Grundlagen für die Annahme von elektronischen Rechnungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung gegenüber Unternehmen

Transkript

1 Grundlagen für die Annahme von elektronischen Rechnungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung gegenüber Unternehmen AWV-Fachveranstaltung "Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis" am 18. Mai 2016 Ulrike Linde, Leiterin FeRD AP 7 "Öffentliche Verwaltung"

2 Wie kann die Annahme von elektronischen Rechnungen verbindlich gemacht werden? Die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung verpflichtet nur öffentliche Auftraggeber, erechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, sofern das Auftragsvolumen eine öffentliche EU-weite Ausschreibung erfordert (oberschwellige Vergaben). Die Verpflichtung für unterschwellige Vergaben kann im nationalen Recht verankert werden. Eine Verpflichtung für Unternehmen, an öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen zu verschicken, wird in der erechnungs-rl nicht angesprochen. Eine entsprechende Verpflichtung müsste deshalb auf Ebene des nationalen Rechts festgelegt (eher unwahrscheinlich) oder aber als Verpflichtung im Rahmen der Ausschreibung verankert werden. Jede einzelne Verwaltung muss unter Berücksichtigung von Kosteneinsparungen und dem möglichen Ausschluss von potenziellen Lieferanten entscheiden, ob sie die elektronische Rechnungsstellung verbindlich machen will. Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 2

3 Welche Rahmenbedingungen müssen berücksichtigt werden? Wenn nicht dauerhaft Papierrechnungen und erechnungen parallel unterstützt werden sollen, müssen möglichst schnell möglichst viele Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsversand umstellen. Bei Erreichen einer kritischen Masse kann die erechnung verbindlich gemacht werden. Die Voraussetzungen müssen so sein, dass kleine und mittlere Unternehmen nicht benachteiligt werden. Beispielsweise machen KMU bis 10 Mitarbeiter einen Anteil von 90,6 % an der Gesamtzahl aller Unternehmen aus. Zu hohe Einstiegshürden könnten einen zu großen Anteil von Lieferanten ausschließen. Für europaweite Ausschreibungen und den zugehörigen Post-Award- Prozessen müssen grenzüberschreitende interoperable Verfahren definiert werden. Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 3

4 Wie ist die Situation bei den Unternehmen? Großunternehmen sind in der Regel international tätig und haben seit vielen Jahren grenzüberschreitend elektronische Geschäftsprozesse standardisiert. Für die Abwicklung dieser Geschäftsprozesse sind Semantik und Syntax innerhalb der Branchen einheitlich definiert. Außerdem sind branchenspezifische EDI-Netzwerke etabliert: ODETTE, GS1, SWIFT... Die Prozesse von KMUs sind je nach Größe, Geschäftsfeld und Internationalisierungsgrad sehr unterschiedlich. Viele KMU versenden heute noch keine erechnungen. Deshalb müssen die Einstiegshürden für KMU so gering wie möglich sein. Dabei ist der Gesamtprozess des sogenannten "Onboarding" aus Sicht des Unternehmens entscheidend. Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 4

5 Lösungsansatz: Aufbau einer interoperablen Infrastruktur durch das CEN-Standardisierungsmandat Ebenen eines einheitlichen Standards Inhalte/ Semantik Übertragung Governance Welche Inhalte einer Rechnung müssen immer enthalten sein? Dies wird im semantischen Datenmodell festgelegt (EU-Norm) Welche weiteren Angaben können hinzugefügt werden? Hierfür wird von CEN einen technischer Bericht erstellt, wie Extensions gebildet werden In welcher Struktur werden die Daten versandt? Hierfür wird von der EU-Kommission eine verbindliche Syntaxliste veröffentlicht und von CEN Syntaxmappings erstellt Welche elektronischen Übertragungswege sollen unterstützt werden? Hierfür wird ein technischer Bericht erstellt Wer legt die Spielregeln fest? Die Richtlinie Wie können alle Beteiligten angemessen eingebunden werden? Über die Mitarbeit bei DIN und CEN Wie wird die Pflege des Standards gewährleistet? Über die Aktualisierung der EU-Norm Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 5

6 Wie können branchenspezifische Anforderungen abgebildet werden? Branchenspezifische Erweiterungen bedürfen bilateraler Abstimmungen oder multilateraler Vereinbarungen. Um Wildwuchs zu vermeiden, müssten klare Methoden festgelegt werden, welche Erweiterungen konform zum europäischen Datenmodell für die Kernrechnung sind. Bisher hat CEN nur Kriterien formuliert, wie Spezifikationen für eine Guideline des Kerndatenmodells von Spezifikationen mit Erweiterungen unterschieden werden können. Es werden auf CEN-Ebene keine Anforderungen an die Definition einer Governance formuliert. Die verschiedenen Branchen müssen sich selbst organisieren. Wünschenswert wäre ein abgestimmtes Vorgehen und eine zentrale Informationsstelle, durch die die verschiedenen Guidelines und Erweiterungen veröffentlicht werden zumindest auf nationaler Ebene. Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 6

7 Welche Vorgaben für die Übertragung gibt es auf europäischer Ebene bei CEN? Im Rahmen des CEN-Mandats wird ein technischer Bericht erstellt, wie erechnungen interoperabel unter Berücksichtigung der Authentizität des Ursprungs und der Integrität des Inhalts übertragen werden können. Hierfür soll bis Ende Juni 2016 ein stabiler Entwurf vorliegen. Ein technischer Bericht von CEN ist nicht verbindlich. Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 7

8 Welche Bedeutung haben Verfahren für die sichere Übertragung gemäß eidas? Die Europäische Kommission fördert im Rahmen ihrer Digitalen Agenda und insbesondere mit der Initiative Connecting Europe Facility (CEF) den Aufbau von sicheren und interoperablen Kommunikationsnetzwerken. Ein Baustein von CEF ist die Definition von Verfahren für "edelivery gemäß eidas. Für die verschiedenen Large Scale Projekte der Europäischen Komission (SPOCS, e-sens, epsos, ecodex, PEPPOL) soll eine einheitliche Kommunikationsinfrastruktur geschaffen werden. Diese Verfahren werden von der Europäischen Kommission in ihrer Rolle als Verwaltung unterstützt. Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 8

9 Welche Übertragungsszenarien gibt es in der Praxis? Szenario 1 Download aus dem Portal der Rechnungssteller bzw. Upload von erechnungen auf das Portal der Rechnungsempfänger Es besteht eine geringe Bereitschaft der Nutzer, die verschiedenen Portale regelmäßig abzusurfen. Szenario 2 (normale , sichere mit Signatur und Ende-zu- Ende-Verschlüsselung) Der Versand einer erechnung im ZUGFeRD-Format (PDF/A-3 mit strukturierten Daten) erfordert kein gesondertes Onboarding. Szenario 3 Szenario 4 Zustellung mittels Provider Ob und wenn ja welchen Provider ein Unternehmen für den Versand erechnungen auswählt sollte dem Wettbewerb überlassen sein > Wichtig ist die Interoperabilität der Provider untereinander. Übermittlung per EDI Die Übermittlung per EDI setzt den bilateralen Abschluss einer EDI- Vereinbarung voraus. Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 9

10 Welche Anforderungen an die Übertragung sollten berücksichtigt werden? Bereits heute existieren verschiedene Übertragungswege nebeneinander insbesondere die Rechnungsempfänger wünschen den Rechnungseingang über möglichst einen Eingangskanal und in einem Übertragungsformat. Um eine möglichst große Reichweite der elektronischen Rechnungsstellung zu erzielen, sollten andererseits die verschiedenen Präferenzen der Lieferanten (insbesondere die Szenarien 2 bis 4) berücksichtigt werden. Die Verwaltung sollte auch eine zentrale Schnittstelle zur automatisierten Verarbeitung von großen Mengengerüsten definieren, die von allen Verwaltungen gleichermaßen unterstützt wird. Idealerweise würde die Verwaltung die in der Wirtschaft bereits etablierten und weit verbreiteten EDI-Verfahren unterstützen. Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 10

11 Governance: Wo erfolgt die Koordinierung zwischen Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland? Ziel ist eine wettbewerbsneutrale, branchenübergreifende Infrastruktur mit einer belastbaren Governance Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 11

12 Fazit Unbedingte Voraussetzung für den Aufbau einer interoperablen Infrastruktur zur Annahme erechnungen durch die Verwaltung ist eine offene Governance, die eine Abstimmung von Standards und Spezifikationen mit den Vertretern der Wirtschaft unterstützt. Diese sollte auch die Entwicklung von Guidelines und ggf. erforderlichen branchen- oder verwaltungsspezifischen Erweiterungen umfassen. Zum Themenkomplex "Übertragung" wird derzeit im FeRD AP 7 ein Positionspapier entwickelt, wie der Austausch von erechnungen zwischen Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland erfolgen könnte. Die Mitwirkung von weiteren Vertretern der Verwaltung ist ausdrücklich erwünscht! Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 12

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! ULRIKE LINDE Strategien für die digitale Gesellschaft Altenberger Weg Berlin Deutschland T +49 (0) M +49 (0) ulrike.linde@colinde.de Version 1.0 AWV "erechnung in der Verwaltung" Ulrike Linde 13