der einfache Grund: Die Umstellung auf die elektronische Rechnung reduziert Zeit und Kosten. Die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung beschreibt eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Daten. Das bedeutet messbare Vorteile in Sachen Schnelligkeit und Sicherheit, die Prozessqualität wird erhöht und neben Einsparungen bei Papier und Porto verringert sich der Bearbeitungsaufwand. Gute Gründe, um die E-Rechnung zur vorherrschenden Methode in der öffentlichen Verwaltung zu machen. EU-RICHTLINIE 2014/55/EU Das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes vom schafft einen konkreten Rahmen für die Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschlands Verwaltungen. aller Unternehmen sind Lieferanten für die Behörden. 100 % aller Firmen und Haushalte empfangen Rechnungen des öffentlichen Sektors. NUR 10 % Anteil an E-Rechnungen im gesamten Rechnungsaufkommen in Deutschland 60 % 80 % Höhere Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Bürokratieabbau Im Vergleich zur papierbasierten Arbeit macht die elektronische Rechnungsverarbeitung eine Zeitersparnis von bis zu 80 % möglich. Das bedeutet schnellere Bearbeitung und verbesserte Liquidität auf beiden Seiten (Skonto/Zahlungseingang). Die E-Rechnung spart zudem Archiv-, Druck- und Portokosten bei weniger Papiereinsatz. Mehr Transparenz und Qualität Schlanke, durchgängige und vordefinierte Laufwege sorgen für sichere und transparente Prozesse. Weitgehend automatisierte Datenübernahmen und Prüfungen sowie die automatische Einhaltung von Geschäftsregeln verringern redundante Eingaben. Große Nutzerakzeptanz Der Rechnungsbeleg kann sukzessive vervollständigt, Eingabeformulare und Prozessdefinitionen bedarfsgerecht angepasst werden das verschafft hohe Flexibilität und Individualität. Aufgrund der schnelleren Bearbeitung lassen sich entweder mehr Rechnungen bearbeiten oder es entsteht Freiraum für andere Aufgaben das steigert die Nutzerakzeptanz. Ganzheitlicher Ansatz Die integrierte Datenhaltung im ERP-System bietet Finanzplanungssicherheit und Aktualität. Zudem wird die Bearbeitung von Daten und Rechnungen vereinfacht und beschleunigt, dank der bedarfsgerechten Nutzungen von Grunddaten (wie z. B. Lieferanten oder Konten) und Informationen aus einem vorgelagerten Beschaffungsworkflow. Ein weiteres Plus: Die Daten werden online in Haupt- und Nebenbüchern fortgeschrieben und stehen in allen notwendigen Auswertungen zur Verfügung. Das Mindesteinsparpotenzial im öffentlichen Sektor liegt bei Einsparmöglichkeit beim elektronischen Rechnungsworkflow gegenüber Papierrechnungen Doppelt gut für Ihre Verwaltung: Die Kosten amortisieren sich in der Regel innerhalb von 2 Jahren.

3 EFFEKTIV VORGEHEN: DIE E-RECHNUNG IM ERP-SYSTEM ABBILDEN Die größten Ersparnisse und Qualitätsverbesserungen erreichen Sie mit der Abbildung der E-Rechnung im ERP-System: Nur so lässt sich eine durchgängige und medienbruchfreie Umsetzung des Prozesses vom Einkauf bis zur Zahlung realisie ren. Die E-Rechnung als Finanzprozess / Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung 1 WARENLIEFERUNG & RECHNUNGSEINGANG 2 VORPRÜFUNG DER RECHNUNG 3 ZUORDNUNG DER BESTELLUNG 4 ERGÄNZUNG UM KONTIERUNGS- INFORMATIONEN 5 SACHLICHE & RECHNERISCHE PRÜFUNG 6 ANORDNUNG DURCH- FÜHREN & ZAHLEN NOTWENDIGE AKTIVITÄTEN: Wareneingang wird im ERP-System/Finanzverfahren erfasst Rechnung geht ein und wird an Datenbank übermittelt Auslesen der strukturierten Daten Abgleich mit Stammdaten in der Datenbank NOTWENDIGE AKTIVITÄTEN: Zuordnung der Bestellung(en) inklusive folgender Prüfungen: Richtigkeit der Rechnungspositionen? Wareneingang notwendig bzw. erfasst? Rechnung ggf. bereits eingegangen? U.v.m. Ggf. Ergänzung fehlender Kontierungsdaten Parallele Buchung von Haupt- und Nebenbüchern NOTWENDIGE AKTIVITÄTEN: Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit: Wurde der Artikel bestellt? Korrekte Beträge in Rechnung gestellt? Berechnete Ware = Gelieferte Ware? Stimmen die vereinbarten Preise? Buchung und Zahlung des Belegs Anpassung des Belegstatus Automatische Auflösung bzw. Umwandlung der Mittelbindung

4 TRANSPARENTE PROZESSE MIT DER E-RECHNUNG Die MACH E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung: Jeder Prozessschritt ist digital abgebildet, transparent und nachvollziehbar. Die E-Rechnung findet Anwendung in zwei Prozessen: im Prozess rund um die Eingangsrechnung und im Prozess rund um die Ausgangsrechnung. E-Eingangsrechnung im ERP-System/Finanzverfahren Die untenstehende Grafik illustriert den Prozess Vom Einkauf bis zur Zahlung gegliedert in die jeweiligen digitalen Prozessschritte. Beide Workflows der E-Beschaffung und der E-Rech nung laufen im ERP-System/ Finanzverfahren zusammen. Das bietet viele Vorteile: Grund- und Beschaffungs daten sind von Anfang an und in Echtzeit verfügbar. Mittelbewirtschaftung und Anlagenbuchhaltung können gleich mit bedient werden. E-Ausgangsrechnung im ERP-System/Finanzverfahren Die untenstehende Grafik zeigt den Prozess Vom Angebot bis zum Zahlungseingang. Angebots- und Auftragsbearbeitung ANFRAGE ANGEBOT AUFTRAGSEINGANG LIEFERUNG / LEISTUNG BEDARF E-Beschaffung PRÜFUNG & FREIGABE Vergabeverfahren AUSWAHL & BESTELLUNG LIEFERUNG / LEISTUNG VERSAND/AUSGANG E-RECHNUNG E-Ausgangsrechnung FORDERUNGSMANAGEMENT GGF. MAHNUNG EINGANG ZAHLUNG E-Payment EMPFANG E-RECHNUNG E-Rechnung PRÜFUNG & MITZEICHNUNG BUCHUNG ZAHLUNG EIN ENGER VERBÜNDETER: DIE MACH E-AKTE Mit dem Einsatz der MACH E-Rechnung nutzen Sie das Dokumentenarchiv der MACH ERP-Lösung. Damit können Sie Dokumente im Prozess mitführen und revisionssicher ablegen. Im Zuge der Digitalisierung und der steigenden gesetzlichen Anforderungen wird jedoch für alle Verwaltungen eine bereichsund prozessübergreifende Lösung notwendig. Sie dient als Basis, um komfortabel und behördenweit alle Anforderungen an die elektronische Schriftgutverwaltung erfüllen zu können, z. B. eine einheitliche Ablage nach Aktenplan. Dies bietet die MACH E-Akte. Sie ist speziell für die öffentliche Verwaltung konzipiert und entspricht den Anforderungen im Organisationskonzept E-Verwaltung.

5 GUTE ERGEBNISSE MIT MACH MACH ist seit über 30 Jahren erfahrener Partner von Bundes- und Landesbehörden, Kommunen, Kirchen, Wohlfahrt, Nichtregierungsorganisationen und diversen Hochschulen. Die MACH E-Rechnung gehört zu den am besten erprobten E-Rechnungsanwendungen speziell für die öffentliche Verwaltung. Aktuell sind wir mit unseren Kunden der Vorreiter bei der Entwicklung und Implementierung der E-Rechnung. Bewährtes Projektvorgehen Über durchgeführte Finanz-Projekte und 33 laufende E-Rechnungs-Projekte verdeutlichen die hohe Expertise, die MACH zum Thema Rechnungsbearbeitung mitbringt. Public Sector Lösung MACH E-Rechnung wurde in einer Entwicklungspartnerschaft mit dem Bundesverwaltungsamt (BVA) durch und für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Leistungsfähigkeit erprobt in der Praxis Mindestens sechs Kunden werden allein im Jahr 2017 in den Echt- oder Pilotbetrieb gehen darunter das Bundesverwaltungsamt, der Kreis Herzogtum Lauenburg und die Hochschule Rhein-Waal. Hohe Zukunftssicherheit Die Lösung bietet Investitionssicherheit dank der Nutzung von Standards. Auch hier ist MACH nah am Marktgeschehen und verfolgt eng die Entwicklungen rund um die Standardisierung des EU-Formats (XRechnung, ZUGFeRD etc.). Bei den prozessunterstützenden Funktionen wird der Quasi-Standard BPMN 2.0 genutzt, der sich nahtlos in das hochmoderne und ergonomische MACH ERP-System eingliedert. FIT FÜR DIE EINFÜHRUNG: MIT DEM STARTER-PAKET E-RECHNUNG Bei der Rechnungsbearbeitung gelten individuelle Rahmenbedingungen. Jede Einrichtung steht vor eigenen Herausforderungen und verfolgt unterschiedliche Ziele. Die zentrale Frage lautet daher: Was soll mit der elektronischen Rechnungsbe arbeitung erreicht werden? Zeit- und Kostenersparnis? Prozesssicher heit und -qualität? Oder nur die reine Gesetzes- bzw. Richtlinien-Konformität? Die wichtigsten Stationen auf dem Weg zum verbesserten digitalen, teilautomatisierten Verwaltungsprozess 1 aufnehmen Modernisierungsziele definieren Prozesse identifizieren Ist-Prozesse dokumentieren MEHR ALS NUR SOFTWARE: PROZESSE IN 4 ETAPPEN OPTIMIEREN Unsere Vorgehensweise steht in engem Zusammenhang mit den MACH Beratungsleistungen zum Thema Prozessmanagement. Gerade im Zuge der Digitalisierung gilt es, die Ist-Prozesse genau zu beleuchten und gewohnte Abläufe zu hinterfragen, um am Ende den idealen Soll-Prozess zu digitalisieren statt einfach analoge Vorgehensweisen zu übertragen. Unsere Vorgehensweise 2 optimieren Besprechung der Rahmenbedingungen 1 Einführung in das Thema (Definition der des Kunden E-Rechnung und rechtliche Grundlagen) 3 4 Ist-Prozesse analysieren Effiziente Soll-Prozesse konzipieren Optimierungspotenziale umsetzen automatisieren 3 digitalisieren Aufgaben (teil)automatisieren Entlastung von manuellen Routinen vorantreiben Von höchstmöglicher Effizienzsteigerung profitieren IT-gestützte Lösungen schaffen und implementieren Prozesse vollständig digital leben Lösungen in die vorhandene IT-Landschaft integrieren Um die Rahmenbedingungen für Ihre E-Rechnungseinführung abzustecken, Ihre Ziele abzubilden und Ihre Prozesse passgenau zu digitalisieren, bietet MACH eine besondere Vorgehensweise, die sich sehr bewährt hat. In einem gemeinsamen Workshop zur E-Rechnung wird das Thema eingeführt, und alle Prozessbeteiligten werden involviert, so dass für die Umsetzung klarer Ziele eine breite Unterstützung etabliert ist. 2 Darstellung des MACH Standardprozesses 4 Handlungsempfehlung und Ausblick auf das Standardprojektvorgehen

6 EIN BLICK IN DIE PRAXIS: REFERENZBEISPIELE In guter Partnerschaft mit dem Bundesverwaltungamt entwickelt Als Entwicklungspartner der MACH AG hat das Bundesverwaltungsamt (BVA) die E-Rechnung für den öffentlichen Bereich entscheidend mitgeprägt. Seit Juli 2015 läuft die Anwendung beim BVA im Echtbetrieb. Der zentrale Dienstleister des Bundes stemmt mit der E-Rechnung ein jährliches Belegvolumen von Rechnungen. Aktuell bereitet das BVA die Einführung der E-Ausgangsrechnung vor. MACH E-RECHNUNG Ressourceneinsparung im Bundesverwaltungsamt 40 % Zeiteinsparung pro Beleg 1,5 Minuten pro Beleg 160 Tage im Jahr Vorteile bei Empfang und Verarbeitung SPART ZEIT UND RESSOURCEN Vorteile bei der Bezahlung SCHNELLER ERHÖHT QUALITÄT WENIGER FEHLER In der Fläche erproben im Kreis Herzogtum Lauenburg Seit Oktober pilotieren zwei ausgewählte Fachdienste des Kreises Herzogtum Lauenburg den Rechnungsworkflow, um die Anwendung in der Fläche zu erproben. Die Mitarbeiter können sich so bereits an die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen und die damit verbundenen neuen Abläufe gewöhnen. Auch die Lieferanten werden über die neuen Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsverarbeitung informiert. Nach dem Pilotbetrieb, spätestens ab Ende 2017, wird der Rechnungsbearbeitungsprozess in der gesamten Kreisverwaltung digital abgewickelt. Das Ziel: rund Belege pro Jahr elektronisch zu verarbeiten. Klug pilotieren in der Hochschule Rhein-Waal Die Hochschule Rhein-Waal ist Vorreiter bei der E-Rechnung in Nordrhein-Westfalen. Seit Oktober 2016 sind alle Weichen für die E-Rechnung gestellt: Zwei Fachdienste werden in einem Pilotprojekt den gesamten Beschaffungsprozess sukzessive mit ihren Lieferanten elektronisch abbilden. Pro Jahr ist die Bearbeitung von ca Belegen geplant. Ab Februar 2017 werden ungefähr 150 Nutzer in das Verfahren eingebunden sein. Weiterhin sollen die E-Ausgangsrechnung bis Februar 2017 und der elektronische Beschaffungsprozess bis Mai 2017 umgesetzt werden. Sichere Prozesse einführen bei der BDBOS Die Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS) setzt schon seit längerer Zeit auf elektronische Prozesse. Mit MACH wurde neben der Finanzlösung auch ein elektronischer Rechnungsworkflow implementiert. Für 2017 ist die automatische Verarbeitung der E-Rechnung in Vorbereitung. Mit Erfolg die Liste verlängern Darüber hinaus haben im Jahr 2016 dreizehn sächsische Hochschulen im Rahmen des gemeinsamen ERP-Projekts ihre E-Rechnungs-Projekte mit MACH gestartet. Auch der Generalbundesanwalt, die Bundeskunsthalle, der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen sowie der Landkreis Dahme-Spreewald setzen darauf. Wertvoller Zeitgewinn: Mit der E-Rechnung im strukturierten Datenformat PDF/XML (hier ZUGFeRD) erzielt das BVA bereits vor der Übergabe zur Mitzeichnung deutliche Einsparungen.

7 MACH E-Rechnung: IHRE VORTEILE IN 3 SÄTZEN Mit MACH E-Rechnung arbeiten Sie sparsamer, sicherer und schneller. Alle Rechnungsprozesse werden medienbruchfrei und weitestgehend automatisiert abgebildet. MACH E-Rechnung unterstützt öffentliche Verwaltungen dabei, gesetzliche Anforderungen und die Richtlinie 2014/55/EU fristgerecht umzusetzen MACH AG Wielandstraße Lübeck Ihr Ansprechpartner für die E-Rechnung Florian Kühne Experte E-Rechnung florian.kuehne@mach.de Telefon 0451 / Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen! Sprechen Sie mit uns über Ihre Themen! mailbox@mach.de Tel / Folgen Sie uns auf XING, YouTube, Twitter oder per Newsfeed.