E-RECHNUNG WAS MACHT DER BUND?

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1 1 E-RECHNUNG WAS MACHT DER BUND? EINGANG UND WEITERVERARBEITUNG DER E-RECHNUNG IN DEN BEHÖRDEN Gabriele Mayer Bundesverwaltungsamt Referatsleiterin Finanzmanagement Wiesbaden, Dr. Donovan Pfaff Bonpago GmbH Geschäftsführer Martin Rebs Schütze Consulting AG Mitglied des Vorstands

2 2 DIE ZENTRALE RECHNUNGSEINGANGSPLATTFORM VON BMI UND BMF UND DER ROLL-OUT IM GESCHÄFTSBEREICH DES BMI

3 3 Zentrale Rechnungseingangsplattform BMI/BMF IT-Planungsrat: XRechnung soll als Standard-Format in Deutschland etabliert werden Reines maschinenlesbares Datenformat Konformität der IT-Verfahren und Übertragungswege Gute Lesbarkeit durch qualitativ hochwertige Visualisierung der Daten

4 4 Zentrale Rechnungseingangsplattform BMI/BMF Rechnungssender Rechnungseingang Einrichtungen und Behörden Kleine und mittlere Unternehmen XRechnung/ CEN ZRE Elektronische Weiterverarbeitung Standard- Schnittstelle E-Rechnung Bund Zahlung Großlieferanten Archivierungssystem Musterprozess: Bestellung Postenausgleich Wareneingang Rechnungseingang Validierung Feststellung Anordnung Buchung & Zahlungsanweisung

5 5 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Postenausgleich Bestellung Wareneinganeingang Rechnungs- Validierung Feststellung Anordnung Buchung & Zahlungsanweisung Fachliche Betrachtung BeschA BBK BDBOS BPOL BKA Technische Betrachtung Möglichkeiten zur Automatisierung der Prozessschritte Organisatorische Betrachtung Möglichkeiten zur Zentralisierung der Prozessschritte

6 6 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Vorgehen bei der Bewertung von Automatisierung und Zentralisierung 3 SOLL-Prozess IST-Prozess Betrachtung der Annahme und Verarbeitung von (Papier-) Rechnungen im BVA Erstellung eines Musterprozesses und Abstimmung mit Behörden 1 Automatisierung Prüfung der technischen Machbarkeit in Bezug auf Kosten und Nutzen 2 Ziele: Standardisierung von Prozessen Reduktion manueller Arbeitsschritte Zentralisierung Prüfung von Zentralisierungsmöglichkeiten nach Betrachtung der Automatisierungsmöglichkeiten Ziele: Reduktion papierintensiver Prozesse Reduktion personalintensiver Prozesse Reduktion IT-/ Fachaufwand für Pflege und Wartung von IT- Systemen Ziele: Alle Eingangsrechnungen sind konform zum Standard XRechnung Rechnungsdurchlauf mit Bestellbezug vollständig automatisiert (Direktbuchung) Ergebnisse: Hoher Zentralisierungsgrad Prozessvarianten auf Basis des fachlich abgestimmten Musterprozesses zur XRechnung mit den Piloteinrichtungen

7 7 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Mögliches Szenario für den Eingang und die Bearbeitung von E-Rechnungen Behörde Zentrale Rechnungseingangsplattform Dienstleistungszentrum

8 8 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Mögliches Szenario für den Eingang und die Bearbeitung von E-Rechnungen Behörde Bestellung Zentrale Rechnungseingangsplattform Dienstleistungszentrum Wareneingang

9 9 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Mögliches Szenario für den Eingang und die Bearbeitung von E-Rechnungen Behörde Zentrale Rechnungseingangsplattform Dienstleistungszentrum Bestellung Wareneingang Rechnungseingang Bund Rechnungseingang voll automatisierbar

10 10 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Mögliches Szenario für den Eingang und die Bearbeitung von E-Rechnungen Behörde Zentrale Rechnungseingangsplattform Dienstleistungszentrum Bestellung Wareneingang Rechnungseingang Bund Rechnungseingang Validierung (optional) voll automatisierbar

11 11 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Mögliches Szenario für den Eingang und die Bearbeitung von E-Rechnungen Behörde Zentrale Rechnungseingangsplattform Dienstleistungszentrum Bestellung Wareneingang Rechnungseingang Bund Rechnungseingang Validierung (optional) Feststellung rechnerisch und sachlich voll automatisierbar

12 12 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Mögliches Szenario für den Eingang und die Bearbeitung von E-Rechnungen Behörde Zentrale Rechnungseingangsplattform Dienstleistungszentrum Bestellung Wareneingang Rechnungseingang Bund Rechnungseingang Validierung (optional) Feststellung rechnerisch und sachlich Anordnung voll automatisierbar teilweise automatisierbar

13 13 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Mögliches Szenario für den Eingang und die Bearbeitung von E-Rechnungen Behörde Zentrale Rechnungseingangsplattform Dienstleistungszentrum Bestellung Wareneingang Rechnungseingang Bund Rechnungseingang Validierung (optional) Feststellung rechnerisch und sachlich Anordnung Buchung & Zahlungsanweisung voll automatisierbar teilweise automatisierbar

14 14 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Mögliches Szenario für den Eingang und die Bearbeitung von E-Rechnungen Behörde Zentrale Rechnungseingangsplattform Dienstleistungszentrum Bestellung Wareneingang Rechnungseingang Bund Rechnungseingang Validierung (optional) Feststellung rechnerisch und sachlich Anordnung Buchung & Zahlungsanweisung voll automatisierbar teilweise automatisierbar Postenausgleich

15 15 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Zeitplanung bis Detailmodellierung des Musterprozesses; Vorbereitung des Roll-outs in den Pilotbehörden

16 16 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Zeitplanung bis Detailmodellierung des Musterprozesses; Vorbereitung des Roll-outs in den Pilotbehörden bis Roll-out bei den Pilotbehörden

17 17 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Zeitplanung bis Detailmodellierung des Musterprozesses; Vorbereitung des Roll-outs in den Pilotbehörden bis Roll-out bei den Pilotbehörden bis Review und Vorbereitung des Roll-outs im Geschäftsbereich des BMI

18 18 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Zeitplanung bis Detailmodellierung des Musterprozesses; Vorbereitung des Roll-outs in den Pilotbehörden bis Roll-out bei den Pilotbehörden bis Review und Vorbereitung des Roll-outs im Geschäftsbereich des BMI ab Roll-out im Geschäftsbereich des BMI

19 19 Roll-Out im Geschäftsbereich des BMI Zeitplanung bis Detailmodellierung des Musterprozesses; Vorbereitung des Roll-outs in den Pilotbehörden bis Roll-out bei den Pilotbehörden bis Review und Vorbereitung des Roll-outs im Geschäftsbereich des BMI ab Roll-out im Geschäftsbereich des BMI Einführung der E-Rechnung im Geschäftsbereich des BMI abgeschlossen

20 20 ERFAHRUNG AUS DER PRAXIS DAS BUNDESVERWALTUNGSAMT (BVA) ALS DIENSTLEISTER FÜR DAS BUNDESAMT FÜR BEVÖLKERUNGSSCHUTZ UND KATASTROPHENHILFE (BBK)

21 21 Erfahrung aus der Praxis BVA-Haushalt ca. 282 Mio. pro Jahr (Einnahmen und Ausgaben) Verwaltung von Haushaltsmitteln für andere Institutionen in Höhe von rund 20 Mrd.

22 22 Erfahrung aus der Praxis Beschaffungsworkflow Rechnungsworkflow

23 23 Erfahrung aus der Praxis Beschaffungsworkflow E-Rechnung Rechnungsworkflow

24 24 Erfahrung aus der Praxis Zeitplanung Einführung eines Rechnungsworkflows im BVA

25 25 Erfahrung aus der Praxis Zeitplanung Einführung eines Rechnungsworkflows im BVA 2013 BVA wird Pilot für E-Rechnung innerhalb des BMI; Start der Entwicklungsgemeinschaft MACH AG

26 26 Erfahrung aus der Praxis Zeitplanung Einführung eines Rechnungsworkflows im BVA 2013 BVA wird Pilot für E-Rechnung innerhalb des BMI; Start der Entwicklungsgemeinschaft MACH AG 2014 BVA akzeptiert einfache PDF-Rechnungen von Firmen

27 27 Erfahrung aus der Praxis Zeitplanung Einführung eines Rechnungsworkflows im BVA 2013 BVA wird Pilot für E-Rechnung innerhalb des BMI; Start der Entwicklungsgemeinschaft MACH AG 2014 BVA akzeptiert einfache PDF-Rechnungen von Firmen seit 2015 BVA empfängt und verarbeitet ZUGFeRD-Rechnungen; PDF-Belege, gescannte Belege und interne PDF-Formulare werden in strukturierte Daten umgewandelt.

28 28 Erfahrung aus der Praxis Rechnungseingang im BVA seit 2015 Elektronische Rechnung ohne ZUGFeRD Interne Belege Papier- Rechnung BVA-Referat Finanzmanagement Scanstelle Bundesdruckerei

29 29 Erfahrung aus der Praxis Rechnungseingang im BVA seit 2015 Elektronische Rechnung ohne ZUGFeRD Interne Belege Papier- Rechnung BVA-Referat Finanzmanagement Scanstelle Bundesdruckerei -Postfach

30 30 Erfahrung aus der Praxis Rechnungseingang im BVA seit 2015 Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD Elektronische Rechnung ohne ZUGFeRD Interne Belege Papier- Rechnung BVA-Referat Finanzmanagement Scanstelle Bundesdruckerei -Postfach

31 31 Erfahrung aus der Praxis Rechnungseingang im BVA seit 2015 Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD Elektronische Rechnung ohne ZUGFeRD Interne Belege Papier- Rechnung BVA-Referat Finanzmanagement Scanstelle Bundesdruckerei -Postfach Import in MACH 2.0

32 32 Erfahrung aus der Praxis Durch das BVA als zentraler Dienstleister realisierter Nutzen BVA-einheitliches Zahlungsverfahren Aktuelles Buchhaltungs- und Steuerrechtswissen an einer Stelle Effizienzgewinne durch Skaleneffekte Effizienzgewinne durch automatisierte Übernahme von Belegdaten: 40 % Zeitersparnis im Teilprozess Finanzmanagement BVA Vorher: 3,5 Minuten; nachher: 2,0 Minuten Stunden bei Belegen im Jahr

33 33 Erfahrung aus der Praxis Effekte für Rechnungssteller Erhöhung der Buchungsqualität: Weniger Fehler und Rückläufer, Weniger manueller Aufwand Transparenzgewinn: Bearbeitungsstand, Zahlungsziele Flexibilität: Erfassung oder Änderung von Buchungs- und Kontodaten

34 34 ERFOLGSFAKTOREN FÜR BUND, LÄNDER, KOMMUNEN, PRIVATUNTERNEHMEN

35 35 Erfolgsfaktoren Format und Plattform - Technische Voraussetzungen sind geklärt. Organisatorische Umsetzung Zentralisierung ist möglich. Wie lauten nun die Erfolgsfaktoren was sind die Kochrezepte?

36 36 Erfolgsfaktoren Erfolgsfaktor: Ausreichend Ressourcen Das Projekt benötigt ausreichend Kapazitäten, um im täglichen Doing nicht unterzugehen. Dazu gehört auch ein mit der Projektthematik vertrautes Projektmanagement und eine sinnvolle Vorabplanung. Auswirkung: Das Projekt verläuft mit einem Minimum an Frustration. Begründung: Wenn das Projekt richtig aufgesetzt wird und alle an einem Strang ziehen (u.a. Buchhaltung, Einkauf, IT, Kasse) ist die Einführung mehr als Pflicht, sondern eine Chance!

37 37 Erfolgsfaktoren Erfolgsfaktor: fachliche und technische Abstimmung Es sollte ein nicht allzu technischer Fokus bei der Implementierung gewählt werden. Insbesondere Prozesse sind häufig historisch gewachsen und benötigen ein besonderes Augenmerk, um sie an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Auswirkung: Bestehende Prozesse werden an neuartige Gegebenheiten angepasst. Begründung: Der größtmögliche Nutzen kann aus der Anpassung von bisherigen Prozessen gezogen werden und nicht alleine aus der Einführung einer Rechnungseingangssoftware.

38 38 Erfolgsfaktoren Erfolgsfaktor: Change Management Einrichten eines konsequenten Change Managements durch Kommunikation der eintretenden Veränderungen an alle Stakeholder und frühes Involvieren ebendieser in die Neugestaltung und Anpassung der Prozesse. Auswirkung: Die Akzeptanz veränderter Prozesse in der Organisation wird gesteigert. Begründung: Ohne entsprechende Maßnahmen werden Widerstände aus allen Richtungen zum ständigen Begleiter im Projekt.

39 39 Erfolgsfaktoren Erfolgsfaktor: Lieferanteneinbindung Rechtzeitige Ansprache der wichtigsten Lieferanten, um diese für eine Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand zu gewinnen. Auswirkung: Die Lieferanten mit hohen Rechnungsvolumina senden elektronische Rechnungen. Begründung: Nur wenn Lieferanten einen elektronischen Rechnungsausgang gewährleisten, profitieren die Rechnungsempfänger vom elektronischen Rechnungseingang.

40 40 Lieferantenakzeptanz Anbindung von Lieferanten Bildung von Lieferantenclustern Verpflichtung von Lieferanten Es gibt derzeit noch keine gesetzliche Verpflichtung von Lieferanten zur Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand. Es gibt nicht die eine richtige Ansprache für alle Lieferanten. 4 EGovG Abs. 1 S. 3: Vertragliche Regelungen, die die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, bleiben unberührt. Für eine optimale Ansprache müssen Lieferanten in Kategorien geclustert werden. Daher: Es bleibt die Möglichkeit einer vertraglichen Verpflichtung der Lieferanten durch die Behörde zur Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand.

41 41 Fazit Fazit BMI und BMF haben die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnung geschaffen. Die zentrale Plattform wird gebaut. Die Anbindung von Lieferanten ist einer der Schlüsselpunkte bei der erfolgreichen Einführung einer Rechnungseingangssoftware. So wird die Pflicht zur Chance für die Verwaltung! Kommunen und Unternehmen können sich die Erkenntnisse als Best Practice zu Nutze machen und auf die elektronische Rechnung umstellen! Die Zeit ist reif für den elektronischen Rechnungsaustausch!

42 42 KONTAKT GABRIELE MAYER Bundesverwaltungsamt Köln T +49 (0) F +49 (0) DR. DONOVAN PFAFF Bonpago GmbH Wildunger Straße 6a Frankfurt am Main T +49 (0) F +49 (0) M +49 (0) MARTIN REBS Schütze Consulting AG Knesebeckstraße Berlin T +49 (0) F +49 (0) M +49 (0) gabriele.mayer@bva.bund.de pfaff@bonpago.de m.rebs@schuetze-consulting.ag m.rebs@schuetze-consulting.ag

43 43 Lieferantenakzeptanz Anforderungen der Rechnungssender / -empfänger Anforderungen Rechnungssender Anforderungen Rechnungsempfänger Lieferanten möchten nur bedingt eine Software installieren. Lieferanten möchten einen Prozess für den Rechnungsversand. Lieferanten wünschen sich weitere Zusatzdienste. Lieferanten möchten ein PDF kostenlos versenden. Größter Nutzen ergibt sich aus einem PDF mit Daten. Ein Prozess für Papier und elektronische Bearbeitung. 95 % der Behörden und Städte arbeiten heute mit einem papierbasierten Workflow nur integrierte Lösung zielführend