Das E-Rechnungsportal des Bundes. Aufbau und Funktionsweise

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1 Das E-Rechnungsportal des Bundes Aufbau und Funktionsweise

2 Agenda 1 Die E-Rechnungsverordnung des Bundes, Rückblick & Ausblick 2 Aufbau des E-Rechnungsportals 3 Funktionsweise des E-Rechnungsportals 4 Roll-Out & Anbindung an das E-Rechnungsportal Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 2

3 1. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes, Rückblick und Ausblick Meilensteine aus Recht und Umsetzung Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 3

4 Die E-Rechnungsverordnung des Bundes 3 Rechtsverordnung 1. Grundsatz Die Rechnung ist als E-Rechnung einzureichen! Basierend auf Erwägungsgrund der EU-Richtlinie führt der Bund eine E-Rechnungspflicht ein wie bereits andere EU-Staaten Ausnahmen: Bagatellgrenze Verteidigungs- und sicherheitsrelevante Aufträge Organleihen der Länder ab 27. November 2020 Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 4

5 Die E-Rechnungsverordnung des Bundes 4 Rechtsverordnung 2. Grundsatz Die E-Rechnung ist grundsätzlich als XRechnung einzureichen! Ausnahmen: E-Rechnung entspricht ansonsten dem CEN-Standard Standard XRechnung wurde am vom IT-Planungsrat verabschiedet und ist nunmehr gültig Durch XRechnung werden die europäischen Vorgaben verbindlich den nationalen Erfordernissen angepasst Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 5

6 Die E-Rechnungsverordnung des Bundes 4 Rechtsverordnung 3. Grundsatz Die E-Rechnung ist über ein zentrales E-Rechnungs-Portal des Bundes einzureichen: Webformular Dateidownload Webserviceschnittstelle D oder Rechnungsportal ist besondere Fachanwendung des übergreifenden Verwaltungsportals und auf föderale Erweiterung ausgelegt Es gilt immer: Vorherige Registrierung in einem Servicekonto erforderlich! Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 6

7 Rückblick Anfang 2016 Implementierungskonzept und Grobkonzept zur Architektur Oktober 2016 Kooperation mit Bremen zur Erstellung eines gemeinsamen Vorschlags zum Architekturkonzept März 2018 Fertigstellung des Release Anfang 2016 IT Planungsrat beauftragt KoSIT, Expertengruppen (EG) EG 1: Recht EG 2: XRechnung EG3: Umsetzung 2017 März 2017 Prüfung der vorhandenen Module 2018 März Bereits erreicht Nächste Meilensteine Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 7

8 Ausblick Beginn der Anbindung der Pilotbehörden Frist zur Anbindung der obersten Bundesbehörden Frist zur Anbindung der gesamten unmittelbaren Bundesverwaltung Juli 2018 Beginn des Pilotbetriebs mit ausgewählten Piloten Produktivsetzung März 2018 Release 1.0 November 2018 Release 1.1 Bereits erreicht Nächste Meilensteine Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 8

9 2. Aufbau des E- Rechnungsportals Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 9

10 Aufbau des E-Rechnungsportals Architektur zur Übermittlung der XRechnung XRechnung/CEN Weberfassung/ Upload Authentifizierung Empfang/ Übertragungskanäle XRechnung RECHNUNGS- SENDER Adressierung/ Weiterleitung Validierung Anlage RECHNUNGS- FREIGABE Zahlung Laufzettel RECHNUNGSEINGANG Diese Funktionalität umfasst das E- Rechnungsportal Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 10

11 3. Funktionsweise des E-Rechnungsportals Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 11

12 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung Rechnungseingang Archivierungssystem Großlieferanten Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 12

13 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Rechnungssender: Authentisierung Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung Authentisierung: XRechnung / CEN via D XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem XRechnung / CEN via Verwaltungsportal des Landes Großlieferanten XRechnung / CEN via PEPPOL / Webservice Bitte authentisieren neuer Personalausweis (npa / eat) oder via Benutzername Passwort DATENSCHUTZ KONTAKT IMPRESSUM Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 13

14 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Rechnungssender: Rechnungsübermittlung Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung XRechnung / CEN via D XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem XRechnung / CEN via Großlieferanten XRechnung / CEN via PEPPOL / Webservice Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 14

15 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Rechnungssender: Rechnungsübermittlung Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung XRechnung / CEN via D XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem Großlieferanten XRechnung / CEN via XRechnung / CEN via PEPPOL / Webservice Weberfassung: 1. Mit externer Software erstellte XRechnungen können hochgeladen und eingereicht werden. 2. Rechnungsdaten können per Formular erfasst werden. Hierbei können Zwischenstände (bzw. als Vorlagen) der Rechnungen lokal gespeichert, hochgeladen, weiterbearbeitet und eingereicht werden. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 15

16 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Rechnungssender: Rechnungsübermittlung Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung XRechnung / CEN via D XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem XRechnung / CEN via Großlieferanten XRechnung / CEN via PEPPOL / Webservice / D Übermittlung der E-Rechnung via oder D -Kommunikation Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 16

17 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Rechnungssender: Rechnungsübermittlung Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung XRechnung / CEN via D XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem Großlieferanten XRechnung / CEN via XRechnung / CEN via PEPPOL / Webservice PEPPOL: Zugangspunkt für die maschinelle Übertragung via PEPPOL, der europäischen Infrastruktur für automatisierte Beschaffungsprozesse Webservice via PEPPOL: Webservice-Schnittstelle für den PEPPOL-Zugangspunkt Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 17

18 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Rechnungssender: Rechnungsübermittlung Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem Corner 2 Corner 3 Bund Bund / {Bundesländer} Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 18

19 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Rechnungseingang Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung Großlieferanten XRechnung / CEN via D Rechnungseingang: Annahme der XRechnung und rechnungsbegleitender XRechnung / CEN via Unterlagen Prüfungen: Schema Schematron Business Rules Spam und Viren XRechnung / CEN via Webservice XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 19

20 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Behörden / Einrichtungen Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung XRechnung / CEN via D XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem XRechnung / CEN via Großlieferanten XRechnung / CEN via PEPPOL / Webservice Schnittstelle zu den nachfolgenden Systemen: Bereitstellung der Rechnungen mittels einer standardisierten Webservice-Schnittstelle Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 20

21 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Behörden / Einrichtungen Rechnungssender Verwaltungsportal Behörden / Einrichtungen KMUs Manuelle Dateneingabe Webanwendung Authentisierung Elektronische Weiterverarbeitung Zahlung XRechnung / CEN via D XRechnung Rechnungseingang Archivierungssystem XRechnung / CEN via Großlieferanten Rechnungsverarbeitung: Rechnungsempfänger mit Anschluss an das HKR-Verfahren des Bundes: Verpflichtung zur medienbruchfreien Verarbeitung Rechnungsempfänger ohne Anschluss an das HKR-Verfahren des Bundes: Verarbeitung nach pflichtgemäßem Ermessen XRechnung / CEN via Webservice Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 21

22 Funktionsweise des E-Rechnungsportals Leitweg-ID für die Bundesverwaltung Die Leitweg-IDs werden vom Kompetenzzentrum für das Kassenund Rechnungswesen des Bundes (KKR) generiert und verwaltet. Grobadressierung: 8 Stellen Amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS) Stellt Eindeutigkeit bzgl. nachgestellter Feinadressierung her Trennzeichen Anfang und Ende der Feinadressierung mit variabler Länge Prüfziffer 2 Stellen LTD76 Erste 5 Stellen: 3. bis 7. Ziffer der Bewirtschafternummer Weitere 5 Stellen: optional und abhängig von Organisation Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 22

23 4. Roll-Out & Anbindung an das E- Rechnungsportal Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 23

24 Roll-Out & Anbindung an das E-Rechnungsportal Rechnungssender Registrierung am E-Rechnungsportal Anerkennung der Nutzungsbedingungen Auswahl der Übertragungskanäle Rechnungsstellung 1. Anmeldung am E-Rechnungsportal 2. Weberfassung von Rechnungen oder Einlieferung vorhandener Rechnungen Die benötigten Leitweg-IDs werden von den Behörden bereitgestellt. Verfügbarkeit des E-Rechnungsportals Pilotierung: ab Juli Produktive Nutzung: ab Bundesbehörden Umsetzung der XRechnung Erweiterung der bestehenden Systeme oder Nutzung von HKRweb (bereitgestellt vom BMF) Anbindung an das E-Rechnungsportal Einrichtung der Leitweg-IDs über das KKR Kommunikation mit den Rechnungssendern Information zur XRechnung und zum E- Rechnungsportal Bereitstellung der Leitweg-ID Verpflichtung der Einsender zum Anbindung an das E-Rechnungsportals: 1. Oberste Bundesbehörden: bis Weitere Bundesbehörden: bis Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 24

25 Kooperationsprojekt und Möglichkeiten zur Nachnutzung Kooperationsprojekt E-Rechnung Kooperation des Bundes mit den Ländern Bremen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz: Fortschreibung des Architekturkonzepts E-Rechnung Abstimmung hinsichtlich der Darstellung der Weboberflächen für Rechnungssender Erarbeitung von Referenzprozessen für die Verarbeitung von E-Rechnungen in der Verwaltung Austausch hinsichtlich der Testinfrastruktur (Testfälle, -daten, -szenarien, ) Möglichkeit zur Nachnutzung des E-Rechnungsportals durch Länder Der Bund bietet anderen öffentlichen Verwaltungen die Nachnutzung des E-Rechnungsportals an. Mit mehreren Ländern sowie Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung laufen bereits diesbezüglich Gespräche. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Referat DG I 6 - öffentliches Auftragswesen, Digitalisierung, öffentlicher Einkauf Graurheindorfer Straße Bonn Telefon: +49 (0) / 3704 DGI6@bmi.bund.de Bundesministerium der Finanzen Dienstsitz Bonn Referat II A 7 Postfach Bonn Telefon: +49 (0) IIA7@bmf.bund.de Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Bundesministerium der Finanzen Seite 26