Vom Althergebrachten zum zukunftsorientierten SOLL-Prozess

Transkript

1 Vom Althergebrachten zum zukunftsorientierten SOLL-Prozess Prozessmodellierung als Grundlage digitaler Workflows Michael Ruttorf Stefan Weiler Bundesinstitut für Berufsbildung Digitaler Staat, 02. und 03. April

2 Agenda I. Das BiBB II. Vom Ist Digitale Transformation Ist Erfassung III. Zum Soll Gemeinsames Begriffsverständnis Sollprozessmodellierung IV. Zum Workflow Nutzung für die Umsetzung in einer EAkte V. Projekt erechnung

3 Das BiBB Vorstellung Das BiBB ist das anerkannte Kompetenzzentrum zur Erforschung und Weiterentwicklung der beruflichen Aus- und Weiterbildung in Deutschland. Rechtsform Anstalt des öffentlichen Rechts mit eigener Rechtspersönlichkeit Rechtsaufsicht Bundesministerium für Bildung und Forschung Organisation Vier Fachabteilungen mit 25 Arbeitsbereichen Eine Zentralabteilung mit 5 Referaten und einer Stabstelle Nationale Agentur Bildung für Europa Mitarbeiter ca. 750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; Tendenz gegen 850 bis 2020 Ausbildung 33 Auszubildende in 5 Berufen* ab dem

4 Das BiBB Vorstellung Das BIBB als Modellbehörde: Weitergabe des Wissens Zielstellung Modellbehörde Mit dem Projekt Modellbehörde Digitale Verwaltung 2020 soll: ein Mustervorgehen für die Digitalisierung einer Bundesbehörde aufgezeigt und zentral bereitgestellt und anhand eines realen und praxisorientierten Beispiels das Vorgehen einer Bundesbehörde zur Digitalisierung ihrer Prozesse dokumentiert und anderen Behörden bereitgestellt werden. Ausgehend von einer Prozesserfassung und -modellierung wird ein Vorgehensmodell zur Digitalisierung der Prozesse der Behörde konzipiert und realisiert. In einem ersten Schritt werden die Vorgehensweise zur Digitalisierung, die Entwicklung von Best Practices und von Musterdokumenten und entsprechende Hilfsmaterialien für andere Behörden bereitgestellt. Des weiteren ist das BIBB aktives Mitglied des Netzwerks Prozessmanagement der Bundesverwaltung Federführung über BMI.

5 Vom IST Digitalisierung ist in erster Linie keine technische Herausforderung Bewußtsein schaffen für Prozessmanagement Prozesse erfassen, Analysieren und Optimieren Für eine digitale Transformation bedarf eines umfassenden Ansatzes, der sich an einer Gesamtstrategie ausrichtet.

6 Vom IST

7 Vom IST Hauptdiagramm des Prozesses IT-Beschaffungen IST

8 Vom IST Ablaufdiagramm des Prozesses Beschaffungen IST

9 Vom IST

10 Vom IST Die Rechnung ist durch die Poststelle auszudrucken und darf dabei nicht verändert werden. Sie ist nur einmal auszudrucken und darf nicht weiter in Umlauf (Weiterleitungsfunktion in Outlook o.ä.) gebracht oder vervielfältigt werden. Ebenso muss die Übersendungsmail ausgedruckt und der Rechnung beigefügt werden Bei allen Weiterleitungen darf keine zweite Version und kein Ausdruck in Umlauf gebracht werden, um Doppelzahlungen etc. zu vermeiden. Auch das Weiterleiten an andere Organisationseinheiten zur evtl. Klärung von Zuständigkeiten muss unterbleiben. werden

11 Zum SOLL Zusätzlich zu den fach- und IT-bezogenen Kompetenzen rücken Fähigkeiten in den Vordergrund, die mit dem Management datenbasierter Systeme und Prozesse zusammenhängen. Dazu gehören Geräte, aber auch vernetzte Arbeitsprozesse: von der Beschaffung bis zur Auslieferung. Hierfür stehen je nach Zweck unterschiedliche Hilfsmittel bereit: Sei es für das Workflow- und Projektmanagement, für die Dokumentation und Datenauswertung oder für den Austausch von Informationen und die Steuerung von Prozessen sowie zur Kommunikation mit Kunden und Partnern. Auch die Themen Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger, denn im globalen Netz ist die Pflege und Sicherung von Daten (z. B. von Personaldaten oder Forschungs- und Entwicklungsergebnissen) entscheidend.

12 Zum SOLL Auszug aus SOLL Prozess Stellenbesetzung

13 Zum SOLL Entwurf einer Prozesslandkarte für das BIBB Eine Prozesslandkarte erlaubt der Leitung, konkrete Zielvorgaben für Prozessdokumentation und - optimierung zu geben Die Prozesslandkarte erlaubt eine strategische Priorisierung der Handlungsfelder für Modernisierungsprojekte WO setzen wir Schwerpunkte

14 Zum SOLL

15 Zum SOLL Der Prozess-zur-Akte-Kreislauf Ablauf strukturieren Ggf. weitere Dokumente definieren Produzierte Dokumente aktenwürdig? Prozessmanagement Schriftgutverwaltung Vollständig dokumentiert?

16 Zum SOLL Ist 5 Beschaffungsprozesse Soll 1 Beschaffungsprozess und Workflow

17 Zum SOLL SOLL Prozess elektronischer Rechnungseingang unter Anwendung der BIBB Modellierungskonventionen Hier z.b. Farblegende zum Wissensmanagement und Schriftgutverwaltung

18 Zum Workflow Klare Festlegung des Zweckes

19 Zum Workflow Reduktion auf Überführbares in die Workflow-Welt

20 Zum Workflow Nutzen Sie Bausteine und bauen Sie weitere auf

21 Zum Workflow

22 Projekt erechnung: Die Ausgangslage Die Vorgehensweise und Ziele Der Ist-Zustand Der Soll-Zustand Die (weiteren) Vorteile Umsetzung der erechnung im BIBB Stefan Weiler

23 Die Ausgangslage Umsetzungsverpflichtungen aus E-Government-Gesetz und E-Rechnungs-Verordnung (November 2019) zunehmendes Problembewusstsein zum Thema Kassensicherheit langjähriger Einsatz von SAP und Aufbau einer KLR parallel auch Einsatz von profi sowie div. vorgelagerter Verfahren und Anbindung an die zentralen HKR-Verfahren des Bundes Umsetzung der erechnung im BIBB Stefan Weiler

24 Die Vorgehensweise und Ziele Nutzung von (IT-)Standards - Erhebung des Ist- und Modellierung des Soll-Zustands mit Picture - Einsatz der Fabasoft egov-suite für den Workflow - Einbindung des Governikus Multimessenger und LZA Nachnutzung für E-Akte im BIBB insgesamt (keine Parallelstruktur nur für Zeichnung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit) agile Umsetzung - 1. Iteration: Basisbausteine - 2. Iteration: Verfeinerung und Prozessmodell - 3. Iteration: Optimierung und Anbindung ZRE und SAP - 4. Iteration: Produktivsetzung Umsetzung der erechnung im BIBB Stefan Weiler

25 Der Ist-Zustand Posteingang Hauptakte (Feststellungsvermerke auf Papierrechnung und Veraktung allg.) Archiv Maileingang (Ausdruck) SAP (Erfassung und Anordnung sowie Ausdruck und Unterschrift) Schnittstelle Bundeskasse (Auszahlung) Umsetzung der erechnung im BIBB Stefan Weiler

26 Der Soll-Zustand ZRE E-Akte (Feststellungsvermerke/ Veraktung allg.) LZA (revisionssichere Ablage) Papierrechnung (Scannen) SAP (Kontierung und Anordnung) Schnittstelle Bundeskasse (Auszahlung) Umsetzung der erechnung im BIBB Stefan Weiler

27 Die (weiteren) Vorteile Umsetzung einer elektronischen revisionssicheren Ablage (Papierakte ist nicht mehr Hauptakte; Einsparung von Blatt und Unterschriften p. a.) Nachnutzung für Papierrechnungen möglich einfacher Zugriff für eigene Rechnungsprüfungsstelle und externe Prüfungen (insbesondere BRH, EU/Wirtschaftsprüfer, Finanzamt) Steigerung der Akzeptanz durch Fortführung bestehender Systeme und Reduzierung der Einführung neuer Software Erweiterung der Möglichkeiten des mobilen Arbeitens Wirtschaftlichkeit dadurch gegenüber anderen Lösungen gegeben Umsetzung der erechnung im BIBB Stefan Weiler

28 Und wenn Wir nicht gestorben sind Dann geht es in einem absehbaren Zeitraum (2-3 Jahre) wieder von vorne los! Denn Prozessmanagement ist eine kontinuierliche Führungsaufgabe Und der technische Fortschritt hält noch einige Überraschungen für die Behördenwelt in Petto Und, und, und. In diesem Sinne

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Michael Ruttorf & Stefan Weiler Viel Spaß bei den Live- Vorführungen! Jeweils an den Ständen unserer Projektpartner. Bundesinstitut für Berufsbildung Koordinierungsbüro egovernment, Digitalisierung Referat Z 2 - Haushalt/Controlling ruttorf@ bibb.de; weiler@bibb.de